一般贸易公司财务管理制度.doc

贸易公司财务管理制度第一章 总则第二章货币资金管理第一节钞票第二节银行存款第三节其他货货币资第三章费用报销管理第一节差旅费第二节业务招待费第三节工伤药费第四节其他费用第四章销售管理第一节销售协议第二节出货第三节收款第五章采购管理第一节采购订单第二节收料第三节付款第六章存货管理第一节原材料第二节 产品第三节低值易耗品第四节盘点及盈亏解决第七章成本核算第八章工资核算第九章资产管理第十章 财务报表及分析报告第十一章 罚则第十二章 附则-第一章总则第1条 为建立并逐步完善公司的财务体系，全面准确地反映公司的经营成果，全面监督公司各项财产的使用及流转，以维护公司股东的权益，特制定本制度第2条 公司财务部直接受控于公司股东并对其负责，财务部依据公司章程制定本财务管理制度，并根据实际情况及需要修订本制度第3条 公司各部门应积极配合财务部工作及促进本制度的实行，相关人员应当按照本制度的精神及规定严格执行公司所制度的各项财务制度，其他各部门所制定的规章制度除不得与国家法律法规相抵触外，还不得违返公司章程及本财务制度的相关规定第二章货币资金管理第一节 钞票管理第4条 公司应当按照国家钞票管理的有关规定合理使用钞票第5条 本公司钞票使用范围涉及：支付工资、平常费用报销、员工个人借款、预借差旅费、支付小额购物款、公司备用钞票等及其他必须以钞票支付的支出第6条 出纳应当严格按照钞票付款程序支付钞票，即报销/申请付款必须由申请人填写报销单/付款申请单，经相关部门主管或经理批准并由财务进行审核后，出纳方可支付钞票第7条 报销单/借款单金额在500元（不含500元）以下的，由部门经理批准、财务审核后，出纳可予支付钞票，金额在500元及以上的，由部门主管/经理批准、财务审核、总经理审批后，出纳方可支付钞票第8条 出纳收到钞票应填写钞票收款单，并有交款人署名，对于所收钞票数额较大的，应即时送存银行，避免做支钞票及风险第9条 出纳应在钞票收、付款单上具体注明款项来源或用途，以便于财务作账第10条 出纳应对所收、付的钞票及时登记钞票流水账，当天下班前结出账面钞票余额并与实际库存钞票核对第11条 出纳应当天将收、付钞票单据送交财务部，并定期与财务部对账，不符时应即时查明因素，做处相应解决第12条 对于出纳保管的库存钞票发生长短款时，应即时查明因素，并做出书面报告经总经理批准后交由财务部进行相应账务解决第二节 银行存款管理第13条 公司办理货款支付及回收销货款，原则上均应通过银行转账方式进行，其他收、付款金额较大的款项支付也应通过银行转账进行第14条 通过转账付款的，付款人填写付款申请单，由财务审核、总经理批准后，方可收出纳办理付款第15条 出纳应当天将收、付银行存款单据送交至财务部，财务部应当定期与银行对账单进行核对第16条 出现银行存款账面数与银行对账单不符时，必需查明因素，直至核对对的为止第三节 其他货币资金管理第17条 公司因业务需要使用或收到其他形式的货币资金，如支票、银行本票等，应进行项登记管理，并将复印件送交财务部入账第18条 对于收到的其他货币资金，出纳应即时办理银行入账手续，以免超期第10条 对其他货币资金的收付，比照银行存款管理的规定执行第三章 费用报销管理第一节 差旅费报销第20条 差旅费指公司业务人员、管理人员等因公外出（本地或外地）所发生的交通费、住宿费、餐费、出差补贴等费用第21条 出差旅人员应本着合理、必要、节简的原则支付各项费用第22条 公司员工划分为经理级、主管级、普通级三大类，出差人员根据各自相应级别与出差地，按相关规定的限额内报销出差费用第23条 为鼓励出差人员节省差旅费，享有某一级别待遇的出差人员假如实际采用了下一级别出差人员待遇标准花费费用，公司可以将两级待遇差额部分的50%补偿给出差人员第24条 出差人员外出，预计所需费用在300元以上的，可向公司预借差旅费，借款人填写借款单由经理批准后送至财务审核。其中借款金额在500元（含500元）以上的，还需由总经理审批，经审核/审批后出纳方可支付钞票第25条 预借差旅费在出差人员报销时抵冲报销款，报销时实行多退少补的原则第26条 普通人员、主管级人员的报销单分别由部门主管、经理批准，再交由财务审核后方可至出纳处领款，经理级人员的报销单先由财务审核后送交总经理批准，再到出纳处领款第27条 对于超过差旅费用规定的标准而需要报销的，报销单必须先交总经理特别批准，后由财务审核，再至出纳处报销领款第28条 差旅费费用控制标准由公司根据人员级别+出差地+补贴+其他制定，具体具体标准另行专门制定第二节 业务招待费报销第29条 业务招待费指公司业务人员陪同、招待客户用餐、住宿、交通、送礼等所花费用，涉及在本地与外地招待客户所花生的各项费用第30条 业务陪同人员应本着必要、适当、合理、节简的原则，招待好公司的客户及其派出的代表第31条 公司将客户分为A、B、C三大类，A类客户为订单业务量大，又有也许发展为长期稳定合作关系的大客户，B类客户为订单量较多，合作关系相对稳定的客户，C类客户为其他普通客户第32条 业务招待费根据客户类别及人数控制费用上限标准，业务陪同人员应根据客户情况适当按捺陪同人数，业务招待费费用控制标准由公司另行专门制定第33条 业务招待人员根据需要可向公司预借招待款，所借钞票在500元以下（不含500元）的，借款单由业务经理批准财务审核后，至出纳处领款，所借金额在500元以上的，需再经总经理审批方可至出纳处领款第34条 费用报销人员填写报销单经业务经理批准、财务审核后，方可至出纳处报销领款，对于业务招待费超过标准上限的，财务人员在报销单中注明超标金额第35条 业务费报销金额超过费用标准时，报销人员必须将报销单交由总经理审批，未经审批的，出纳根据报销总额扣除财务注明超标金额后的余额支付报销款第36条 业务人员出差至外地，同时有发生招待客户费用情况时，业务招待费根据公司标准结合异地物价情况适当调整报销上限，报销人员应当将自身差旅费与异地业务招待费分别填差旅费报销单及业务招待费销单进行分项报销第三节 工伤医药费报销第37条 工伤医药费是指公司员工在工作过程中或其他因公出现工伤事故时发生的费用，涉及医药费、医疗费、工伤补偿费等第38条 员工发生一般性的工伤事故，可凭正规医院出具的诊疗书及发票填写费用报销单，经部门主管批准、财务审核后到出纳处报销领款第39条 公司员工发生重大工伤事故急需用款时，部门主管可经总经理口头批准后直接至出纳处借款，事后借款人应即时补填借款单并交由总经理补签批准，再由财务审核后交由出纳留底及入账第40条 重大工伤事故当事人的借款及费用报销根据情况可由部门主管负责代为办理，报销单均需由财务审核后交由总经理批准，再至出纳处领款或冲预借款第41条 员工工伤事故的工伤补偿费由当事人自行提出申请，经总经理批准、财务审核后方可至出纳处领款第四节 其他费用的报销第42条 其他费用的报销指除差旅费、业务招待费、工伤医药费以外的平常营业费用的报销第43条 其他费用的报销由报销人填写报销单经总门主管批准后送交财务部，财务根据公司相关规定审核报销项目，有相关规定的，经财务审核后可直接至出纳处领款，无相关规定的，需由总经理审批后方可至出纳处领款第四章 产品销售管理第一节 销售协议第44条 公司业务员与客户签订订单，均需以公司的名义与客户签订书面销售协议第45条 业务员签订协议后应即时将协议复本送交至财务部，协议被取消时，应即时告知财务部第46条 公司协议专用印章应由专人保管，所有销售协议应当经总经理审批后才干加盖协议专用章，未经审批的协议，由此产生的协议责任由签单人自行承担，假如协议有加盖印章的，印章保管人承担连带责任第二节 销售出货第47条 业务部根据产品竣工情况拟定发货告知单，告知单交由总经理审批后分送至财务部及仓库第48条 仓库根据发货告知单填写发货单，仓库主管应对货品出库及装车进行监督并负责第49条 财务部对仓库开具的发货单进行审核，并根据审核过的发货单开具销售发票第50条 已发出的货品如因质量等问题客户规定退货的，应取得本公司业务部的批准，仓库根据业务部的退货告知书办理产品的退库手续，未经本公司批准，客户退回的产品仓库暂只做代管商品解决第51条 成品仓仓管人员应严格按照发货告知单及相关程序组织发货，并即时填写发货单，发货单应当即时送交财务部第52条 仓管应在产品出库时起8小时内按照规定格式规定填写发货单，24小时内将发货单送交至财务部，退货单应自办理退货入库手续时起48小时内将退货单送交至财务部第三节 收取货款第53条 财务部根据仓库的发货单及销售协议单价计算拟定应收账款的金额第54条 财务部根据出纳提供的收款凭证即时核销客户的应收账款，如为收取客户的订金，应先做预收货款入账，待尾款收齐时再予以冲销第55条 财务部定期制作客户对账单送交业务部，由业务部负责直接与客户进行对账第56条 财务部应定期检查应收账款的回款情况，对于未及时收回货款的客户，应告知业务部进行催收，仍无法收回货款的，应当即时告知部经理以便进行相应解决第57 业务部或财务部应告知客户本公司收款的具体账号，客户应当将货款汇入本公司指定的账号，客户汇款后应当以传真或电话方式即时告知本公司财务部第58条 因退货、协议违约等情况发生退款、赔付违约金时，付款单需由财务审核、总经理批准，出纳方可办理付款第五章 物料采购管理第一节 采购订单第59条 业务部根据销售协议所列产品，计算出物料需求计划清单，物料需求单交由采购部负责办理物料采购第60条 采购部根据物料需求清单在考虑现有库存量的基础上，拟定物料采购计划申请单，采购申请单需经总经理批准，然后采购部才可向供应商发出采购订货单第61条 对于所有原材料及重要辅助材料的采购均需制定采购订单，采购部应将采购订单送交仓库，以便于仓库按订单进行收料，对于取消或更改过的采购订单，应当即时告知仓库进行相应的更改第二节 材料入库第62条 仓库收料时，应当按照采购部的采购订单严格控制收料，对于原材料（布料及重要辅料）在收料前均需取得采购订单第63条 仓库收到材料时，先应进行质检查，未经检查合格的各类材料，均不得办理库入库而暂只做待管材料解决第64条 对于供应商未按订单规定而多送的材料部分，仓库应暂做代管材料，经请求总经理后，假如批准做为购入解决，则可一同办理入库，否则多送的材料退回原供应商第65条 仓库办理材料入库，应即时填写材料入库单并向供应商索取送货单（客户联），材料入库单应按照财务部规定的规定填写完整第66条 已办理入库的材料，如发现材料有质量问题或其他因素需要退货时，仓库应当即时告知采购部，采购部与供应商协商批准退货后，即时告知仓库办理退货第67条 仓库退回材料给供应商时，应即时填写采购退货单，退货单原则上均应取得供应商收货人的署名，退货单必须即时送交财务部第68条 仓库应自办理材料入库或退货时起8小时内填写采购入库单，采购入库单送交财务部的时间按财务部的规定规定执行第三节 支付材料货款第69条 财务部根据供应商的送货单（或发票）、采购订单（或采购协议）对仓库开具的采购入库/退货单进行审核第70条 财务部按已审核过的采购入库总价款挂应付账款，按退货单的总价款扣减应付账款，财务部应定期与供应商核对往来账款第71条 付款由采购部申请、财务审核、总经理批准或财务部申请、总经理批准后，申请付款单交由出纳办理付款第72条 出纳付款后，财务部应即时告知供应商查收，出纳应根据供应商提供的账号汇款，代应商的传真件应盖有对方有效的公章第六章 存货管理第一节 原材料第73条 原材料是公司业务的重要材料，是公司财产管理的重要对象 第74条 仓管人员应严格控制原材料的出入库，原材料的出入库应办理规定的手续，即时开具材料出入库单并送交财务部，原材料的出库应经相应的审批程序第75条 仓库应根据原材料的类别、规格、性质、特性等分别存放，各种原材料存放区应标有物料标记卡，以便于收发及管理第76条 仓管人员应定期检查各种材料的状况，如发现变质、损坏等情形，应即时填写报告单送交总经理申请解决第二节 产品第77条 本处所指产成品涉及已竣工但未包装的销售成品、已包装可随时发货的库存成品及各种样品第78条 产成品是公司的重要财产，仓管人员应重点加强对产成品数量的管理，严防被盗、丢失，仓管应保证产品实际库存数与账面数相符第79条 出现产成品丢失或实有数与账面数不符时，仓管应即时查找因素，同时向部门主管、总经理报告，并申请做出相应解决第80条 样品原则上均应先入成品仓并由专人负责管理，领出样品应按照按照领料材料的规定办理出库手续第81条 对于客户退回的产品，仓库收到退货后，填写退货单送交财务部第三节 低值易耗品第82条 低值易耗品是公司生产、办公用的价值较低的消耗性物料，如机台配件、办公用品等第83条 低值易耗品的收发原则上都要通过仓管进行，通过仓库收发的按照材料的出入库规定办理手续，直接报销的，报销单所付的购料单应有仓管或领用人的署名第84条 对于价值不高，使用时间较长但未做固定资产管理的生产用品、配件等，应由使用人或相关部门指定专人负责管理，财务部建立备查账簿进行登记并定期进行检查，物品用品不能使用时由相关负责人填写报废申请单经批准后予以报废第四节 盘点及盈亏解决第85条 仓管应做好仓库的平常管理工作，加强财产物资的安全性管理，仓库应当定期对库存材料、物料、半成品、成品等进行盘点，盘点方式采用仓管自盘，财务监盘或抽盘第86条 公司对所有的存货进行全盘的次数每年至少一次，全盘应当在停产停工的状态下进行，以保证盘点数的准确性，非全面性的部分存货盘点每年不应少于三次，盘点时应当暂停盘点材料部分的收发料工作第87条 仓库根据实盘数量与账面数计算出盘盈或盘亏的数量，对于账实不符的，仓库应制作盘点盈亏解决意见申请报告，说明因素及解决意见，交由总经理批准第88条 财务部根据报告单进行相应的账务解决，对于盘亏的存货，如非属于正常的损耗应追查仓管人员的责任第七章 成本核算第89条 财务部应定期核算公司的经营成本，准确反映公司的各项费用及开支第90条 公司成本核算采用订单法，根据销售协议订单归集结转成本支出及费用第91条 其他成本核算的方法由财务部另行具体规定第八章 工资核算第92条 公司员工工资为计时工资，管理人员采用计时工资制，按实际出勤时间计算应付工资第93条 工资项目由基本工资、加班工资、全勤奖、奖金、补贴款及其他款组成，为员工代扣代缴的款项不列入应付工资第94条 工资的具体核算办法及程序由公司另行专门规定第九章 固定资产管理第95条 固定资产指单位价值较高，使用期限在一个会计年度以上的房屋、机器设备、工具、配件等资产第96条 固定资产是公司的重要财产，对其加强管理重要表现在对资产的安全性及使用功能上的管理，防止各种资产被盗、丢失及被损坏第97条 财务部应对公司的所有固定资产具体登记，制定固定资产目录表，建立固定资产管理档案，固定资产应指定专人负责平常管理，保证固定资产的既定使用功能第98条 固定资产应进行相应的分类，根据公司会计准则及实际情况对固定资产采用适当的折旧方法计提折旧第99条 对于不能使用而需报废的固定资产，资产管理人应填写报废申请单，经财务部审核后交由总经理批准第100条 对于丢失或多余的固定资产，资产管理人员应填写报告单并查找因素，报告单交由总经理批准并做出解决意见后交由财务部进行账务解决第101条 财务部应组织人员定期对公司的固定资产进行盘点，全面清盘的次数每年至少一次，对盘盈或盘亏的资产，由资产管理人员填写盘盈/亏表，由财务签属解决意见，交总经理批准后财务部做出相应账务解决第十章 财务报表及报告第102条 财务报表是反映公司资产状况、经营成果及钞票流量等信息的基本资料，财务部应对公司的各项经济业务活动进行全面准确的核算，并定期向股东提交资产负债表、利润表、钞票流量表、费用支出表、销售报表及其他相关报表第103条 财务部在全面监督管理公司的财产及经营活动过程中，对发现的重要问题，应拟写相关财务报告送交总经理，并及时反馈相关信息，以促进问题的解决或改善第104条 财务部除应定期向董事会提交财务报表外，还应定期拟写工作报告，向股东及总经理具体反映及说明公司生产经营过程中存在的问题及局限性，提出解决方案或参考建议，并向总经理反映财务部监督、管理工作的执行情况第十一章 罚则第105条 公司各部门及相关人员应严格执行财务部制度的各项财务制度及相关规定，为保证本制度的顺利执行，特制定本罚则第106条 本罚则所制定的处罚措施涉及：会议点名批评、全公司通报批评、罚款、辞退、开除等，其他部门制定的罚则与本罚则有冲突的，以财务部制定的内容或解释为准第107条 各种原始凭证及单据是财务部工作的重要依据，单据分为从外部门/公司取得的原始单据（送货单、发票、收据等）和公司内部自制单据（材料入库单、采购订货单、领料单、发货单、报销单等），对于应取得而未取得外部门/公司原始单据的相关人员，采用“会议点名批评+罚款”的处罚措施，对于应填制而未填制内部自制单据的相关人员，采用“全公司通报批评+罚款”的处罚措施第108条 履行单据审批手续是制度执行的重要保障，相应当履行相关批准、审核、审批等手续而未履行的，一方面采用会议点名批评的处罚措施，但最多批评两次，以后再次违规的采用直接罚款的处罚措施第109条 公司各部门间是一种合作共事的关系，财务部的工作更需要其他各部门的积极协助与支持，对于不积极协助其他部门开展工作的人员，采用全公司通报批评的方式处罚，对于累教不改的（指次数为三次以上不含三次）采用罚款措施第110条 财务部招集各类人员开会时，相关人员无合法理由不得缺席会议，无合法理由缺席会议的采用罚款措施，相关人员三次以上（不含三次）以同样或类似的理由拒不出席会议的，视同无合法理由缺席会议（因出差或总经理特批的例外）第111条 会议点名批评指在由财务部招集的会议或有财务经理出席的会议上，对违规人员进行点名批评，全公司通报批评是指以公告的形式将打印的书面批评文献张贴于公司的宣传栏或醒目位置，张贴时间不少于三日第112条 罚款指对个人进行钞票扣款，罚款区分人员级别，普通员工级的违规罚款金额在050元（不含50元），主管级的违规罚款金额在50100元（不含100元），经理级以上人员，罚款金额在100200元（含200元），罚款将直接从违规人员的工资中扣除第113条 对于累计违规5次（不含5次）且不听从劝改的，公司对其提请辞退，辞退告知时间不应少于15天第114条，对于累计违规10次（含10次）且无诲改表现的，公司对其予以开除，被开除的人员扣发最后一整月的工资，开除应提前三日告知其本人，其本人有向公司进行申辩的权力第115条 对于公司主管级以上人员介绍进入公司工作的员工，在累次违规达成辞退或开除标准，但障于人情关系不能做相应处罚的，此介绍人应代为写检讨书，检讨书应在会议上由介绍人自行宣读，同时检讨书应公布于公司公告栏不少于一日第116条 对于公司股东的亲属在公司任职且累次违规达成辞退或开除标准的，股东应在会议上代为作出口头检讨，并应责成其亲属严格执行公司的相关制度及规定第117条 对本罚则制定的批评或罚款措施，由财务部负责监督执行，批评或罚款解决意见书由财务部做出经总经理批准后生效第十二章 附则第118条 本制度由财务制定，并根据实际情况进行修改、增长或删除，财务部负责本制度的解释第119 本制度经总经理签字批准执行