酒店客房管理系统系统分析报告.doc

酒店客房管理系统系统分析汇报1系统名称： 酒店客房管理系统2组织状况简述系统开发背景：伴随我国经济发展，国内人民生活水平不停提高，有越来越多人出行旅游，商务活动也越来越活跃；再加上国外游客数目迅速增长，入境从事商务活动外宾也越来越多。老式手工已不适应现代酒店管理需要，及时、精确、全方位网络化信息管理成为必需。在酒店管理及业务日益复杂、规定在不停提高现实状况下，运用高科技、现代化电脑自动化管理系统来处理日益繁重酒店业务，对于大型酒店是必须具有管理方式。酒店客房管理系统是根据酒店对客房管理实际状况进行编写，重要目是为了以便酒店对客房实际状况进行集中查询与管理工作，以提高整个酒店工作。酒店客房管理科学化、系统化、信息化成为各个酒店追求目。因此，而要实现这些功能，就规定各个酒店配置一套客房管理系统，以便在酒店内实行良好、完善管理且以最快地速度响应客户需求，及时为他们提供服务，为他们提供一种高效、便捷居住环境。客房管理信息系统（MIS）是各个酒店软件建设中一种重要应用系统，它将大大地改善酒店管理基础环境。酒店客房管理基本状况概述组织构造 酒店客房管理架构及各部门业务功能如下：包括一位负责整个客房管理过程业务负责人，即客房业务总监；此外在客房业务总监管辖下有前厅、客房服务部、财务部等部门；前厅总台负责客房查询、预订，客房部有接待、楼层、洗衣负责详细为顾客服务业务部门；财务部收银台负责结账付账。组织目 通过高效率工作为客户提供高质量服务，提高客户对酒店认同度，吸引顾客再度光顾。组织工作过程和性质 前厅工作重要是在接受顾客查询与预订客房，在顾客查询是将客房信息告知顾客，如顾客预订客房则须将有关数据填写入有关数据库内；此外，顾客可以通过电话向总台规定酒店所提供服务，总台及时向有关业务部门转达客户规定。客房部重要负责顾客入住酒店时为顾客提供一系列服务，详细如下：当顾客抵达酒店时负责接待顾客，带领顾客到对应达客房并交付钥匙，有需要时还要协助顾客将携带行李送达住房；楼层须每日打扫顾客入住客房，并检查客房状况，将有关状况记录下来；洗衣则在顾客下达洗衣告知后上门收取衣物，衣物洗净后再把衣物送还顾客，并做好有关记录。财务部将顾客在酒店消费有关明细记录下来，供结账时对帐。组织与外部实体间有哪些物质以及信息互换关系 酒店向顾客提供客房信息，而入住顾客也需向顾客提供个人有关信息；酒店在顾客入住时向顾客提供住房及其他服务，顾客在离店时结账付款。3系统目和开发系统可行性分析系统目：重要目是为了以便酒店对客房实际状况进行集中查询与管理工作，以提高整个酒店工作。酒店客房管理科学化、系统化、信息化成为各个酒店追求目。为到达酒店客房管理系统目，需要实现如下功能：（1）基本资料管理：完毕对酒店各项基本资料管理，包括“客房类型管理”、“客房资料管理”和“在住顾客资料管理”。（2）消费结账管理：由4个模块构成，包括“预定记录管理”、“入住记录管理”、“消费明细管理”和“消费结账管理”，在前3个模块基础上，在“消费结账管理”模块中除了可以对某一顾客某一次消费记录进行保留、修改、删除外，还可以实现“计算金额”、“交款结账”和“打印账单”等功能，最终进行系统资料更新。（3）记录查询：对本系统各项资料记录进行查询，包括“客房类型查询”、“客房资料查询”、“预定记录查询”、“入住记录查询”、“消费明细查询”和“消费结账查询”，也可以实现多条件交叉查询。根据上述系统目，对酒店客房管理系统提出如下设计目：（1）实用性:真正为顾客实际工作服务，按照酒店客房管理工作实际流程，设计出实用酒店客房管理系统。（2）可靠性：必须为酒店客房提供信息安全服务，以保证酒店信息不被泄露。（3）友好性：本酒店客房管理系统面向顾客是酒店内工作人员，因此系统操作上规定简朴、以便、快捷，便于顾客使用。可行性分析： (1)经济可行性在现今日益剧烈竞争环境下，谁给顾客留下良好服务印象，吸引顾客再次光顾，才能最终赢得商机。原本人工酒店客房管理再也不能适应如今日益繁忙工作需求，不可防止地出现差错，工作效率低下。最终止果是员工不能正常工作，客人也对酒店管理产生不满与埋怨。原本管理措施不能采用有效措施改善，最终导致人力、财力、物力等各方面资源闲置与挥霍，是企业不能获得更好业绩重要原因。要变化这种状况，企业就必须从多方考虑，综合管理，整合资源，提高组织运作效率，有效减少运行成本。相比之下，应用该系统尚有如下各方面好处：1) 能过替代大量人力处理多种繁芜工作，节省人力成本；2) 为客户节省了时间，以便、快捷服务又一次提高了各自效率，节省了大量时间。对于企业来说，时间就是金钱啊；3) 能过充足运用社会较低成本资源（计算机）应用于高质量服务中（酒店管理），是社会资源得到合理配置，是资源得到运用，又一次节省社会成本；4) 由于该系统可以间接迅速为顾客进行服务，可以吸引更多顾客，大大增长了客流量，最终是企业不停盈利。(2)管理可行性怎样最大程度为客人提供优质服务，以提高客人对酒店认同度，提高酒店形象，是作为酒店管理者一直在思索处理问题。一直以来，酒店管理者肯定不但愿在招待客户时出现过多差错，假如可以运用酒店客房管理系统进行平常酒店业务管理，可以减少员工工作量，减少差错率，成倍提高工作效率。该系统运用在提高酒店服务质量作用巨大，酒店管理者尤其是中高层管理者在理解到它作用后肯定会乐于接受并有力支持这一系统在酒店应用。因此，该系统在管理方面具有可行性。(3)技术可行性酒店开发管理系统采用VB6.0作为重要开发工具，数据库采用Access，技术方面已经有成熟软件程序支持。对于系统平常操作与管理，只要对有关工作人员进行培训，就可以胜任，不必过于担忧在运行中出现重大差错或问题，因此在技术方面具有可行性。通过上述可行性分析，酒店客房管理信息系统可以协助酒店实际业务处理，有助于减少管理成本，减少差错率，提高客户满意度与认同度；有关技术成熟易于实现，可以协助酒店实现计算机辅助现代化科学管理。4组织构造和管理功能分析酒店客房管理组织构造：包括一位负责整个客房管理过程业务负责人，即客房业务总监；此外在客房业务总监管辖下有前厅、客房服务部、财务部等部门；前厅总台负责客房查询、预订，客房部有接待、楼层、洗衣负责详细为顾客服务业务部门；财务部收银台负责结账付账。如图1是某节点组织构造图。图 1：组织构造图根据某酒店组织构造为客房管理系统划分各模块详细管理功能，重要功能模块包括总台登记管理、客房信息管理、服务信息管理、结账信息管理和系统信息管理，其管理功能构造图如图2所示。图2：管理功能构造图5业务流程分析对某酒店业务流程进行详细调查之后，得出其业务流程如下。（1）顾客进入酒店，由总台服务员根据房源信息状况，为顾客办理入住手续，并登记顾客信息、修改房源信息。（2）由客房部安排顾客入住，在顾客入住期间提供对应服务，并在顾客离店前将消费单与房费单财务部。（3）结账完毕后，顾客可以酒店。（4）顾客离开后，客房部整顿房间，并告知总台恢复房源信息、修改顾客信息。根据上述业务流程，绘制出酒店业务流程总图，如图3所示。图 3业务流程总图根据业务流程总图分析，对有关业务流程作出详细第二次业务流程图。总台登记业务流程（1）总台根据顾客规定查询房源信息得到空房信息，并问询顾客与否满意客房规格。（2）若顾客同意入住，则登记顾客信息、修改房源信息，并将客户入住信息告知客房部。图4：总台登记业务流程图 入住业务流程（1） 顾客入住酒店时，有接待员负责分派钥匙给顾客。（2） 有接待员带领顾客找到房间。图 5：入住业务流程图房间服务流程（1） 顾客入住后，由楼层负责房间每天平常卫生打扫，并记录有关服务信息。（2） 应顾客规定，洗衣部上门收取衣物，在洗净后送回忆客房间。图 6：房间服务业务流程图6新系统逻辑模型提出通过使用数据流程图进行数据流程分析，分析旧系统存在问题，新系统改善，进行必要文字阐明。 根据系统详细分析，某酒店客房信息系统数据流程图如图7、8所示。 图 7：数据流图图 8 7总结 老式酒店管理活动中，把人、才、物作为酒店重要资源。不过伴随社会化大生产不停扩大和社会对产品多样化需求，人们越来越重视信息在生产经营及酒店管理中作用，并把它当作酒店一种极其重要资源，人们称之为“信息资源”，信息资源处理已经成为当今世界上一项重要社会活动。怎样更好运用管理信息系统协助企业完善管理工作，才是系统设计出发点。最佳信息系统并不是技术高系统，而是要视乎组织实际需要，结合实际，合理分派资源，到达最优化。