外资生产企业员工出国管理规程.doc

出国人员出入境管理规程
为及时掌握出国人员业务事项信息，便于国内外职能部门做好出国人员各类
签证手续及工作生活安排，保证因公出国派遣人员的工作顺畅和生活安全。凡由
公司派遣出国进行各类业务活动的公派人员，均应遵守如下规定。

一、合用范围
**公司各地区分支机构及关联公司。
二、公派对象
凡由公司委派出国进行研修、考察、参与会议等各类人员。
三、申报内容
（一）、出国公派人员，应将出访目的、业务项目、培训研修计划，出访国别、
国外滞留期限、出入境往返日期等信息资料，及时上报相关职能部门审批
确认及登记备案。
（二）、各担当职能管理部门：应将出国公派人员相关信息进行审核，查验确认
并注册登记备案后，及时送交有关部门（机构）办理出国相关手续。
（三）、出国人员出境起程日期预定计划，应提前一周告知总经理秘书室（或所属
规定职能部门）责任担当，以便及时订购机票及将信息告知国外接待机构。
四、申报形式
正常情况下，均以规范书面形式告知（报送）相关职能部门。
五、出国管理条规
（一）、严格遵守本地国家法令法规，以及**株式会社规章制度,一切行
动服从驻地所属接待机构安排。
（二）、严禁参与或从事国外一切政治活动和宗教活动。
（三）、未经驻地所属接待机构批准，不得擅自在外寄宿或外出活动。
（四）、公务半途，因个人因素不能继续履行本次业务活动，应事先提出报告说
明事由，经派遣公司与驻地所属接待机构商定后，方可办理提前回国手续。
（五）、计划任务期满，即应准时回国，不得停留国外从事其他活动。
（六）、在前往国的（住宿、交通票证、接送，工作餐、外联等）相关后勤服务事
项，均由国外驻地所属接待机构负责办理。
六、管理职责
* 派遣事业部门：负责本部门出国人员推荐申报，培训研修计划作成。
* 属地人事部门：负责出国人员资料收集查验、确认传送及相关信息征询。
* 人 力 资 源 部：负责出国培训研修人员资料核准及培训档案注册记录。
* 总经理秘书室：负责出国人员资料确认、传递，总社（国外）相关机构信息联络，出国人员出入境信息登记及机票订购。
* 事业（管理）本部：负责出国派遣人员业务计划、出国期限审核批准。
* 总 经 理：负责出国派遣人员业务计划、出国期限最终审批。
注：对资料不全及未经审批的出国申请，人事部门及相关签证担当人员有权拒绝出国手续办理。
七、处罚界定
（一）、出国人员：超过出境前24小时后；及入境后24小时内未及时申报者。（二）、管理部门：超过接到信息4小时后，未及时上报记录的责任担当。
八、处罚标准
（一）、对出国人员未及时申报者，将处在罚款50~100元整/次；
（二）、对管理部门未及时申报责任担当，将处在罚款50~100元整/次。

本规定自文献颁布之日施行。

附：1、出国业务（培训研修）申报流程图
2、出国业务（培训研修）申请表
3、个人简历表
4、出国签证信息表
5、出国业务（培训研修）计划表
6、出国人员（培训研修）记录备案表
7、出国人员出入境信息登记表
**公司总经办
****年**月**日
出国业务（培训研修）申报流程图

权责单位
流程图
简要说明
使用表单
出国人员

出国事由申请

OK

审核签批

NG
OK
复核签批

办理出国手续
复审签批

终审批示

OK
OK
确认报送
注册备案
签证资料返回
OK
NG
OK
OK
确认报送

1、本人填报出国业务研修申请事由；
2、上交直属部门主管审核签署意见。
《出国业务研修申请表》
《个人简历》（初次）
《出国签证信息表》
派遣职能
部门主管
1、审核出国人员业务内容并签署意见
2、作成出国业务（培训研修）计划；
3、报送主管上级部门复核审签。
同上
出国业务（培训研修）
计划表

上级
部门主管

1、审核出国人员业务内容及签署意见
2、审核出国业务（培训研修）计划；
3、报送分管上级本部复审签批。
同上
* 本部长
1、复审出国人员业务内容；
2、复审出国业务（培训研修）计划；
3、呈报总经理终审批准。
同上
* 总经理
1、审批出国人员业务内容；
2、审批出国业务（培训研修）计划；
3、批示（签署意见）。
同上
属地
人事部门

1、 确认查验出国研修相关资料；
2、 签订出国研修归国保证协议书；
3、 报送人力资源部核准备案。
同上
《出国研修归国协议书》

人力资源部

1、 核准出国研修人员相关资料；
2、 员工培训研修记录备案注册；
3、 相关资料送交总经理秘书室。
同上
《出国人员培训研修记录备案表》
★
秘书室
内外联络
信息之窗
1、查验出国人员相关资料；
2、报送总社（国外关联机构）人事部门办理入境签证手续；
3、信息联络反馈。
《个人简历》
《出国培训研修计划表》
《出国签证信息表》
《公派出国人员出入境信息登记表》
属地
签证办理担当人员
*
出国
研修人员

1、各类资料查收交付出国人员；

1、各类相关资料送交公安局出入境管理处及入境国大（领）使馆；
2、办理体检、护照、签证相关手续。

公司派遣書
入国理由書
招聘保証書
归国保証書
公司招待状（邀请函）
滞在日程表
滞在费用明细表
邀请方近期生产经营状况表（近3月内营业执照）
入境簽証申请書等资料
出国业务（培训研修）申请表

姓 名

地区/部门

职务/岗位

入社日期

工 号

最高学历

业务目的

业务方式

户 籍

入境国家

预定日期： 年 月 日至 年 月 日（共 日）

申
请
理
由

申请人： 年 月 日

部门主管意见：
签 名： 年 月 日

本部长意见：
签 名： 年 月 日

总经理批示：
签 名： 年 月 日

人力资源部核准：
签 名： 年 月 日

备注

* 本表由派遣部门按序报送各相关职能部门审批。

个 人 简 历
填表日期： 年 月 日
姓 名

性 别

出生年月日
年 月 日
藉 贯

婚姻状况

民 族

政治面貌

文化限度

参与工作时间
年 月 日
现在单位

职务/岗位

单位地址

邮政编码

家庭住址

邮政编码

家庭成员
称呼
姓名
年龄
现任职单位

本人简历

备注

* 本表由出国人员填报后，按序送交相关部门报送邀请机构人事部门。

出国签证信息表

姓 名

职 务

入国预定日期

归国预定日期

航 班

目的、业务内容

滞在場所

国外（日本）
担当者

备 注

* 本表由派遣部门主管作成后，按序送交秘书室报送邀请机构人事部门。

填报人： 填报日期： 年 月 日

出国业务（培训研修）计划表

姓名： 公司（部门）： 职务：

预定期间： 年 月 日至 年 月 日（ 日间）
日期（月/日）
午前
午后
場所
宿泊場所

休日

休日

休日

休日

休日

休日

* 本表计划由派遣部门主管作成后，按序送交秘书室报送邀请机构人事部门。

出国人员（培训研修）记录备案表

姓名： 部门： 职务： 入社日期： 工号：

序列
出国培训研修内容（科目）
培训研修日期
费用支出
登记日期
确认担当
备注
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

*本表由人力资源部注册记录在案。

**公司
公派出国人员出入境信息登记
所属地区：
部 门
姓 名
前往国
出国事由
出境日
航 班
入境日
航 班
确 认

*本表由秘书室担当记录