大型购物广场程序文件的颁发.doc

xxxx购物广场有限公司
内部控制系列文件
010101

程序文件的颁发

xx 版

批 准：

xx-04-01 发布 xx-04-01 实施
xxxx购物广场有限公司

1.0目的
本程序规定了公司编制、协调、批准、发布及更新主要管理程序文件等方面的要求，旨在规范公司处理程序文件的各项具体工作，提高程序文件开发的标准化水平，防范程序文件管理中潜在的风险。
2.0制度要求
2.1程序文件开发管理
2.1.1开发程序文件的具体原则
公司程序文件既是实施内控管理的重要手段，又是其管理现代化的重要标志。公司开发管理程序文件时应当遵循以下基本原则:
n 全面性原则。程序文件应当包含公司当前主要业务活动以及未来可能产生的业务活动。
n 充分考虑防范处理各项业务时潜在的经营管理风险。
n 严格遵循五部委颁布的《企业内部控制基本规范》中所确定的内控五要素即:控制环境、风险评估、控制活动、信息交流和监督检查。
n 系统化和模块化。在公司条件允许的情况下，从整体角度考虑风险防范机制，确保业务操作的连续性，最大限度减少业务程序断点和控制盲点。
n 简化程序。利用现代化的技术手段，简化或省略不必要的操作程序，提高工作效率。
n 重视可操作性。所有开发制定的管理程序，必须结合企业的实际条件和内外部环境特点等具体情况进行，保证程序的可操作性。
n 与岗位职责相匹配。所有管理人员的岗位职责应与相关管理程序所列示的操作内容相匹配。
n 标准化。公司发布的各种管理通知和单项管理制度、规定、红头文件等应是统一的管理程序文件或作为管理程序文件的附件。
2.1.2公司内控人员负责公司程序文件开发的组织管理工作。公司统括部指定专职或兼职的程序文件管理员，具体负责处理程序文件的整体管理和日常维护工作。各职能业务部门负责相关业务活动管理程序文件的编制、更新和执行工作。
2.1.3公司总经理办公会执行管理程序文件开发小组的职能，负责统一对企业管理程序文件的开发和管理进行决策。
2.1.4财务部、营业运营部、统括部等部门的有关重要文件和资料必须指定与业务没有利益冲突的人员管理。
2.1.5公司内控人员根据集团《程序文件的颁发》规定，结合自身实际情况制定程序文件开发管理程序。
2.1.6公司所有程序文件须经相关部门讨论，经过总经理办公会议批准后执行，并报集团内控部备案。
2.1.7公司内控人员、统括部应当组织其所有管理人员特别是高层管理人员进行程序文件开发管理的培训。培训后应当对参加人员进行考核。
2.1.8公司内控人员负责每月对本企业管理程序文件开发程序的执行进行检查监督，并将结果以书面形式递交总经理办公会。
2.1.9公司配合集团审计部或内控部对公司程序文件的执行进行检查监督。
2.2企业管理程序文件的框架内容
2.2.1公司参照集团内部控制管理操作手册的规定，结合自身的业务情况确定开发所需要的管理程序框架内容。公司确定管理程序时需要考虑以下内容:
n 企业的实际规模和发展前景
n 企业产品和业务的特点
n 市场竞争程度和竞争对手的管理水平
n 企业的组织结构
n 企业职工的总体素质
n 企业的经济承受力
n 企业董事会特别规定、政府主管部门和行业协会的有关规定
2.2.2公司开发管理程序文件在内容上包括如下几个方面:
n 综合管理类——程序文件的颁发、资料与记录的保存、组织机构岗位设置、岗位职责描述和人员配置、授权管理、合同管理、公务用车管理、印章管理等
n 内控管理类——内部控制管理、审计及审计意见跟踪、内控调查、管理风险评估、内控培训、利益冲突调查等
n 人事行政类——员工招聘管理、劳动合同管理、员工培训管理、薪酬福利管理、绩效考核、人才发展计划、员工离职管理等
n 信息安全管理类——信息系统开发、变更与维护管理、信息系统访问管理、信息备份与安全恢复、网络管理制度等
n 财务管理类——财务会计基本制度、财务信息管理、资金及银行账户管理、财务报告管理、预算管理、付款及费用报销管理、发票管理、应付账款管理、账务调节、固定资产管理、公务出差及费用报销、网上银行管理等
n 投资管理类——投资管理等
n 工程管理类——立项审批管理、项目预结算管理、工程招标管理、总分包管理、工程设计管理、施工现场管理、工程监理管理、索赔与反索赔管理、项目采购付款、项目后评价管理、工程档案管理等
n 业务管理类——运营管理、招商管理、物业管理、企划管理、营业额管理等
2.2.3公司可以根据实际需要，增加开发其他管理程序。
2.3程序文件的框架和格式
2.3.1整个文件的基本格式程序文件的字体采用宋体字，边界尺寸要求如下:
上边界: 25.4mm
下边界: 25.4mm
左边界: 31.7mm
右边界: 31.7mm
页 眉: 15.mm
页 脚: 17.5mm
行间距: 1.5倍
2.3.2页眉与页脚
2.3.2.1程序文件的每页的页脚标注：文件名称、“页码/页数”；
2.3.3程序文件的正文
2.3.3.1程序文件正文内容
n 1.0目的：主要阐述程序的适用范围、编制目的和宗旨。
n 2.0制度要求：程序文件的主题。详细叙述本程序的具体要求、业务流程描述及控制方法等等；在2.0 要求内，可以根据内容多少及性质，增加二级副标题(2.1、2.2等等) 、三级副标题(2.1.1、2.1.2等等)及四级副标题(2.1.1.1、2.2.2.1 等等)。在各级副标题下使用项目符号区分平行罗列项目；缩略语的解释和术语的定义应在2.1 中进行表述。
n 3.0流程图：画出处理本程序必须遵循的流程。
n 4.0政策：列出制度中的主要风险点和需要明确禁止的行为。
n 5.0相关制度和表单：列出制度涉及的书面表单、有关联的其他制度和相关的细则文件。
2.3.3.2正文的格式
n 正文采用小四号宋体字，一级标题采用小四号粗宋体字
n 为保证程序格式的统一，所有管理程序必须标注一级标题； 3.0或5.0，根据实际情况可以没有文字内容
2.3.4程序文件的编号程序文件按经营管理活动内容统一进行编号，编号具体分配如下:
综合管理 010100
内部控制 010200
人事管理 010300
信息管理 010400
财务管理 020100
投资管理 030500
工程管理 030700
业务管理 040000

2.4程序文件的编制和颁发
2.4.1公司可根据实际情况(如:各部门管理人员的业务素质、企业规模、业务特点、生产管理环境等)以及集团公司内控管理程序文件精神，决定补充开发二级或三级管理程序文件。具体程序文件的开发应由业务相关度最大的部门牵头开发各项管理程序。
2.4.2公司所有管理程序都要明确注明所有涉及到的部门的主要职责。当公司内某部门根据实际情况需要编制开发新的管理程序时，由相关人员按照标准程序格式编制程序以及需要使用的各种表格和流程图，形成新的管理程序草案，并填写《程序文件增加/修改申请单》（附表1），将草案提交相关部门审核，同时报送内控负责人和集团内控部。
2.4.3内控人员负责审查新的管理程序草案，检查新程序与企业有关政策及其他管理程序是否协调，是否符合风险控制要求等，审核通过后，报总经理批准。
2.4.4公司新开发的管理程序草案完成后，应当根据实际情况，首先送公司内控管理委员会会议讨论，然后由内控负责人呈送总经理办公会议审核批准。对批准生效后的管理程序进行统一编号，并由统括部正式打印发放(参见表3《程序文件发放/修改通知单》)并做好记录(参见表2《文件发放登记表》)。
2.4.5公司统括部程序文件管理员负责统一将所有新程序或新版本的原件在加盖"受控"印章后发往各相关部门，并负责收回以前发放的旧原件。
2.4.6程序文件只发给相关部门，并由该部门指定程序文件管理员负责保管。当部门内程序文件管理员不再担任文件管理岗位职责时(如:离职、调换工作岗位等)，应将全套程序文件移交给接替人员。
2.4.7公司程序文件管理员对所保管的全部程序文件均应造册登记。程序文件管理员应随时在档案库中保存全套最新的程序文件资料。
2.5程序文件的修改
2.5.1公司管理层和各部门根据管理需要可以对程序文件提出书面增加/修改申请(参见表1)，并获得相关部门的同意后报内控负责人。内控负责人负责审核此等增加/修改与企业现有的政策和程序的一致性、判断其是否符合内部控制的基本要求，然后报总经理批准(重要程序尚需报总经理办公会议批准)。"程序文件的增加/修改申请表"获得批准后，交公司程序文件管理员进行发放，程序文件管理员应及时向相关的程序文件持有部门发出“程序文件发放/修改通知单"，并做好相应的发放记录、跟踪收回原件。
2.5.2部门经理或主管应负责将程序文件的更改内容传达到每个相关人员，以保证修改后的程序能够正确地得到执行。
2.5.3各部门对因工作需要而发放的文件复印件，应做好记录。在原件修改时，应及时通知复印件持有者，使其手中的版本得到及时的更新。
3.0 流程图（无）
4.0 政策
4.1原则上本制度每年修订一次，遇特殊情况时经授权审批后可随时进行修改。本制度最终解释权归属于总经理办公会。
5.0 相关制度和表单
表1——xx杉杉-010101-01 程序文件增加/修改申请单
表2——xx杉杉-010101-02 程序文件发放/修改通知单
表3——xx杉杉-010101-03 程序文件发放登记表
程序文件增加/修改申请单
xx杉杉-010101-01
表格编码
申请编号: 申请部门: 申请人:
部门经理:
文件名称

文件编号:
修改方式 增加页次-口
文字修改-口
申请日期:
页次
行次
修改前
修改后
修改理由

有关部门签署意见

内控经理意见
总经理:

程序文件发放/修改通知单
xx杉杉-010101-02
表格编码
发放日期:
发往部门；
程序发自:
本通知所附的新程序文件和程序文件的修改可能会影响到你部门的工作，请你部接到通知后立即进行更改，并在程序手册的首页更改记录中签上更改者的姓名和更改日期。
你部门程序文件更改后，请将其传递至相关人员。部门程序文件管理员应仔细检查发放的修改前文件复印件，并确保其得到相应的修改。

程序文件发放登记表
xx杉杉-010101-03
表格编码
程序文件名称及代号
发往部门
接收人签字
收到日期
备注

fbce760e48ffe40d67d33e781c6ed48d.doc 10/ 10