MicrosoftOffice日常基本操作基础手册.doc

Microsoft Office
日常基础操作手册

Office办公软件操作手册
第一部分 Word文字处理软件
第1讲 Word 概述
第一节 Microsoft Office办公软件概述
一．Office办公软件功效：
Microsoft Office是微软企业开发办公自动化软件，可帮助我们愈加好地完成日常办公和企业业务。Office办公软件是电脑最基础一个软件。小到做一个通知，大到编辑出版一本书，全部能够用Office办公软件来处理。
二． 简叙Offfice发展史及组成：
Office办公软件发展经历了Office 97 ， Office 98, Office , Office XP、、等几代，这一软件组成从功效、操作、处理及界面风格等多方面全部有了显著进步。我们今天要讲述Office ，功效强大，外观漂亮，而且使用方便。
三．Office套装软件由7个软件组成：
Microsoft Word （文字处理应用软件）、
Microsoft Excel （电子表格应用软件）、
Microsoft Outlook （邮件及信息管理软件）、
Microsoft PowerPoint (幻灯片演示软件)、
Microsoft Access （数据库应用软件）、
Microsoft FrontPage （网站管理应用软件）、
Microsoft Share point Team Services（群组作业网站）。
第二节 Word概述
一． 开启Word及界面认识
(1)开启Word
Ø 快捷方法：双击桌面上word快捷方法图标 (注意，假如桌面上没有，能够从“程序中”用右键创建快捷方法。)
Ø 常规方法：就是在Windows下运行一个应用程序操作。从“开始菜单“开启

(2)界面认识
当Word开启后，首先看到是Word标题屏幕，然后出现Word窗口并自动创建一个名为“文档1”新文档。Word窗口由标题栏、菜单栏、工具栏、工作区和状态栏等部分组成。

1)标题栏：
窗口最上端一栏是标题栏，标题栏左边显示是正在处理文件文件名。对于新建文档通常默认是：“文档1”.
2)菜单栏：
标题栏下面是菜单栏，菜单栏中有“文件”“编辑”等9个菜单项，对应每个菜单项包含有若干个命令组成下拉菜单，这些下拉菜单包含了Word多种功效。
相关菜单命令约定：
a.灰色字符菜单命令：正常菜单命令是用黑色字符显示，表示此命令目前有效，能够选择。用灰色字符显示菜单命令表示目前情形下此命令无效，不能选择。比如：编辑菜单中“剪贴，复制”
b.带省略号（……）菜单命令：表示选定该命令后，将打开一个对应对话框，方便深入输入某种信息或改变设置参数。比如：“文件”—“打开”或 “插入”菜单 。
c.名字前带有“√”记号菜单命令：该符号是一个选择标识，当菜单命令前有此符号时，表示该命令生效。经过再次选择该命令项能够删除此选择标识，它不再起作用。比如：“视图”—“工具栏”，“标尺”。
d.名字前带有“·”记号菜单选项：这种选项表示该项已经选择。在同组这些选项中，只能有一个且必需有一个被选择，被选择菜单项前面出现“·”记号，假如选中其中一个，则其它选项自动失效。
e.带符号“►”命令项：表示该命令项后还有下一级子菜单。
f.菜单分组线：有时候，菜单命令之间用线条分开，形成若干菜单命令组。这种分组是根据菜单功效组合。
3)工具栏：
a.“常见”工具栏：集中了23个Word操作中常见命令按钮，它包含了相关文件管理、文本编辑、视图操作部分常见命令。将鼠标指针指向某一图标并在图标上稍停片刻，就会显示该图标功效简明提醒。
b.“格式”工具栏：以下拉列表框和形象化图标方法列出了常见排版命令，可对文字样式，字体，字号，对齐方法，颜色，段落编号等进行排版。
注：除在窗口中默认出现“常见”和“格式”工具栏外，还有“绘图”“图片”等工具栏，可单击“视图”下拉菜单中“工具栏”级联菜单中对应工具栏名来打开或关闭。
4)工作区：进行对文档输入或编辑操作。
5)状态栏：在Word最下端，用来显示目前部分状态，比如目前光标所在页号，行号，列号和位置。
状态栏右端四个呈灰色方框各表示一个工作方法，双击某个方框能够开启或关闭该工作方法。当开启某工作方法时，该方框中文字即成黑色。比如：双击“改写”方框，此时“改写”两字呈“黑色”，表示输入处于“改写”状态。再双击“改写”方框一次，“改写”两字又呈灰色，表示现在处于“插入”状态。在“改写”状态下，则插入点右面字符或文本被新输入文字或字符所替换。插入时，插入点右面字符和文字伴随新文字输入逐一向右移动。
6) “任务窗格”面板：将常见命令集中在里面，用户能够边使用命令边工作。
7)标尺：用来使用标尺改变文档页边距，并设置单个段落缩进和制表位
8)滚动条，上箭头，下箭头：利用鼠标左键单击滚动条两端箭头或直接拖动滚动条中间方形滑块，能够查看不一样部位内容。
视图和视图切换按钮：所谓“视图”简单说就是查看文档方法。同一个文档能够在不一样视图下查看，即使文档显示方法不一样，不过文档内容是不变。Word提供了五种视图方法：一般视图、Web版式视图、页面视图、纲领视图、阅读版式。对文档操作要求不一样，能够采取不一样视图。视图之间切换能够使用“视图”下拉菜单中命令。
² 一般视图——以通用格式显示文档，不显示页边距、页眉、页脚，能够方便编辑文档。
² Web版式——显示文本，不显示分页符，只显示最小边距，文本扩展到整个窗口，可显示指定背景颜色和图片，适适用于阅读文档。
² 页面视图——完全根据文档打印出来时外观显示文本和图形，包含全部页边距、页眉、页脚，但在该视图下，WORD可能比一般视图下运行稍慢，滚动也不很平滑。
² 纲领视图——显示文档组织结构，能够看到不一样等级具体内容。
² 阅读版式——这是独有一项，适合阅读时用。
打印预览——显示一张（多张）打印页面图像，并许可调整页面设置。
显示百分比——不会影响文本存放或打印时实际大小，只影响在窗口中查看文档时显示百分比. （菜单：“视图|显示百分比” ，工具栏 ：全屏显示——菜单“视图|全屏显示”(退出:ESC或按钮)）
二． 基础操作
(1)输入和修改文字
在Word中最基础就是输入文字。输入文字：输入法切换:Ctrl+Shift。
在第一行、第一列有一个闪烁垂直条，称为插入点。
输入特殊符号：有时候需要输入部分键盘上没有符号：如算术符号，版权号等。
“插入”菜单——“符号”《》★ ⑤ 、◆ % ……
(2)简单文档排版
欢迎同学们来到北师大培训中心学习，期望大家能在这里度过美好时光。
选定文字：
A．用鼠标选定文本：首先将“I”形鼠标指针移到所要选顶文本区开始处，然后拖动鼠标直到所选定文本区最终一个文字并松开鼠标右键。这么鼠标拖过区域被选定。
B．选定一行：将“I”形鼠标指针移到这一行左端选定区，当鼠标指针变成向右上方指箭头时，单击一下就能够选定一行文本了。
C．选定一段：将“I”形鼠标指针移到这一段左端选定区，当鼠标指针变成向右上方指箭头时，双击就能够选定一段文本了。
D．选定整个文档：将“I”形鼠标指针移到文档左侧选定区，连续快速三击
或快捷键Ctrl+A
E．选定连续区域：按Shift。首先用鼠标指针单击选定区域开始处，然后按住Shift键，在配合滚动条将文本翻到选定区域末尾，单击选定区域末尾，则两次单击范围中所包含文本就被选定。
F．选定不连续区域：按Ctrl。
修饰文本：
欢迎同学们来到北师大培训中心学习，期望大家能在这里度过美好时光。
格式工具栏：设置字体，字号，对齐方法，颜色，加粗，倾斜
删除文字，撤消操作（Ctrl+Z）,取消撤消操作（Ctrl+Y）改变显示百分比
(3)复制和移动操作
在输入文本和编辑文档时候，常常会反复输入部分前面已经输入过文本，使用复制操作能够降低键入错误提升效率。和需要把文本从一个位置移动到另一个位置，叫移动。
复制：
三种方法：选定要复制（移动）内容
1．经过“常见”工具栏上“复制”和“粘贴”按钮来实现文本复制。
具体步骤以下：首先，选定要复制内容，单击复制按钮，将选定内容副本临时保留到剪贴板上。将插入点移到文本要复制到新位置，单击“粘贴”按钮。此位置能够是在另一个文档上
2．快捷键：复制 Ctrl+C 粘贴 Ctrl+V 剪贴 Ctrl+X
3．使用鼠标拖动复制文本：假如所要复制文本块比较短小，而且复制目标位置就在同一屏幕中，那么用鼠标拖动复制显得更为简捷。直接拖动是移动，按住Ctrl键拖动是复制（通常见于文档内部）。
(4）查找和替换(Ctrl+H)
在输入文字比较多时候，假如要查找某项内容，方便修改，能够利用Word查找功效。步骤以下：“编辑”菜单中，选择“查找”或“替换”命令，在“查找内容”框输入想要查找文字，在“替换为”文本框中输入要替换文字。
三． 保留文档和新建文档及退出word
当文档输入完成后，此文档内容还驻留在计算机内存之中。为了永久保留所建立文档，在退出Word前应将它作为磁盘文件保留起来。保留文档方法有以下多个：
1）保留文档
当我们编辑完以后，要将文档保留在磁盘上，方便下次使用。
1.单击“文件”菜单—“保留”命令，或工具栏上“保留”按钮，或直接按快捷键“Ctrl +S”
当对新建文档第一次进行“保留”操作时，此时“保留”命令相当于“另存为……”
2.出现“另存为”对话框.依次设置保留位置，文件名
“保留位置”列表框：选定所要保留文档文件夹，在“文件名”列表框中键入具体文件名，然后单击“保留”按钮，实施保留操作。文档保留后，该文档窗口并没相关闭，用户能够继续输入或编辑该文档。
2）新建文档
当我们需要做一个新文件，我们就需要新建一个文档。
三种方法：
方法1、“常见”工具栏上“新建”按钮
方法2、“文件”——“新建”命令
方法3、直接按快捷键”Ctrl+N”
3）退出文档
当我们编辑完成以后，需要退出Word文档。把资源还给操作系统。
退出Word 四种方法
1.单击关闭按钮 2. “文件”菜单中——“退出” 3.快捷键Alt +F4 4.双击标题栏木上控制菜单图标
四． 打开文档
当我们要查看、修改、编辑或打印已存在Word文档时，首先应该打开它。
打开文档：“文件”菜单—“打开”命令 工具栏上“打开”按钮 快捷键：Ctrl+O ，打开文档后，假如对文档进行了修改，则需要再保留一次。修改后文档以原来文件名保留在原来文件夹中。此时不再出现“另存为”对话框。
值得提醒是：输入或编辑一个大文档时，最好随时做保留文档操作，以免计算机意外故障引发文档丢失。
用另一文档名保留文档：单击“文件”—“另存为……”命令把一个文件以另一个不一样文字保留在同一文件夹下，或同保留到不一样文件夹中去。比如：目前正在编辑文档名为，假如既想保留原来文档，又想把编辑修改后文档另存一个名为文档，那么就能够使用“另存为”命令。
附加：Office XP打开方法：以只读或副本方法打开
五． 窗口拆分技术
第2讲文本基础编辑
第一节 文字格式设置
文档经过编辑、修改成为一篇正确、通顺文章后，还需要进行排版，使之成为一篇图文并茂，赏心悦目标文章。我们关键介绍文字格式设置，段落排版，页面设置等。
一．设置字体、字形、字号、颜色
1．Word默认字体格式是：Word默认字体格式：汉字为宋体，五号。 西文为：Times New Roman ,五号。文字格式关键指是：字体，字行，字号。另外还能够给文字设置颜色、边框、加下划、边框和底纹等。设置文字格式方法有两种：一个是用“格式”工具，另一个是“格式”下拉菜单中“字体”。使用格式工具栏：设置“字体”“字号”，“加粗”快捷键Ctrl+B ,“倾斜”快捷键“Ctrl+I”。字颜色使用“格式”—“字体”一样能够设置
二．给文本加下划线、着重号、边框和底纹
使用格式工具栏：下划线：线形，颜色。边框底纹：只能加黑色边框和灰色底纹。
使用“格式”——“字体”：设置下划线和着重号，及效果；删除线，上标，下标，阴影，空心等效果，使用“格式”——“边框和底纹”：能够设置边框线形，颜色，宽度及底纹多种颜色。
三．改变字间距，文字效果
使用“格式”——“字体”：使用第二个和第三个选项卡，设置“字符间距”，“字缩放”，“字位置”，“文字效果”。
四．格式复制和清除
对一部分文字设置格式能够复制到另一部分文字上，使其含有相同格式。设置好格式，假如认为不满意，那么也能够清除它。使用“常见”工具栏上“格式刷”按钮。
（1）格式复制
1）选定已设置格式文本
2）双击工具栏上“格式刷”
3）将鼠标指针移到要复制格式文本开始处，拖动鼠标。
取消“格式刷”功效：只要在单击“格式刷”或按ESC
（2）格式清除
1）选中要清除格式文本
2）按组合键Ctrl+Shft+Z
第二节段落排版
一．段落左右边界设置
首先选定要设置段落左右边界段落。能够一次设置全部文档各个段落左、右边界，也能够单独设置一个或多个段落左右边界。
方法1、“格式”—— “段落”：左缩进，右缩进，首行缩进，悬挂缩进
方法2、使用标尺上按钮：有首行缩进，悬挂缩进，左缩进，右缩进。
二．设置段落对齐方法
“格式”工具栏上“对齐”按钮，可是设置段落对齐方法：
两端对齐（Ctrl+L） 居中(Ctrl+E) 右对齐(Ctrl+R) 分散对齐(Ctrl+Shift+D)
三．行间距和段间距设定
通常我们用回车键插入空行措施来增加段间距或行距。显然这是一个不得已措施。在Word中，能够用“格式”菜单中“段落”命令设置正确段间距和行间距。
行间距：通常情况下，对段落内行距，Word会依据用户设置字体大小自动调整行高。有时，键入文档不满一页，为了使页面显饱满、美观，能够合适增加字间距和行距；有时，键入内容稍稍超出了一页，为了节省纸张。能够合适降低行距。
行间距设置：“格式”——“段落”，单倍行距，1.5倍行距，多倍行距等。
段间距：段和段距离，通常要不行间距要大。通常标题段前和段后全部设为18磅，以突出标题。
四． 给段落添加边框和底纹
有时，对文章一些关键段落或文字加上边框和底纹，使其更为突出和醒目。
I.（边框）选中“边框”选项卡。在“设置”中选择样式，在“线型” “颜色”“宽度”中选择线型，颜色，宽度。
II.（底纹）选中“底纹”选项卡，在“填充”栏选择填充色，在“图案”栏选择图案样式和颜色；
注意：在“应用于”中，能够设置效果应用于文字还是段落。
五．设置项目符号和编号
编排文档时候，在一些段落前加上编号或某种特殊符号，这么会使用文章层次分明、轻易阅读，能够提升文档可读性，手工输入段落编号或项目符号不仅效率不高，而且在增加，删除段落时还需要修改编号次序，轻易犯错。
方法以下：.
I.选定要设置项目符号和编号段落
II. “格式”菜单——“项目符号和编号”。
注意：项目符号，编号中“自定义”，能够更改项目符号或编号样式。
自动创建项目符号和编号：先输入一个（*）号，或1，然后输入空格或回车。
六．制表位设定
制表位设定初学者往往用插入空格措施来达成各行文本之间列对齐。显然，这不是一个好措施，比如我们做目录或菜单时候。简单方法是按Tab键来移动插入点到下一个制表位，这么很轻易做到各行文本对齐。
两种方法：使用“格式”菜单中制表位命令
使用标尺设置制表位
取消制表位位置：只要往下拖动水平标尺上制表符图标离开水平标尺即可。
1. 单击水平标尺最左端“左对齐式制表符”，直到它更改为所需制表符类型：“左对齐式制表符” 、“右对齐式制表符” 、“居中式制表符” 、“小数点对齐式制表符” 或“竖线对齐式制表符”。
2. 在水平标尺上单击要插入制表位位置，若要设置正确度量值，请单击“格式”菜单上“制表位”，在“制表位位置”下输入所需度量值，然后单击“设置”。
用前导符字符设置制表符：
1.在“格式”菜单上，单击“制表位”。
2.在“制表位位置”下，键入新制表符位置，或选择要为其添加前导符 （前导符：在目录中使 用或填充制表符空白位置实线、虚线或点划线。）现有制表位。
3.在“对齐方法”下，选择在制表位键入文本对齐方法。
4.在“前导符”下，单击所需前导符选项，然后单击“设置”。
第3讲高级文本编辑
第一节版面编辑
一．页面设置
页面纸张大小、页边距宽窄、和版面设置全部会直接地影响到文档外观和打印结果。所以，页面设置是排版中最关键步骤之一。
在“文件”“页面设置”下能够选择纸张大小和方向选择 、纸张页边距设置等。
二．插入页眉页脚
页眉和页脚分别是打印在一页顶部和底部注释性文字或图形。它不是伴随文本输入，而是经过命令设置。页码是最简单页眉或页脚。在页脚中，能够设置作者日期、姓名等。页眉和页脚也能够是比较复杂。页眉和页脚只能在页面视图和打印预览方法下能够看见。
（1）建立页眉/页脚
单击“视图”—“页眉和页脚”命令
（2）建立奇偶页不一样页眉和页脚
a)在“文件”—“页面设置”—“版式”选项卡，单击“奇偶页不一样”复选框。
b)单击“视图”—“页眉和页脚”命令，进入“页眉和页脚”编辑区
（3）页眉页脚删除
“视图”—“页眉和页脚”命令，进入页眉页脚编辑状态，按Del删除。
（4）编辑页眉和页脚

若要在页眉区或页脚区中删除信息，请选择对应文字并将其删除。
在设置好页眉和页脚以后，它们并不是一成不变：您一直能够经过打开“页眉和页脚”工具栏来对其进行更改。然后，在页上页眉和页脚区中，您能够选择文字、添加文字、编辑文字和对其格式进行设置，就像处理一般文字一样。
删除信息一样简单。不再需要页码了吗？只需在页眉区或页脚区中选择页码，并点击 Delete。
还能够改变页眉区和页脚区位置。在“页眉和页脚”工具栏中，单击“页面设置”按钮。在“页面设置”对话框“版式”选项卡上，能够调整页眉和页脚和页面边缘之间距离。
假如您已经创建了页眉或页脚，而且期望更改其中信息，能够使用快捷方法抵达页眉区或页脚区：在文档中，双击页眉区或页脚区，页眉和页脚就将打开。
（5）提升：创建精巧页眉页脚
1）在首页上放置不一样页眉或页脚，或不放置页眉或页脚
您能够经过设计令人印象深刻、带有不一样页眉和页脚（或根本不带页眉和页脚）标题页，使文档含有专业水准。比如，常见做法是在文档标题上不包含页码。
这完全能够使用“页眉和页脚”工具栏做到。您需要单击“页面设置”按钮，然后在“版式”选项卡上，选中“首页不一样”复选框。
文档首页页眉区和页脚区现在将包含下列文字：“首页页眉”和“首页页脚”。（这些文字只是为您提供方便，而且只出现在页眉和页脚视图中，而不会出现在文档中。）现在您只需键入首页页眉或页脚。假如您期望首页不包含页眉或页脚，只需将该区域保留为空白。既然首页含有不一样页眉和页脚，您能够继续为该页创建部分特殊内容。
2）使奇数页和偶数页含有不一样页眉和页脚

文档奇数页和偶数页上页眉不一样。
对于部分文档，使奇数页和偶数页含有不一样页眉和页脚很好。比如，您可能已经注意到，很多书在偶数页上显示书名，而在奇数页上显示章节标题。
您将再次使用“页面设置”按钮。在“版式”选项卡上，选中“奇偶页不一样”复选框。
提醒 Word 会在页眉区或页脚区上方添加文字，以表明您是在奇数页还是在偶数页。该提醒信息仍然只是为您提供方便；它不会出现在文档中，而只出现在页眉和页脚视图中。
但奇数页和偶数页页眉和页脚适适用于整个文档，那么假如您含有不一样章节或节，将会怎样？
经过分节符能够使用完全不一样页眉和页脚。
长文档常常要求在文档不一样部分使用不一样页眉和页脚。比如，您需要更改一本书中章节标题；您不期望第 2 章到第 15 章全部显示为“第 1 章”。在不一样节中使用不一样页眉和页脚不仅漂亮，而且还使读者能够更轻松地浏览文档。
若要设置不一样页眉和页脚，首先要将文档划分为节。节是文档独特部分，包含一组唯一格式属性（它们不仅用于页眉和页脚）。
若要创建节，必需在文档各个部分之间插入分节符。需要从“插入”菜单（“分隔符”命令）完成此操作。假如您将文档划分为多个节，而且已经设置了奇数页和偶数页以使其不一样，请记住奇数页和偶数页贯穿于整个文档。所以每个节全部将设置奇数页和偶数页页眉和页脚。假如您不期望这么，您将需要调整各个不一样节中奇数页和偶数页设置。

“链接到前一节”按钮。
页眉区或页脚区上方文字指示该节和上一节含有相同页眉信息。
在将文档划分为多个节以后，就能够继续创建不一样页眉或页脚了。这个问题有一点复杂。
尽管您已经将文档分为多个节，但页眉和页脚仍然全部相同。您必需将各节中页眉或页脚之间联络（或“链接”）断开。
若要做到这一点，请使用“页眉和页脚”工具栏上“链接到前一节”按钮。这会将两个邻接节之间链接从“打开”切换为“关闭”。这个按钮名称很让人迷惑：您不仅能够单击该按钮使一个节和上一个节相同，还能够单击它使一个节和上一个节“不”同。请记住，该按钮起着“打开”和“关闭”开关作用，但其名称不管在“打开”还是“关闭”时全部不更改。
您之所以能够知道该链接是“打开”还是“关闭”，是因为页眉或页脚区能够方便地告诉您这一点。假如该链接“打开”，则页眉区或页脚区和上一节相同，而且“和上一节相同”显示在页眉区或页脚区左上方，如左侧图片所表示。
注意 仅在将文档划分为多个节时，“链接到前一节”按钮才可用。
“页码格式”对话框。
要记住关键一点是：必需分别断开页眉和页脚链接。所以假如您需要相同页眉和不一样页脚，您应该仅断开页脚区上链接。您能够使用“显示前一项” 和“显示下一项” 按钮在文档不一样节中页眉和页脚之间快速移动。
怎样编排页码？
在“页码格式”对话框（能够经过单击“设置页码格式”按钮打开）中，能够指定是从上一节继续编排页码还是重新从您选择页码开始编排页码。
请确保对于文档中每个节全部选择正确页码编排选项。尽管您可能期望索引中页和正文中页分别编排页码，但和此相反，您可能期望一本书各章之间页码能够连续。
三．插入页码
步骤以下：
“插入”菜单—“页码”，在“位置”选择页码位置，设置“对齐方法”，“格式”项设置页码格式。
四．插入分隔符
Word含有自动分页功效，也就是说，当键入文本或插入图形满一页时，Word会自动分页。有时候为了将文档某一部分内容单独形成一页，那么能够插入分页符人工分页。
插入分页符：方法１.“插入”－“分隔符”—“分页符”
方法２.Ctrl+回车
删除分页符：选定分页符，然后按Delete键。
第二节 高级格式设置
一．注释设置
在编写文章时候，常常需要对部分名词或事件加注释。
（1） 插入脚注、尾注和批注（全部是解释，其区分是：脚注放在每一页面底端，尾注放在文档结尾）
（2）“插入”—“引用”—“脚注和批注”删除脚注和尾注：选定要删除脚注或尾注号，按Delete键
（3） 插入日期和时间、自动图文集，“插入”菜单—“日期和时间”或“自动图文集”
二．格式设置
（1）分栏效果
在报纸，杂志中，常常能够看到分栏排版，分栏使得版面显得更为生动、活泼，增强可读性，Word提供了分栏功效。分栏：“格式”—“分栏”。能够设置各栏宽度或是否加分隔线。
注意：只有在页面视图和打印预览下，才能显示分栏效果。
（2）首字下沉
现在，在有些文章用每段首字下沉来替换每段首行缩进，使文章醒目。用“格式”下拉菜单中“首字下沉”命令来设置和取消首字下沉。I.插入点放到段落中任意位置
II.“格式”－“首字下沉”，设置下沉行数及字体
（3）汉字版式
调出工具栏：“视图”—“工具栏”—“其它格式”“格式”－“汉字版式”
包含：拼音指南、合并字符、带圈字符，双行和一，纵横混排
（4）文字方向
“格式”—“文字方向”：竖向排版，横向排版
三．检验,校对及保护
在“工具”菜单下能够进行：字数统计：选定要统计字符，即可统计出选定字符个数。包含行，段，页数等。拼写和语法：检验文档中错误语法和单词。
文档保护：
假如所编辑文档是一份机密文件，不期望无关人员查看此文档，则能够给文档设置密码。
1）“文件”—“保留／另存为…”—“工具”—“常见选项”或“工具”—“选项”—“保留”2）从保留对话框中设置密码保护
2）限制文档格式设置和编辑
a. 限制修订、批注和窗体
您能够依据本身需要选择文档编辑限制类型。
使用“保护文档”任务窗格，能够保护文档免受意外或未经授权更改，包含修订（显示文档中被修订地方可视标识）和批注。
另外，当您请求她人审阅文档时，您可能需要许可她们批注或编辑一些部分，而不让她们更改其它部分，比如您根据自己意愿仔细设置了格式表格。“保护文档”任务窗格能够帮助您实现这一等级文档控制。
您还能够使用“保护文档”功效来预防窗体被进行除填充域以外任何其它更改。
在“工具”菜单上，单击“保护文档”。任务窗格即在程序右侧打开。
在任务窗格中，选项被分别编号为1、2 和 3。这可能会令人迷惑，因为您无须按该次序完成它们。实际上，我们下面将从选项2 开始。单击复选框“仅许可在文档中进行这类编辑”时，将显示更多选项。单击下拉箭头时，能够选择要设置编辑限制类型，具体由您保护文档方法决定。
选择“未作任何更改(只读)”以预防大家进行更改。选择此选项以使文档成为只读文档时，将显示一个“例外项”区域，您能够在此选择许可其对文档进行处理用户。
使用“填写窗体”能够限制对窗体所做更改，这么用户在填充域时就不会意外地对窗体本身进行更改。
假如您想让用户留下批注但不能进行其它更改，请选择“批注”。
单击“修订”以确保对其它用户进行任何更改善行跟踪，方便您能够进行审阅。其它用户无法关闭修订，也无法接收或拒绝修订。
选择了编辑限制后，能够经过单击选项 3 下“是，开启强制保护”来强制文档保护。在对话框中，指定一个密码以开始保护。
任何时候假如您要停止保护文档，请在“工具”菜单上，单击“取消文档保护”，然后输入您密码。
注意 为您方便起见，您能够经过单击任务窗格底部“限制权限”（在“请参阅”下）指定能够访问您文档人员，此操作将打开 IRM“权限”对话框。
b) 限制文档中格式设置

将格式设置限制到您同意那些样式。在“保护文档”任务窗格中，在“格式设置限制”下，选中“限制对选定样式设置格式”复选框，然后单击“设置”。
当您限制文档格式设置时，其它用户仅能使用您同意她们使用那些样式来设置文本格式。实际上，当这种限制生效时，大多数格式设置工具（如“格式”工具栏上工具）全部可用，而且“样式和格式”任务窗格中将仅显示您已经同意样式。这意味着没有些人能够破坏您设置编号列表或带项目符号列表。
在“格式设置限制”对话框中，能够选择要许可其它用户使用样式。通常，“推荐样式”选项是最好选择，这是因为它许可其它用户更改一些更常见样式，不过限制对更复杂样式更改。
注意 当您应用格式设置限制时，对于全部能够对您文档进行更改用户，这些限制全部有效。
c)限制文档一些特定部分

1、选择要许可编辑限制类型，如“批注”。
2、指定许可其处理文档组或个人。
3、文档区域将依据被许可对其进行编辑用户进行颜色标识。
d)应用密码
假如想让其它用户知晓并输入密码方便关闭文档保护，能够设置一个密码。
在“保护文档”任务窗格中指定了要使用限制类型后，请单击“是，开启强制保护”。在显示对话框中，能够应用一个密码，以使收到您文档用户必需输入您所创建密码才能取消对文档保护。
使用密码有利于在和同事协作时保护文档格式和内容。当您和一组可靠同事共同处理文档时，使用“保护文档”功效是理想选择。不过，该密码不是加密，不能保护文档免受恶意干扰损害。
四．文档打印
当文档编辑，排版完成以后，就能够打印输出了，不过，为了节省纸张，Word提供了打印预览功效，使我们在打印前先查看一下排版是否理想。假如满意，则打印，不然可继续修改排版。
文档预览窗口中有一预览工具栏。工具栏中“显示百分比”是最常见。
打印若干页：
1、单击“文件”菜单上“打印”命令。
2、在“页码范围”框中指定要打印部分文档。 （假如单击“页码范围”选项，则应该键入页码或页码范围，或同时键入页码和页码范围。）
只打印奇数页或偶数页：
1、单击“文件”菜单上“打印”命令。
2、单击“打印”框中“奇数页”或“偶数页”。
第4讲Word表格制作
第一节 创建表格
一．绘制表格及输入内容
在我们创建表格或编辑表格时候，最好把“表格和边框”工具栏调出来.
调表格边框工具栏方法：“视图”——“工具栏”——“表格边框”
绘制表格三种方法：
方法1.打开“表格”菜单，依次选择“插入”/“表格”命令
方法2.单击“常见”工具栏上“表格”按钮（简单表格）
方法3.“表格和边框”工具栏上，选择“铅笔”工具。
当表格创建完成后，在表格中输入文本：
方法1.用鼠标单击
方法2.用方向键
方法3.Tab键
二．选定表格内容
表格创建后，通常要对它进行修改。比如，修改表格行高和列宽，插入和删除行列等。为了对表格进行修改，首先应选定被修改表格部分。
选定表格方法：
选定一个单元格（单击单元格左边框）
选定多个单元格（拖动鼠标）
选定一列（列上方，单击）
选定一行（行左侧，单击）
选定整个表格（“表格”—“选定”—“表格”）
第二节 表格编辑
一．插入行（列）和删除行（列）
在已经有表格中，有时需要增加部分空行或空列，也可能删除某行或某列。
插入行：方法1.a.定位插入点到某行中b.“表格”——“插入”——“行”
方法2.a.选中“行”b.单击右键，从快捷菜单中选择“插入行”
注意:假如插入多行：能够先选中多行。
列和行插入相同。
删除行或列:
选中要删除行或列，方法1：单击“表格”菜单中“删除行”或“删除列”
方法2：“右键菜单中“删除行”或删除列“
二．修改列宽和行高
方法1.将鼠标移动到边框线上，当指针变成双垂直细线时，拖动鼠标指针。
方法2.设置正确行高
I. 将插入点移到要改变行高行中
II. 选择“表格”—“表格属性”—“行”选项卡 （或右键菜单中“表格属性”）
附加：平均分布各行，各列
选中要操作行或列
单击工具栏上“平均分布”按钮 （或右键菜单中“平均分布各行”或“平均分布各列）”
三．合并单元格和拆分单元格
在简单表格基础上，经过对单元格合并和拆分能够组成比较复杂表格.
1)合并单元格： 将多个相邻单元格变为一个大单元格
I. 选中要合并单元格
II. 选择“表格”—“ 合并单元格”命令 （或 右键菜单中“合并单元格” 或 “格式”工具栏上，合并单元格按钮）
2)拆分单元格：将一个单元格拆分为若干个小单元格
I. 选中要拆分单元格
II. 选择“表格”——“拆分单元格”命令
III. 在出现“拆分单元格”对话框中，输入要拆分行和列数
3)表格拆分
假如要拆分一个表格,那么,先将插入点置于要拆分那一行任意单元格中,然后单击”表格”菜单中”拆分表格”命令,这么就在插入点所在行上方插入一空白段,把表格分开.
假如要合并单元格,那么只要删除两表格之间换行符即可.
四．改变单元格中对齐方法
表格中文字一样能够用文档文本排版方法进行设置:设置字体、字号、字形、颜色等。.数据在单元格中，存在9种对齐方法.文字对齐方法有水平对齐和垂直对齐两种，而水平对齐可利用“格式”工具栏上“对齐”按钮，垂直和水平对齐可利用“表格和边框”工具栏上“对齐”按钮。
五．改变表格边框和底纹
为了使表格美观漂亮，能够为表格添加边框和底纹。
“格式”——“边框和底纹”。给表格添加边框，其中四边能够不一样。
六．在单元格中加入斜线
方法1.用铅笔工具画斜线
方法2.选择“表格”—“绘制斜线表头”
第三节 修饰表格
一． 自动格式化表格
当表格建立完成后,能够利用”表格”菜单中”表格自动套用格式”命令对表格进行排版。这命令预设了很多表格格式、字体、边框、底纹、颜色供用户选择，使得对表格排版变得轻松、轻易。
二．表间计算
Word 中表格有比较简单计算功效。
移动插入点到指定位置，“表格和边框”工具栏上“自动求和”按钮
参考注意：先列后行。
三．标题行反复及表格和文本交换
（1）标题行反复
当一张表格超出一页时，通常期望在第二页续表中也包含第一页表头（即表格标题行）。Word提供了反复标题功效。“表格”——“标题行反复”命令来设置。
（2）表格和文本交换
作业：1、制作一份个人简历，要求表格型
2、 商品名称
规格
单位
数量
单价
金额
百
十
万
千
百
十
元
角
分
累计金额（小写）
总计金额（大写）
佰 拾 万 仟 佰 拾 元 角 分
第5讲图文混排
第一节 插入艺术字
一．创建艺术字
单击“绘画”工具栏上“插入艺术字”按钮或“插入”——“图片”—“艺术字”
步骤以下：
1．选择一个艺术字样式
2．录入艺术字，编辑字体，字型，字号
二．编辑艺术字
经过“艺术字”工具栏，设置艺术字效果，编辑和修饰艺术字。
艺术字围绕方法，艺术字边框和填充。艺术字形状，艺术字旋转，艺术字竖排，艺术字对齐方法，阴影效果，三维效果。
第二节 插入图片
一. 插入剪贴画或图片。
步骤以下：
方法1.“插入”—“图片”—“来自文件或剪贴画”
方法2.“绘图”工具栏上“剪贴画”按钮
1）改变图片大小和移动图片位置，文字围绕，图片复制和删除。
2）图片格式设置：使用图片工具栏或右键“图片格式”（“视图”—“工具栏”—“图片”）
图片效果：亮度，对比度，水印，黑白，灰度效果。
图片裁剪，图片添加边框和底纹。
（二）添加图形并将它们放在需要位置
1）图形基础：图片和图形对象
“图片”子菜单
选择图形第一步操作很简单：在“插入”菜单中，单击“图片”。但后面操作开始变得有些复杂。“来自文件”含义是什么？“剪贴画”和“新绘图”之间区分是什么？本课将揭开此菜单神秘面纱。首先讲述 Word 能够提供两个关键图像种类：图片和绘图对象，然后具体介绍每种类型特定内容。
2）相关图片和图形

1、该子菜单上前三个命令用于图片，和文档内容无关。
2、靠下五个命令用于绘制对象，这些对象能够在 Word 中生成。
有两种基础类型图形可用来增强文档。
“图片”是在其它地方创建以后导入到文档中图形。比如，可使用扫描仪或数码相机创建图像或获取一些电子剪贴画。这些命令在“图片”子菜单最前面。
“图形对象”（在本课中有时简称为图形）是您在 Word 中创建图形，和其相正确是在她地方创建以后导入到文档中图形。前者示例有：自选图形、使用“新图形”命令从头创建图形、图示、曲线、直线和其它形状。
选择插入图形类型只受您目标和喜好限制。
一些类型图形（如剪贴画）有二维或绘制效果，在作为徽标、边框或强调使