专业版业务系统操作必备手册模板.doc

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系统资料设置基础资料是kis专业版V11系统运行基础，kis专业版V11系统基础资料全局共享，关键包含科目、物料、客商、职员、仓库、部门和部分辅助资料。1.2.1科目操作路径：【基础设置】-【会计科目】，单击【文件】菜单下【从模板中引入科目】引入为标准科目，实施时依据具体情况进行明细及辅助核实项目标设置1.2.2部门部门能够和会计科目相关联作为一个辅助核实项目进行核实和费用归集，同时也是采购系统、销售系统、仓存系统和存货核实中多种单据组成部分。操作路径：【基础设置】-【核实项目】-【部门】部门属性：是否参与后面生产计算进行排产安排，成本核实类型：设置负担何种费用1.2.3职员能够和会计科目想连参与财务处理，是人力资源、工资系统中最关键最基础基础资料，同时也是采购系统、销售系统、仓存系统和存货核实系统中多种单据组成部分。操作路径：【基础设置设置】-【核实项目】-【职员】使用工资模块用户，在增加职员时，职员类别，职员部门和开户银行及账号必需输入1.2.4供给商供给商是KIS专业版V11系统一个关键基础资料，跟采购系统、仓存系统、和应收应付系统全部有紧密联络操作路径：【基础设置】-【核实项目】-【供给商】1.2.5用户用户跟供给商一样跟其它模块有着紧密联络。操作路径：【基础设置】-【核实项目】-【用户】1.2.6仓库仓库是仓存系统关键基础资料，关键用于成本核实及产成品、半成品存放于核实，同时上生产系统时参与MRP运算。操作路径：【基础设置】-【核实项目】-【仓库】依据企业实际需要，仓库可进行多级设置，增加方法和会计科目标增加方法类似，各级次之间也是经过“.”来区分1.2.7物料物料是仓存系统核实对象，它设置关系到收货、发货和物料成本结算，要慎重设定，同时也是制造系统计算基础，物料编码是其唯一标识，设计时需慎重考虑，此基础资料在KIS专业版V11系统中十分关键。操作路径：【基础设置】-【核实项目】-【物料】这个标签页资料全部是物料部分基础信息，保留了使用物料资料各个系统全部会使用到部分信息。物料属性，是物料基础性质和产生状态。用户需要从系统设定七种属性中选择，包含外购、组装件、自制。1.3 系统初始化当企业各项资料设置完成后，需要将物料期初数据准备好并录入系统，期初数据包含动态数据和静态数据，动态数据是指到现在为止企业运作经营数据，如本期发生额等，静态数据是指以前结存数据，如上年累计发生数等。操作路径：【基础设置】-【初始化】-【存货初始数据】，单击进入存货初始数据录入窗口：单击【原料仓】，系统显示了在“物料属性”设置中默认仓库为“原料仓”全部存货项目，能够单击【新增】按钮进行新增，实施过程中也能够进行导入。1.3.1初始化前单据处理初始化数据除了期初数量、金额以外，还包含部分初始化之前未收到采购发票暂估入库单、未核销出库单（即未开销售发票销售出库单）等，录入这些单据目标是当系统启用后能和实际业务一致，并在收到采购发票或开出销售发票时进行后续业务处理。操作路径：【基础设置】-【初始化】-【暂估入库单/未核销出库单】初始化数据录入除了期初数量、金额以外，还包含部分初始化之前暂估入库单、未核销销售出库单也要录入到系统中，此项目标是当系统启用后能和实际中一致。1.4 启用业务系统结束初始化是进行日常业务操作前提，即使在未结束初始化状态下，也能够录入单据， 不过不能进行审核等操作。结束初始化才表示各个系统开始正式启用，启用系统是初始化最终一步，一旦启用仓存系统，初始化部分参数和数据将不得修改，所以在启用前要慎重，最好备份一个帐套。操作路径：【基础设置】【初始化】【启用业务系统】1、业务系统开启需要用管理员身份； 2、供给链结束初始化前提：录入启用期前单据全部必需审核且单据单价和金额要大于0，启用序列号管理物料必需录入序列号；3、开启业务系统后，初始数据和核实参数将不许可修改，若要修改数据需要反初始化处理。二、采购管理采购管理系统，是经过电子单据将采购申请、采购订货、仓库收料、采购退货、购货发票处理等功效综合利用管理系统，对采购物流全过程和采购过程中形成应付账款处理，进行有效控制和跟踪，完善企业物资供给信息管理。2.1 采购业务步骤2.2 采购业务单据录入采购业务单据关键包含：采购申请单、外购入库单、采购发票。2.2.1 采购订单录入操作路径：【采购管理】【采购申请】【采购申请单-新增】，依此路径进入采购申请单录入界面：录入完成单击【保留】，【并审核】2.2.2 外购入库录入A. 直接新增录入外购入库单 操作路径：单击【采购管理】【采购入库】，图：B. 经过采购订单直接关联生产外购入库单操作路径：单击菜单栏【关联】菜单，选择【生成采购入库单（蓝单）】，图：C. 经过选单关联外购申请单生成外购入库单操作路径：单击【采购管理】【采购入库】【采购申请单-新增】，依此路径进入采购入库单录入界面，表头“选单类型”处选择“采购订单”，再在“选单号”处按F7调出收料通知单序时簿界面，将对应采购订单选中【双击】，此时收料通知单信息便回填到外购入库单相关字段，手工录入日期、员工等其它信息后，保留、审核单据： D. 经过选单关联采购发票生成外购入库单操作路径：单击【采购管理】【采购入库】【采购申请单-新增】，依此路径进入采购入库单录入界面，进入外购入库单编辑界面，表头“选单类型”处选择“采购发票”，再在“选单号”处按F7调出收料通知单序时簿界面，将对应采购发票选中【双击】，此时收料通知单信息便回填到外购入库单相关字段，手工录入日期、员工等其它信息后，保留、审核单据：2.2.3 采购发票录入A经过手工录入方法生成采购发票操作路径：单击【采购管理】【采购发票】【采购发票-新增】，依此路径进入采购发票录入界面：B经过采购入库单下推生成采购发票 操作路径：外购入库单界面，单击菜单栏【单据下推】菜单，选择【生成采购专用发票/采购一般发票】，图：C经过关联采购订单/采购入库单生成采购发票操作路径：单击【采购管理】【采购发票】【采购发票-新增】，依此路径进入采购发票录入界面，进入采购发票编辑界面，表头“选单类型”处选择“采购订单”或“采购入库单”，再在“选单号”处按F7调出采购订单或采购入库单序时簿界面，将对应采购订单或采购入库单选中【双击】，此时采购订单或采购入库单信息便会填到采购发票相关字段，手工录入日期、员工等其它信息后，保留、审核、勾稽单据：2.3 采购发票勾稽2.3.1 采购发票勾稽操作路径：点击【采购管理】【采购发票序时簿】，进入采购发票序时簿界面，点击【操作】菜单下【钩稽】系统会调出钩稽界面，上半部分为采购发票，下半部分为外购入库单，以下图所表示点击【钩稽】按钮，将外购入库单、采购发票进行钩稽，系统提醒钩稽成功。2.3.2进行外购入库核实操作路径：点击【存货核实】【外购入库核实】，系统调出采购发票界面，选择需要核实发票，点击“核实”按钮，以下图所表示核实作用在于将该笔采购业务最终经过采购发票上实际金额来确定物料入库成本，在该外购入库核实界面上【查看】菜单下“对应入库单”中能够查看到该笔采购业务中物料入库成本2.4 采购业务账务处理采购业务分为：当月到票、当月未到票2.4.1 当月到票账务处理首先要进行凭证模板设置。操作路径：点击【存货核实】【业务凭证模板】，进入凭证模板编辑界面，选择“采购入库单（单据直接生成凭证）”和“采购发票（采购发票直接生成凭证）”事务类型，点击【新增】按钮，新增一个凭证模板，图：新增凭证模板完成后，需要设置为默认模板，生成凭证时直接取该模板，若此处不进行设置，则在生成凭证时需手工制订，不然就是取系统自带模板。凭证模板设置完成后，点击【存货核实】【业务生成凭证】，进入凭证生成界面，选择“采购入库单（单据直接生成凭证）”事务类型，点击【重设】按钮，将需要生成凭证采购入库单过滤出来，以下图所表示。勾上【选择标志】点击【生成凭证】按钮，系统会自动生成一张外购入库凭证，以下保留生成凭证后，再选择“采购发票（采购发票直接生成凭证）”事务类型，点击【重设】按钮，将需要生成凭证采购发票过滤出来，勾上【选择标志】点击【生成凭证】按钮，系统会自动生成一张外购入库凭证，以下2.4.2 当月未到票业务处理暂估业务原材料暂估入账后，怎样进行后续处理？系统提供两种暂估凭证冲回处理方法：月初一次冲回和单到冲回A.月初一次冲回材料入库时直接做外购入库单，期末发票未抵达，做暂估入账，然后期末结账，系统在期末结账后，会自动按依据上期生成暂估凭证，对应生成暂估冲回红字凭证。若在当期发票仍未到，则应继续生成暂估凭证，下期继续自动冲回。在此种方法下，当暂估存货发票长久未收到时，会数次生成暂估和暂估冲回凭证。直到收到发票时才确定应付账款和材料实际入库成本。具体做法为：在系统中录入采购发票，将此发票和对应外购入库单钩稽，进行外购入库核实，以后重新根据采购发票金额生成外购入库凭证。具体步骤以下所表示操作路径：点击【存货核实】【业务凭证模板】，进入凭证模板编辑界面，选择“采购入库单（单据直接生成凭证）”事务类型，点击【新增】按钮，新增一个凭证模板，图：生成凭证：点击【存货核实】【业务生成凭证】，进入凭证生成界面，选择“采购入库单（单据直接生成凭证）”事务类型，点击【重设】按钮，将钩稽期间为本期外购入库单过滤出来，点击【生成凭证】按钮，选择对应凭证模板，以下图所表示；系统会根据以上模板生成一张外购入库凭证B.单到冲回材料入库时和前操作相同，做暂估入库，期末结账后系统不予自动冲回，直到收到供给商采购发票时，才对暂估外购入库单进行操作，具体做法为：在系统中录入采购发票，和之前暂估外购入库单钩稽，进行外购入库核实，生成暂估冲回凭证，然后再做外购入库凭证。具体步骤以下所表示2.4.3 凭证查询A经过账务处理查询业务系统生成凭证 操作路径：【账务处理】【凭证管理】，弹出过滤界面，选择一定过滤条件，图 若系统参数中设置了，不许可删除、修改业务凭证，此处只能查询凭证，不能够做删除、修改等操作，业务系统生成凭证只能经过业务系统序时簿修改、删除。B经过业务凭证序时簿查询凭证 操作路径：【存货核实】【业务凭证序时簿】，弹出过滤界面，选择一定过滤条件，图2.5 退货业务企业采购业务中，若发觉采购物料有质量问题、和订单不符等情况，需要将货物退还给供给商，要求供给商退款或进行换货处理。 功效介绍 退货业务基础步骤：红字外购入库单红字采购发票2.5.1 退货业务步骤2.5.2 红字外购入库单录入A.直接新增红字外购入库单操作路径：点击【采购管理】【外购入库单- 新增】，进入外购入库单新增界面，点击工具栏中【红字】按钮，新增一张红字外购入库单，手工录入日期、保管等信息，然后保留并审核单据，以下图所表示：B经过关联采购订单、外购入库单、采购发票生成红字外购入库单操作路径：单击【采购管理】【采购入库单- 新增】进入采购入库单新增界面，表头“选单类型”处选择“收采购订单、外购入库单、采购发票”，再在“选单号”处按F7 调出采购订单、外购入库单、采购发票序时簿界面，将对应单据选中双击，相关信息会自动携带到退料通知单上，再录入日期、等信息，然后保留并审核单据，以下图所表示： 2.5.3 红字采购发票录入A. 直接新增红字采购发票操作路径：点击【采购管理】【采购发票- 新增】，进入采购发票新增界面，点击工具栏中【红字】按钮，新增一张红字采购发票，手工录入日期、保管等信息，然后保留并审核单据，以下图所表示：B经过关联采购订单、采购入库单生成红字外购入库单操作路径：单击【采购管理】【采购发票- 新增】进入采购发票新增界面，表头“选单类型”处选择“采购订单或采购入库或采购发票”，再在“选单号”处按F7 调出采购订单、采购入库单、采购发票序时簿界面，将对应单据选中双击，相关信息会自动携带到红字采购发票上，再录入日期、等信息，然后保留并审核单据，以下图所表示：2.5.4 红字发票和红字入库单勾稽核实将红字外购入库单和红字采购发票钩稽，点击已审核红字采购发票上【钩稽】按钮，提醒勾稽成功后进行外购入库核实：具体做法和采购标准步骤核实一样，点击【存货核实】【入库核实】【外购入库核实】，系统调出采购发票界面，选择需要核实发票，点击【核实】按钮，核实完成后，发票金额会反写对应外购入库单“单价”和“金额”字段，即入库单位成本2.5.5 红字业务账务处理点击【存货核实】【业务生成凭证】，进入凭证生成界面，选择“采购入库单（单据直接生成凭证）”和“采购发票（采购发票直接生成凭证）”事务类型，点击【重设】按钮，将本期红字采购发票过滤出来，“点击“生成凭证”按钮，选择对应凭证模板，系统会根据以上模板生成一张红字外购入库凭证。三、销售管理销售业务是每个企业全部有日常业务步骤，关键有赊销、现销、分期收款、委托代销等销售方法，进行产成品和原材料销售，这其中包含到和供给商签署订单，采购原物料入库、应付账款确实定等等。3.1 销售业务步骤3.2 销售业务单据录入销售业务单据：销售订单、销售出库单、销售发票3.2.1 销售订单录入操作路径：单击【销售管理】【销售订单-新增】，依此路径进入销售申请单录入界面，可手工直接录入销售订单也能够关联销售报价单生成销售订单，再录入日期、等信息，然后保留并审核单据，以下图所表示：3.2.2 销售出库单录入操作路径：单击【销售管理】【销售出库】【销售出库-新增】，依此路径进入销售出库录入界面，可手工直接录入销售出库也能够关联“销售订单”、“销售发票”、“产品入库”、“采购入库”生成销售订单，再录入日期、等信息，然后保留并审核单据，以下图所表示：3.2.3 销售发票录入操作路径：单击【销售管理】【销售发票】【销售发票-新增】，依此路径进入销售发票录入界面，可手工直接录入销售发票也能够关联“销售订单”、“销售出库”、生成销售发票，再录入日期、等信息，然后保留并审核单据，以下图所表示：3.3 销售发票勾稽、核实3.3.1 销售发票勾稽操作路径：点击【销售管理】【销售发票序时簿】，进入销售发票序时簿界面，点击【操作】菜单下【钩稽】系统会调出钩稽界面，上半部分为销售发票，下半部分为销售出库单，以下图所表示点击【钩稽】按钮，将销售出库单、销售发票进行钩稽，系统提醒钩稽成功。3.3.2销售出库核实操作路径：点击【存货核实】【存货出库核实】，系统调出存货核实向导，以下图所表示单击【下一步】1、结转本期全部物料是计算本期已审核未记账全部发生业务外购类物料出库单成本；2、结转指定物料类下全部物料成本是计算本期已审核未记账发生业务某一类外购类物料出库单成本；3、结转指定物料代码段是指结转本期已审核未记账发生业务指定代码段范围外购类物料出库单成本；4、结转指定物料是针对本期已审核未记账部分物料出库单进行成本计算。单击【下一步】单击【下一步】核实完成后，能够点击查看汇报，查看当期物料成本核实情况3.4 销售业务账务处理3.4.1 确定收入凭证生成 首先要进行凭证模板设置。操作路径：点击【存货核实】【业务凭证模板】，进入凭证模板编辑界面，选择“销售收入赊销”事务类型，点击【新增】按钮，新增一个凭证模板，图：新增凭证模板完成后，需要设置为默认模板，生成凭证时直接取该模板，若此处不进行设置，则在生成凭证时需手工制订，不然就是取系统自带模板。凭证模板设置完成后，点击【存货核实】【业务生成凭证】，进入凭证生成界面，选择“销售收入赊销”事务类型，点击【重设】按钮，将需要生成凭证销售发票过滤出来，以下图所表示。勾上【选择标志】点击【生成凭证】按钮，系统会自动生成一张销售出库凭证，以下单击【保留】后推出3.4.2 结转销售成本首先要进行凭证模板设置。操作路径：点击【存货核实】【业务凭证模板】，进入凭证模板编辑界面，选择“销售出库赊销”事务类型，点击【新增】按钮，新增一个凭证模板，图：新增凭证模板完成后，需要设置为默认模板，生成凭证时直接取该模板，若此处不进行设置，则在生成凭证时需手工制订，不然就是取系统自带模板。凭证模板设置完成后，点击【存货核实】【业务生成凭证】，进入凭证生成界面，选择“销售出库赊销”事务类型，点击【重设】按钮，将需要生成凭证销售出库单过滤出来，以下图所表示。勾上【选择标志】点击【生成凭证】按钮，系统会自动生成一张销售出库凭证，以下单击【保留】后推出3.4.3 凭证查询A经过账务处理查询业务系统生成凭证 操作路径：【账务处理】【凭证管理】，弹出过滤界面，选择一定过滤条件，图 注意：若系统参数中设置了，不许可删除、修改业务凭证，此处只能查询凭证，不能够做删除、修改等操作，业务系统生成凭证只能经过业务系统序时簿修改、删除。B经过业务凭证序时簿查询凭证 操作路径：【存货核实】【业务凭证序时簿】，弹出过滤界面，选择一定过滤条件，图3.5 销售退回业务3.5.1 销售退回业务步骤3.5.2 红字销售出库单录入A.直接新增红字销售出库单操作路径：点击【销售管理】【销售出库单- 新增】，进入销售出库单新增界面，点击工具栏中【红字】按钮，新增一张红字销售出库单，手工录入日期、保管等信息，然后保留并审核单据，以下图所表示：B经过关联销售发票、销售订单、销售出库、产品入库、采购入库生成红字销售出库单操作路径：单击【销售管理】【销售出库单- 新增】进入销售出库单新增界面，表头“选单类型”处选择“销售发票、销售订单、销售出库、产品入库、采购入库”，再在“选单号”处按F7 调出销售发票、销售订单、销售出库、产品入库、采购入库序时簿界面，将对应单据选中双击，相关信息会自动携带到销售出库单（红字）上，再录入日期、等信息，然后保留并审核单据，以下图所表示：3.5.3 红字销售发票录入A. 直接新增红字销售发票操作路径：点击【销售管理】【销售发票- 新增】，进入采购发票新增界面，点击工具栏中【红字】按钮，新增一张红字销售发票，手工录入日期、保管等信息，然后保留并审核单据，以下图所表示：B经过关联销售订单、销售发票、销售出库生成红字销售发票操作路径：单击【销售管理】【销售发票- 新增】进入销售发票新增界面，单击红字，在表头“选单类型”处选择“销售订单、销售发票、销售出库”，再在“选单号”处按F7 调出销售订单、销售发票、销售出库序时簿界面，将对应单据选中双击，相关信息会自动携带到红字销售发票上，再录入日期、等信息，然后保留并审核单据，以下图所表示：3.5.4 红字发票和红字出库单勾稽核实将红字销售出库单和红字销售发票钩稽，点击已审核红字销售发票上【钩稽】按钮，提醒勾稽成功后进行销售出库核实：具体做法和销售标准步骤核实一样，点击【存货核实】【外购入库核实】，系统调出采购发票界面，选择需要核实发票，点击【核实】按钮，核实完成后，发票金额会反写对应外购入库单“单价”和“金额”字段，即入库单位成本3.5.5 红字业务账务处理操作路径：点击【存货核实】【业务生成凭证】，进入凭证生成界面，选择“销售出库单（单据直接生成凭证）”和“销售发票（采购发票直接生成凭证）”事务类型，点击【重设】按钮，将本期红字销售发票过滤出来，“点击“生成凭证”按钮，选择对应凭证模板，系统会根据以上模板生成一张红字销售出库凭证。四、仓存管理4.1自制入库4.1.1自制入库步骤产品入库单录入审核后，需要手工录入或引入成本，假如有成本管理模块，也能够经过成本管理系统“成本计算”得到。4.1.2自制入库单录入操作路径：点击【仓存管理】【产品入库-新增】，进入产品入库单编辑界面，录入交货单位、日期、物料代码、收货仓库等信息，保留并审核单据4.1.3自制入库核实操作路径：【存货核实】【自制入库核实】，录入产品成本，点击【核实】按钮4.1.4自制入库凭证处理本操作手册未包含到“生产管理”模块操作及使用，自制入库凭证只需要在“财务处理”模块中手工录入凭证，图4.2生产领料操作路径：点击【仓存管理】【生产领料-新增】录入领料部门、日期、物料、数量等单击保留、审核，图4.3盘点操作路径：点击【仓存管理】【盘点】图单击【新增】，新增盘点方案单击【下一步】单击【完成】，图单击【盘点】提醒：盘点数量列是实地盘存后数量，依据实地盘存数量填列单击【编辑】生成物料盘点汇报单，图单击【盘亏】生成盘库单提醒：盘亏单据查询，【仓储管理】【出库单据序时簿】单击【确定】五、存货核实存货核实模块提供入库核实功效，关键用来核实多种类型存货入库实际成本，不一样类型入库其核实特点不一样，如外购入库成本需依据相钩稽采购发票和应计入成本采购费用来确定等。本模块依据单据类型将入库核实分为外购入库核实、估价入库核实、自制入库核实、其它入库核实和组装核实五种（注：本手册未包含其它入库核实及组装核实）。期末会计需要对本期全部入库业务进行成本核实，确定入库成本。5.1入库业务5.1.1外购入库核实具体操作步骤请参考本操作手册第二章“采购管理”，本手册此处只做注意事项提醒：1、外购入库核实，关键针对企业对外采购并已收到发票入库材料进行核实。它核实以采购发票上不含税金额和对应入库单中数量为准，确保核实正确性。所以在外购入库核实中显示是采购发票，没有发票入库单是暂估入库，不属于外购入库核实范围。2、核实成功是正确生成外购入库凭证前提，因为只有经过核实才能确保外购入库单成本正确性。 3、在外购入库核实界面过滤出来发票条件是已钩稽、未记账，且钩稽期间在本期。5.1.2估价入库核实操作路径：选择【存货核实】【估价入库核实】弹出“条件过滤”对话框，选择“全部”，单击【确定】，进入“暂估入库核实”窗口，窗口中显示出全部本期已审核、未钩稽红蓝字外购入库单，图:双击入库单据打开直接输入单价或金额。图:1、存货估价入账是针对本期发票未到外购入库单进行估价。 2、暂估核实方法：一个是手工在单据上录入，另一个方法是在“无单价单据序时簿”中进行单价更新。5.1.3自制入库核实具体操作步骤请参考本操作手册第四章“仓存管理”5.2出库业务具体操作步骤请参考本操作手册第三章“销售管理销售出库核实”提醒：企业内部“生产领料”业务成本也在【存货核实】【存货出库核实】