OA协同办公设计专项方案书.doc

格力空调(OA)自动化办公系统设计方案书 设计单位: 福州掌讯网络科技 设计日期: 1月 目 录一序言31.1 系统描述31.2 需求概述41.3 系统特点41.4 系统要达成效果41.5 系统建设标准5二系统功效72.1关键功效模块结构图72.2功效简述7一序言1.1 系统描述格力企业协同办公管理系统基于领先WEB技术开发而成。除了含有传统OA邮件、工作流、文档等功效外，愈加重视了工作任务分解、协同和监督；信息积累、沉淀和分享，多条件综合查询更为特色，从而有效为企业构筑协同工作平台。 现在大部分OA系统是以办公事务计算机自动化管理为基础，基础内容包含文件处理、事务处理、文字处理、档案处理、日程处理、邮件收发、收文发文、文件转流、车辆管理等，实现了日常工作方方面面管理。但一个很好OA系统远没有这么简单，必需融入管理思想，引进切实可行管理技术，让OA系统服务于管理。管理是企业或单位发展推进力，也因管理而产生了办公事务，所以OA系统一定要架构于管理基础之上，才能确保OA系统有效性和实用性，部分企业企业或单位上了OA系统后反而办公工作更多了，关键原因是OA和管理定位问题，本末倒置缘故。 一个良好OA系统，应该以计划为关键、以控制为手段，实现“以人为本”、“动态控制”、“透明延伸”办公管理思想。一切办公活动过程归根到底是由“人经过工作”来完成，所以，工作管理是OA系统基础组成单元，工作管理问题处理深度也决定了OA系统应用水平，工作管理成败决定了OA系统是否能促进管理、辅助管理。一个表现“以人为本”设计思想OA系统，应该建立在个人工作管理、组织工作管理和项目工作管理三维立体系统体系之中。n 1.1.1系统要实现亮点 ：l 项目栏灵活创建，实现文档和项目归档一体化，使信息和经验有序地沉淀。l 强大而细致多元化综合查询，提供多个图形统计图，直观展示查询信息l 经过短信、邮件、公告、消息等信息平台将沟通成本降到最低，建立快速反应机制。l 事务流转自动化，审批电子化，提升工作效率。l 任务提议、协同和确定，发明协同工作气氛。l 全文检索引擎，方便搜索信息和资料。1.2 需求概述格力企业协同办公管理系统意在全省企业范围内实现办公管理现代化、信息资源化、传输网络化和管理科学化，充足发挥单位通信优势，建成高质量、高效率信息服务系统，为企业领导和单位办公提供服务。 本办公自动化系统关键内容应该包含：公文管理(收文、发文)、上报管理、档案管理、综合查询、信息管理、系统管理等模块。1.3 系统特点l 完全基于浏览器界面，用户端只需安装IE浏览器，操作简单、方便，只要懂上网便能很快学会使用该软件。l 基于B/S结构，用户端零管理，避免了C/S系统维护烦琐，降低维护成本。 l 细分权限管理，可满足用户不一样权限管理要求。l 灵活配置，可方便自定义工作表单、步骤和步骤。l 系统将身份认证、权限分配认证有机结合起来，确保系统运行安全性。l 良好系统开放性和可扩展性，为企业或单位轻松架构Internet应用。1.4 系统要达成效果1实现扁平管理 加紧信息沟通 企业决议层能够直接取得每个区域经销商工作情况和对各个活动关键细节实时关注，从而完全摆脱了行政层级带来信息闭塞和沟通不畅，真正实现扁平化管理。2实现目标管理 加强实施力度 每个经销商组员全部有明确活动任务目标，每个活动任务全部有明确实施时间节点，对于每个活动任务全部能够进行明确有效地考评，完全消除了活动任务无人去做或拖延活动情况，真正实现目标管理。3实现分层管理 减轻领导负担 实现了两个分层：具体工作实现了分层管理，领导不需要跨级干涉下级具体工作就能够完成整个活动项目标控制、监督和考评；文档实现了分层管理，项目文档中蕴涵信息能够很轻易地为组织组员取得、传输和继承。3降低信息成本 提升工作效率 该系统使信息取得时间成本降至几乎为零，同时也无须再为取得信息做任何额外工作，从而使组员有更多时间和精力专注于有效工作，大大提升其工作效率。4加速信息沉淀 降低替换成本 组织组员全部有其工作任务和各自信息，该系统能够将其最大程度保留，当发生人员更替时，新组员能够经过系统在最短时间内完成任务交接和信息继承，从而大大降低了所以产生工作停滞甚至失误风险。1.5 系统建设标准办公自动化系统是企业或单位信息系统关键组成部分，办公信息在管理信息系统中占相当大比重，办公信息有效管理、控制和使用，能大大地提升办公效率，处理企业现在存在办公效率低情况。办公信息和业务信息之间是相互关联不可分割，二者有机结合能充足发挥出各方面信息价值，有效地为各项业务及决议服务，使管理信息系统应用效果得到充足发挥。办公自动化发展经过以下多个发展阶段：最初是优异办公设备（如传真机、打字机、复印机等）使用，解放办公人员手工劳动。随即计算机进入办公室使办公自动化技术得到快速提升，计算机自动排版、电子表格技术等降低了工作人员大量排版和数字核实工作。计算机网络技术发展给计算机在各方面应用带来了无限生机，一样也为办公自动化带来了新概念，大家能够经过网络、电子邮件和其它人员进行信息交换、协同工作，这是由个人办公到协同工作质飞跃。Internet技术迅猛发展使大家能够在世界任意地方进行交流、协作，根本改变了大家对办公自动化认识。现在，办公自动化技术内涵及外延全部发生了根当地改变，在企业信息系统中多种综合技术引用使办公人员能够综合处理业务和办公信息，依据业务分析形成公文文档和汇报或依据办公步骤中公文信息形成或修改业务系统信息。所以，在企业信息系统建设过程中，要改变以往以业务数据为主管理信息系统(MIS)观念及陈旧办公自动化概念，应用优异网络计算技术，群件及工作流技术，结构一个在企业信息系统中不可或缺高效办公自动化系统。二系统功效2.1关键功效模块结构图格力企业协同办公OA系统公文管理综合查询档案管理用户桌面信息管理系统管理上报管理联络人管理个人设置2.2功效简述l 用户桌面（关键放置部分日常使用功效）n 我邮件：最新收到邮件列表n 我文档：最新归档项目文档n 发文代办：待我审批项目文档n 收文代办：还未阅读项目文档l 联络人管理n 企业内部联络人：系统组员列表中取得n 企业外部联络人：等同于企业用户联络人n 自定义联络人：管理私人联络人l 公文管理n 发文管理：发文管理用于处理各级区域发文，实现拟稿、审核、核稿、签发和成文及分发、归档过程。可对整个文件流转过程进行跟踪。并能够依据选定模版实现自动排版。n 收文管理：实现对上级来文处理功效，包含上级电子文件处理。完成上级来文审阅和办理，实现基础步骤：来文登记、拟办、指示、领导批阅、归档、查询等。支持动态步骤，支持中途调整步骤。经过接口自动接收下级单位上报公文，并自动填写收文登记单，可对整个文件流转过程进行跟踪，实现和档案系统接口。l 上报管理各地市经销商依据自己上报机制，选择所需上报文件，填写完成后由系统提交上报到总部审核处批阅。l 综合查询有权限人员可依据不一样筛选条件，对各地市、各经销商、各员工进行多功效（各类图形展示）查询和比较。l 档案管理档案管理实现公文流转结束后电子文件归档和纸质文件归档，实现对归档后信息全方面管理。档案数据库汉字件根据指定条件进行归类、归档、查询功效。n 已归档：查看已归档项目文档n 档案销毁：对指定文档实施永久删除；删除需要经过审批。l 信息管理n 邮件管理收件箱：我收到邮件，全部显示发件箱：我曾经发送邮件，全部显示废件箱：我删除收到过邮件撰写新邮件：能够有项目属性，并可归档n 在线聊天：在线选择指定人员实时传输信息l 个人设置：可进行个人信息进行修改、密码修改等操作。l 系统管理该模块为系统关键模块，有权限帐号可在此模块对系统组织架构、人员信息、系统配置进行维护和修改。