档案数字化专项方案制定与实施.doc

档案数字化方案制订和实施 馆藏传统载体档案数字化问题，很多地方档案馆进行了实践，积累了一定经验，对全国档案数字化建设起到了推进作用。不过，总结以前中国档案数字化建设不足和失误，往往不是信息技术支持不够，而是绝大多数全部知道搞数字化，但档案数字化目标是利用专题不突出，忽略档案开放判定和数字化档案利用逻辑关系，对先剔除无用档案后开展数字化思绪不明确，没很好研究档案数字化整体效果就大张旗鼓地做起来了。进而出现数字化目录数据和全文数据不对应、找不着或不好用等问题不少，档案数字化量虽多，但能上网利用或说能上互联网利用极少，数字化返工现象比较突出,使有限资金投入并没有表现在数字化档案利用效益上，这一点已引发档案系统管理和技术高层领导重视，很多实践工作者已开始进行有益探索。 面对网络时代公众迫切需要远程、公开、快捷档案信息，面对馆藏浩瀚如海案卷，面对目前中国档案数字化需要处理一系列问题，长春市档案馆和中国人民大学信息资源管理学院共同负担了国家档案局科技项目档案数字化方案研究。该项目经过课题研究人员共同努力，已取得初步研究结果。经过课题研究，对档案数字化方案研究提出了部分见解和见解，大家交流和讨论。 一、确定档案数字化指导思想和标准档案数字化指导思想是：以需求为导向，以利用为目标，充足利用计算机软硬件功效，最大程度发挥人力资源和数字化加工设备能力，保护馆藏档案原件完好，确保数字化档案真实正确，愈加好地发挥档案信息资源作用。档案数字化标准是：遵照关键档案数字化价值性标准、常见档案数字化实用性标准、开放档案数字化开放性标准、褪迹档案数字化抢救性标准，解密档案数字化立即性标准，目录数字化和全文数字化分步时效性标准，档案数字化加工和利用同时一致性标准。 二、明确档案数字化策略 （一）需求导向,急用先上策略 1需求导向策略社会需求对档案利用影响应该是档案工作者尤其关注问题。我们用统计数字加以分析。 （1）伴随编史修志工作纳入各地工作计划，1986年全国省（区、市）综合档案馆接待编史修志查档卷数占利用总卷数69%。伴随编史修志阶段性高潮过去，全国省（区、市）综合档案馆接待编史修志查档卷数占利用总卷数28%。下降41个百分点。(此数据来自国家档案局法规司保留档案统计年) （2）伴随社会保障制度建立和国有企业改革深入，长春市档案馆查阅工人调配档案卷数占利用总卷数百分比，由1%增加到占利用总卷数68%。(此数据来自长春市档案馆利用统计数据库)由此看出，国家、地方新政策出台和工作布署对档案利用影响程度。从宏观上讲，档案利用已实现了两个转变，服务关键由政治领域转变为经济领域，服务对象由机关干部扩展到公众百姓，尤其是为百姓提供凭证案例急剧上升。用动态观念研究目前和长远社会对档案需求，并指导档案数字化和利用服务工程实践应该是档案部门肯定选择。 2.急用先上策略 地方档案馆馆藏档案数量众多。但并不是全部档案全部在现实中利用，有相当大一部分多年不用。全国省（区、市）综合档案馆档案平均利用率仅为1.6%。即使档案馆众多全宗中当地党委、政府全宗利用率高是通常规律，但其它全宗利用情况往往和政策、时间改变而改变，影响更大。所以，各级地方档案馆根据近期利用统计情况和发展趋势确定数字化前后次序是科学选择，利用优化理论进行档案数字化筛选，快速反应,突击完成急用档案数字化任务，能够达成愈加好地发挥档案作用目标,实现即时投入使用预期。(此数据来自国家档案局法规司保留档案统计年报) (二)本级为主,分步实施策略 （1）本级为主策略 依据档案馆职能分工和档案起源标准,各级地方档案馆永久档案绝大多数是本级机关形成，通常全部占50%以上，这部分档案自然是当地档案馆数字化关键。同时，地方档案馆全部保管着大量上级档案文件，馆际之间上级档案文件反复是必需，这些纸质文件起源通常全部是上级机关统一印制。进入信息时代，地方档案馆全部面临着保管上级档案文件全文数字化问题，尤其是上级档案文件开放判定审查问题，和其各地分头审查上级档案文件开放和进行数字化，不如国家档案局着手进行档案全文数字化和开放判定分工、协作，向馆际共建、共享已经有判定和数字化结果方向发展。地方档案馆坚持本级为主标准，依据需要和可能适时、适量地进行利用频繁政策性上级档案文件全文数字化，以满足目前工作急需，尽可能降低档案馆多层反复劳动。 （2）分步实施策略 馆藏档案数字化不可能一步到位，而且档案室进馆范围档案陆续进馆，进馆范围档案实施档案数字化馆室共建、共赢、共享策略很关键。在具体实施过程中，文件级目录数据库建设是最基础性工作，是第一位需要建全，但并一定是文件级目录数据库建成后再建其它数据库。专题数据库建设是依据现实需要而适时建立。全文数据库建设是满足信息检索需要而必需加紧建设数据库。 (三)剔除无用，避免浪费策略 1.剔除无用策略 地方档案馆馆藏现行档案关键来自于机关各个立档单位，其档案文件进馆决定权掌握在立档单位文档人员手里，加之国家档案保管期限表几经修改和很多条款至今还比较笼统，所以，不该归档、不该进馆、文件反复档案进馆颇多。尤其是建国超出50年以后，半数左右长久保管档案逐年超出保管期最上限，这些档案实际上绝大多数已失去保留和利用价值，但它们仍占据着档案管理多种资源。 2.避免浪费策略 面对数字化方法选择，剔除无用，避免浪费应该是一个长久策略，把大量失去保留价值档案先剔除，避免把无用档案数字化，再造数字化垃圾。 三、优选档案数字化技术和业务路线 档案数字化建设周期长，信息技术又处于快速发展之中，各个档案馆数字化基础和条件不一样。从本馆实际出发，优选档案数字化技术和业务路线尤其关键。 （一）计算机新技术和档案数字化业务有机结合信息技术发展给档案数字化效率和质量提升带来深刻影响，本着技术为需求服务理念，不管是利用哪一个档案管理系统，全部要适应档案数字化步骤重组和再造需要,适时进行软件升级,经过软件升级固化技术和步骤重组和创新，使档案数字化效果愈加好。同时，设计符合国家标准和适应本身需要数据库结构，使档案数字化过程优化，数字化档案利用快捷。 （二）档案判定和数字化同时 判定和数字化同时目标是加紧数字化档案信息利用。在计算机网络环境下同时进行档案判定和数字化工作是发展趋势。这种档案判定是以剔除无用档案为前提，以判定档案开放为主，按需求筛选全文数字化档案，为适时提供数字化档案信息服务打基础过程。 (三)档案数字化和上网利用同时 数字化档案分开放和不开放两种。在计算机网络环境中，在确定档案开放和不开放同时，开放档案即上互联网。开放和不开放档案数据在局域网中即时使用。 档案数字化及管理步骤重组不可能一次到位，它是一个管理思想不停地改变过程，适时把新技术和新理念纳入进去是很关键。 四、细化档案数字化操作方法 实践证实，在计算机网络环境下，档案数字化和利用服务工程以建立流水作业线，提升工作效率和效益为最好方法。 (一)优化配置多种资源 档案数字化建设需要投入,尤其是建设早期软硬件配置投入较大，建成后也要保持一定运行成本。地方档案馆在含有一定档案数字化条件基础上，要根据成本效益最大化理论，依据不一样情况，进行档案专业人员和数字化技工人员、计算机和扫描设备合理搭配，优化档案数字化多种资源配置，提升级案数字化建设投入产出比，构建档案数字化投入小产出大新模式。 1计算机网络环境下档案数字化和利用服务工程流水线资源配置案例 （二）首先建立文件级目录数据库 满足通常检索和管理需要，建好档案文件级目录数据库。现在，绝大多数综合档案馆，因为没有实现全部档案文件级目录机检，查找档案不快、不准、不全问题普遍存在。另外，档案统计单位关键是卷和延长米，而档案最小单位是文件件数，以件为单位底数不清是普遍存在问题。所以，把文件级目录数据库建设作为一项基础性工作，在提升级案查全率、查准率同时，利用计算机实现档案以件数为基础单位管理是很必需。 1高度重视文件级目录数据录入前期处理。档案馆案卷来自各个立档单位，案卷是由文档人员在档案局业务人员指导下形成。不过，因为文档人员变动频繁、档案业务指导面多线长，案卷质量难以适应计算机正确管理需要，加之部分文件形成时先天不足，给文件级目录数据库建设带来很多麻烦。实践证实，进行文件级目录录入前期处理，抛开原有文件目录，按卷内实有文件一一录入，把题名不反应专题、目录和实体不符等一系列问题一并处理是很必需。 2科学合理地设计数据库结构。文件级目录数据库结构包含三方面功效为最好。一是符合国家相关标准及实际情况，文件题名、责任者等满足文件检索需要字段。二是存毁、开放、扫描等数字化加工阶段利用字段。三是数据录入、校对、判定、审查等标明责任字段。 3数据质量是数据库生命。建立在计算机环境下，以上网公开利用为根本目标文件级目录数据库，和纸质文件目录有本质区分。纸质文件目录有问题只有档案馆内部少数人知道，利用者并不清楚。不过，文件级目录数据库进入网络，尤其是向社会公开部分，对数据库质量要求是相当高，数据质量也是目前制约很多数据上网利用瓶颈之一。 （三）适时建立专题数据库 满足特殊检索需要，适时建立档案专题数据库。馆藏档案仅靠文件级目录数据库是不可能处理全部检索问题。伴随客观需要改变，对某一专题档案有集中利用需求是常常发生，突击建立专题数据库，满足社会需求，是档案馆和时俱进突破口，也是充足发挥档案作用最好时机。关键把握三个方面：一是依据馆藏档案内容确定专题数据库总体布局。二是按需求分期建立专题数据库。三是依据文件内容和检索需要分别设置不一样专题数据库结构。 （四）优选建立全文数据库 满足信息检索需要，建立档案全文数据库。根据国家档案局提出关键、利用频繁档案首先实现全文数字化要求，根据“二八”定律，即以20%努力达成80%效果，经过多年档案利用统计数据分析，优先全文数字化档案全宗、年代。在网络中、在文件级目录基础上同时进行档案存毁、开放、数字化判定和筛选，进而形成和文件级目录一一对应全文数据库，并确保数字化档案真实、正确。 （五）档案数据库管理 为了档案数字化和利用同时和数据安全管理需要，档案数据库分在建数据库和结果数据库两大类。 1在建数据库设置。在建数据库是为了数字化加工所设置动态库，是数据不停改变数据库。比如，设置文件级目录数据录入库，它是每个录入人员全部分配给操作权限动态库，属于在建数据库。而完成文件级目录数据库则是结果库。不过，在判定及全文数字化加工过程中它又成为全文数字化加工在建数据库。 2结果数据库使用。结果数据库只分配使用权限，只有特殊需要时经同意才分配数据改变操作权限。 3数据管理和监督 建立技术责任人、超级管理员、数据管理员连锁责任制，实施审批者没有数据操作权，超级管理员只许可分配权限不许可使用数据操作权，数据管理员只有需要时经同意使用数据操作权，用后立即收回。给单位领导和相关中层干部全部数据查看权，天天二十四小时能够时时对数据质量进行监督，形成数据管理监督新机制。 （六）数字化档案利用服务工程 数字化档案利用服务工程是以搞活数字化档案利用目标，以局域网、政务网、互联网为平台，经过建立数据安全管理制度、网络安全运行制度和含有法律责任网管、数据管理员、数字化加工人员、提供利用人员连锁责任制，环环相扣，从方法上确保数字化档案正确。经过防火墙、CA认证、数字水印、电子签章、权限控制等计算机新技术，从技术上确保数据安全，利用网络实现档案法律效力，实现远程为利用者提供快捷、正确数字化档案目标。 1在局域网上应用 在局域网内，档案在建和结果数据库全部接待人员全部有检索权限，对只进行目录数字化档案实施现用现扫描全文方法使之达成已全文数字化档案一样效果，利用网络技术实现数字化档案利用替换档案原件利用、计算机打印件替换复印机复印件、电子签章替换手工盖章、接待人员和利用者不接触档案原件目标。从而起到了利用数字档案高效利用、保护原件作用。并积累了利用者凭加盖电子签章数字档案打印件办理社会保险成功案例，其数字化档案法律效力得到认可，为档案馆参与电子政务开辟了新路径。 2在互联网上应用 利用档案网站，经过CA证书等安全手段，不仅实现了领导远程数据上传审批，关键是开展开放档案远程查询、下载、打印。尤其是把CA证书发给立档单位或使用单位档案室，为CA用户远程提供档案证实和数字化档案法律效力表现,降低异地现场查询不便，使档案馆参与电子政务成为现实。 五、加强档案数字化工作行政管理档案数字化包含档案馆内部很多部门,加强组织管理工作显得十分关键,“三分技术七分管理”一样适合档案数字化和利用服务工程。各个档案馆包含档案数字化加工和利用内部组织机构设置不尽相同，但应根据效率优先标准，在计算机环境下，把数据录入、判定、数字化加工、整理、数字化档案利用形成一个流水线，打破内部行政分工界限是发展趋势。不管是采取那种组织形式，优化人员组合重新分工在所难免，各个档案馆在组织实施方面有所不一样是肯定。 1加强计划管理 档案数字化建设是一项复杂系统工程, 针对实际调研和论证，利用科学方法估计，制订科学配置多种资源进行档案数字化总体计划和年度专题计划，经过计划寻求管理系统外部环境、内部条件、决议目标三者在动态上平衡，实现管理决议所制订各项目标。 2强化组织实施 实施是一个复杂活动过程，档案数字化建设又是一项全新工作，技术含量高，包含到很多原因，在实施过程中会出现多种多样矛盾和困难，会碰到来自各方面干扰，实施尤其强调处理问题立即性。经过创新行政管理和技术管理相互作用新机制，实施有效组织、指挥、协调、激励工作，确保档案数字化计划目标顺利实现。 3增强管理技术含量 档案数字化建设过程贵在控制，重在管理。利用计算机进行档案数字化，任何一个逻辑错误，全部会给数据管理和使用带来麻烦或隐患。在互联网上公开不真实、不正确档案，将在世界范围内产生不良影响。尤其是在网络环境下流水作业，上一道工序一定要为下一道工序负责,各道工序工作量对等和匹配一样关键，这肯定要求行政、技术、质量管理网络化。实践证实，建立数字化进度数据库、数字化质量反馈库、档案利用登记数据库，给局馆领导和相关人员分配使用权限，经过技术手段将全方面质量管理思想引入档案数字化建设，实现全程管理、适时控制，达成强化数字化档案质量确保体系目标。档案数字化和利用服务工程是一项长久任务，需要从理论上处理问题很多，需要在实践中探索问题也不少，我们将继续深化研究和实践。