秘书处职能手册模板.doc

目 录
第一章 秘书处工作职责……………………………………………………………………1
第二章 秘书处岗位职能……………………………………………………………………2
第三章 秘书处工作制度……………………………………………………………………4
第一节 公文管理措施………………………………………………………………4
第二节 文件管理措施………………………………………………………………8
第三节 汇报管理措施………………………………………………………………11
第四节 会议管理措施………………………………………………………………13
第五节 督办管理措施………………………………………………………………16
第六节 档案管理措施………………………………………………………………18
第七节 保密管理措施………………………………………………………………20
第八节 对外接待管理措施…………………………………………………………23
第九节 总经理日程安排管理措施…………………………………………………25
第十节 秘书行为准则和基础素养…………………………………………………28
第四章 工作步骤……………………………………………………………………………30
第五章 模板、范文…………………………………………………………………………37
第一节 文件管理表单………………………………………………………………37
第二节 汇报管理表单………………………………………………………………44
第三节 会议管理表单………………………………………………………………52
第四节 公文范本……………………………………………………………………64
第五节 总经理日程安排表单………………………………………………………70

第一章 秘书处工作职责
一、在行政副总领导下处理日常工作、协调部门工作，监督各部门认真立即落实事业部各项工作决议、指令。
二、负责总经理日程管理，包含会议安排、文件签批安排、总经理日程安排。
三、负责文书工作，包含事业部各类文件起草、打印、收发、传阅、归档、作废、销毁等工作。
四、负责信息、综合资料搜集整理，为总经理决议提供有价值信息，发挥参谋作用。
五、负责会务管理，包含会议室管理使用、会议议程安排、会议提案搜集、会议材料准备、会议通知、会议签到、会议统计、会议纪要和会议简报制发。
六、负责会议决议督办、反馈工作。
七、负责各部门周、月、季、六个月、整年计划、总结和汇报搜集、整理和上报工作。
八、负责总经理汇报、汇报、致辞起草工作。
九、负责文件、信息、机要保密工作。
十、负责电话统计、电子邮件传接。
十一、负责完成总经理交办其它工作。
第二章 秘书处岗位职能
一、总经理助理、秘书处主任岗位职责
（一）在行政副总领导下帮助完成总经理交办工作任务；
（二）帮助行政副总做好秘书处团体、文化、制度建设，定时对秘书处人员进行业务技能培训；
（三）帮助行政副总制订秘书处整体工作计划、工作计划及汇报；
（四）帮助行政副总对秘书处相关管理工作进行全方面监督指导；
（五）帮助行政副总参与制订、实施事业部内部管理机构设置及各类规章制度、相关方案；
（六）负责起草、修改以事业部名义送发各类公文函件、请示、汇报，领导汇报、讲话、致辞等；
（七）负责汇总实际工作碰到问题，提出建设性意见并立即呈报行政副总；
（八）负责督导秘书做好事业部文件及关键档案资料编号、打印、收发、整理、登记、归档和保管工作；
（九）负责秘书处保密工作；
（十）负责对外联络、督办、催办事项及领导交办其它临时性工作。
二、秘书岗位职责
（一）总经理办公室事务管理
1．负责总经理工作期间日常事务管理；
2．负责总经理日程安排，包含总经理活动、内外部接待安排、预约工作、商务活动安排；
3．负责总经理办公室客人来访预约、登记、接待及服务工作；
4．负责总经理文件和信函收发、分送及电话接听等工作；
5．负责总经理私人物品、办公用具管理、单据整理等工作；
6．负责总经理办公室整理工作，天天总经理下班后，关闭门窗、电脑、电源，整理办公室备品，做好保洁工作；
7．负责总经理交办其它工作。
（二）文件、档案、保密管理、督办工作
8．负责事业部日常文件信函、汇报等材料起草、打印、收发、登记、转递、催办工作，做到手续完备、立即正确；
9．负责外来文件分类、登记工作，并放入待处理文件夹内，便于总经理查阅；
10．外来公函、通知及文字材料，立即呈报总经理批阅，依据总经理指示办理；
11．关键和紧急文件，须提醒总经理；
12．天天将呈报总经理批阅文件清理一次，并查对登记统计，立即根据总经理指示进行传阅并做好登记；
13．依据档案管理要求做好文件登记、立卷、归档工作；
14．做好借阅档案登记、回收工作；
15．不可私自对外界透露和企业相关信息，不可私自外借企业文件；
16．做好督办工作。
（三）会务管理
17．负责会议室安排、会议提案搜集、会议程序确定，和会议通知；
18．负责会议材料准备、会议签到及统计；
19．负责会议备品准备、会场部署检验；
20．负责会议纪录、会议纪要、事业部简报制发。
（四）其它工作
21．负责秘书处办公用具保管、发放登记等工作；
22．负责本部门办公和接待区域整体环境整齐，发明良好办公和接待环境；
23．负责秘书处日志统计；
24．接听电话、妥当应答，并做好电话统计；
25．完成总经理、行政副总、总经理助理交办其它事项，并对其负责。
第三章 秘书处工作制度
第一节 公文管理措施
第一条 依据《国家行政机关公文格式》（GB/T　9704-1999），结合事业部实际，特制订本措施。
第二条 公文管理措施概念。公文管理制度是对事业部业务文书进行系统化、规范化、标准化、信息化管理专题制度。
第三条 公文管理措施制订依据。落实实施事业部各项决议和指令，统计事业部经营管理活动全部信息。
第四条 公文范围
1.内部公文：事业部和下属部门、下属部门之间因组织、管理工作或业务而进行往来文书，分为：
（1）上行文（如：请示、汇报、意见、提案等）；
（2）下行文（如：通知、批复、章程、制度、命令、决定、指令、公告、通报等）；
（3）平行文（如：函等）。
2.外部公文：事业部或事业部下属部门和政府机关、企机关、社会团体或个人等外界进行往来文书，大致可分为行政类、经济类、法律类、外交类、书信类、研讨类、新闻类、礼仪类等，如请示、汇报、函电贺信、协议协议等；
第五条 公文用字。文字从左至右横写、横排。批语用3号楷体字，公文标题用2号小标宋体字，正文用3号仿宋体字，正文通常每页排22行，每行排28个字（详见模板）。
第六条 公文结构层次序数。第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。
第七条 公文用纸。通常采取国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。张贴公文用纸大小，依据实际需要确定。
第八条 公文写作
1.写作要求。遵照现代应用文写作要求，简明扼要，语言措辞努力争取正确规范。
2.格式要求。内部公文除遵照既定各类公文写作格式外，加注事业部统一文眉、页尾，外部公文视行文内容加盖事业部印章（详见模板）。
公文通常由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、专题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
秘密等级和保密期限。包含事业部秘密公文应该标明秘密等级和保密期限。秘密等级用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识保密期限，标识方法和秘密等级相同，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。“绝密”、“机密”公文应在公文首页左上角标明份数序号。
紧急程度。紧急公文应该依据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字。如需同时标注秘密等级和紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。电报应该分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
3.发文标识。由事业部全称或规范化简称后加“文件”二字组成。发文标识字体使用小标宋体字，用红色标识（如人和商业控股经营管理事业部文件）。
4.发文字号。由事业部代字、文种代字、年份和序号组成。如：下行文、平行文通常采取“事业部发（函）〔〕××号”。各部门呈报汇报、请示由“事业部代字+部门代字+年+号”组成，如“事业部人资〔〕××号”组成。发文字号通常在发文标识下空2行，用3号仿宋体字，在红色反线之上4mm处居中排布。文种代字通常见“发”（上行、平行、下行文件）和“函”（平行、下行文件）2种。年份一律采取公元纪年全称用六角括号“〔〕”括起，如〔〕，不得使用〔09〕之类简称。序号为每十二个月同一文种按发出时间次序编流水号，序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。
　　5.签发人。分企业、各部门上报公文应该注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应该在附注处注明联络人（应为分企业、各部门具体承接人员）姓名和电话。签发人姓名一律在红色反线之上居右空1字，签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
6.公文标题。公文标题应正确、简明概括公文关键内容并标明公文种类，通常应标明发文分企业、部门。如转发文件原件标题过长时，可用原件发文字号替换，如“人和商业控股经营管理事业部相关转发××××发〔〕××号文件通知”。
公文标题汉字种部分必需符正当定行文关系，和公文内容性质相吻合。
　　公文标题中除法规、规章名称加书名号外，通常不用标点符号。
　　公文标题在红色反线下空2行，可分一行或多行居中排列；回行时，要做到词意完整、排列对称、间距合适。
7.主送。指公文关键受理机关、单位、部门，应该使用全称或规范化简称、统称。在标题下空1行，左侧顶各用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最终一个主送机关名称后标全角冒号。命令（令）、决定、会议纪要主送机关写于专题词之下版权栏之上，“主送”二字用“已发”替换，后加冒号。最终一个发送单位后加句号。主送机关全称、特称、单位概念，均应使用统一文字表示形式，不得前后不一。
8.公文正文。主送部门名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。数字和年份不能回行。正文要简明扼要，层次清楚。
9.附件。公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如：“附件：1.××××”）；附件名称后不加标点符号。附件应和公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件序号和名称前后标识应一致。如附件和公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文发文字号并在其后标识附件（或带序号）。
10.成文日期。成文日期以责任人签发日期为准，电报以发出日期为准。并用汉字将年、月、日标全，“零”写为“○”。
11.印章。公文除“会议纪要”和以电报形式发出以外，一律加盖印章。加盖印章要端正、居中。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距方法处理，务使印章和正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”方法处理。
12.附注。公文如有附注（需要说明其它事项），如“此件以传真形式发出”、“此件不登报”等，应居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。
13.专题词。公文应该标注专题词。上行文根据上级机关要求标注专题词。“专题词”三字用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号。词目用3号小标宋体字；词目之间空1字，并刊于抄送栏横线之上。
14.抄送部门。抄送部门在专题词下1行；左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送部门依上级单位、平行单位、下级单位、部门次序排列，抄送部门间用逗号隔开，在最终一个抄送部门后标句号。
15.印发单位和印发日期。印发单位是指公文印制主管部门；印发日期以公文付印日期为准。印发单位和印发日期在抄送单位之下，占1行位置；用3号仿宋体字。印发单位左空1字，印发日期右空1字。印发日期用阿拉伯数码标识，并在印发单位和印发日期横线右下角刊字“共印××份”。
第九条 拟文。公文起草、打印、校稿均由发文部门自行负责，秘书处负责以事业部名义制发文件起草。
第十条 公文处理步骤
1.上行文。提报事业部文件均由秘书处秘书负责接收、处理。各部门按要求起草后将公文递交秘书处办理公文审批手续（附公文处理/审批专用单），呈总经理批阅。秘书处秘书负责提醒总经理对公文进行立即批复，并将批复内容转送发文部门及相关责任人，同时进行收文登记（登记时间要正确）。提报董事会、政府部门公文由秘书处负责制发、送达；
2.下行文。由秘书处依据事业部决议或总经理意图起草，并以事业部名义发送至各职能部门，并给予收文登记；
3.平行文。指事业部之间、事业部内部门之间文件。对外部企业文件由秘书处负责起草，用事业部文头制发。事业部内部门间协商函由部门负责起草，并报秘书处存档立案。
第十一条 附经营管理事业部常见公文模板、范本。
第二节 文件管理措施
第一条 目标
确保事业部文件管理科学、规范化，实现文件处理正确、立即，提升文件处理效率。
第二条 定义
秘书处依据总经理指示对于事业部通行文件进行综合管理，关键由文件制订、归类，借阅、保留管理等组成。
第三条 文件类型
根据文件公布去向，可分为上行文、平行文、下行文、泛行文四类。
1. 上行文：事业部向董事会或政府相关部门发文。
2. 平行文：事业部向其它平行部门发文。
3. 下行文：事业部对所属各部门、团体行文。
4. 泛行文：能够同时上行、下行、平行及社会公布一个行文（如行政公文中公告，通告等）。
按文件密级，可分为绝密、秘密、机密、一般、传阅五类。
1.绝密：极为关键而且不得向无关人员泄露内容文件。
2.秘密：次级关键而且所包含内容不能像无关人员透露文件。
3.机密：不能向企业以外人员透露内容文件。
4.一般：非机密文件。
5.传阅：经营管理事业部内部传阅或传达文件。
第四条 公布形式
依据公布文件公开性、关键性，按时效、节省、环境保护标准，确定以下公布形式。
1.上行文：OA办公系统、电子邮件、纸质
2.平行文：OA办公系统、电子邮件、纸质
3.下行文：电子邮件、纸质
4.泛行文：企业网站、电子邮件
注：以电子邮件、纸质形式公布文件时，视必需程度，接收者须签收登记。
第五条 文件管理标准
文件制订遵照实用性、可操作性标准；文件管理遵照保密性、可追溯性标准。
第六条 文件制订
依据指示和要求，负责文件起草、转发、印发、回收、归档工作。
1.文件起草：依据总经理要求，负责总经办相关文件起草工作。
2.文件审核：秘书处起草文件后，须报送行政副总或总经理审核同意。
3.文件编号：领导审核同意后，对文件进行编号、印发、登记。
4.文件转发：部门需要秘书处转发文件，呈报上级领导同意后，由秘书处负责转发、印发，如有必需，进行回收、归档。
第七条 文件收发
事业部（本事业部和董事会、其它事业部之间书信、文件、传票、小包裹等）和事业部下属部门文件收发、分发等均按本制度，由秘书处实施、管理。
1.文件接收：文件由秘书处接收，进行登记、分类，经秘书处主任审核、整理后呈报总经理审批。
2.文件发送：依据文件公布类型、领导签批指示，进行呈报或发送，如需传阅进行逐步登记。
第八条 文件归档
1.归档范围：归档文件材料必需按年度立卷，事业部内部在工作活动中形成多种有保留价值文件材料，均按本措施要求，分别立卷归档。包含：
（1）会议材料，包含会议通知、汇报、决议、总结、领导讲话、经典讲话、会议简报、会议纪要等。
（2）董事会相关事业部决定、决议、指示、命令等文件材料。
（3）事业部对外正式发文及和其它事业部或政府来往文书。
（4）事业部多种工作计划、总结、汇报、请示、批复、会议纪要、统计报表及简报。
（5）事业部和相关单位签署协议、协议书等文件材料。
（6）事业部责任人任免文件材料和相关职员奖励、处分文件材料。
（7）事业部职员劳动、工资、福利方面文件材料。
（8）事业部历史沿革、大事记及反应事业部关键活动剪报、照片、录音、录像等。
2.文件保管：文件按内容整理后，分为两类保管：一类是还未完结文书，一类是能够归档文件。全部完结文书，分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保留年限进行整理和编辑，并在文件保留簿上做好登记，归档保留。按文书类别不一样，保留年限不一样。
（1）凡属于规则、指令、决议、诉讼、关键契约、证书、统计及会计文书，和职员人事劳资文书等归于永久保留文书。
（2）类似永久保留文件性质，没有必需永久保留文书，如合议书、志愿书、违约书、往来公文、复命书、汇报书和关键往来信函等，可保留十年。
（3）保留期从编辑之日起计算，次关键且没有必需保留十年文书，可保留五年。
3.借阅复制：借阅或复制相关文件,须填写《文件借阅复制申请表》，行政副总或总经理签批后方可借阅或复制，须在借出当日17时前归还。
4.作废销毁：填写《文件作废审批表》、《文件销毁申请表》对全部失效文件进行登记立案，经行政副总或总经理审批后进行销毁。销毁须由两人以上共同实施并签字。
第九条 本《措施》解释权归属人和商业控股经营管理事业部秘书处全部。如和事业部其它制度相抵触，以其它制度为准。
第三节 汇报管理措施
第一条 目标：提升经营管理事业部内控管理水平，强化管理沟通意识，增强工作计划有效性，为经营管理事业部领导决议提供立即、正确依据。
第二条 适用范围：人和商业控股经营管理事业部各项目企业及部门。
第三条 定义：本措施中汇报包含经营管理事业部下属各运行、营销、市场开发团体和人力资源、行政办、品牌管理中心等各职能部门责任人，定时或实时向事业部总经理进行述职汇报行为；各事业部或项目经营团体之间需协同或通报事项；经营管理事业部向董事会进行工作汇报行为等。
第四条 汇报分类
关键包含例行汇报、专题汇报和其它汇报三种。
1.例行汇报：依据本措施要求在要求时间内必需上报计划、总结等资料，包含月报（月工作计划、总结）、季报（季度工作计划、总结）和年度汇报（年度工作计划、总结）三种（详见附表）；
2.专题汇报：针对某项具体工作或按总经理要求临时上交汇报，包含主动汇报（即事件汇报，符合以下标准，可按这类上报：给事业部整体运行带来重大影响行为或事件；阻碍某一项目营销或运行正常有序开展行为或事件；危及或影响到事业部财产、职员人身安全行为或事件；可能损害到事业部正常经营或利益自然灾难，如地震、水灾、台风等不可抗力原因）、复命汇报（针对总经理临时问询提交汇报）等；
3.其它汇报：工作简报、口头汇报等。
第五条 汇报形式
关键有纸质文件、电子版本等形式。纸质文件指参考本措施附件范本制订并打印出汇报；电子版本即存放于某种存放设备中未打印出汇报；当出现紧急情况不便以上述形式上报时，也可使用口头、短信、电话等形式。
第六条 汇报标准：汇报应全方面表现汇报人、汇报对象、汇报事项、计划完成时限、完成标准、实际完成情况及未完成原因等原因。
第七条 和董事会沟通
1.每个月初首个星期一，事业部向董事会提交每个月一次例行工作汇报；
2.月工作汇报包含当月工作汇报、下一阶段工作关键等，关键围绕市场开发、项目营销和运行等方面工作进行综述；
3.秘书处汇总报表，经事业部总经理审批经过，上报企业并收取回执；
4.戴总指示后，秘书处收取指示并呈报事业部总经理批阅，督办各部门实施指示情况，并立即将结果反馈给总经理。
第八条 事业部间沟通
指和其它各事业部和各项目团体之间工作交流、协调和信息共享。关键沟通方法有简报和工作协调函等,经过纸质文件和电子版本两种形式发行。
1.简报指事业部及事业部下属部门依据具体工作进展总结经验、教训；
2.事业部工作协同函指本事业部需要其它事业部或各项目团体给予工作配合、支持或协调时，按本措施范本制订并发送函。
第九条 事业部内部沟通
事业部内部沟通是指事业部和下属部门及部门之间沟通，关键有例行汇报、专题汇报及简报三种形式。
1.例行汇报：各部门须在每七天一12时前上交周工作计划、总结；每个月第三个工作日12时之前上交月工作计划、总结；每三个月初五个工作日内上交季工作计划；6月25日前上交年中工作总结（表格、书面）；12月25日前上交年度工作总结（表格、书面）。汇报须立即交至秘书处，如有特殊情况不能立即上交，应提前三个工作日知会秘书处责任人，并填写《汇报延迟说明表》报总经理。
2.专题汇报：要求各部门依据具体工作实际立即反应问题，便于总经理对工作进展情况实时把握，并做出正确决议。依据主动和复命两种汇报类型，步骤不一样。
（1）主动汇报：秘书处接收后对汇报进行审核分类后呈送总经理，如有批复立即传达给上报部门。
（2）复命汇报：秘书处传达总经理问询至相关部门责任人，临近汇报前给提醒，立即接收汇报并呈送总经理，如有批复立即传达。
（3）简报：部门简报由部门责任人指定专员结合部门工作进展制订，每三个月一期，努力争取增强简报编写部门凝聚力、荣誉感，激发事业部其它部门发明力，形成争优创先良性循环。部门委派专员制作交由秘书处审核，经秘书处主任审批，印制后于事业部内部发行，如有必需传阅后归档。
第四节 会议管理措施
第一条 目标：为规范事业部各项会议及培训步骤，统一会议管理模式，降低会议数量、缩短会议时间、提升会议质量，特制订本措施。
第二条 适用范围：人和商业控股经营管理事业部各项目企业及部门。
第三条 会议形式：见面会议、视频会议、电话会议等。
第四条 会议安排：事业部会议分为总经理办公会议、部门会议、专题会议、事业部年度大会及其它临时性会议等。
1.总经理办公会议。由总经理主持，事业部高管参与，围绕重大事件及决议展开，全方面掌控事业部发展目标及管理动向。秘书处责任人列席会议并负责会议纪要整理和分发（会议安排详见附表）。
2.部门会议。事业部所属各职能部门责任人组织召开会议，包含日、周、月例会。会后形成会议纪要，1个工作日内将会议纪要备份呈报至秘书处存档立案。
3.专题会议。事业部总经理确定会议专题及参与会议人员，秘书处下发会议通知，指定召开时间、地点、会议专题，并在会后形成会议纪要，跟进督办。
4.事业部年度大会。总结整年工作情况，布署工作任务，表彰奖励优异部门及个人。此项会议由秘书处具体组织实施，并制发会议简报。
5.其它临时性、凡包含到多个部门责任人参与会议或因为工作需要临时召开会议，会议召集部门应在召开前1-2天将总经理同意后会议通知单报秘书处，由秘书处进行统一安排。
第五条 会议管理
1．秘书处负责会议计划管理，各类会议经事业部领导同意后到秘书处登记立案，秘书处每七天、月编排会议安排表；
2．凡企业已列入会议计划会议，如需改期，或遇特殊情况需临时安排其它会议，组织部门应提前2天报总经理审批并报秘书处调整会议计划，未经秘书处调整，任何人（部门）不得随意调整正常会议计划。
3．各部门工作例会必需服从事业部统一安排，各部门小会不得安排在企业例会同期召开，应坚持小会服从大会、局部服从整体标准。
4．会议一经确定，和会人员应预先做好各项工作安排，标准上不可请假、迟到或缺席，遇特殊情况须提前向总经理请假，取得同意后方可指派专员代为参与，会后应主动问询会议内容及交办事项，确保会议布署各项工作按时保质完成并对工作结果负责。
5．各类会议资料除自行存档外，应提交秘书处立卷、存档。
第六条 会议准备
1．事业部级会议由秘书处制发《会议通知》，编排会议日程，准备会议相关资料，负责会议签到、会议统计和纪要制发；
2．行政办公室负责准备会议所需相关设备用具，并检验是否正常工作；
3．礼仪部负责会议服务工作；
4．企划部负责会议摄影和摄像工作。
第七条 会议纪律
1．和会人员须严格根据会议时间出席，提前十分钟抵达会议室，并填写《会议签到表》；
2．和会人员在开会期间不得交头接耳、大声喧哗或随意进出，应按次序讲话，如有急需说明事项，应向会议组织者示意获准后讲话；
3．周会、月会等例行会议要求和会人员关键围绕当期工作关键、存在问题和处理措施、方法，和总结成功经验或失败教训，下一步工作关键和需要其它部门或团体给予协同事项等展开；
4．会议期间，和会人员须将手机关机或调成振动状态，不准接听电话，如相关键电话应向会议组织者请假后离场接听，以免影响会议效果。违者将给予100元处罚；
5．任何人员不得无故缺席会议，如确有紧急情况，须提前请假（中层干部以上人员请假需总经理同意，其它人员需向会议组织部门请假），不然视为缺席。违者将视情节严重性给予100元以上处罚。
第八条 会议纪要管理
1．本着真实有效标准撰写会议统计，并要求和会人员在会议统计文件上签字确定，形成会议纪要文件，并由总经理审批后下发至和会人员；
2．事业部全部会议纪要由秘书处负责分类管理，指定专员负责备份、编号、登记、存档；
3．申请借阅会议纪要须严格参考借阅步骤，办理相关审批手续；
4．所借阅会议纪要档案须在借阅当日17时前归还，如不能按期归还，须再次办理延期借阅手续；
5．所借阅会议纪要档案严禁复印留存；
6．借阅期间借阅人须确保资料完整，归还时如发觉资料破损或改动，则依据《奖惩措施》对当事人进行处罚。
第九条 会议决议督办
1．督办范围：周例会、月例会、各项专题会议决议等；
2．事项督办形式：会后由秘书处指定专员进行跟进督办，每次督办须做好统计工作以备查阅，督办形式关键包含：电话、手机短信、传真、邮箱、现场跟进督办、调阅部门会议纪要；
3．督办事项统计要求：督办人员必需正确详实了解所跟进事项进展情况，并如实填写《会议决议跟进表》。督办人员应依据所跟进事项实际情况实时或定时向主管副总经理、总经理上报《会议决议跟进统计表》。
第十条 附会议管理表格、步骤。
第五节 督办管理措施
第一条 督办目标：为帮助总经理对经营管理事业部各项工作有效管理和跟进，深入完善内控管理体系，提升管理水平，降低运作成本，特制订本督办管理措施。
第二条 适用范围：人和商业控股经营管理事业部各项目企业及部门。
第三条 督办工作职能
1.补充完善事业部内控管理体系，有效提升管理水平；
2.统计总经理日常工作计划，并进行分类管理督办；
3.搜集各项目团体及部门例行工作计划、总结并进行统筹管理；
4.关键工作跟踪，定时反馈总经理，提供立即有效决议依据；
5.其它总经理交办事项督办管理。
第四条 督办标准
1.为决议服务标准：提供决议依据，树立宏观统筹、高度协同服务理念；
2.实事求是标准：督办工作人员要全方面、正确地了解情况，讲真话、报实情；
3.督而不决标准：秘书处于督办过程中含有监督监察权，不得私自决议和替换督办对象职能工作；
4.时效性标准：督办工作快速、高效，确保督办事项在要求时间内完成；
5.保密性标准：秘书处要严格遵守事业部保密制度，避免信息泄露。一旦泄密将根据事业部相关要求处罚。
第五条 督办对象：各项目企业和部门关键责任人，和其它需督办人员。
第六条 督办方法：OA办公系统、电话、传真、邮件、晤谈及其它合理有效方法等。
第七条 督办范围分为五个层面：
1.运行管理层面：针对商城环境设施、用户服务、人员管理、物业安全、物流配送、后勤保障和应急机制督办管理。
2.营销管理层面：针对市场调研、文化建设、品牌定位和传输、营销战略、公关策划、招商开业、促销活动等进行督办管理。
3.市场开发层面：针对市场开发策略、政府接洽、商圈概述、选址意向等市场开发各项工作进行督办管理；
4.行政管理层面：针对日常行政事务、会议管理、公共关系、文书档案、后勤管理和安全保卫等进行督办管理。
5.人力资源层面：针对企业人员招聘、岗位异动、人员流失、职员晤谈、职员关心、职员培训、绩效考评等工作进行督办管理。
第八条 督办内容分为三级：
一级督办内容包含集团企业重大战略布署，关键会议决议，总经理关键指示；
二级督办内容包含例行督办、计划督办和领导交办事项督办等；
三级督办内容包含企业高管临时指示，职能部门工作完成情况等。
第九条 督办问责规范
1.问责目标：提升督办人职员作效率，增强本身管理意识，愈加好服务于事业部决议层，提升内控管理水平。
2.问责对象：督办组内部工作人员
3.问责内容：
（1）工作缺乏主动性；
（2）工作落实不力；
（3）虚报、瞒报督办事项；
（4）泄露企业机密。
4.问责方法：诫勉谈话、通报批评、绩效调整、劝退、解聘。
第十条 督办工作步骤
1.督办类型：督办分为例行督办、专题督办及领导交办事项督办等三种类型。所谓例行督办是指定时对事业部各项目企业和部门例行工作督办。专题督办是指对各项目企业和部门专题工作督办。领导交办事项督办则是指领导直接交办督办类工作。
2.督办步骤：督办工作立项→向督办对象下达督办通知→依据督办事项进展情况向督办对象有效提醒→整理督办信息并形成督办汇报呈报领导批阅→依据领导批阅指令进行跟进提醒→督办事项完成后形成汇报并存档反馈。
第十一条 附则
1.本管理措施解释权归经营管理事业部秘书处；
2.本管理措施自公布之日起实施；
3.附《督办问责统计表》、《诫勉谈话统计表》。
第六节 档案管理措施
第一条 管理部门。事业部秘书处设置综合性档案室，并指定专员负责档案管理工作。人资、财务、营销、运行、网络等专业档案可由对应职能部门负责管理。
第二条 归档范围。包含但不限于下列含有保留价值多种载体形式文件材料：
1．管理文件：在经营活动中含相关键依据各类文件，包含规章制度、部门工作职责、年度工作总结和计划、大事记；各类公文、会议纪要、业务来往函件和传真件等；
2．立项文件：包含项目标可行性汇报、评定汇报和合作协议、章程等文件，和政府部门相关项目立项多种批复文件等；
3．证照文件：经营活动中产生各类证件、执照等；
4．资信文件：验资、审计、评定汇报等；
5．协议文件：经营活动中产生各类协议、协议等；
6．项目开发报批文件：征地文件、计划报建文件、施工及完工验收文件等；
7．设备和技术文件：设备、技术资料等；
8．国家相关行业发展政策、法律、法规等文件；上级主管部门、单位来文等
9．声像信息类：事业部含相关键价值或用于营销策划广告照片、录音、录像、电子文件及内部网络资料等。
10．其它需要归档关键文件。
第三条 搜集归档
1．档案在形成过程中，档案员应立即对相关文字材料和图样进行系统搜集和整理，不遗漏、不丢失，确保全部资料能够真实、完整、齐全地移交档案室归档。
2．凡属归档范围文件，档案员应在文件办理完成一个工作日内将原件立即归档，不得私自留存；文件复印件可存于本部门备查。
3．以事业部名义发出日常文件、各类会议纪要、往来函件和传真件等由秘书处负责搜集、整理，按年度立卷归档。
4．为避免归档档案遗漏和混乱，档案员要认真查对归档档案名称、份数、原件或复印件等情况。经办人要设置档案归档签收本，列明档案名称、份数及必需说明并办理签收手续。各部门资料员每个月应和档案管理员查对档案归档情况。
第四条 分类编目。档案管理员应依据归档范围对归档文件进行分类整理、电脑登记、编号、备份、归档和建立检索目录，提升级案利用率，确保档案管理工作顺利进行。
第五条 档案保管
1．档案室必需做好防火、防潮、防蛀、防盗工作，保持档案完好无缺；一旦出现险情，必需立即向相关领导汇报。
2．严禁无关人员进入档案室；非档案管理人员无故不许在档案室逗留。
3．档案发生损毁或丢失时，依据所造成损失大小，按要求对相关责任人进行处罚。
第六条 档案借阅
1．借阅任何文件资料，必需办理书面审批及借阅登记手续，归还存档时，经检验无误方可办理注销手续；
2．借阅非机密性文件（包含复印件），须秘书处责任人同意；借出原件，须报行政副总经理以上领导审批；
3．因办理相关政府事务所需资料，须经行政副总同意方可借出；
4．借阅机密性文件（包含复印件），须经行政副总经理同意；绝密性文件（包含复印件），须经总经理同意；
5．外部人员来查阅资料，应出具其单位书面证实，并经行政副总经理以上领导同意，方可查阅；
6．任何人借阅档案原件，标准上不准拆散案卷、折页、摘抄、复制；不准在文件上作记号、涂改，污损文件。确因工作原因需要摘抄、复制，须经秘书处责任人同意；
7．借阅档案者必需严守企业机密，绝不能将档案资料内容外泄；因为泄漏机密而给企业造成损失者，将按奖惩要求对其进行处罚直至追究其法律责任。
第七条 档案移交
档案需移交时，应将档案移交具体目录上报行政副总经理或以上领导审批，方可移交。
第八条 档案销毁
档案销毁须经总经理同意，并由档案管理员和秘书处责任人同时在场监督。
第九条 其它
人事、财务、营销、运行等专业档案管理可依据其特点增加其它要求，但必需遵守本要求基础标准，并由各职能部门负责。
第七节 保密管理措施
第一条 保密范围：
1．政府、董事会下发内部参阅、秘密级以上文件；
2．重大决议中秘密事项；
3．还未付诸实施经营战略、经营方向、经营计划、经营项目及经营决议；
4．开发报建、设计施工、诉讼或仲裁事项及纠纷处理方案等；
5．章程、协议、协议、意向书、制度、要求及可行性研究汇报；
6．各部门上报、下发和相互交换内部文件、资料；
7．各部门每个时期工作计划、总结和情况综合文件、资料；
8．各类行政、业务会议文件、资料、统计录音、录像、纪要；
9．财务运作、资金运作计划、统计报表，财务预决算汇报及各类财务报表、金融管理部门原始数据、资料；
10．人事档案，职员个人工资、奖金及劳务性收入资料，职员情况综合材料；
11．在经营过程中形成市场调查、估计、投资项目可行性研究、项目招商、项目评定、项目进展情况等专题汇报及相关资料；
12．招商、营销策略等资料；
13．招投标资料、底价及竞争对手相关情况等；
14．工程预算、结算书和多种图纸；
15．事业部管理层住址、电话、行踪；
16．全部印章、财务用章、法人章等；
17．各部门所掌握还未进入市场或还未公开各类信息；
18．意外或突发事件，其它经企业确定应该保密事项。
第二条 密级确定：属保密范围文件、资料、图纸等，应分类编定为秘密、机密、绝密三个密级。
1．企业经营发展中，直接影响企业权益关键决议文件资料为绝密级；
2．企业计划、企业经营情况、关键会议统计为机密级；
3．企业人事档案、财务报表、统计资料、法律诉讼资料、协议、协议、职员工资性收入、还未进入市场或还未公开各类信息及其它为秘密级。
第三条 保密方法
1．密件应由各级行政管理部门分别盖上对应密级印章。
2．密件应有专员监制、保管，存放在保险箱或保险柜内；条件一时不含有，也应存放在上锁资料柜、抽屉内。
3．机密级（含）以上文件传阅至企业领导；秘密级文件传阅各副总以上级她人员。非经以上人员同意，不得复制、摘抄或传阅。
4．密件制作、收发、传输、使用、复制、摘抄、保留和销毁，由秘书处或主管副总经理指定专员实施；采取电脑存取、处理、传输企业秘密由经办人或电脑管理员负责保密。
5．外出携带密件，由指定人员负责保密并采取必需安全方法。
6．查阅、借阅密件，须要经总经理同意，并经密件保留部门责任人审批后，方可借阅。机密件须先经秘书处责任人审批，再经行政副总同意后方能借阅，并要求当日归还。
7．凡包含保密内容底稿、资料、文件、笔记簿等，废弃时必需销毁。