工程采购操作规程.doc

万通地产采购管理规程

编辑 胡樾 日期 2023-11-28
审核 于琛、杨毅清 日期 2023-11-28
批准 许立 日期 2023-11-28

修订记录
日 期
修订状态
修改内容
修改人
审核人
批准人

为了使工程的材料、设备、监理、施工服务的采购符合项目对质量、进度和成本的规定，使采购过程处在受控状态，特制定本规程。本管理规程合用于总部的集中采购和项目公司的一般采购管理。
1. 定义
1.1. 工程采购：是指公司项目进行中的施工总包、重要分包、监理、勘查等单位的招投标、签约、实行等相关工作过程。
1.2. 总部集中（战略）采购目的和意义：
总部集中采购涉及到公司产品标准及产品质量、成本控制、工程进度控制等各方面。高效、公平、公开、公正的总部集中采购，是提高公司管理水平、有效控制成本、体现专业化和规模效益的重要途径，更重要的是，随着公司业务的快速扩张和管理半径的迅速扩大，总部集中采购是强化后台管理、提高新项目实行效率的重要保证。
1.3. 工程采购的几种类型
1.3.1. 总部集中（战略）采购
公司总部对特定的采购内容以集中统一的一次招标拟定该项采购内容的中标人，并在规定期期内，所有项目公司除非特殊情况外均必须无条件执行招标结果。
1.3.2. 总部单项招标采购
总部对某项目某项招标内容于公司总部进行该项招标内容的招投标工作，并拟定中标人，该项目公司应无条件执行招标结果。
1.3.3. 项目招标采购
总部采购中心授权，由项目公司成本部组织完毕的招投标工作，同时须将招标结果及相关协议向公司总部报备。
1.3.4. 不招标单项的采购
战略采购框架下的分批协议
指受时间、产品及行业垄断影响，无法通过招标采购的单项，应经充足论证后按管理制度向总部采购中心、总部成本管理中心申请，经批准后进行的采购。

2. 职责
1.
2.
2.1. 招标采购工作的组织部门：由总部开展的招标采购工作的组织部门为总部采购中心，由项目开展的被授权的招标采购工作的组织部门为项目公司成本部。
2.2. 总部采购中心
2.2.1. 负责由总部完毕的采购的组织工作。
2.2.2. 负责拟定公司战略采购的基本策略。
2.2.3. 负责材料设备的市场调研、信息收集。
2.2.4. 负责编制整合及更新公司级的工程采购计划，并监督实行。
2.2.5. 根据设计规定配合总部设计中心选择合格供方进行材料设备方案研究。
2.2.6. 编制招标文献
2.2.7. 负责甄选供方入围单位。
2.2.8. 负责招投标组织以及战略协议签署。
2.2.9. 通过派驻采购经理等方式对项目公司履行工程采购协议及保证采购进度、质量予以支持。
2.2.10. 通过科学的方法对供方进行评价和管理，为公司建立合格供应商队伍。
2.3. 总部设计管理中心
2.3.1. 负责按项目总控计划规定的时间提供工程采购用图纸。
2.3.2. 负责按项目总控计划规定的时间提供材料或材料加施工类采购的技术标准，以便总部采购中心及时将该项内容编入招标文献。
2.3.3. 负责按项目总控计划的规定拟定设备材料样板的建筑性能、效果且使其满足符合目的成本及可招标的条件。
2.4. 项目公司工程部
2.4.1. 负责提供项目的工程和材料的进场时间规定。
2.4.2. 负责提供工程采购中的工期及现场管理规定。
2.4.3. 审核材料或材料加施工类采购招标文献中的技术、质量规定。
2.4.4. 提供施工类采购的招标文献中的技术及质量规定。
2.4.5. 参与相关评标活动。
2.4.6. 参与项目公司被授权经办工程采购以及协议签署。
2.4.7. 负责本项目工程采购协议履行。
2.5. 总部工程管理中心和成本管理中心
2.5.1. 总部工程管理中心审核项目公司上报的材料和工程进场计划，审核技术和质量规定，审核招标文献中的现场管理规定。
2.5.2. 总部成本管理中心负责提供审定后的招标参考的目的成本。
2.5.3. 总部成本管理中心参与审核招标文献中由项目公司成本部和采购中心撰写的经济标内容。
2.5.4. 总部成本管理中心负责审核项目公司成本部上报的进场计划并在拟定后提供应采购中心。
2.5.5. 参与评标工作
2.6. 项目公司成本部
2.6.1. 接受总部采购中心的授权，完毕项目经办部分的招标采购工作。
2.6.2. 完毕战略集中采购下的本项目分批协议的签署工作。
2.6.3. 进行本项目的目的成本测算工作并上报总部成本管理中心。
2.6.4. 进行项目进场计划的安排并上报总部成本管理中心。
2.6.5. 督促造价征询顾问完毕招标清单及相关经济标内容。
2.6.6. 和采购中心一起拟定本项目的合约规划。
2.6.7. 参与相关评标工作。
2.6.8. 编制项目版采购月报。
2.7. 采购主管领导
2.7.1. 批准《项目工程采购计划》。
2.7.2. 批准工程投标候选人资格预审报告。
2.7.3. 根据采购中心提交的综合评标报告及排序拟定中标人。

3. 签约主体
3.1. 发包人：指北京万通地产股份有限公司、项目公司，即招标委托人。
3.2. 招标人：指招标受托人，总部采购中心和项目公司成本部。
3.3. 投标人：指经审查拟定参与投标的法人单位、团队、投标联合体或个人。
3.4. 集中（战略）框架协议：签约主体为北京万通地产股份有限公司。
3.5. 集中（战略）框架协议的项目公司分批执行协议：签约主体为执行该协议的项目公司或该项目合约结构所规定的某总承包商。
3.6. 项目公司招标采购协议：签约主体为执行该协议的项目公司或该项目合约结构所规定的某总承包商。
4. 采购的原则
4.1. 采购应遵循以下原则
4.1.1. 竞争的原则。
4.1.2. 合理低价中标的原则。
4.1.3. 公平、公正原则。
5. 工作程序
5.1. 采购计划的编制与形成
5.1.1. 采购计划编制
a) 采购计划的编制由采购中心通过总部成本管理中心提供的经其审定的各项目采购进场计划编制而完毕。
b) 采购计划应满足项目总控计划的时间控制节点。
c) 采购计划中对于工期规定特殊及条件不具有的应在该计划中予以明确应急解决方法。
d) 采购中心与总部成本管理中心项目成本部共同拟定该项目合约结构。
e) 采购计划阶段应对该项目的总部采购、总部授权项目采购的分工予以明确。
f) 各项采购任务应按环节对其执行各阶段进行实时控制。
g) 总部成本管理中心应尽早提供参考目的成本。
h) 总部设计中心应尽早提供相关技术规定及样板、图纸。
i) 总部采购中心应尽早配合总部设计中心开展必要的深化设计工作并在资源上给与支持。
j) 采购中心派驻项目的采购经理负责监督协调采购计划的推动。
5.1.2. 方案阶段：事业部和总部设计中心分析市场和客户，做好项目的规划并提出相关规划指标，采购中心参与相关会议，参与意见于总部成本管理中心的目的成本估算。
5.1.3. 扩初阶段：配合总部设计中心的工作内容，对此阶段明确的内容进行资源上的准备，和总部成本管理中心进行目的成本上的沟通。
5.1.4. 施工图阶段：明确具体的采购计划、合约规划、目的成本。计划编制的具体内容见《采购计划编制操作指导书》。
5.1.5. 采购分工
5.1.5.1. 总部采购中心根据采购原则、采购性质和项目规定等因素，对采购进行分类，依照采购的内容将采购的形式分为：总部集中（战略）采购，总部单项采购，项目招标采购以及无法通过招标的采购四种类型。
5.1.5.2. 总部采购中心和项目公司成本部依据确认的采购方式，采用公开招标或邀请招标或直接洽谈的方式选择承包商和供应商。
5.2. 采购及招投标的流程
5.2.1. 总部集中采购流程
对于集中（战略）采购，由采购中心依照以下环节组织实行。
资质规定的拟定
拟入围名单的形成
考察及考察报告
入围名单的拟定
深化设计方案
招标文献的撰写组织
技术规定
商务条件
预封样
图纸
评标办法
发放标书
回标
清标，质疑
评标
定标
发放中标告知书
框架协议签署
商务条件交底及分批协议核价
履行相关招投标手续
采购的具体操作环节和规定详见《招标采购操作指导书》。
5.2.2. 对于总部集中采购，项目公司应负责签订分批协议
5.2.3. 项目招标采购
a) 项目公司成本部负责组织本规程定义的“项目招标采购”。
b) 项目公司工程部负责施工类的技术及质量规定，参与采购过程。
c) 成本部负责协议签署。
d) 采购的相关文献向总部采购中心备案。
采购的具体操作环节和规定详见《招标采购操作指导书》
5.3. 协议履行
5.3.1. 书面协议签署完毕之后至竣工移交前，由项目公司工程部和成本部履行协议内约定公司应承担的工作和权利。
5.4. 采购工作月报及采购进度控制
5.4.1. 总部采购中心通报框架（战略）协议签署情况及合用范围。
5.4.2. 项目公司成本部编写项目版采购月报。
5.4.3. 总部采购中心编写采购中心执行部分采购进度。
5.4.4. 项目公司成本部汇集两报告报总部工程管理中心编入工程月报。
5.4.5. 采购工作和进度控制通过采购月报的方式沟通，采购月报需包含但不限于以下重要内容
a) 各项采购工作进度与原采购计划的比照。
b) 协议履约情况汇总，涉及协议签订日期、到场情况、付款情况。
c) 变更洽商情况汇总。
d) 质量品控问题汇总。
e) 集中（战略）采购情况通报。
f) 项目采购情况通报。
g) 产品标准化技术专题讨论。
具体内容参见《采购月报示范文本》。
5.5. 供应商的管理及评估
5.5.1. 总部采购中心应考核承建商和供应商的履约情况，根据履约情况建立合格供应商名录以及不合格供应商名录，被列入不合格名录的承包商和供应商，任何项目公司不得与之合作。
5.5.2. 对集中采购和项目招标采购拟定的承包商和供应商，总部采购中心应组织对其进行评估打分。
5.5.3. 根据项目进展，总部采购中心应定期组织供应商协调会议，以满足现场施工需要。具体评估过程详见《供方管理评估操作指导书》。

6. 支持性文献
6.1. 《项目施工过程管理规程》
6.2. 《工程采购计划编制操作指导书》
6.3. 《工程采购招标流程操作指导书》
6.4. 《集中采购分批协议签订操作指导书》
6.5. 《供方评估操作指导书》（后续提供）

7. 相关记录
7.1. 《XXX项目技术规定初稿及目的成本参考一览表》
7.2. 《XXX项目采购计划及分工》
7.3. 《采购月报示范文本》