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浅谈财务管理中的协议管理

在公司的经营活动中，公司与客户签订的各种经济协议，贯穿整个公司的经营活动中，是公司运营的主线。而财务管理中良好的协议管理控制规范，不仅对公司财务管理中核算经济业务的准确性、财务报表的真实性都具有重要意义。同时也是现阶段对财务管理实务工作上多元化管理的一项重要内容。因此，公司的财务部门应寻求各种渠道，积极参与公司经济协议的管理，维护财务在公司经济运营过程中的知情权，发挥财务管理在公司管理中的核心作用。
目前在公司管理实务中，尽管许多公司专门设立了协议管理部门并组织了专班人员管理，但合约部门与财务部门关联业务却缺少沟通，无法做到有效信息共享，大有事倍而功半之态。
合约人员因不了解财务核算规定，在协议条款中涉及财务的内容缺少严谨性，例如：对于税金的收缴不明确责权、发票和收据的概念混淆、钞票支付方式随意性等，有的甚至认为质保金、履约金、押金等都只是协议上写着看的文字，而没故意识到这都是一旦协议生效后，影响到公司财务的关键条款。财务人员对经济协议的签订、执行与结算过程也往往是在事后被动地接受业务部门传来的资料，依据自己对资料的理解进行核算，有的甚至没有真实经济协议的备案资料，这种经济信息传递过程中的不准确、不及时，导致财务人员对经济业务性质不了解、对经济协议的执行情况不掌握，使财务数据失真，财务核算严重滞后，使出具的财务报表与真实的经济业务脱节。这样的财务数据既不能给公司经营管理者提供有用的决策支持，也不能为投资者提供有价值的投资信息。
要改变这种现状，就需要财务人员不断提高自身业务素质，努力改变财务工作环境，改变经营管理理念，把协议管理纳入财务管理当中。将公司的财务管理从协议协商、起草的初始环节就开始渗透其中，争取通过有效合法的协议获取最大空间的利润，同时运用协议来维护公司的利益。
那么财务人员究竟要如何在公司经济协议的管理过程中发挥其监管的职能作用呢？以下谈谈本人在实际业务中的几点想法：
一、财务对经济协议管理过程中的环节控制
（一）经济协议的签订
从经济协议的起草时，财务就应当给出涉及财务的条款的相关意见与建议，并在协议汇审过程中严格把关，避免由协议条款带来的财务风险。需要特别注意的重点事项重要涉及：
1.协议标的是否符合公司经批准的经营范围，符合公司的经济利益。
2.双方公司是否具有履行经济协议的能力，如公司资信的可靠性，筹集富余资金的能力，取得的担保是否切实、可靠等。
3.所涉财务数据是否严密准确，涉及数量、价款、金额等标示准确；计算方式对的；财务等有关附件齐备；符合公司价格政策、采购政策等有关规定。
4.是否符合相关财税法律法规的规定，如资金来源合法；资金使用合法；结算方式合法等。
经审核批准签订的协议，应当由协议管理部门进行编号并加盖单位公章或协议专用章。

（二）已签订协议的备案
协议签订后，合约部门应当及时将一份协议原件或副本送财务部门备案。发生变更或达成解除协议的，应重新审批并及时报财务部门备案。
依据财务的成本费用分项，可以将协议分为劳务及分包协议、材料协议、机械设备协议、征地拆迁协议、零星协议等，分档分类备案。并且做到随时更新目录。

（三）协议的履行
财务部门对送存备案的经济协议应严密关注其实际履行情况，针对不同协议建立不同的收益成本核算体系，制定有效的费用管理控制办法。按不同项目建立明细分类账，做到核算清楚、准确。
财会部门根据协议条款审核执行结算业务。凡未按协议条款履约的，或验收未通过的业务，财会部门有权拒绝付款。
在会计期末应根据协议的不同性质、区分是否履行完毕的协议及时确认收入，同时依据权责发生制原则及配比制原则归集费用，结转成本。

（四）建立协议管理及保密制度
送存备案的经济协议，作为重要的财务档案应指定专人保管，同时提高财务人员职业道德修养水平，严禁以任何形式泄露协议在订立和履行过程中涉及的商业秘密和技术秘密。

二、对经济协议的监管必须与公司其他管理体系相结合
对经济协议的管理不是一个简朴独立事项，同时必须有其他相关内部管理政策的支持才干达成预期效果。公司管理自身就是一个互相关联的系统工程，单纯强调某一方面往往使管理失衡，进而影响全盘。在讨论财务对经济协议的管理过程中，假如协议签订部门、执行部门、协议审批人员，对协议的管理控制没有调整到位，那么财务的监管就如同空中楼阁，失去了管理的基础和存在的理由。

三、公司财务部门对材料采购协议的管理
下面以公司签订的材料采购协议为例探讨财务及其它部门如何共同履行其对协议的监管职能。
要实现财务对材料采购协议的监管职能，一方面公司应制定材料采购集中招标政策，建立采购指导价控制制度，同时公司还应建立预付应付账款管理体制，制定供货商质量信用管理政策。
（一）制定采购指导价政策，加强对材料价格的控制
公司应以材料成本核算为基础，根据市场需求与竞争情况，结合当期市场价格波动趋势，货比三家，执行采购指导价政策。这样一来可以杜绝业务人员以权谋私，损坏公司利益。二来财务可以根据计划施工量预测材料成本，从而准确的做出资金计划。在市场变化期及时对现行定价进行评估、修正与重新审批，价格政策一经拟定后就规定业务部门严格执行。

（二）建立供货商质量信用管理政策
对于一个公司来说，“质量就是生命”这是永恒不变的原则。同样的，我们采购的原材料质量也是直接关系到施工质量的要点。发现供应材料有质量问题的，除了立即告知物资部门停止采购外，还应将相关情况书面资料交于合约部门、财务部门备案，合约部门发函供应单位相关情况，告知停止支付其货款，或及时扣除质保金，以及规定对方退货返还货款等，而财务则具体执行这些操作。对于多次存在质量缺陷的供货商，财务部门更是要在协议会审阶段就将其拒之门外，以保证公司后期产生质量风险的也许性为零。

（三）已签订销售协议的备案
已签订的销售协议副本送协议管理部门及财务部门备案。协议正本由业务部门保管并具体执行，协议执行完毕应告知协议管理部门及财务部门，并及时归档。

（四）应付、预付账款的管理
材料到场后，物资部门应及时点收入库，发票一同到场的要及时将发票交递财务进行帐务解决，发票未达的也应根据协议单价预点入库，并及时告知财务催收发票。财务根据供货商结算发票列应付账款，并按协议条款中的支付结算内容支付款项。
在经济业务中，经常会有预付款材料采购，其实这方面的业务大体上是和应付款业务相同的，但要特别注意的是，由于是预付款，那么就存在一定的风险性，所以协议中一定要列明供需双方的法律责任和义务，保证公司的利益不缺失。根据协议条款预付购货款后，财务要与合约、物资部门实时跟踪，并及时核销预付款。

（五）材料采购发票及结算管理
某些材料采购协议中，对于材料的结算有明显的不合理条款，例如：砂类材料按重量结算，因砂子吸水率较高，假如按重量结算，势必会有较大偏差。而石类材料按过磅单结算，有些不法供货商，用一车多磅的方法，同一车材料多次过磅来牟取暴利。所以相对于砂石这样的材料，我们则应在协议中列明按照混凝土的用量，及实验部门提供的配合比，计算出理论用量，在考虑合理损耗的范围内来结算。发票物资部门经办人员必须签认后，再交于财务部门作帐前。
目前，在国内的很多公司管理实务中，财务部门的协议管理职能受到多方面的克制和约束。财务核算水平较低、财务管理缺失，严重制约着公司规范化管理。应以提高公司中经济协议的财务监管职能作为一个切入点，完善与其关联的其他配套管理体系，以提高整个公司的内部管理水平，进而保证财务部门出具真实准确的财务报告，使经营者与投资者对财务报告数据的有用性有所期待，得以满足。