大酒店标准管理系统操作基础手册.doc

目 录第一章系统简介2第一节系统特点简介2第二节系统功能简介3第三节系统运营4第四节系统退出5第二章客房预订5第一节个人预订5第二节团队预订8第三节预订信息9第三章入住登记9第一节床位入住9第二节套房入住10第三节团队入住11第四章交费退房11第一节床位退房12第二节套房退房13第三节团队退房14第四节转房15第五节收银记账15第六节催缴欠款16第七节夜间稽查16第五章信息查询16第一节团队信息16第二节旅客信息17第六章系统管理17第一节基本资料18第二节营业资料19第三节客房设立19第四节操作员管理20第五节系统口令21第六节操作日记21第七节房态管理22第八节交接班22第一章 系统简介本章内容提纲： 系统特点简介 系统功能简介 系统运营 系统退出第一节 系统特点简介系统融合国内外先进酒店管理思想，结合中华人民共和国国情和管理基本，采用MS SQL Server 7.0大型数据库、组件式开发等先进技术，优化酒店管理流程，强化过程控制，构建公司数字神经系统，实现信息化管理。为公司管理层提供最佳公司管理手段，使公司信息资源充分共享，能有效提高公司工作效率和节约资源。系统实现了从客房预订、客人入住、退房、交费酒店业务全过程进行管理，对所有客房状态进行即时更新和记录，对收费和欠费状况进行即时记录、对欠费进行跟踪和及时追缴，从而有效地优化酒店资源配备，协助酒店加速资金周转，减少成本，提高经济效益。界面风格清新靓丽、简洁流畅，顾客还可进行个性化设立，操作以便、快捷，具备Windows风格。基本资料可扩展性强，对操作人员进行严格口令管理、操作日记管理和交接班管理，保障系统在安全，受控状态下运营。采用大型数据库，实现真正分布式网络计算。可以在大顾客量和大数据量状况下，保证应用稳定性、数据完整性和系统可扩展性。第二节 系统功能简介一、 功能模块图图1 功能模块图二、 功能摘要（一） 客户预订录入和查询个人和团队预订信息，涉及预订房间号码、房间名称、入住时间和预住天数以及定金交付状况。（二） 入住登记分为三种入住方式：床位入住、套房入住、团队入住。分别进行管理，可录入和查询客人入住基本信息。涉及房间号、房租折扣、交付押金、客人姓名、证件类型、证件号码等。确认后系统自动更新已入住房间状态。（三） 交费退房既涉及与入住相应三种退房方式：床位退房、套房退房、团队退房，还可解决客户转房，收银记帐、催收欠款等业务。（四） 信息查询可查询所有正在入住或曾经入住团队和旅客有关信息，涉及团队名称、团队负责人、客人姓名、证件名称及号码等。（五） 系统管理录入和查询酒店基本信息、所有客房基本信息，对操作员进行管理，还可修改客房状态，解决操作人员交接班。所有基本资料一旦录入，即可在需要地方以查找方式录入，充分共享。严格口令管理保证了系统安全运营。第三节 系统运营运营Windows 开始程序酒店管理系统酒店前台管理系统V1.0登录到建好账套，系统登录界面如下图：图2 操作员登陆界面录入顾客名和密码后，点击拟定，即可成功进入系统主界面：图3 系统主界面第四节 系统退出在系统初始界面中，退出系统有三种方式：点击”文献”菜单栏，按”退出”菜单项。点击系统初始界面最右上角图符。点击系统初始界面右上角命令按钮执行以上三种方式之一，系统都浮现如下提示：图4 系统退出提示界面顾客如果拟定要退出，按是按钮，系统退出。否则，按否按钮，系统回到主界面。第二章 客房预订本章内容提纲： 个人预订 团队预订 预订信息第一节 个人预订在主界面点击客房预订模块个人预订图标，系统弹出个人预订单过滤窗口：可将过滤条件保存为方案图5 过滤窗口定义条件时，从“字段”、“条件”下拉列表中选取，有必要时在值中填列内容，构成一条过滤条件，点击“添至列表”按钮，则会将此条过滤条件添至列表中，作为当前过滤条件，过滤条件可以有多条。点击“保存”可将惯用过滤框中组合条件保存为方案，在下次进入只要从过滤条件下拉列表中找出此方案即可。过滤条件编辑好后，单击“拟定”按扭，序进薄中显示是过滤出单据列表：图6 个人预订单列表双击光标所在行，可打开已录入个人预订单：图7 个人预订单界面也可点击工具条上 按钮，新增一张个人预订单，新增个人预订单时需录入预定客名，联系电话、房间号码、入住日期、预住天数等信息，录入房间号码时，应点击该栏右侧按钮，会显示出系统已建好客房资料：图8 查找客房资料界面通过光标上下移动，选中某一房间，双击该行或点击返回按钮，即可自动录入房间号码，并携带出该房间类型。若客人交付定金，还需录入定金金额和币别。在单据上还可录入备注信息。录入完毕后，点击拟定按钮保存，系统会自动检查预订房间在预订期间与否为空，若为空则保存成功，若不为空，则会提示保存失败。保存成功后，系统会自动将该房间状态置为预订状态。按钮简介： 按钮：新增一张个人预订单。 修改：对已录入个人预订单进行修改。按钮：删除光标所在行相应个人预订单，已入住后不能修改和删除。按钮：重新过滤个人预订单。按钮：对单据进行打印预览。按钮：对当前单据进行打印。按钮：刷新当前屏幕内容。按钮：退出个人预订单模块。第二节 团队预订点击团队预订图标，可解决团队预订业务。过滤框使用以及界面操作与个人预订类似，对相似操作不再赘述。团队预订业务与个人预订业务不同是，团队预订业务可在同一单据上同步预订各种房间，应录入团队名称和联系人：图9 团队预订单界面在查找录入预定房间时，可使用Shift键或Ctrl键进行多选。必要项目填列完整后，点击拟定按钮可对单据进行保存。系统会自动将预定房间状态由空房置为预定状态。第三节 预订信息点击预订信息图标，可对所有预订信息进行查询，通过该模块，可随时掌握客房预订状况。录入过滤条件后，点击拟定，进入预订信息综合查询界面：图10 预定信息查询第三章 入住登记本章内容提纲： 床位入住 套房入住 团队入住第一节 床位入住客人入住方式分为床位入住、套房入住和团队入住。采用床位入住时，同一房间中剩余床位还可租给其她客人。在入住登记模块点击床位入住按钮，选取筛选条件后，进入床位入住列表界面：图11 床位入住列表该列表显示了已入住房间和旅客基本状况，双击光标所在行，可调出单据界面，点击新增按钮，可办理客人床位入住手续：图12 床位入住单当查找录入房间号时，界面只会显示有空床位房间信息，操作人员须录入房租折扣、选取付款方式，录入预住天数，交付押金数额及币别。客人信息项下应列入客人姓名、性别、证件类型、证件号码，入住因素等信息，客人也可从属某个团队，由该团队统一结账。录入完整后，点击拟定按钮，系统即保存了入住信息。该房间状态变为入住状态。第二节 套房入住点击套房入住按钮，解决套房入住业务，套房入住以整个房间为出租单元，而非以床位为出租单元。套房入住单录入项目与床位入住略有不同，如下图： 图13 套房入住单只需录入房间号，不显示房位号。其她项目录入参照床位入住单。第三节 团队入住办理团队入住业务时，通过团队入住模块进行。点击团队入住图标，进入团队入住模块，如下显示是团队入住单：图14 团队入住单团队入住单须录入团队信息，涉及团队名称、负责人、联系地址等。可选各种入住房间，每个房间须录入旅客姓名。录入完整后，点击拟定按钮，即可完毕团队入住业务。第四章 交费退房本章内容提纲： 床位退房 套房退房 团队退房 转房 收银记账 催缴欠款 夜间稽查第一节 床位退房同入住相应，退房也分为床位退房、套房退房、团队退房，解决相应退房和收费业务。在交费退房模块点击床位退房图标，选取过滤条件后进入床位退房列表界面：图15 床位退房列表选定了需办理退房账单后，打开编辑下拉菜单：图16 打开编辑下拉菜单点击退房，浮现退房解决界面：图17 床位退房单顾客可录入结算币别，选取付款方式，录入各费用项目消费金额，系统自动计算出应收金额，若押金超过消费金额之和，则为找零金额。项目录入完毕，点击确认退房按钮后，完毕床位退房业务。顾客也可在此界面点击旅客信息，查看有关旅客信息，如下图：图18 旅客信息退房业务完毕后，系统会自动将此房间或引床位状态置为待清洁。顾客可在系统管理房态管理中调节为空房。顾客还可运用编辑下拉菜单中账单查询功能，来查询已办理完退房手续账单明细状况。第二节 套房退房套房退房业务与床位退房略有不同，套房退房以房间为单元，如下图：图19 套房退房项目录入完毕后，点击确认退房后，完毕退房手续，系统自动记录收入金额，并更改房间状态。第三节 团队退房团队退房往往涉及各种房间，且也许一次入住，分次退房和结账，比套房退房更为复杂，团队退房单涉及需结账房间、未结账房间、团队信息三页：图20 团队退房单顾客可在需结账房间页选取相应房间进行退房或结账解决，在已结账房间页查询已结账房间账单，还可在团队信息页查询该团队信息。第四节 转房客人入住后，由于种种因素也许需要转房，可点击转房图标办理客人转房手续，选取一张入住单，在编辑下拉菜单中选取转房，浮现如下界面：图21 转房单以查找方式录入转往房间号，预住天数，若补交押金还需录入押金金额，币别，房租折价和付款方式。录入完毕后，点击确认转房，即可完毕转房业务。系统会自动将原房间消费金额转到客人转到房间下，并更新原房间状态。第五节 收银记账该模块解决入住客人消费记账业务，点击收银记账图标，进行收银记账界面，选取入住信息行，在编辑下拉菜单中点击收银记账，浮现如下单据界面：图22 收银记账单选取收银项目，本例中为中餐，录入消费金额币别后，点击记账，该收费即记入客人账单，可在退房与房费一起结算。第六节 催缴欠款该模块可显示和打印入住客人未结算消费账单，顾客可运用该模块即时查询和打印催款单。点击催缴欠款图标，进入入住客人未结算消费账单列表：图23 入住旅客账单第七节 夜间稽查第五章 信息查询本章内容提纲： 团队信息 旅客信息第一节 团队信息点击团队信息图标，可过滤和查看当前正入住或曾经入住团队信息，如下图：图24 团队信息第二节 旅客信息点击旅客信息图标，可过滤和查看当前正入住或曾经入住旅客详细信息，如下图：图25 旅客信息第六章 系统管理本章内容提纲： 基本资料 营业资料 客房设立 操作员管理 系统口令 操作日记 房态管理 交接班第一节 基本资料在系统管理模块点击基本资料图标，进行基本资料管理界面，系统基本资料涉及性别资料、币别资料、房间状态、房间朝向、消费项目、客源资料、信用卡、挂帐单位、证件类型、旅客类型、订单执行状态、付款方式、住宿因素、入住类型等。图26 基本资料房间类型、消费项目等资料可新增和删除，新增时可在资料行点击右键，浮现如下界面：图27 新增基本资料点击新增条目，浮现条目录入界面，录入后点击保存按钮即可。以上建好资料可供业务解决时查找，充分共享。第二节 营业资料点击营业资料图标，浮现系统设立界面，分为酒店资料、核算币别、营业资料、其她页，如下图所示：图28 营业资料酒店资料录入酒店基本信息，如酒店名称、电话、地址等。核算币别页录入结算本位币及代码，本版本以单一币种核算，外币需折算为本位币录入。营业资料页录入酒店规定加收半天房租和全天房租时间，以及包房固定服务费，包房全房租服务费比率等资料，用于结算。其她项涉及密码最短长度设立，操作日记文献大小设立等，只有系统管理员才有权限进行以上设立。第三节 客房设立该模块用于建立详细客房资料，供办理酒店寻常业务时查询和引用，是系统最重要基本资料之一，必要开始用本系统解决业务系统前完整录入。每一种房间信息涉及房间号码、房间名称、楼层、房间朝向、房间类型、床位数、套房价格、床位价格等，其中房间朝向、房间类型可从基本资料查找录入。若房间存有图片文献，还可指向该图片文献。图29 客房设立录入完毕后，点击拟定即可保存此房间资料。还可对房间资料进行修改、删除、过滤、打印等操作，请查阅有关章节按钮使用阐明。第四节 操作员管理可运用本模块进行操作员管理，涉及新增、删除操作员，录入和更改操作员密码等。图30 操作员管理若操作员为系统管理员，则具备所有操作权限。若系统管理员栏为否，则不能执行系统管理模块。第五节 系统口令本模块可更改当前操作员密码，点击系统口令图标，浮现更改密码对话框：图31 更改密码录入老密码和新密码，并验证密码，点击拟定，即可修改当前操作员密码，当前操作员下次登录时，须录入新密码。第六节 操作日记系统管理员可运用该模块查询系统使用记录：图32 操作日记第七节 房态管理该模块可显示每一种房间详细信息以及当前状态，如下图：图33 房态管理图中不同颜色代表不同状态，如绿色代表空房，粉红代表代维修等。当顾客点击左边房间号，右边会浮现该房间详细信息。顾客还可在光标停留在某个房间时点击鼠标右键，更改房间状态。应注意只能将空房状态改为待维修、待清洁，或将待维修、待清洁状态改空房。第八节 交接班点击交按班图标，进行交接班业务解决，顾客可在交班向导指引下，一步一步地完毕交按班操作，涉及交按班双方操作员密码验证，核对有关账目（本班收入，上班移送，本班上缴财务金额），余款移送，如下图：图34 交接班交接班操作完毕后，系统自动进行有关账目计算和结转。