工作痕迹管理制度.doc

痕迹管理办法

为了加强公司所涉及项目文件的归档管理，确保建设项目的立项、设计、勘察、施工、竣工等全过程工程档案的完整收集、归档及利用，根据《中华人民共和国档案法》等法律、法规，结合公司实际，特制定本办法。
一、痕迹管理的概念
痕迹管理，是指公司所涉及各个项目及各项工作推进过程中，从工作布置到工作落实全过程的各类有效文字记载。它既是公司档案、项目及工作资料管理的需要，也是明确各工作人员工作责任的需要。
二、痕迹管理的内容
（一）、公司内部及其他相关部门工作痕迹资料。
主要包括：（1）、公司内部每周例会、总经理办公会及其他工作会相关会议纪要；
（2）、公司负责人及领导对某项工作的具体安排及批示；
（3）、各部门工作交接单、印章审批单等文件。
（二）、公司对外发文工作痕迹资料。
主要包括：（1）、发文稿纸（须有经办人、部门负责人、公司负责人签字确认）、收发文登记本；
（2）、对外所发请示、情况说明等文件的原稿及红头文件等。
（三）、政府及其他相关单位和部门资料。
主要包括：政府及其他相关单位和部门所发通知、批示、相关政策等文件。
（四）、公司内部各项工作推进工作中所涉及的痕迹资料。
主要包括：（1）、各项工作推进过程中各节点的工作记录（已签字盖章工作汇报、工作简报等）；
（2）、项目推进过程中报批所需的各类资料；
（3）、选定各项目参与企业的各项资料（招标相关请示、批复、招标公告、各企业标书、评标过程中及开标的相关记录、中标通知书等资料）；
（4）、各项目土地组件报件资料；
（5）、各项目修建性详细规划指导意见和修详规的编制、申报和申领工作推进过程中所上报资料和最终所获结果的相关资料；
（6）、各项目的经济指标测算资料及结果相关资料；
（7）、各项目的成本组价和控制工作相关资料（相关会议纪要、批复、测算结果等）；
（8）、各项目开展审计工作所需的各项资料（发票、单据、凭证、项目合同或协议、相关会议纪要等）；
（9）、各项目规划、报批等相关资料；
（10）、各项目立项工作相关资料及预审并上报项目审定相关资料；
（11）、各项目报批所需测评、评估资料（环境影响报告、矿产压覆、地质灾害报告及评估、可行性研究报告、工程勘察和地震安全性评价等相关资料）；
（五）公司对外所签署各类合同、协议等痕迹资料。
主要包括：（1）、各类业务合同盖章签署前经审批通过后的印章审批单；
（2）、各类合同、协议的原件、上报备案的相关资料。
（六）财务会计痕迹资料。
主要包括：各项财务活动中形成的报表、帐簿、凭证、工资花名册等相关财务资料。

三、工作痕迹资料归档
凡是反映公司各项工作活动、具有查考利用价值、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料均属归档范围。具体包括以下几个方面：
1 收进和发出的文件。上级党政机关颁发的公司要执行的方针、政策、法律、法令、命令、条例、规定、决定、重要通知和通报；公司编制和审批的各种计划、规划、方案、统计报表、普查材料、预算、决算；重要总结、年鉴、汇编；各种合同、协议、证书；重要通知、指示、决定、通报；重要问题的请示及批复。
2 会议文件。公司召开的党政、工、团及专业会议的文件，包括会议请示与批复、通知、名单、日程、工作报告、年度计划、年度总结、统计材料、决定、决议、纪要、先进生产工作者的名单和模范事迹、奖励文件材料。参加上级机关和有关部门召开的会议带回来的具有保存价值的会议文件材料。
3 内部文件。公司在职能活动中形成的文件，包括成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料；公司房屋买卖、土地征用、重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；重要的电话记录、工作职责、工作条例、章程、制度、历史沿革、大事记；干部任免、调配、培训、专业技术职务评定、聘任；党员、团员、干部、工人名册、报表、纪律检查、治安保卫及职工的录用转正、定级、调资、退职、退休、离休、复员、转业、抚恤、死亡等干部奖惩等文件材料。

四、痕迹管理的要求
（一）痕迹管理的要点，是指反映公司各项工作活动进度、状况、具有查考利用价值、对公司各项业务产生影响的各类相关资料。
（二）痕迹管理的资料要真实，严禁弄虚作假；
（三）各类工作痕迹资料需要相关部门或人员签字、盖章的正式材料；
（四）各类资料的送达须有回执并有接收对象的签字或盖章；
（五）痕迹管理资料列为长期保存资料，不得破损、遗失或销毁；
（六）痕迹管理资料一般使用A4纸，用钢笔或水笔书写，字迹工整、内容齐全，使用统一的档案袋（盒）保存。
五、痕迹管理的实施
按照《档案管理办法》及《痕迹管理制度》的要求，及时检查及自查，确保各工作环节所产生的痕迹资料及时、完整收集和整理。痕迹资料产生后5个工作日内由相关部门和人员收集整理，根据工作需要进行复印留档，并将最终稿报送办公室归档留存管理。其中：各个独立项目实行一户一档制，其他种类的检查分类归档。各项目相关部门和办公室应及时装订并按要求归档保管。
六、痕迹管理的检查
公司各相关部门和办公室应对痕迹资料管理工作进行检查和自查，适时组织相关人员进行互查互促，对发现的问题及时进行纠正和完善。