公司员工出差管理核心制度.doc

企业职员出差管理制度

第一章 总则
第一条 为规范出差管理步骤、加强出差预算管理并做到有章可循特制订本制度。
第二条 本制度参考本企业行政管理、财务管理相关制度要求制订。
第二章 通常要求
第三条 职员出差依下列程序办理：
出差前应填写出差申请单。出差期限由派遣责任人视情况需要，事前给予核定，并依据程序核实。
第四条 出差审核决定权限以下：
1、 当日出差
出差当日可能往返，通常由部门经理核准。
2、 远途出差
由部门经理核准，报主管副总审批，部门经理以上人员一律由总经理核准。
第五条 交通工具选择标准：
（1） 短途出差可酌情选择汽车作为交通工具。
（2） 远途出差通常选择火车作为交通工具，特殊情况下采取汽车出行，通常火车超出六个小时能够选择卧铺出行，特殊情况，可向总经理申请选择乘坐飞机。
第三章 出差借款和报销
第六条 费用预算
坚持“先预算后开支”费用控制制度。各部门应对本部门费用进行预算，做出年计划、月计划、周计划，报财务部及总经理审批，并严格按计划实施，不得超支，标准上不支出计划外费用，特殊情况报总经理审批。
第七条 借款
（1） 借款首要标准是“前账不清，后款不借”。
（2） 需借支出差人员依据审批后出差申请表填制借款单，财务部门收到经核签出差申请及借款单时，需再对出差费用预算进行合理性测算，若认为合理则给以办理借支，若认为有不合理之处，可和申请人进行沟通，沟通后如未获共识则交付总（副）经理进行裁决。
（3） 出差或其它用途需借大笔现金时，应提前向财务预约，并有总经理审批；
（4） 借款要立即清还，公务结束后3日内到财务部结算还款。无正当理由过期不结算者，扣发借款人工资，直至扣清为止。
（5） 借款额度和借款人工资挂钩，参考出差费用标准，标准上不得超出借款人月工资收入。
（6） 借款金额标准上限制为：一般职员借款金额在1000~元，主管级以上职员金额在1000~3000以内，特殊用途超出5000元等特大金额应上报到主管副总标明原因审批。
第八条 报销程序及出差费用报销
严格按审批程序办理。按财务规范粘贴“差旅费报销单”→部门主管或经理审核签字→财务部核实→总经理审批→财务领款报销。
出差人员需于出差返回三日内向财务部门提报经部门主管签核该行次《差旅费报销单》、《出差汇报》，财务部门依据相关财务要求进行首次审核，同时还需对费用支出合理性进行审核。如未按要求期限提报者，财务部直接于最近期发放工资时扣减该员所预支之金额，且于以后报销时，按报销单所填金额90%给予报销。
第四章 差旅管理
第九条 出差申请和汇报
1、出差前应填写《出差申请表》并注明出差路线、事由、计划及出差费用预算，经主管部门经理同意并签字确定后方可出差，不然出差费用一律不予报销。
2、部门经理对出差申请进行审批时，除须对申请人员所填具之出差目标立即间安排进行审核外，还应对其所提出出差费用预算进行合理性测算。
3、出差期限由派遣责任人视情况需要，事前给予核定，并依据程序核实。
4、将出差申请表送至行政部留存、统计考勤。标准上出差出发时间在中午12点以前能够不来企业报到；出差出发时间在中午12点以后要来企业报到，特殊原因不来企业必需有部门经理同意并报行政部立案。
５、出差返回时间（以机票、车票上抵达时间为准）在中午12点以前要来企业报到；出差返回时间在中午12点以后经部门经理同意并报行政部后可不来企业报到。
６、出差后须按《出差申请表》中确定时间、路线、拟计划造访用户名目等事项开展出差工作。抵达当地第一时间给予报点，报点须用当地电话，由行政内勤按报点时间、地点、电话号码、车次等内容给予登记（销售人员交由销售内勤登记）。出差后回企业报销时须和报点相吻合，不然不报销有出入部分。
７、销售人员出差后天天向销售部门责任人汇报工作进展及下一步工作计划安排。
８、出差途中生病、遇意外或因工作实际，需要延长差旅时间，应打电话向企业请示；不得因私事或借故延长出差时间，不然其差旅费不予报销。
９、出差人员返回后均需提报《出差汇报》，出差汇报中需将此次出差任务完成情况（包含出差目标达成情况、费用支出情况等内容）做具体说明，同时该汇报也是出差费用报销依据之一。
１０、出差汇报审核及审批：步骤同出差申请。
１１、出差结束后，应于3日之内提交出差汇报，并到财务部费用报销。未按以上手续办理出差手续或未经审批所发生费用，企业将不予报销。
１２、销售部门各驻外办事处业务人员，除财务审核步骤外，在办事处内部需严格按前述内容实施，但和总部财务部门核销时，依据实际情况或依据财务部门要求进行核销，并以财务部门为准。
１３、为强化出差费用管控及提升远途出差（本市以外）成本效益，远途出差人员在填具《差旅费报销单》时，必需和相对应《出差申请表》上所载明预算金额相靠近，如高于预算金额10%或超出300元者，则必需提出说明并经部门经理核准后超出部分始得报销。
第十条 职员出差活动监管
各部门经理对自己部门职员出差活动负责进行监督管理，定时（按月）开展检验，对检验过程中发觉违规行为应立即处理。
违规处罚标准 ：
1、职员出差未办理申请手续，处罚责任人20－100元/次，期间产生费用不得报销入帐。
2、职员出差期间取得信息未按要求整理，总结上报，处罚责任人20－200元/次，取得资料未按时办理归档手续，处罚责任人50－200元/次，如所以造成直接经济损失由责任人负担。
3、出差人员未按时办理费用报批手续并入账，处罚20－200元/次，对超期报销出差费用按９０%报销入账。
4、出差费用报批存在弄虚作假，根据作假部分多少处罚责任人，同时做假部分费用不得入账，已入账应进行剥离。
5、财务部门未按相关要求审核报销票据，存在违规，处罚责任人50－200元/次，如所以造成直接经济损失由审核人负担。
第十一条 出差相关要求
1、本市出差：
1）、标准上要求使用本企业交通工具，不报销任何费用和补助；
2）、如因特殊原因未派车，出差之交通费用凭乘车票据实数报销，乘坐出租车需取得部门主管同意后方可；
2、市外出差：
非业务人员标准上应该日往返，若确需住宿留驻，应取得部门主管同意后方可报销相关费用；业务人员则依据其《出差申请》进行相关时间安排；出差人员所乘交通工具及食宿标准具体按附件1要求实施，特殊情况经主管副总及以上等级同意后实施。
3、差旅费应据实填报，如发觉有虚报不实者，除将所领差旅费追回外，并视情节轻重，给予惩处。
4、差旅费报销必需一次一清，上次不清下次不借，不能结清者，从当月工资中扣回，直至扣清。
5、出差不享受休息待遇，不得报支加班费或轮休，要确保天天工作8小时和一定工作绩效，但重大节假日（春节、元旦、劳动节、国庆节、中秋节、端午节）可酌情给以补助。
第五章 附则
第十二条 出差纪律
1、遵纪遵法；
2、遵守企业制度；
3、注意安全，不从事危险活动；
4、不从事有损企业形象、品牌形象、企业政策活动；
5、不谈论和企业形象、品牌形象、企业标准和企业政策相违反言论；
6、不给用户制造正常工作以外难题和提出正常工作以外要求；
7、未经部门主管同意，不得向用户借款；
8、不得接收用户宴请和招待；
9、严禁挪用企业货款。
第十三条 本制度（暂行）经总经理核准后实施，如有未尽事宜，可随时修改。
第十四条 附件
附件１　差旅费用管理细则
附件２　出差申请表
附件３　借款单
附件４　差旅费报销单

附件２：《出差申请表》

附件３：《借款单》

附件４：《差旅费报销单》