基金管理有限公司监察稽核部管理制度.doc

X基金管理有限公司监察稽核部管理制度第一章 总 则第一条 为提高公司合法合规运作水平，加强公司内部风险控制，充分保护基金份额持有人、公司股东和公司的合法权益，明确监察稽核部的工作职责，规范公司监察稽核工作，依据X基金管理有限公司章程X基金管理有限公司内部控制大纲X基金管理有限公司监察稽核制度等相关规定，制定本制度。第二条 本制度适用于X基金管理有限公司监察稽核部。第二章 部门职能定位第三条 监察稽核部部门职责：（一）检查、评价公司内部控制制度的合法性、合规性、合理性、完备性和有效性；检查、评价公司和基金运作的合法性、合规性，及时提出改进意见；（二）跟踪监管法律法规变化，协助各部门制订、适时修订公司内部控制制度及其他公司制度；（三）对公司各部门和员工进行法律法规的普及和合规教育培训，使所有员工都完全了解自身的职业道德要求和行为规范，提供合规咨询；（四）对公司经营管理和基金投资运作的合法合规性进行日常监察和稽核，及时揭示公司内部管理和基金运作中的风险；（五）对各业务部门执行公司各项规章制度的情况进行稽核审计，并向总裁和督察长提交相应的稽核审计报告；（六）对员工职业操守及内幕交易情况进行监察；（七）检查公司及基金各项报告、报表、统计资料、记录及公开披露的信息的真实性、准确性、完整性；（八）审核公司信息披露报告，负责公司的对外信息披露工作；（九）组织实施对公司相关人员的离任审计、审查，出具审查报告；（十）协助、配合外部监管部门、自律组织调查处理相关事项；（十一）处理公司内部及客户投诉；（十二）负责合同协议审核及内部法律事务咨询；（十三）审核公司各类新产品的募集申请材料，协助制订相关基金产品和资产管理产品的法律文件；（十四）组织协调反洗钱工作，检查监督各业务部门反洗钱工作执行情况，审核并报送可疑交易信息；（十五）完成总裁和督察长交办的其他工作。第三章 岗位设置及职责第四条 监察稽核部设部门负责人、法律合规岗、信息披露岗、稽核审计岗、反洗钱岗、日常事务岗等岗位。各具体岗位员工在部门负责人领导下，全面开展部门工作。第五条 监察稽核部负责人岗位职责：（一）主持部门日常工作；（二）组织制订部门岗位职责、工作程序和方法；（三）组织制订并监督实施部门工作计划；（四）指导督促合规、监察、稽核审计、信息披露以及反洗钱工作；（五）指导督促合同审核、法规培训等法律风险防范及其他法律支持工作；（六）作为风险控制委员会成员参与公司重大风险管理事项的审议和决策；（七）牵头组织调查公司内部的违法、违规和违纪情况，组织实施对违规违纪案件的监察稽核工作；（八）审核或撰写监察稽核报告并上报；（九）复核对外披露的资讯，并上报总裁和督察长；（十）协助公司进行危机管理；（十一）协调处理客户投诉；（十二）协调部门与其他部门的工作，维护加强与监管部门、托管行等外部机构的联系；（十三）参与部门员工的招聘及录用，负责部门员工的考核；（十四）完成公司领导交办的其他工作。第六条 法律合规岗的主要职责：（一）制订或协助各部门制订公司各项制度，根据法律法规变化及公司业务发展，及时督促相关部门进行修订；（二）审核对外签订的合同、协议等法律文件，并出具专业法律意见；（三）新产品、新业务法律风险分析并提供专业意见；负责公司各类新产品的募集申请材料中基金合同、招募说明书等基金法律文件的审核；（四）建立并维护公司法律法规库，提供内部法律法规咨询服务；（五）处理与公司或基金有关的诉讼、纠纷等法律事务，协助处理客户投诉；（六）制定并实施法律法规培训计划；（七）其他交办事项。第七条 信息披露岗的主要职责：（一）根据公司的信息披露制度，具体执行公司的对外信息披露的合规性审核工作，负责相关信息披露材料的报备；（二）负责制作基金定期报告、临时报告及更新招募说明书中涉及基金运作遵规守信情况的说明及重大事件揭示中相关合规内容；（三）审核公司及基金的各类宣传推介材料；（四）审核公司及基金的各项报告、报表、统计资料的真实性、准确性、完整性；（五）检查信息披露流程，评价其合规性、合法性和有效性；（六）其他交办事项。第八条 反洗钱岗的主要职责：（一）拟订反洗钱整体工作计划及相关的政策、制度；（二）组织协调反洗钱工作，检查监督各业务部门执行反洗钱工作情况；（三）审核并报送可疑交易信息；（四）负责反洗钱系统功能补充与完善；（五）负责公司可疑交易报告相关档案分类、整理、汇总及保管工作；（六）负责公司反洗钱非现场监管报表的审核及报送工作（七）负责对公司反洗钱业务进行宣传、指导、培训，并配合审计，促进公司反洗钱报告工作质量提高；（八）其他交办事项。第九条 稽核审计岗的主要职责：（一）拟定公司内部稽核审计计划；（二）组织实施内部监察稽核，对公司内部控制制度的健全性、合理性、有效性，各部门以及基金运作的合规性，以及公司制度流程的执行情况进行定期或不定期的监察稽核检查；（三）根据监察稽核检查情况出具监察稽核报告，对监察稽核中发现的问题提出改进建议，跟踪督促相关部门落实整改；（四）内幕信息及知情人登记管理；（五）协助调查公司内部违法违规事件；（六）负责公司经营管理活动的审计工作，协助对高级管理人员的离任审计，配合外部审计师对公司及基金进行审计，配合监管部门对公司及基金的检查；（七）负责向监管部门提交的监察稽核报告等相关报告的准备和报送；（八）其他交办事项。第十条 日常事务岗岗位职责：（一）负责与外部机构的日常联系沟通；（二）负责从业人员证券投资行为管理相关日常工作；（三）负责拟定监管要求上报的书面材料，协助处理文件报备工作；（四）负责会议组织、记录并整理部门会议纪要；（五）负责部门内部行政文秘工作；（六）其他交办事项。第十一条 各岗位人员应在各自的授权范围内履行相应的职责，在独立、保密的基础上共同协作、积极沟通。如工作出现重复或职责不明，应及时向部门负责人报告并请示予以协调。第十二条 各岗位人员应按照部门备岗方案，在部门相应人员缺勤、出差、休假时完成备岗任务。第四章 部门管理第十三条 部门负责人负责部门管理工作，部门负责人可以指定部门员工负责部门管理项下的各项具体工作。第十四条 工作计划与安排。部门负责人根据公司年度工作计划和各项业务工作的具体进展，主持安排部门员工各阶段主要工作内容。第十五条 工作跟踪与报告。部门通过定期工作例会的形式，对本期工作进行回顾，并计划下期主要工作事项，对工作中出现的问题进行沟通总结。部门负责人定期或不定期向分管领导进行常规汇报，并对员工工作进行督导。第十六条 战略规划与管理。结合公司整体战略规划与管理要求，制定本部门战略及其实施要点，并根据公司统一的要求和模版制作或维护相关材料；对本部门战略的实施和执行情况进行跟踪，及时调整。第十七条 绩效考核。部门负责人负责对部门员工的工作表现和能力进行考核，并将作为员工的年度评比、工资升降、职务晋升、奖惩、培训等措施的客观依据，促进部门员工发挥工作积极性，保障部门职能的良好运行。部门负责人应遵循公司绩效考核相关制度，综合考察部门员工工作纪律、道德品行、工作数量、工作质量等维度，科学实施绩效考核。第十八条 培训成果共享机制。部门员工因公参加培训的，应在培训后及时总结培训心得、整理培训资料，就培训内容与部门其他员工进行内部分享交流和讨论。第五章 档案管理第十九条 监察稽核部的部门档案包括纸质和电子版两种形式：（一）公司及各部门规章制度及业务流程；（二）基金招募说明书、基金合同以及重要对外信息披露材料；（三）与监管部门、托管机构、审计机构等外部机构的重要往来文件；（四）内部监察日志、监察报告、内部稽核报告；（五）工作周报、会议纪要；（六）其他文档资料。第二十条 部门指定专人管理档案，负责部门档案的收集、分类、整理、编号、借阅、登记等工作，并按照公司档案管理制度及时向综合管理部移交档案，进行归档。第二十一条 部门各经办人员须及时将各类档案移交给档案管理人。档案管理人应根据档案的性质分类，涉及机密的，应当妥善保管，未经授权不得将档案交给他人。第二十二条 部门员工可以随时借阅非保密的档案，借阅保密档案需履行审批手续，并在档案管理人处登记。档案借出后，借阅人应妥善保管，负责档案的完整、安全。第六章 人员要求及行为规范第二十三条 监察稽核人员应当具有良好的政治素质和业务素质，坚持原则、忠于职守、保守秘密、廉洁自律，并具备以下任职资格：（一）具有大学本科以上学历；（二）具有法律、会计、财务、金融及经济管理方面的知识，并具有一定的实务经验；（三）具备基金从业资格；（四）符合中国证监会规定的其他条件。第二十四条 监察稽核人员除遵守本制度规定的有关条款外，还应遵守公司各种规章、制度所规定的公司员工应遵守的条款。第二十五条 监察稽核部员工应做到：（一）独立开展工作，不受公司内部其他部门的干预、限制；（二）在工作中应客观、公正、准确；（三）除非公司认定有可能危及公司和基金安全的特殊情况，只针对发现的问题提出改进建议，不担任执行工作，具体的改进工作由公司管理层和相关业务部门执行；（四）遵守公司内部管理制度，在不干预公司正常工作的前提下，在规定的权限范围内从事监察稽核工作； （五）有权力、有责任督促公司各部门及时、妥善地解决发现的问题；（六）坚持原则，忠于职守，廉洁奉公，公正无私，诚实信用，具有良好的品行和职业操守。第二十六条 监察稽核部人员的禁止行为；（一）禁止超过其职能、权限和违反业务流程进行监察稽核工作；（二）禁止泄露执行业务过程中了解的属于公司保密规定范围的内容；（三）禁止利用执行业务过程中了解到的公司商业秘密为自己和他人谋取各种利益；（四）禁止在对外咨询中泄露任何未公开的公司及基金信息。第七章 附 则第二十七条 本制度由公司总裁办公会负责解释。第二十八条 本制度自发布之日起施行。10