公司档案库房管理制度模版.docx

文档信息*文件名称xx有限公司档案库房管理制度*文件编号*文件所有者公司办公室文件密级普通文件版本记录*生效日期*作者版本变更说明批准人(xx)新文件建立文件说明*目的为规范xx有限公司档案库房管理，确保库存档案完整和安全，延长档案保存寿命，结合公司实际情况，制订本制度。*适用范围xx有限公司*流程结构关联文件xx有限公司档案库房管理制度第一条 为规范xx有限公司（以下简称“公司”）档案库房管理，确保库存档案完整和安全，延长档案保存寿命，根据企业档案工作规范的有关规定，参照档案馆建筑设计规范的技术要求和华润（集团）有限公司档案库房管理规定的相关内容，结合公司实际情况，制订本制度。第二条 本制度适用于公司总部和各业务单元档案库房管理。第三条 公司总部和各业务单元应设立档案库房(含按分级管理原则设置的各专业档案库房，如商品合同库房、人事档案库房、会计凭证库房等)，总部档案库房的总面积在100平米以上，可以满足公司未来十年的档案存储需要；各业务单元档案库房总面积应在30平米以上，各档案库房应与办公室、阅览室分开，严禁无关人员进入档案库房。第四条 档案库房应具备防火、防盗、防光、防潮、防尘、防污染、防高温、防有害生物等八防措施。具体包括：（一）档案库房不宜采用自然光源，有外窗时应有遮光窗帘、窗板等遮阳措施；（二）档案库房的温度应控制在1424C，相对湿度控制在4560之间。档案库房的温湿度应定时观测并登记，掌握温湿度变化情况，随时予以控制调节； （三）做好档案库房的防虫、防霉工作，定期投放防虫药物；发现虫蛀、长霉、纸张破损、字迹褪色等情况，及时采取措施防治和补救；（四）配备吸尘设备，加密封门或过渡门，除尘与防尘相结合；定期对档案库房进行清洁（防尘）；（五）档案库房须配备消防器材，并按设备要求定期检查更换；库房严禁烟火，禁止存放易燃、助燃、易爆等危险物品；（六）档案库房须安装防盗装置，并有切实可行的防盗措施；档案库房钥匙由专人妥善保管，非档案管理人员不得随意出入档案库房。第五条 档案出入库须办理登记手续，档案入库前应进行消毒杀虫处理。第六条 档案材料应保存于档案柜/架中；特殊载体材料的档案要有专用装具保存，光盘、磁盘、磁带等应保管在防磁柜中。第七条 入库档案须排列有序，档案库房内档案存放按照“从上到下、从左到右”的顺序排列，柜架编号应从左至右不间断，便于查找。普通文件柜编号的组成为柜号+层号/抽屉号，以自然数编号；密集架编号组成为排号+列号+层号。 第八条 结合公司和各业务单元的实际情况，还未建立统一档案库房的业务单元，可在统一档案库房建立前，对纸质版档案进行分散管理。专/兼职档案员需按照本制度的要求对，对库存档案定期检查、清点核对档案资料，掌握档案库存情况。档案管理部门需定期对公司各部门的档案进行检查、清点，及时了解公司整体档案库存情况。第九条 做好档案库房的安全防护措施，档案管理人员每天下班前应及时检查档案库房门、窗、水、电的关闭情况，发现问题及时反映和处理；假期前应对档案进行全面检查，切实消除安全隐患。第十条 本制度由公司办公室负责解释。 第十一条 本制度自发布之日起施行。 附件：1.档案资料出入库房登记表2.xx档案库房日常检查表附件1.档案资料出入库房登记表序号借出人/移交人出入时间文件题名份数存放位置归还时间备注附件2.xx档案库房日常检查表日期检查人检查时间温度湿度消防设施是否正常是否有积尘窗帘/板是否正常是否有虫蛀纸张是否完好防盗门/窗是否正常监控设备是否正常其他