公司档案库房管理制度模版.docx

文档信息

*文件名称
xx有限公司档案库房管理制度
*文件编号

*文件所有者
公司办公室
文件密级
普通

文件版本记录

*生效日期
*作者
版本
变更说明
批准人

(xx)
新文件建立

文件说明

*目的
为规范xx有限公司档案库房管理，确保库存档案完整和安全，延长档案保存寿命，结合公司实际情况，制订本制度。
*适用范围
xx有限公司
*流程结构

关联文件

xx有限公司档案库房管理制度

第一条 为规范xx有限公司（以下简称“公司”）档案库房管理，确保库存档案完整和安全，延长档案保存寿命，根据《企业档案工作规范》的有关规定，参照《档案馆建筑设计规范》的技术要求和《华润（集团）有限公司档案库房管理规定》的相关内容，结合公司实际情况，制订本制度。
第二条 本制度适用于公司总部和各业务单元档案库房管理。
第三条 公司总部和各业务单元应设立档案库房(含按分级管理原则设置的各专业档案库房，如商品合同库房、人事档案库房、会计凭证库房等)，总部档案库房的总面积在100平米以上，可以满足公司未来十年的档案存储需要；各业务单元档案库房总面积应在30平米以上，各档案库房应与办公室、阅览室分开，严禁无关人员进入档案库房。
第四条 档案库房应具备防火、防盗、防光、防潮、防尘、防污染、防高温、防有害生物等八防措施。具体包括：
（一）档案库房不宜采用自然光源，有外窗时应有遮光窗帘、窗板等遮阳措施；
（二）档案库房的温度应控制在14゜－24゜C，相对湿度控制在45％－60％之间。档案库房的温湿度应定时观测并登记，掌握温湿度变化情况，随时予以控制调节；
（三）做好档案库房的防虫、防霉工作，定期投放防虫药物；发现虫蛀、长霉、纸张破损、字迹褪色等情况，及时采取措施防治和补救；
（四）配备吸尘设备，加密封门或过渡门，除尘与防尘相结合；定期对档案库房进行清洁（防尘）；
（五）档案库房须配备消防器材，并按设备要求定期检查更换；库房严禁烟火，禁止存放易燃、助燃、易爆等危险物品；
（六）档案库房须安装防盗装置，并有切实可行的防盗措施；档案库房钥匙由专人妥善保管，非档案管理人员不得随意出入档案库房。
第五条 档案出入库须办理登记手续，档案入库前应进行消毒杀虫处理。
第六条 档案材料应保存于档案柜/架中；特殊载体材料的档案要有专用装具保存，光盘、磁盘、磁带等应保管在防磁柜中。
第七条 入库档案须排列有序，档案库房内档案存放按照“从上到下、从左到右”的顺序排列，柜架编号应从左至右不间断，便于查找。普通文件柜编号的组成为柜号+层号/抽屉号，以自然数编号；密集架编号组成为排号+列号+层号。　
第八条 结合公司和各业务单元的实际情况，还未建立统一档案库房的业务单元，可在统一档案库房建立前，对纸质版档案进行分散管理。专/兼职档案员需按照本制度的要求对，对库存档案定期检查、清点核对档案资料，掌握档案库存情况。档案管理部门需定期对公司各部门的档案进行检查、清点，及时了解公司整体档案库存情况。
第九条 做好档案库房的安全防护措施，档案管理人员每天下班前应及时检查档案库房门、窗、水、电的关闭情况，发现问题及时反映和处理；假期前应对档案进行全面检查，切实消除安全隐患。
第十条 本制度由公司办公室负责解释。
第十一条 本制度自发布之日起施行。

附件：
1.档案资料出入库房登记表
2.xx档案库房日常检查表

附件1.

档案资料出入库房登记表
序号
借出人
/移交人
出入时间
文件题名
份数
存放位置
归还时间
备注

附件2.
xx档案库房日常检查表

日期
检查人
检查时间
温度
湿度
消防设施是否正常
是否有积尘
窗帘/板是否正常
是否有虫蛀
纸张是否完好
防盗门/窗是否正常
监控设备是否正常
其他