采购订单管理作业流程.doc

大枫纸业集团股份有限公司
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DF-QW-7.4.1-002
采购订单管理流程
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1． 目
1-1. 规范采购订单作业流程；
1-2. 规范采购物料跟催及到料异常解决作业流程；明确采购部、仓储物流部、质量部
职责；
1-3. 保证采购作业对的性、时效性、规范化、流程化；
1-4. 用最迅速度及时解决不符合公司规定品质物料，严格控制工厂呆料、废料
库存；

2． 合用范畴
合用于全集团物资采购、收货、仓储和使用不良反馈作业

3． 职责
3-1基地采购部/集团采购部：保证采购订单对的性及精确性，以及后段物料交期跟催、到货
/使用异常及时解决；
3-2集团供应管理部：负责制定供应商配额；
3-3仓储物流部：负责到货品资收货和数量、包装验收，在发生收料异常（短装、没有按采购
筹划送货）时必要及时告知采购部解决；告知品管验货；
3-4质量部：接到仓库验货告知后必要立即安排验货；如有品质异常必要告知采购部并协同采购一起解决；
3-5采购部经理：对采购订单对的性、合理性进行审核；

4． 分类和指引原则：
4.1分类
a）采购订单管理流程，涉及采购订单作业、采购订单变更、采购订单取消、采购采购物料到料跟催、到货/使用异常及品质异常解决；
4.2指引原则
4-1采购订单作业
4-1-1基地筹划部提供采购筹划；集团供应管理部制定供应商配额；
4-1-2采购严格根据集团筹划部提供采购筹划表，并参照集团供应管理部制定供应商配额及
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最新有效价格资料开立采购订单；
4-1-3订单必要下给集团公司在册合格供应商；
4-1-4采购订单要素需填写齐全，基本要素包括昂首（公司全称、地址）、供应商（公司全称、地址）、订单号码、采购日期、品名、规格、数量、币种、单价、总价、交货条件、付款条件、税别、单位、交货地点、交货时间、包装方式、检查、交易模式等内容；
4-1-5.采购订单需经采购部经理签核后，才干传给供应商；
4-1-6.订单变更时需经采购经理重新核准后，采购应以书面方式告知供应商并得到确认；
4-1-7.订单取消需要获得供应商书面确认；
4-1-8.定期与供应商核对剩余采购订单量，发现问题，及早解决；如剩余订单量超过设定原则，必要时取消订单。
4-2采购物料到料跟催及异常解决作业
4-2-1采购订单下出后采购必要跟催以保证物料满足交期；在必要时可此前去供应商工厂催货。
4-2-2仓库根据采购筹划安排收货，认真核对交期规定、品名、规格、数量等基本要素；如有异常应及时告知采购部；无异常则对供应商提供送货单签字确认，并告知质量部门检查；
4-2-3采购接到仓库收货异常告知后必要立即解决，如短装应及时规定供应商补齐；
4-2-4品管根据品质规定验货，如有异常应及时告知采购部；无异常则在仓库提供进货验收单（送货单）上签字确认；
4-2-4采购接到品管验货品质异常时应及时告知供应商解决并提交品质改进办法；
4-2-5如供应商品质异常再三发生，采购人员在必要时应当邀请品管有关人员一起前去供应商进行辅导。
4-2-6采购物料在制造过程中发生品质问题，在质量部检核鉴定责任归属后来，必要立即告知采购部解决，由采购员告知供应商解决；

5． 工作流程
5-1采购订单作业细则
5-1-1采购员根据基地筹划部提供采购筹划表，并参照集团供应管理部制定供应商配额及最新有效价格资料开立采购订单，然后提交给采购部经理审核；
5-1-2审核完毕，采购员通过电话、传真形式将订单传达给供应商；
5-1-3供应商书面回答交期给采购；采购再将该交期回答给集团采购部；
5-1-4采购订单拟定；

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5-2采购订单变更作业细则
5-2-1采购员根据集团筹划部提供采购筹划变更申请表开立采购订单变更告知单，然后提交给
采购部经理审核；
5-2-2审核完毕，采购员将采购订单变更告知以书面形式传达给供应商；
5-2-3供应商书面回答交期给采购；采购再将该交期回答给集团采购部；
5-2-4采购订单变更拟定；
5-3采购订单取消作业细则
5-3-1采购员根据集团筹划部提供采购筹划取消申请表开立采购订单取消告知单，然后提交给采购部经理审核；
5-2-2审核完毕，采购员将采购订单变更告知以书面形式传达给供应商，并通过电话同供应商沟通协调；
5-2-3供应商书面回答意见给采购；如不批准，采购将该回答转达给集团采购部；如批准，采购订单正式取消；
5-4采购物料到料跟催、异常解决；
5-4-1采购员跟催采购物料交期，必要时可此前去供应商工厂催货，供应商如因某种因素不能准时到货，采购员必要提前知悉，并在沟通协调未果状况下及时告知基地筹划部调节生产筹划；
5-4-2采购物料到达基地后，仓库人员应及时安排收货；如有收货异常及时告知采购部，短装即在送货单上注明实收数量；无异常则在送货单上签字确认，并留下一联送货单以作入库根据；
5-4-3采购部收到仓库收货异常告知应及时解决；
5-4-4仓库告知品管验货；
5-4-5品管收到仓库验货告知后，及时验货，并将检查成果在进货验收单(送货单)上注明，如有异常及时告知采购部；
5-4-5采购部接到品质异常告知后，及时告知供应商来基地解决，并规定供应商提交品质改进办法；
5-4-6物料验收合格后，仓库根据进货验收单办理入库，并开立入库单；
5-4-7采购物料在制造过程中发生品质问题，在质量部检核鉴定责任归属后来，必要立即告知采购部解决，由采购员告知供应商解决；

6记录管理规定：
6-1采购记录跟踪表：采购员及时记录采购有关信息，并每周汇总一次反馈给采购筹划部；
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6-2到货反馈表：仓库及时记录到货状况，并每周汇总一次反馈给采购部和采购筹划部；
6-3材料质量进货检查汇总表和使用质量周报表：基地质量部门每周将本周到货质量检查成果
和使用部门反馈质量异常汇总表反馈至物控部和采购部。

7 工作流程图
7-1采购订单管理流程

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采购订单管制作业系统
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8有关表单 （见附件）
8.1采购订单
8.2采购订单变更告知单
8.3采购订单取消告知单
8.4采购记录跟踪表
8.5到货反馈表
8.6材料质量进货检查汇总表
8.7使用质量周报表

9其她：
9.1文献分发

基地采购部 签收 ：

集团采购部 签收 ：

仓储部 签收 ：

质量部 签收 ：