把Excel文档中的数据导入科怡档案标准管理系统.doc

把Excel文档中数据导入科怡档案管理系统

1. 软件环境规定
1.1 Microsoft Office 以及以上版本，必要安装Excel和Access组件；
1.2 档案管理系统 v3.0以及以上版本。
（我将使用Office 和科怡档案管理系统v5.0 SQL Server版做为环境解说操作流程。）
2. 准备excel文档，及格式规定
这里需要特别注意地方是列名，列名中一定不能包括空格、$、#、-等这些字符，如果列名不遵循这个规则，导入档案系统时将会报错，无法导入数据！
除此之外还需要理解，在导入档案软件时提示导入失败因素尚有也许是数据包括了某些档案系统无法辨认字符，这里必要注意，在浮现这种状况时，请仔细查找这些报错行，修正这些行，或记录后删除这些行。
如下是我制作一种Excel文档样本，包括5行数据（1行列名，4行目录数据，如下图所示），文献所在绝对途径为“D:\测试用文献\目录1.xls”。

接下来我将解说如何导入如下格式Excel文档，并做为例子阐明。
3. 导入Access数据库中
这里你也许会有个疑问，为什么要先导入到Access数据库中，而不是直接导入到科怡档案管理系统中，这是由于直接导入Excel文档，科怡档案管理系统会报错，因此需要先转化如下格式。因此Excel文档数据导入到档案管理系统必要通过2步转化才干导入，总结转化流程如下：
Excel文档 -> Access数据库(仅mdb格式) -> 科怡档案管理系统
3.1 创立一种mdb格式Access数据库
3.1.1 在开始菜单中找到 Microsoft Access ，并打开；

3.1.2 创立一种空数据库，选取右边文献夹图标设立新建数据库存储途径，并且选取创立为mdb格式数据库文献；
注意：这里保存类型必要选取“Microsoft Access 数据库（- 格式）（*.mdb）

3.1.3 这里我保存到“d:\测试用文献\”途径下，使用默认命名Database1，请注意，但选取保存类型为格式后，其文献后缀名将自动变成mdb，无需手动更改！点击“创立”按钮就会完毕mdb数据库创立。

3.2 导入Excel文档数据
3.2.1 选取“外部数据”菜单后，其下边就会浮现“Excel”图标按钮，点击它

3.2.2 在弹出向导中选取Excel文档途径，然后选取“将源数据导入当前数据库新表中”，并拟定；

3.2.3 勾选“第一行包括列标题”，然后下一步；

3.2.4 这里修改字段数据类型，如遇到格式转换出错时，才需调节，没问题则跳过，下一步；

3.2.5 选取“不要主键”，下一步；

3.2.6 这里是给新表命名，可以自行修改，我保持默认，并点击“完毕”按钮；

3.2.7 如果没有提示导入数据出错，则为成功导入Excel文档中所有数据；

3.2.8 完毕xls格式转换为mdb格式所有操作，这步你可以查看数据与否对的导入，如果没有问题就可以继续下节操作。

4. 导入科怡档案管理系统中
4.1 在导入前必要弄清晰如下2个问题：
1> 我要把数据导入哪个门类？
2> 这个门类所相应表名是什么？

这里我将演示把数据导入到简化文书档案门类中，那么它相应表叫什么名称呢？
咱们可以在系统管理模块门类定制功能中找到其相应表名。

4.1.1 展开左边树状构造图，选取“简化办法整顿”，然后点击窗口底下“修改”按钮；

4.1.2 在弹出这个底层门类修改窗口中，点击第一层右边“…”按钮

4.1.3 在这个窗口就可以查看到简化文书档案相应表名，表名为“archive_description_jh”

通过上面4.1节操作后就能对的找到各门类相应表名，这是非常重要，如果你在导入数据时选取了错误表，则会把数据误导入其他门类，为了避免不必要麻烦，请你确认门类相应表名后，再做导入操作。接下来开始解说科怡档案管理系统数据导入功能操作环节。

4.2 进入数据管理模块，使用数据导入功能；

4.2.1 选取目的表，这里就要选取简化文书档案相应表名，选取名称为“archive_description_jh”表。

4.2.2 接下来是选取源表，点击“源库连接”按钮，进入数据库连接窗口。这里数据库类型必要选取Access，然后下一步；

4.2.3 选取数据库途径即可，其她保持默认，点击完毕后返回到数据导入界面；

4.2.4 当前咱们需要让源表（mdb数据库sheet1表）字段跟目的表（档案门类）中字段一一相应就可以了，如果源表中没有目的表中字段，则可忽视掉。操作办法是把右边字段拖拉到源表中相应字段；或
使用“相应关系”中“选取源列”，并设立“相应目的列”即可。这里操作相对比较麻烦，但是这些都是必要操作。

4.2.5 最后点击“导入”按钮，如果程序浮现任何提示，则表达数据导入完毕，请勿再次点击导入按钮，以免重复导入相似目录，导致不必要麻烦。当前你可以回到档案录入中查看数据与否已被导入。

5. 其她注意事项
5.1 关于Access创立新数据库有关问题
在本教程中已阐明使用是Access 新建mdb格式数据库，其办法也可用于Access 以及以上版本，再次强调，必要创立是mdb格式数据库文献；对于Access 就直接新建数据库即可，它默认创立是mdb格式数据库！

5.2 关于mdb数据库表导入科怡档案软件时，字段无法相应，并提示“元数据库和目的数据库数据类型不一致，请确认！”问题解决办法。

究其因素，请看下图：

因素是源表中归档年度数据类型跟目的表中数据类型不同样导致。
解决办法是修改源表（请勿修改目的表中字段数据类型）中归档年度数据类型为整型即可，如何设立呢？
5.2.1 退出数据导入功能，双击打开“Database1.mdb”这个文献，右键“Sheet1”表，在弹出菜单中选取“设计视图”；

5.2.2 修改“归档年度”字段数据类型为“数字”类型，并在常规中选取“字段大小”为“长整型”或“整型”，然后保存即可。

5.2.3 回到科怡档案管理系统中数据导入功能界面，就可以看到源表中归档年度变成了整型，再次相应目的列，不再浮现提示！

其她数据类型设立办法也是类似，例如归档日期，为时间日期，可以自行尝试，这里不再赘述！