怎样建立岗位管理标准体系.doc

怎样建立岗位管理体系

一．    实施岗位管理意义
1．    对于降低离职率
① 职员明确了解本岗位职责及她部门（岗位）职责，有利于了解团体整体运作，知道自己工作意义。（角色感）
② 职员了解任职资格，有利于认知自己和岗位要求差距，明确学习成长方向和目标，对于想成长到岗位也有了较明确认知，深入强化了职业发展目标。（目标感）
③    技能资格体系建立，使职员有了成长目标，并经过资格等级评定，使能力各异职员有了相对公正评价。（成就感）

2．    对于招聘
①    对于求职者，能较明确地了解应征岗位关键职责范围和资格要求，有利于吸引适宜候选人，预筛选不胜任人员。
②    对于企业，能更直观、有效地筛选出合格候选人。
③    在进行内部招聘时，能给职员更明确指导。

3．    对于业务步骤
①    能更明确岗位间组织关系和业务关联，强化业务链。
②    在梳理岗位、明确职责过程中，能不停发觉现有问题，改善业务步骤中不合理点。
③    规范了岗位新增和删减，避免了管理中随意性，也从而避免了在此过程中造成职责重合和职责疏漏。

4．    对于人才贮备
①    部门能够据此对现有些人员任职资格进行盘点，系统地、有计划地展开补足性教育，
②    部门可依据较高阶岗位职责和资格需求，有计划地在部门内部培养后备人才。

5．    对于考评和薪酬
①    可基于岗位职责展开业绩考评。
②    可基于任职资格展开能力评定。
③    可基于岗位价值评定结果建立岗位工资体系。

二．    岗位管理基础阶段
1．    进行岗位盘点，建立岗位列表及职系、职族、职种体系。
①    部门充足交流，对作业内容和资格要求类似岗位进行合并，对少许辅助性岗位可主动忽略，以尽可能简化企业岗位体系。
②    可考虑对岗位按关键程度进行简单区分，即：A类（关键岗位），需编制岗位说明书，并明确现在担当者姓名；B类（通常岗位），只需进行基础职责描述，控制在5条之内；C类（辅助岗位），只需列入岗位列表。
③    确定岗位归属。有些部门组织机构比较复杂，甚至有职能交叉等现象，应尽可能利用和部门沟通机会进行梳理，明确该岗位在组织序列中位置。
④    确定岗位名称。岗位名称须简练，需和岗位任务、职责匹配，名称十分关键，能反应基础岗位信息。如：“财务部经理”这个岗位名称，反应1、岗上之人在财务部；2、该岗位主管财务工作；3、职务是经理；4、在行政划分上属于中层管理岗位等信息。
⑤    确定岗位编号。首先要确定编号标准，岗位编号应直观、简练，具唯一性。
⑥    确定岗位基础职责。此时只是为了对各岗位进行区分和确定，所以只需要用尽可能简练语言进行描述。
⑦    确定定员人数。部分岗位没法正确定员，可给出模糊性数据（或人数范围），有岗位是依据作业量进行人数浮动，可列出单位标准。
部门    岗位编号    岗位名称    定员人数    岗位基础职责    备注

2．    建立关键岗位岗位说明书及通常岗位职责描述。
①    和部门充足交流，甄别关键岗位。关键岗位基础特征是：在业务步骤中起到关键作用或关键辅助作用，对企业业务后果产生较直接、重大影响，岗位相对固定，难以被其它岗位替换，或是专业性较强、难以招募人才性岗位。
②    确定岗位说明书标准模版和实施步骤。确定模版时可先在一、两个有代表性部门进行试操作，经反复交流后确定既简单又有效模版。
③    对部门参与说明书编制人员进行培训，并形成《岗位说明书》编写指南之类文件。
④    在企业展开关键岗位《岗位说明书》编制，同时督促各部门编制通常岗位职责描述。

3．    岗位说明书保管和更新机制。
①    岗位说明书应采取电子版形式保留在企业服务器上，并在各部门设置查询窗口和权限。
②    建立岗位管理规范和岗位说明书变更步骤，岗位有变更或职责、任职资格等关键项目有改变时立即更新服务器上岗位说明书。
③    在招聘、培训、考评等工作开展时，要求遵照岗位说明书基础规范。

4．    实施标杆岗位岗位价值评定
①    在各个业务领域选出具代表性岗位，作为岗位价值评定标杆岗位。
②    确定评定工具，成立岗位价值评定委员会，就评定工具使用对委员会组员进行培训。
③    评定委员会先对一、两个岗位进行试评定，邀请该岗位担当者参与。
④    依据评定过程中产生问题，深入细化评定标准，形成可操作指导性文件。
⑤    全方面展开标杆岗位价值评定，并参考最终得分建立基础薪酬曲线。
⑥    参考标杆岗位情况，将其它岗位对应到薪酬曲线相关位置。

三．    岗位说明书编写注意事项：
1．    应和该岗位实际担任者谈话，了解此工作所要求各项任务，及岗位日常作业特点和范围；
2．    应充足观察直接作业人员日常工作，把相关工作各部分内容、原因、方法、程序、目标等信息统计下来，整理所取得职务信息；
3．    应搜集该岗位经典工作事例，对实际工作中含有代表性工作者工作行为进行描述。比如把文秘人员打字、收发文件等一系列行为搜集起来进行归纳分类，得到相关工作内容职责等方面信息。
4．    资格要求要精炼，切合岗位实际，通常性素质要求（如敬业、有责任心等）不需列入。
5．    注意以下要素：
◇    对事不对人
◇    尽可能具体，可操作
◇    表述正确
◇    剔除废话
◇    任职资格和岗位责任对应
◇    建立工作系统，完善任务和岗位关系
职位职责设计需要注意问题
职位职责设计是组织结构设计和组织运作前提条件。在进行职位职责设置时，应该遵照怎样设置标准至今还没有一个统一定论。依据笔者在咨询过程中部分经验，认为以下几点是在进行职位职责设计时需要注意问题：
1、设计职位职责要表现企业战略要求，表现组织对此职位职责要求
　　战略、职能、结构、职责往往存在以下关系：企业战略决定所需要职能，职能和业务步骤决定企业组织结构，组织结构决定职位职责。也就是说职位是步骤和组织结合集合体。任何一个职位存在理由就是它能够对企业战略发展有直接或间接贡献，假如企业战略不需要某项职责，那么它就不应该存在，我们不能感觉或认为一些职责应该有，而人为设置某项职责。
2、不能把职位职责设计得过窄，这么可能造成此职位职责对职员没有激励作用
　　有相关研究表明，某个职位对职员吸引力要素中，职位职责吸引力和薪酬福利不相伯仲。工作本身给职员带来乐趣和成就感，对职员含有巨大更大激励作用。假如在职位职责设计时，将某个职位职责设计得过窄，没有适度发展空间，那么任职者很快就能胜任此职位，任职者在此职位上成长空间很小，那么，职位职责工作本身对任职者激励作用就会大大降低。比如，在财务工作里面有出纳一职，这个职位常常会在财务部内部进行轮换，轮换目标有两个：一个是防患风险，另外一个就是所以职位职责过窄，工作时间一长，很轻易让任职者感到乏味，从而降低职员工作主动性。
3、把职位职责内容设计得过大，结果造成需要天才才能胜任这么职位
　　有一家高科技企业，该企业制造部门计划部经理一职，十二个月换了5个人，老板说管企业计划人极难找，这么人才很缺，为这个职位人选感到很苦恼。企业经过网络、猎头等多个路径去寻求过这方面人才，全部没有成功。结果在以后咨询过程中，对计划部经理进行了职位分析，发觉这个职位职责内容跨度大太，假如要胜任此职位，需要知道生产计划制订、制造、品质管理、5S管理、外协厂商管理、采购、财务、甚至法律等职能。而这个职位在企业定位较低，企业定位决定了此职位薪水不可能太高。用一个不高薪水，去吸引一个需要跨多职能高级人才怎么可能做到呢？另外，市场上这么人就太少，甚至根本就没有，太个性化了。企业用现有职位职责去要求对应任职者，是极难找到适宜人选。以后在职位分析过程中，将此职位职责进行了拆分，就很好处理了这个问题，任职者也很快找到了。
4、职责重合和职责盲点
　　在对一个制鞋企业咨询过程中，发觉此企业原来在对职员工伤这一职责进行归口时，要求行政部经理和人力资源部经理全部要对职员工伤送治进行负责，以表示对此事重视。而对工伤事故后续调查和处理却没有一个部门进行跟进，发生了职责盲点。造成在实际实施过程当中，在处理职员工伤这一事情过程中，常常会相互推诿，造成工伤职员贻误，工伤事故不能得到有效处理等。只需一人管多人管，需要人管没人管。
5、没有考虑到具体任职者能力，这一点是最轻易被忽略问题
　　因事设职，还是因人设职，这是一个争论了数次话题。依据笔者在咨询工作中实际观察，认为因人设职还是普遍存在。尤其是在企业中高层管理职位，更轻易出现这种情况。比如有一个制造、出口贸易型企业，在前任人力资源部经理离开后，发觉这个企业ISO质量体系维护和SA8000体系管理总是存在很多问题。最为严重是，在SA8000体系年检时候，竟然差一点没有经过。经过职位分析后发觉，原来ISO质量体系维护和SA8000体系管理职责，原来应该放在品质部，不过因为原来品质部经理对这方面知识没有原来人力资源部经理有经验，于是将此工作一直放在人力资源部。新进人力资源部经理根本不知道企业ISO质量体系维护和SA8000体系管理体系相关知识，也难怪这方面会出问题。这个时候，要具体考虑到任职者相关能力，来对其职位职责进行相关调整。这也从另外首先说明了定时审阅职位职责关键性，尤其是人员更替之时，显得尤为必需。

职位职责设计五注意：
1.表现战略要求
2.避免职位设计过窄
3.避免职位设计过宽
4.走出职责重合和盲点
5.考虑任职者能力