QuickBooks操作基础手册.doc

OuickBooks Premier-Accountant Edition 操作手册一、 File1（一） New Company新建一个企业1(二) Open or Restore Company打开备份、删除备份统计4（三）Open Previous Company打开最近账套6（四） Bacu Up Company备份数据7 (五）Open Second Company 同时打开多个账套界面 .8二、 Lists10(一) Item Lists产品查看、编辑、增加、删除10(二)Fixed Asset Item List固定资产查看、编辑、增加和删除16(三)Currency List汇率转换18三、Accountant20（一）Chart of Accounts会计科目标增加、修改、删除等20（二）Chart of Accounts录入凭证23（三）Working Trial Balance试算平衡表26四、Customers27(一)Customer Center用户查看、添加、删除27（二）Create Invoices销售订单（主营业务收入）录入30（三）Reveive Payments应收账款录入32 （四）Credit Memo 销售订单退订（冲销主营业务收入）录入.五、Vendors35(一)Vender Center供给商查看、编辑、添加和删除35 （二）Pay Bill应付账款录入.六、Employees39(一)Empolyees Center职员信息查看、编辑、添加和删除39七、 Bank.41 (一）Write Check填写注意事项、（费用）录入.41 （二）Make Deposits填写注意事项、（往来款）录入.42 （三）Transfer Funds填写注意事项、（预付款）录入.42 （四）Credit Card 填写注意事项、（信用卡）录入.42 (五）Memorized复制凭证.43七、 Reoprts44(一) Customers & Receivables应收账款查询46（二）Sales销售情况查看51（三）Purchases采购情况查看55（四） Custom Reports全部凭证查询57（五）各类明细账59（六）查询库存明细账60（七）Balance Sheet 、Profit & Loss 资产负债表、利润表查询62一、 File（一） New Company新建一个企业1、打开左上角菜单File-New Company，或点击Create a new company(二) Open or Restore Company打开备份(未在本机OuickBooks中打开过备份,必需经过以下方法才能打开)1、选择File-Open or Restore Company2、点击Next3、选Local backup，然后点击Next4、选择需要打开备份，然后点击“打开”5.点击NEXT6、点击保留,可选择覆盖原备份或另存其它路径,注意有差异数据管理;备注：有时部分数据打不开，可能是路径问题，最好放在电脑桌面或直接放入盘（不另外建立文件夹）7、假如想清除曾经打开过帐套，选中要清除帐套，然后点击Edit List，进入另外一个界面，再选择帐套，点击OK。清除历史统计帮助自己能快速找到想要帐套。（三）Open Previous Company打开最近账套以下图操作,可看到全部在系统中打开过账套,可任意选择所需要打开账套（四） Bacu Up Company备份数据将数据从系统备份至当地, 提议如有数据改变,立即备份,1.路径以下图: 2.选择Local backup,然后点击Next,进行当地保留(五).同时打开多个账套界面,操作路径以下:1.点击Open Second Company2.对于以下列表中已经有账套,选中需要打开账套,点击Open打开,对于列表中没有账套,则点击open or restor an existing company, 按打开备份方法,打开当地备份.二、 Lists(一) Item Lists产品查看、编辑、增加、删除1、产品列表查看：Lists-Item Lists，在这里，能够看到全部产品名称、种类、用途等具体信息2、产品增加、编辑、删除等(1).Lists-Item Lists，打开存货后，点击左下角Item倒三角，就出现New,Edit Item等,能够新增、编辑，删除存货信息。（备注：能够点击右键，也一样有产品增加、编辑、删除等）(2).本企业产品分两类:1.Inventory Part(实体产品); 2.Service(运费,维修费等服务类),在新增产品时,需尤其注意必填项目,明细以下图一(实体产品标准设置), 图二(服务类产品标准设置)图一: 图二. (二)Fixed Asset Item List固定资产查看、编辑、增加和删除,固定资产增加后,不能自动生成凭证,需要手动录入凭证.点击工具栏上Lists-Fixed Asset Item List, 点击固定资产列表左下角Item ，点击倒三角，出现新增，编辑，增加、删除等操作。(三)Currency List汇率转换打开Lists-Currency List，看销售订单日期查询当日兑换美元汇率，录入兑换汇率汇率查询能够参与以下网址：1、 2、三、Accountant(科目)（一）Chart of Accounts会计科目标增加、修改、删除等1、打开Accountant-Chart of Accounts或Lists-Chart of Accounts2、 会计科目界面左下角Account有个倒三角，点击倒三角，能够出现以下界面，能够对科目进行增加(New)，编辑(Edit Account)，删除(Delete Account)等3.选择需要增加科目类别,然后点击Continue4.在增加会计科目时，若有期初余额，能够点击Enter Opening Balance录入期初余额5. 假如隐藏临时不需要科目，点击Make Account Inactive;若想恢复隐藏科目，请点击Include Inactive,取消科目左边交叉。（二）Chart of Accounts录入凭证1.1、Accountant - Chart of Accountants,能够进行凭证录入，双击要利用到科目，进行录入即可1.2、在录入费用凭证界面中，我们要输入内容有DATE(日期)、PAYEE（支付款项对应企业名称）、PAYMENT（对方）、DEPOST（贷方）、ACCOUNT（会计科目）、MEMO （摘要）2.1假如包含会计科目过多，能够在以下界面进行录入借贷方备注：Accountant-Make genenral Journal Enteries通常录入是工资计提和其它科目（不包含有银行科目，往来，销售和采购）。（三）Working Trial Balance试算平衡表打开Accountant-Working Trial Balance,即可出现试算平衡表，试算平衡表上方能够选择查询日期等，该表有“账户名称”栏、“期初余额”、 “本期发生额”、“期末余额”三个金额栏。用以检验借贷方是否平衡，检验账户统计有没有错误一个表式。经过总分类账户本期发生额和余额对照表，可通常地了解该期间经济活动和预算实施概况；，也可作为编制会计报表关键依据。四、Customers(一)Customer Center用户查看、添加、删除1、用户查看：工具栏Customers-Customers Center 能够查看用户信息2、用户新增：在查看用户信息界面中，左上角New Customer能够添加新用户,输入用户信息即可,在新建用户时候，在新建用户时，要依据货币种类选择不一样Currency,必需录入标准信息以下:图一图二图三:假如销售含税,需要在Sales Tax Settings中进行设置,假如不含税,则不需要设置;3、用户删除：在查看用户信息界面，右键出现以下选择，选择Delete Customer :Job,即可删除用户信息（二）Create Invoices销售订单（主营业务收入）录入打开 Customer-Create Invoices, 在Create Invoices界面中选择用户名称，假如是新用户，则新增用户资料，在Class选择产品类型，输入销售订单日期（DATE），发票号码（INVOICE#）、订单号码（P.O.NUMBER）等系列信息。（三）Reveive Payments应收账款录入1、首先设置： EditPreferencesPaymentsAutomaticallyOK（假如不设置，那么在录入收款时，选择不了收款银行）设置以下图：2、录入收款信息：Customer-Reveive Payments, 在Reveive Payments界面中，在RECEIVEF FROM中选择用户名称，假如新用户，则新增用户资料，在PAYMENT AMOUNT中录入收到款项金额，DATE中输入收到款项日期，DEPOSIT TO中选择收款银行，在表格勾选所收款项对应Invoice编号(四） Credit Memo销售订单退订（冲销主营业务收入）录入 1.点击打开Customers-Create Invoice,界面右上方点击Refund/Credit，出现Credit Memo销售退单，录入内容基础跟Invoice一样。（五） Pay Bill应付账款录入 点入菜单Vendors-Pay Bill,进入界面，全部Bill全部显示出来，选择应付款Bill，最终点击Pay Selected Bills完成pay bill五、Vendors(供给商)(一)Vender Center供给商查看、编辑、添加和删除1、供给商查看：Vender-Vender Center, 在这里，双击供给商，能够查看到每个供给商具体资料，包含企业地址、电话等。右边Vendor Information是供给商和我企业业务往来，以下图2、供给商新增，在供给商查看界面中，点开左上角NEW Vender倒三角,选择New Vendor, 输入供给商信息即可，以下图3、 供给商编辑、删除（二）Enter Bills采购订单录入打开VendorsEnter Bills,在Enter Bills界面中录入即可，关键录入:供给商信息（VENDOR）、订单日期（DATE）、发票号码（REF NO.）、产品名称（ITEM）数量(QTY)、单价(COST)、总价(AMOUNT)等信息.在录入此处也要填入，方便查阅。六、Employees(一)Empolyees Center职员信息查看、编辑、添加和删除1、职员信息查看：Empolyees -Empolyees Center能够查看职员具体信息，包含职员借支、工资等2职员信息增加 ：在查看职员信息界面中，点击左上角New Employees,填写相关资料即可,职员信息必需有姓名,联络地址,邮箱及联络电话3、职员信息编辑、删除：在查看职员信息界面中，选中要删除职员，鼠标右键，则出现Edit Empolyee(编辑) ，Delete Empolyee(删除),即可编辑、删除职员信息八、 Bank(银行和现金）(一） 录入现金和银行流水账金额，经过Write Check界面录入凭证 （二） 录入银行和现金往来款和总企业借款，经过Bank-Make Deposits（三） 录入Advance & Prepayments 这个预付账款科目，有银行或现金进出，经过Bank-Transfer Funds(四） 录入信用卡金额，经过Bank-Enter Credit Card Charge（五） 录入完凭证，在界面上方点击Memorized, 相当于复制凭证，在下个月有类似发生科目能够经过Lists-Memorized Transaction找到类似科目，无需再录入。选择你需要复制凭证，双击进去就能够复制成新凭证。八、Reoprts(一) Customers & Receivables应收账款查询在Reports-Customers & Receivables-Customer Balance Summary能够查询到每个用户应收账款汇总数据，在Reports-Customers & Receivables-Customer Balance Detail中能够查询到每个用户应收账款明细账。（二）Sales销售情况查看1、 在Reports-Sales中能够查询销售汇总数据或明细数据销售情况按用户汇总数据查询以下2、销售情况按用户明细情况查询以下销售情况按产品汇总情况销售情况按产品明细情况销售情况按销售人员销售汇总数据查询销售情况按销售人员销售明细数据查询2、在Lists菜单查询2.1打开Lists-Item Lists界面，在Item Lists界面左下角有Reports,打开倒三角，能够按产品销售汇总（Sales by Item Summary），也能够根据销售明细(Sales by Item Detail)查询，以下图（三）Purchases采购情况查看1、在Reopots菜单查询2、在Lists菜单查询，具体操作以下：2.1打开Lists-Item Lists界面（上文已讲），在Item Lists界面左下角有Reports,打开倒三角，然后根据以下图依次打开2.2、出现采购具体信息(采购日期、摘要、供给商、产品名称、数量、单价、金额)，在这里也能够查对当月录入采购订单是否正确，能够按供给商信息（Purchases by Vendor Detail）排列、能够根据产品名称(Purchases by Item Detail)排列，以下图（四） Custom Reports全部凭证查询在Reports中打开Custom Reports-Transaction Detail.在Display中能够选择查询日期，就能够查询到选择期间全部凭证（五）各类明细账1、若要查询各类明细账，在Display中选择日期,在FILTER中选择所需要查询科目，即可出现全部序时账簿（六）查询库存明细账在Display中能够选择查询日期，在FILTER中能够选择Item,在Item中选择All Inventory Items即可（七）Balance Sheet 、Profit & Loss 资产负债表、利润表查询在Reports中打开Company & Financial,能够见到资产负债表，利润表等现金流量表查询 管理者需要报表，经过Report-Memoriged Reports-Accountant