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大学外事类档案管理办法

第一章 总 则
第一条 根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法》以及《高等学校档案工作规范》的有关政策、法规精神，为了加强我校外事类档案的收集、立卷、管理工作，充分发挥外事档案在学校各项管理工作中的作用，特制定本办法。
第二条 凡是我校在与外国团体或个人在学术研究、科技合作、人才交流、友好往来等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料，均属外事档案。
第三条 外事档案由我校档案馆集中统一管理，并保证其完整、准确、系统和安全，便于开发利用。
第四条 外事档案是外事管理工作的重要组成部分，是衡量学校外事管理工作水平的重要标志之一，外事档案工作必须纳入学校外事管理工作计划、管理制度之中，落实到学校国际合作处及其他有关部门外事人员的职责范围，做到与布置、检查、总结外事工作同步进行。
第五条 学校国际合作处及外事活动较多的部门要有一位领导分管外事档案工作，确定若干名专(兼)职档案人员，并由本部门专(兼)职档案人员负责收集、积累、管理本部门、本系统的外事档案材料，按期向档案馆移交。
第六条 逐步实现外事档案现代化管理，并纳入学校信息网络统一管理和开发利用。

第二章 归档范围的确定
第七条 确定的原则
1．归档的外事管理和外事活动中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。
2．归档的外事文件材料，必须反映外事管理、外事活动的全过程，保证其完整、准确、系统。
3．归档的外事文件材料必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，体现涉外工作的职能和特点。
第八条 归档的主要内容和重点
1．归档的主要内容包括综合管理，出国(境)、来校任教、讲学、进修、访问、考察、参加国际会议、国际合作、留学生工作等方面，具体范围见附件一。 ．
2．归档的重点是重大涉外和国际合作项目、留学生工作活动中形成的不同载体的文件材料。
3．本校人员在国外获得的证书、奖状、奖章、奖品，可采取不同方式归档，或存复印、影印件；外国赠送学校的纪念品、礼品，有保存意义的应归档，不宜30年保存的可存影印文件和清单。
第九条 不归档的文件材料
1. 上级关于外事工作普发(不专指高校)、不办的文件；
2. 未定稿的各种文件；
3．未生效的合同、协议书；
4．无查考利用价值的一般性、临时性函件；
5．重份文件、校内各单位发来的文件；
6．与校外单位交换来的材料。
以上不归档的某些材料，也可有选择地由本部门作资料保存。

第三章 立卷归档
第十条 材料的形成积累
1．学校国际合作处是学校外事管理、涉外教学、科研文件材料归口部门，在来校、出国(境)、国际合作、国际会议活动结束后，负责将与此项工作有关的单位形成的各种外事文件材料，收集、汇总、整理组卷，按规定向学校档案馆移交。
2．归档的外事文件材料，必须用钢笔或毛笔书写、字迹工整、图样清晰。
3．外事文件材料一般归档一份，重要和经常使用的应酌加副本。
第十一条 凡出国(境)学习、访问、考察、讲学、参加国际会议的人员，应在归国后将国 (境)外各项活动中形成的材料交给外事处进行验收后，出具证明，财务部门方可准予报帐结算。
第十二条 整理组卷
1．根据外事文件材料的形成规律以及内容、价值、数量、密级和载体等实际情况，保持文件材料之间有机联系和便于查考利用的组卷原则，以内容为主，将每组外事文件材料进行整理，组成一个或数个案卷。
2．对来校、出国(境)和国际合作、国际会议的文件材料中，上级文件、请示报告、上级批复与国外来往信函等准备阶段的材料，按年度分类组卷，将国内和国(境)外活动期间形成的材料及派出回国后的综合性材料按活动性质，分类组卷，各阶段密不可分的材料按正件在前，附件在后，印件在前，原稿在后，批复在前，请示在后排列。
3．拆除卷内文件中的金属物，对破损的文件材料进行修补。
4．外事文件材料，采用卷皮或卷盒(袋)方式保管，可以整卷装订，可以组成薄卷，也可以每件文件用缝纫机装订后装盒保管。
5．幅面大于卷皮或卷盒(袋)的文件材料要进行折叠。除与文字材料密不可分者外，其余声像载体的材料、礼品实物，应保持其原状，另行专柜保管。档号与文字材料一致。
6．以案卷形式保管的外事文件材料，按顺序编写页码，无论单面或双面只要有书写符号的文件材料，每面均为一页，每卷页号均从1开始，页号位置标在非装订线一侧的下角。
以盒(袋)装形式保管的外事文件材料，以件为单位，在每件文件材料的右上角盖上有单位名称、档号、件号的戳记逐项填写。
7．填写卷内目录。归档的案卷必须填写卷内目录。卷内目录可打印或用钢笔正楷填写，字迹要工整、清晰，文面要整洁，不得涂改。
每个案卷组成以后，都要填写备考表，写明本案卷文件材料的总页数，并对文件材料的完整、准确程度、损坏缺少情况加以说明，案卷内文件材料需要变更、修改时，由档案管理人员随时在备考表上注明。
8．国际合作处要进行归档前的鉴定工作，按规定由档案员提出每个案卷内部文件的保管期限和密级的意见，经处长审核后确定。
第十三条 归档验收
1．由归档人员填写归档说明书，说明书放在第一卷的卷内目录之前。
2．移交档案时交接双方必须当面检查验收，凡不符合要求者，档案部门应拒绝接收，要求限期补正。
3．移交时填写移交目录，移交目录一式二份，双方各执一份备查。
4．外事档案在次年6月底前归档。

第四章 外事档案的管理
第十四条 档案馆负责接收国际合作处送交的外事档案，并将整理、检查合格的案卷移交档案馆管理。
第十五条 按《高等学校档案实体分类法》档号的编制原则，我院外事类档案的分类由一、二级类目代号组成。
第十六条 外事类档案档号二年度号+外事档案分类号+案卷号。
模式如下：

案卷号按二级类目流水，年度按自然年度，留学生按入学的年度(“级”)。
第十七条 档案馆对已接收的案卷，要认真搞好编目。
1．在案卷脊背档号栏处填写档号。
2．编写外事档案目录，按档案归档时间先后顺序，以案卷为对象填写。
3．按照GB3792．5—85《档案著录规则》编制外事档案案卷级、文件级著录卡、作为手工检索和计算机采集卡使用。
4．认真登记外事档案专题目录、分类目录。
第十八条 档案馆对已接收的案卷，要进行妥善保管。
1．按档号顺序排架。
2．按《高等学校档案部门业务建设规范》第9条要求进行保管。
第十九条 鉴定、销毁和统计。
按《高等学校档案部门业务建设规范》第10条执行。

第五章 外事档案的开发利用
第二十条 大力开发利用外事档案，为提高本校教学、科研水平、社会效益和经济效益服务。
第二十一条 档案的借阅按《高等学校档案部门业务建设规范》第11条执行。
第二十二条 咨询服务、指导交流。
1. 指导利用者使用各种检索工具，回答利用者提出的问题。
2. 了解和掌握本单位外事活动状态，定期编制外事档案汇编和编辑参考资料，积极为利用者提供服务。
3. 结合本单位管理现代化的进程，创造条件，逐步应用计算机进行外事档案的检索，提高开发利用外事档案的能力。

附件一
高等学校外事类档案归档范围和保管期限表
WS11 综合
序号
类 目 名 称
保管期限
1
上级关于外事工作的文件材料
30年
2
学校外事工作规章制度、计划、总结、简报等
30年
3
外事工作统计报表等
永久
4
外事工作会议材料
30年
WS12 出国（境）
序号
类 目 名 称
保管期限
1
上级对出国(境)人员的有关文件材料
30年
2
国际学术会议论文
30年
3
投寄国外的学术论文
30年
4
出国(境)人员考察、访问材料
30年
5
出国(境)讲学、研究人员有关材料
30年
6
出国(境)进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证书(影印件)
永久
7
国际比赛、竞赛
30年
WS13 来校
序号
类 目 名 称
保管期限
1
上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件
30年
2
外国党政官员、各界人士来校参观访问的文件材料
30年
3
外籍教师、专家、学者及友好人士来校讲学的讲稿、教材等材料
永久
4
来校进修、短期培训研究的外籍人士有关材料
30年

WS14 国际合作与会议
序号
类 目 名 称
保管期限
1
中外合作校际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录
永久
2
本校完成的国际合作项目、成果等材料
永久
3
合作项目中国外单位完成项目、成果等材料
30年
4
授予外籍人员名誉称号的材料
永久
5
双方互赠的礼品、纪念品
30年
6
国际会议的有关材料
30年
WS15 外国留学生工作
序号
类 目 名 称
保管期限
1
录取审批材料
永久
2
学籍登记表、学籍卡片
永久
3
教学计划、大纲、安排
30年
4
学习情况、成绩及评语
永久
5
学位论文及学位证书复印件
30年
6
学生名册
永久
7
学生去向及有关材料
30年

附件二

高等学校外事类档案二级类代号简表

WS
11 综合
12 出国（境）
国际合作与会议材料入WS14
13 来校
外国留学生工作材料入WS15，国际会议与合作材料入WS14
14 国际合作与会议
15 外国留学生工作