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区域公司合同管理流程

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1. 目的
使合同的签订、履行规范化，并最大限度的避免风险。
2. 适用范围
适用于公司在供应商选定后、对外采购产品或服务的合同的管理。主要包括规划方案设计合同、勘察合同、设计合同、营销合同（不含售楼和出租）、广告设计/制作合同、施工合同、材料/设备采购合同、工程监理合同、土地受让/合作开发合同、财务合作及借款合同、培训合同等。
3. 术语与定义
无
4. 职责
4.1区域公司总经理
4.1.1根据相关文件规定需要由区域公司组织签订的各类合同审批；
4.1.2所有合同的付款审批。
4.2区域公司分管副总/总助
4.2.1所分管部门上报总经理审批的合同的审核；
4.2.2 所分管部门的合同付款审核。
4.3区域公司成本管理部
4.3.1需要招投标议价的合同文本的审核，土地受让合同、施工合同、工程监理合同的起草、谈判、拟定；
4.3.2本部门起草合同的编号、分发、保存；
4.3.3组织本部门起草合同的交底及执行情况的跟踪记录，并填写《合同执行情况记录表》；
4.3.4勘察、设计、施工、合同、工程监理合同付款的审核；
4.3.5项目所有合同的汇总、统计。
4.4区域公司策划设计部
4.4.1规划方案、勘察、设计合同的起草、谈判及定稿；
4.4.2本部门起草合同的编号、分发、保存；
4.4.3本部门起草合同的执行情况的跟踪记录，并填写《合同执行情况记录表》；
4.4.4提起勘察、设计合同的付款申请；
4.4.5 负责设备/材料采购合同的复核。
4.5销售公司
4.5.1营销合同、广告/制作合同的起草、谈判及定稿；
4.5.2本公司起草合同的编号、分发、保存；
4.5.3本公司起草合同执行情况的跟踪记录，并填写《合同执行情况记录表》；
4.5.4营销合同、广告/制作合同的付款申请。
4.6区域公司工程管理部
4.6.1工程管理部负责施工分承包合同及材料/设备采购合同的起草、谈判及定稿；
4.6.2本部门起草合同的编号、分发、保存；
4.6.2负责本部门起草合同的执行情况的跟踪记录，并填写《合同执行情况记录表》；
4.6.3提起工程监理合同、施工分承包合同及材料/设备采购合同的付款申请。
4.7总部发展规划部
4.7.1对土地受让/合作开发合同进行会签。
4.8区域公司计划财务部
4.8.1融资、财务合作及借款合同的起草、谈判及定稿；
4.8.2所有合同付款的审核。
4.9区域公司总经理办公室
4.9.1培训合同、固定资产采购合同的起草、谈判及定稿；
4.9.2合同的编号、分发、保存；
4.9.3本部门起草合同的执行情况的跟踪记录，并填写《合同执行情况记录表》；
4.9.4提起本部合同的付款申请；
4.9.5负责所有合同的盖章和归档。
4.10区域公司企业管理部
4.10.1负责销售代理合同、项目前期物业管理合同、租赁代理合同的起草、谈判及定稿；
4.10.2合同的编号、分发、保存；
4.10.3本部门起草合同的执行情况的跟踪记录，并填写《合同执行情况记录表》；
4.10.4提起本部门负责的合同的付款申请。
5. 工作程序
5.1合同的起草、谈判、定稿
5.1.1规划方案、勘探、设计合同的起草、谈判、定稿。区域公司策划设计部根据设计进度计划要求完成规划方案、勘探、设计合同的起草、谈判、定稿（合同一式六份）。
5.1.2土地受让合同、施工合同、工程监理合同的起草、谈判、定稿。区域公司成本管理部完成合同的起草、谈判和定稿（合同一式六份）。
5.1.3分承包合同及材料/设备采购合同的起草、谈判、定稿。区域公司工程管理部完成合同的起草、谈判和定稿（合同一式六份）。
5.1.4营销合同的起草、谈判、定稿。销售公司根据营销工作要求完成营销合同、广告设计/制作合同的起草、谈判和定稿（合同一式六份）。
5.2 合同的审批
5.2.1规划方案、勘察、设计合同
5.2.1.1策划设计部将定稿后的合同及附件，填写《合同会签表》，组织会签；
5.2.1.2成本管理部参与会签对合同条款进行复核，复核后交分管副总审核。
5.2.1.3分管工程副总对合同进行审核后提交区域公司总经理审批。
5.2.1.4审批完的合同由总经理办公室加盖合同章并存档，合同成立。
5.2.2施工及设备/材料采购合同
5.2.2.1施工合同
5.2.2.1.1成本管理部将定稿后的合同及附件，连同《合同审批及合同盖章审批表》复核后交分管工程副总审核。
5.2.2.1.2分管工程副总按《供应商选择和评价管理流程》的规定对合同进行审核后提交区域公司总经理审批。
5.2.2.1.3审批完的合同由总经理办公室加盖合同章并自行存档一份后转至成本管理部，合同成立。
5.2.2.2设备/材料采购合同
5.2.2.2.1工程管理部将定稿后的合同及附件，连同《合同审批及合同盖章审批表》一起传至成本管理部复核。
5.2.2.2.2策划设计部对合同条款进行复核，复核后交分管工程副总审核。
5.2.2.2.3分管工程副总按《供应商选择和评价管理流程》的规定对合同进行审批或审核后提交区域公司总经理审批。
5.2.2.2.4审批完的合同由总经理办公室加盖合同章并自行存档一份后转至成本管理部，合同成立。
5.2.3营销合同、广告设计/制作合同
5.2.3.1销售公司/租赁公司将定稿后的合同及附件，连同《合同审批及合同盖章审批表》一起交房地产公司。
5.2.3.2房地产公司财务部门、主管领导等按《营销类承包商选择控制程序》的规定对合同进行审批或审核。
5.2.3.3审批完的合同由房地产公司总经理办公室加盖合同章并自行存档一份后转至营销部，合同成立。
5.2.4工程监理合同
5.2.4.1成本管理部将定稿后的合同及附件，连同《合同审批及合同盖章审批表》复核后分管工程副总审核。
5.2.4.2分管工程副总对合同进行审核后，交区域公司总经理审批。
5.2.4.3审批完的合同由区域公司总经理办公室加盖合同章并自行存档一份后转至成本管理部，合同成立。
5.2.5财务合作/借款合同
5.2.4.1区域公司计划财务部负责将定稿后的财务合作及借款合同及附件，连同《合同审批及合同盖章审批表》一起提交区域公司分管领导审核后，交区域公司总经理审批。
5.2.5.2审批完的合同由区域公司总经理办公室加盖公章并自行存档一份，合同成立。
5.3合同的编号、登记、保管、存档
5.3.1合同起草部门负责对合同进行编号，编号的原则是：首先按工程项目进行分类，以大写的拼音字母表示，如LZ（绿洲）；再按合同的类别进行分类，以大写的拼音字母表示，如SJ（勘察设计合同）、SG（施工合同）、CG（材料/设备采购合同）、YX（营销合同）、GG（广告设计/制作合同）、JL（监理合同）、MD（土地受让/合作开发合同）、CW（财务合作合同）、JK（借款合同）、PX（培训合同）、QT（其他合同）最后按合同签订的先后顺序进行排序，以阿拉伯数字表示，如：01、02；具体如：JHW-SG-01。
5.3.2合同起草部门负责将签订的合同做以下处理：
5.3.2.1区域公司策划设计部负责将勘察设计合同分发给乙方2份，成本管理部1份，部门存档2份，档案室1份；
5.3.2.2区域公司成本管理部负责将施工合同分发给乙方2份，工程管理部1份，部门存档2份，档案室1份。
5.3.2.3区域公司工程管理部负责将材料/设备采购合同分发给乙方2份，策划设计部1份，成本管理部1份，部门存档1份，档案室1份。
5.3.2.4销售公司负责将营销合同、广告设计/制作合同分发给乙方2份，区域公司1份，部门存档2份，档案室1份。
5.3.2.5区域公司成本管理部负责将工程监理合同交付对方2份，工程管理部1份，部门存档两份，档案室1份。
5.3.2.6区域公司总经理办公室部负责将培训合同交付对方2份，部门存档1份，档案室1份。
5.4合同的交流、执行、反馈与总结
5.4.1合同交流：合同起草部门负责及时组织和合同执行部门一起进行合同的交流，并将交流情况形成会议纪要。
5.4.2合同执行：合同执行部门按合同条款要求对合同全面执行。
5.4.3合同反馈：合同执行部门将合同执行过程中发现的问题及时填写《合同履行反馈表》反馈给合同起草部门。
5.4.4合同工作总结及合同范本
5.4.4.1各部门根据相关程序规定对合作商进行评定工作
5.4.4.2起草部门根据《合同履行反馈表》填写《合同执行情况汇总表》，如无反馈纪录则不必填写。
5.4.4.3合同起草部门根据需要拟定合同范本，并根据《合同执行情况汇总表》对合同范本不定期进行修正。
5.5合同变更、补充协议的签订
5.5.1合同起草部门负责组织合同变更、补充协议的起草、谈判、定稿。
5.5.2其它程序与原合同相同。
5.6合同资料信息处理
成本管理部按项目不同对勘察、设计合同、施工及设备/材料采购、营销合同、广告设计/制作合同、工程监理合同进行汇总、统计，编制《**项目**合同一览表》，定期更新。
5.7合同的付款
5.7.1参照《工程付款作业管理规定》有关条款执行。
5.7.2工程结算款支付
参照《工程结算和审核管理规定》有关条款执行。
5.7.3工程保修款支付
合同规定的保修期满，由工程管理部、成本管理部负责根据《**工程结算书》《**合同结算协议书》填写《**工程付款建议书》和《**工程历次付款一览表》，并交由物业管理公司或工程使用部门/公司审核，以确定该工程是否存在质量问题，以及施工单位是否存在水电费等往来欠款的扣付事项，并确定最终的扣付金额后传至成本管理部、财务部、分管工程副总审核，总经理审批。
5.7.4财务合作及借款合同、培训合同及其他合同按照费用报销规定办理付款手续。
6. 支持文件
6.1《招投标管理流程》
6.2《工程结算作业指引》
7. 相关记录
7.1《合同审批及合同盖章审批表》
7.2《合同履行情况反馈表》
7.3《**项目**合同一览表》
7.4《合同执行情况汇总表》
7.5《**工程进度款审核表》
7.6《**工程付款建议书》
7.7《**工程历次付款一览表》