物业公司卡管理办法.doc

1.目的
规范对IC卡的管理监控，避开IC卡的不合理使用。
2.范围
适用各管理处IC卡的工作管理
3.定义
无
4.职责
部门/岗位
工作职责
管理处经理
负责对IC卡的发放工作的全面监督和检查
管理处指派人员/岗位
负责IC的日常办理和授权、变更、回收等工作的具体操作
平安部
负责核对顾客的IC卡使用状况
5.方法及过程监控
5.1.IC卡的发放监控
5.1.1管理处经理负责对IC卡发放管理工作进行监督、审批。
5.1.2管理处指派专人负责IC卡的授权发放管理工作，负责申请人的身份识别、房号和使用范围等登记。每季度对IC卡进行统计整理，填写《IC卡季度整理表》，对异常状况进行核查处理，负责对电脑管理权限密码每季度进行更改。
5.2 IC卡的登记发放
5.2.1业主申请领卡须出示关于证件及购房协议，IC卡发放人员依据证件及购房协议，进行发卡、授权，并在《IC卡发放/异常状况登记表》上进行登记。
5.2.2公司或相关工作人员如需申请领卡，需经理或经理授权人审批签名，发放人员进行IC卡的发放授权，并在《IC卡发放/异常状况登记表》进行登记。
5.2.3 IC卡持有人如需对卡的授权内容进行变更，须持有相关证件，由发卡人员予以变更，并登记。
5.2.4业主和工作人员发卡状况应分开登记。
5.3 IC卡的挂失、解挂
5.3.1持卡人挂失/解挂IC卡时，须出示本人身份证，经IC卡发放人核对无误后，予以挂失/解挂，并予以登记。
5.4 IC卡的更换、退还
5.4.1持卡人在保修期内IC卡自然损毁，凭旧卡可在管理处换取新卡，发卡人回收旧卡并登记。
5.4.2持卡人因人为造成IC卡损毁，如打孔、折叠、机洗等只能重新申请领卡，未能更换。
5.4.3公司赠送的IC卡办理退还相关手续时未能退还押金。
5.4.4车主不再承租车位后，管理处应及时知会发卡人员，取消其车场授权，并经车主确认后方可办理解除手续，同时填写《IC卡发放/异常状况登记表》。
5.5 IC卡的注销
5.5.1如业主所有权发生变更，管理处应及时通知发卡人员，对其IC卡进行注销，并通知原业主。
5.5.2如工作人员持有的IC卡存在不合理使用或丢失，发卡人应立刻予以挂失或收回IC卡并赔偿损失，同时填写《IC卡发放/异常状况登记表》。
5.6 IC卡的授权期限规定
业主及家庭成员（管理处业主资料文件资料资料文件资料文件资料中有登记的）的门禁系统IC卡授权期限一般为十年；车辆IC卡的授权期限依据业主租用车位的期限进行授权。其他人员IC卡授权期限一般为一年，最长不得超过两年。
5.7工作人员IC卡的回收
工作人员调离或离职，由人事管理员关心授权人收回IC卡，登记在《IC 卡发放/异常状况登记表》。
6.支持性资料文件资料资料文件
无
7.质量记录表格
TJVKWY7.5.1-A01-03-F1 《IC卡发放/异常状况登记表》
TJVKWY7.5.1-A01-03-F2 《IC卡季度整理表》
TJVKWY7.5.1-A01-03-F3 《机动车IC卡办理通知单》