影城财务管理工作手册.doc

第十一部分奥斯卡国际影城财务工作管理手册一、总则影城总经理有责任使各级各部门严格执行公司的财务管理制度。二、现金管理制度（一）、营运备用金管理影城备有_元营运备用金，存放于营运办公室或现金房保险箱。由值班经理保管钥匙和密码，备用金只作营运中换零和发给收银岗位备用金用，不可挪为他用。每天开店、交接班及闭店时值班经理需清点保险箱并认真、求实地填写“保险库现金盘点表”。同时保险箱内其他物品，如：电影券、赠券等也需一并清点并记录。总经理及财务部门将不定期的对保险库的现金盘点情况进行核查，以确保公司财产的安全。（二）、行政备用金管理影城备有_元行政备用金用以应对日常营运过程中小件物品的采购或其他应急款项的支付。备用金由影城的行政助理保管并做好相应的“备用金记录”。行政助理每周汇总至财务报销以及时补足备用金。备用金每次使用数额不得超过500元，如超过500元需单独申请。备用金应每日清点。已使用未报销的部分需附有相应的报销单及相关发票以备核查。（三）、现金交款管理影城与开户银行签订上门收款协议。影城当日所有营业收入（支票、现金）和需要兑换的备用金，由晚班值班经理于营业结束后封包投入保险箱中，同时填写银行对账单和现金交款记录。保箱箱钥匙和密码分别由经理和银行收款人员保管，解款时需有值班经理和银行人员同时在场打开保险箱，值班经理需核查当日现金交款记录中的数目和前日的收入数是否相符，然后由值班经理和收款银行双方签字确认交款金额和换零数额。三、日常财务制度（一）、借款1、借款是指公司员工经办公司各种事务而向公司暂时借支款项，在事务办理结束后持有关凭证冲销暂支款项，并交回多余款额或报销本人垫支款额。2、借款应首先由经办人口头提出申请暂支意向，经总经理同意后填写一式二份的借款单（包括：借款日期、借款事由、借支金额大小写、借款人签章、总经理批准等）。财务部门以借款单第一联入账记录，第二联借款人妥善保管。3、事务办理完毕后，经办人员填制报销单，及时到财务部门办理销账手续。财务部门作销账处理时，应在现金借款单第二联上填写报销日期、实际报销金额、退款补款金额（退款是指经办人在事务办理过程中未全部用完暂借款项所剩余部分；补款是指经办人在事务办理过程中暂借款项不够支付，由其个人垫付并应由财务部门为其办理报销的部分），并在第二联上加盖现金收讫、付讫章，以第二联作为记账凭证附件。4、借款原则上规定为事务办理结束的当月归还，对暂支借款时间在一个月以上的，财务人员应该及时获得其合理的解释，否则应该催促经办人员办理报销手续。（二）、报销1、报销是指本公司员工报销办理公司事务过程中发生个人垫支款项，或是为办理公司事务而暂支款项的销账事宜。2、经办人员办理公司事务完成后，填写报销单（包括：报销日期、报销内容、报销金额大小写、经办人签字、审批人批准等）。根据授权审批的有关规定，不同的金额由不同的审批人审批：影院总经理具有现金列支、金额在500元之内（含500元）费用项目的审批权，同时具有500元2000元非现金列支项目的审批权。超过上述审批权限的需上报具有审批权限的负责人批准。3、报销单上经办人与受款人必须一致，不允许代填行为，经办人应持手续齐全的费用报销单从行政助理处报销。手续齐全的费用报销单是指：1）、原件粘贴：所有的原件必须粘贴到“原始凭证粘存单”上，且必须整齐牢固，互不粘连，便于翻阅；原件粘贴必须按照一定的逻辑性，且应给每一张原件进行自然数编号。例如：报销人在报销时同时提交三份报销单，则在报销单右上角编列1/3、2/3、3/3序号。2）、一事一报：原则上，一张报销单只能填报因办理某一专项事务而发生的开支；若某一事务办理过程中为一主题事务而发生了多项不同性质的费用，应该在费用报销单中分行填列，并在报销内容中注明该种性质费用的原始附件起讫号。所谓不同性质的费用，至少应该区分为市内交通费、停车费、过路费、汽油费、通讯费等。3）、财务部门报销审核人员审核费用报销单，包括：报销单手续是否齐全、报销单填写是否正确、原始凭证是否合法、报销发票抬头是否填写公司名全称等。4）、按公司有关规定判断费用报销的合理性：对完全符合报销规定的，按照费用报销单大写金额支付现金；对不符合报销规定的，根据以下不同情况分别处理：5）、费用报销单手续不全缺少有关人员签章，退回报销单，由经办人补齐手续；6）、费用报销单填写错误，要求经办人员重新填写；7）、原始凭证不合法，按规定不能作为报销凭证的，要求经办人员提供合法凭证后给予报销，或者由经办人同意从报销总额中扣除不合法凭证金额后的余额支付经办人；8）、根据公司有关规定，有不在报销范围内的费用支出的，除非由授权批准人员的特别批准，否则财务部门将从费用报销单填写的报销金额中扣除不予报销部分后的余额支付经办人；9）、经上述财务审核程序审核无误后，财务部将开具与报销金额相符的现金支票寄至影城财务助理，以保证影城库存备用金为5,000元。（三）、支票付款1、支票付款适用于付款金额超过1000元以上的事项。2、申请人填写支票申请单，必须认真详细填写表格中的每一事项：时间、货品、数量、单价、总价及供应商的联系方式；然后在 “经办人”处签字，并传真至供应商，由供应商确认无误后回传至经办人；经办人在取得具有审批权限的负责人核准后（负责人须在 “核准人”处签署），将支票申请单、发票及送货单粘贴好，一并交给行政助理；行政助理将支票申请单编号排好，交至财务部。3、财务部严格审核影院上报的单据后，取得具有财务审批权限主管的核准后，安排统一日期付款。可采用回寄支票或电汇等付款方式。对于任何不符合财务制度的票据，均退回或做跟踪处理。（四）、差旅费报销1、凡因公出差应事先填写出差申请表，经相关批准人审批。需要借款的应按借款程序办理。出差后需要报销费用的应再填写差旅费报销单按报销程序办理。2、交通费需按标准报销：交通工具除非是事先批准可以选择飞机，否则应为火车或汽车；夜间连续乘车6个小时以上可以乘坐卧铺。在市内的交通费应以公众交通工具为主，包括：公交车及地铁；出租车仅可在上述交通工具无法使用的情况下才可以报销，任何私人用途或日常工作中的出租车费均不能视为差旅费。3、如乘坐飞机员工可以购买保险公司的乘机保险（旅客航空意外险），保险费一般为二十元。4、商务招待费：任何的商务交际费必须是在合理及必须的情况下才能予以报销。报销时需写明招待费的目的及同行人。5、电话费：所有本地电话使用酒店的电话通话，任何私人用途的通话将由员工本人承担；需要手机联系的员工，应二十四小时保证手机的正常通话，以便于相互之间的沟通；6、停车费：所有公务合理支出的停车费都必须填写在差旅费报销单的“杂项”一栏中。7、出差过程中有关住宿及伙食、交通等补贴标准参照财务部统一规定执行。(五)、财务报表影城营运部门需向财务部门发送有关财务报表，通常包括但不仅限于：营业日报表、售票员日销售成绩统计表、影片映出成绩单、经理核准的卖品损耗及赠品损耗情况表、备用金周报和盘点表、退票及废票、卖品周库存盘点分析报告、周库存盘点记录表、银行对账单、银行往来所有单据、月票房成绩统计表、月库存盘点记录表、办公用品盘点表、经总经理签署的月员工考勤表、非管理层员工和计时工工资表、现金发放工资的签字表（发放完毕后，于15日前寄出原件）、银行对账单原件、纳税申报表和税单原件等。四、发票管理制度1、发票种类：根据当地的财税机关要求而定。2、发票购买：影院财务主管指导影院财务助理完成发票购买工作，购买时凭发票购买簿等相关财税局要求的购买资料前往影院注册所在地的税务局办理。3、发票保管：发票由影院值班经理保管。值班经理从财务助理处领取发票后，每日早上发至早班售票员工及卖品部员工使用。同时做好发票发放登记及监管；使用完毕的旧发票由值班经理转交财务助理。4、发票领用：1）、值班经理将使用完的发票交行政助理，财务助理对旧发票进行审核确认无误后，值班经理方可领取新发票。领用时要填写发票领用归还登记簿”，该簿存放于行政助理处备查。2）、财务助理在审核发票过程中若发现发票开具要素不齐全的现象，需打回旧发票追查错误出处并监督更改工作。3）、财务助理在审核发票过程中若发现旧发票有缺页或者全本丢失现象，需报告总经理，同时要求值班经理核查，久查不获的，相关责任人要承担相应的经济责任及法律责任。5、发票开具：1）、发票需由值班经理、票房及卖品员工保管并开具。不使用时保管人员要将发票锁好，谨防发票丢失现象发生。2）、使用发票时，每份（多联）发票之间须加垫板，每开完一份发票就将垫板往后挪一次，以防止前后发票之间有空白未开造成浪费情况发生。3）、发票封面、封底必须保留，不得丢失，若有松动，请用胶水粘牢；4）、开具发票时应字迹清楚，不准涂改，同张发票用同种、同色笔书写；5)、所有的项目必须填写齐全，客户名称，日期，项目，金额（大小写）以及开票人（全称）均不得省略；6)、开具发票时页面顺序要从前往后，不允许跳页开具发票，前后页时间排序也是从小到大；7)、发票应内容真实，每份发票联次一次复写，上下联内容和金额一致；8)、填开错误的发票应各联齐全，并各联加盖“作废”字样图章；制单人若开错发票需作废且发票联、记账联已撕下的，撕下的部分必须用“胶水”靠左粘牢在第一联存根联之后；9)、发票不准拆本使用、不准转借、代开。发票联加盖财务或发票专用章。10)、对于服务业发票：所开具内容仅限影院营业执照经营范围所定，不得擅自违规开具与影院经营业务不相符的发票内容，否则由此引发的一切相关税务及法律纠纷由开票人完全承担。目前经营业务所涉及的内容限于“电影票”、“电影会务费”、“租赁费”、 “广告宣传”等服务性质的项目。服务行业发票绝对不允许出现“办公用品”、“食品”、“家具”等属于增值税项目的业务。若开票人实在无法辨明顾客要开具的业务属于何种性质，开发票之前必须请示值班经理或财务主管。11)对于零售业发票：零售发票只能开具“食品”，不得开具“文具”，“办公用品”，“家具”等远超公司经营范围的业务。6、发票检查：影城财务总部不定期对财务助理的发票管理工作进行远程及实地检查，对有违反发票管理法则的行为，依照财务制度进行处罚。7、发票使用培训：影城财务总部负责对影院财务助理及值班经理的发票管理进行培训，财务助理及值班经理负责对相关开具发票的员工进行培训，在发票开具中有任何异议及疑问可随时向影院财务部咨询并核证。五、招待费管理制度1、影城对已经授权的、合理支出的招待费将予以报销。2、招待费应事先由使用人填写申请，招待申请中要注明招待对象、事由、标准等相关内容，在总经理批复或呈报总部批准后方可执行。3、招待费只限用于商业和经营目的，建立在为影城服务的宗旨上。4、使用人应严格按照预支款项进行招待活动，超出部分需事先得到总经理的批准，否则由使用人自己承担。5、招待活动后应开具正式发票，各项目录应填写清晰、正确。6、使用人在报销时应填写报销单，按报销程序上交财务总部审批。六、招待券管理制度1、招待券是公司为经营需要，而定制的一种可免费观影的赠券。2、保管、申领1）、招待券由影城行政助理（财务）统一保管。2）、招待券在出库时需盖影城LOGO章。LOGO章由行政助理（财务）保管，值班经理监督使用。3）、影城团体票销售人员、值班经理或影院总经理根据营运需求，申领一定数量的招待券；4）、申领时填写招待券出库单，写明数量、用途、领用人、批准人（影院总经理）等。 3、招待券发放。影院经理可根据营运需求赠送部分招待券用于：1）代替宣传费支出，赠送媒体或广告公司换得广告宣传。代替宣传费支出的招待券需有书面协议，影城总经理根据权限审批，并由影城行政助理做好相关登记；2）处理顾客投诉时，赠送顾客。处理顾客投诉的招待券，值班经理根据审批权限合理赠送，并在值班经理留言本上做好相关记录。3）根据团体票招待券赠送规定和审批权限，赠送少量的招待票给团体购票代表。随团体票销售赠送的招待券可由销售人员申请，值班经理根据审批权限和赠送限额政策审批。4）对外联系、公关、招待政府部门等，由承办人酌情申领，影城总经理根据权限审批，并由影城行政助理做好相关的登记。5）任何发出的招待券需填写招待券审批单，记录编号和有效期。 4、招待券赠送政策1）一次性购买或在三个月内累计购买团体票5000-9999元，可赠送招待券2张；2）一次性购买或在三个月内累计购买团体票1000014999元，可赠送招待券4张；3）一次性购买或在三个月内累计购买团体票1500019999元，可赠送招待券6张；4）一次性购买或在三个月内累计购买团体票2000024999元，可赠送招待券8张；5）一次性购买或在三个月内累计购买团体票25000元以上，可赠送招待券10张；每次最多可赠送10张招待券。招待券审批权限：助理营运经理同一公司或个人每次最多可批准2张，营运经理同一公司或个人每次最多可批准6张，影院总经理同一公司或个人每次最多可批准20张。超过审批权限的需影城上级主管批准。5、招待券的回收顾客持招待券换票，需检查招待券是否有LOGO章、是否为有效内、是否完整等，选择赠票票类，按最低票价出票给顾客，将回收的招待券右上角打孔（撕角）放入抽屉；同时提醒顾客每券只可观看一场电影，特殊活动，场次、见面会等不可使用。新片上映一周内不可使用。七、固定资产管理制度1、固定资产定义：1）为生产商品、提供劳务、出租或经营管理而持有；2）使用寿命超过一个会计年度。3）除固定资产以外的资产，列入低值易耗品的管理。2、固定资产内容：1）土地；2）房屋及建筑物；3）机器设备；4）电子设备；5）运输设备；6）工具及器具；7）管理用具等。3、固定资产管理部门：1）营运部为公司主要固定资产管理部门，负责管理放映、卖品等机器设备及营运工具及器具；其他部门零星采购的部门使用资产，由部门负责人主要管理。2）资产管理部门设置固定资产实物台帐；3）资产管理部设专人负责对固定资产进行分类编号、购建、验收、保管、调拨、出售、报废、定期盘点等有关事项；4）资产管理部对每项固定资产的使用落实到人，订立相关的使用、交接、丢失、损坏赔偿规定。4、会计核算处理1)登记总账；2)登记固定资产明细账；3)登记固定资产卡片。固定资产卡片的登记内容包括：固定资产编号；名称；规格型号；入账日期、凭证编号；入账原值、累计折旧、残值率折旧年限、折旧方法；使用部门；处所；保管人；资产转移记录。4)在每项新增的固定资产显眼处张贴标签，标签上记载固定资产编号，并保证该标签不会被轻易撕毁、涂改。5、管理责任1)保管人或管理部门应该建立本人或本部门管辖资产清册；2)保管人或管理部门应经常性地检查所管辖资产，检查内容包括：资产是否完好；资产使用是否正常；资产处所是否有较大变动；其他情况。3)对于情况异常的资产及时向资产管理部门报告。异常情况包括：较大程度破损；已无法发挥资产实质性功能；资产无法在有关记载的场所发现，亦不知其去向。固定资产的转移、报废、丢失、借出等其他情况。6、固定资产盘点：1)影院开张前的资产移交盘点至少在影院正式开张的前两周进行资产移交，工程部需将影院全部完工资产移交影院营运部，并由财务人员现场兼盘。工程部提供资产移交清单，并由工程移交负责人、影院总经理及影院财务主管共同签字后移交方可确认。2)营业期的资产盘点影院财务部会同营运部每年盘点二次，另应于每季度就固定资产管理登记卡册的记录，每一类别至少抽点十项。盘点依据为上述时间点账面记载的资产情况。3)固定资产盘盈、盘亏A、影院财务部按季、年盘点后提交固定资产盘盈、盘亏报告，报财务总部审批,审批权限见“公司财务审批权限”规定。B、财务部依据批准的固定资产盘盈、盘亏报告进行帐务处理。7、固定资产的购置处理：1)各部门填写请购单，报具有审批权限的职能部门审批。2)依照财务采购制度，采购部向供应商定货。3)采购部收到资产后，对资产的规格、型号、性能、质量等验收。4)依照财务付款制度，报财务部门申请付款。8、固定资产转移、调拨处理：1)固定资产在关联公司间转移及调拨，转移部门需提交“固定资产设备调拨单”及申请报告至具有审批权限的上级部门核准。2)经批准后，转移部门将固定资产转移登记情况书面通知财务部，以便进行帐务处理。3)资产转移方及资产接收方相关负责人需分别在“固定资产转移明细单”上签字，并复印四份。其签字权限见“公司财务审批权限”规定。（一联转移方公司备存；一联接收方公司备存；一联移交方财务部备存；一联接收方财务部备存）。9、固定资产出售处理：1)固定资产如需出售，应由公司营运部提交“固定资产出售报告”及“固定资产出售明细表”，报具有审批权限的职能部门核准。2)财务部根据批准的固定资产出售处理报告进行帐务处理，并开具发票及收款。3)营运部根据财务开具的发票及收据办理发货手续。10、固定资产报废处理：1)、固定资产报废，由报废部门提出“固定资产减损报告”及两联“固定资产报废毁损情况单”，报具有审批权限的职能部门审批。2)、经核准后，一联送营运部转记“固定资产登记卡”，一联会同有关资料提交财务部，财务部依照审批的固定资产报废申请报告进行帐务处理。3)、报废部门负责进行实物处理。 11、固定资产出租或外借处理：1)、固定资产出租或外借，营运部应先会同财务部门后按程序呈报给具有审批权限的职能负责人核准后，并应制定出租/外借合同，原件送财务部备存，合同中应明示修缮保养及税收负担、税金、运费、归还期限、保持原状、付款期、付款方式、附属设备明细等，其出入公司应另填写三联式出库单，依照出库单上审批要求，经办人、财务及营运负责人签字，一联公司备存，一联财务部备存，一联被借方留存。 2)固定资产要按规定严格管理、定期维护保养，未经公司总经理批准不得外借。12、财务部每月按各类固定资产规定的使用年限，折旧率计算固定资产折旧，列入有关的成本费用核算。八、财产保险制度1、公司对经营过程中的种种风险购买保险，这些保险包括但不仅限于：1)、公司资产险是指在经营过程中所涉及的公司人员及财产等的损失的赔付；2)、员工保险是劳动法规定的企业应为其员工购买的保险，包括养老、失业、医疗等；3)、其他相关险种。2、在购买保险过程中所涉及的公司相关信息：1)、影城名称、影城地址、开业日期、总银幕数、总座位数、建筑模式；2)、员工来源、管理人员数量及年薪总值、合同制员工人数及年薪总值、计时工人数及年薪总值；3)、资产及设备总价值、预计年均观影人数、预计年均票房收入；4)、银行交易数据：每次最大交易额、周交易次数、交易时间、负责交易的人数；5)、现金存放：存放地、存放最大金额、保险箱钥匙数量及密码、掌管人、报警器的设置及品牌；6)、其他安全信息：保安人数、值班时间、本地区公安支持等。3、申报：各种保险条款中赔付的突发事件都应该在二十四小时内报告给上级及相关公安、保险部门，如果可能尽量提供现场照片及证人证言。这些突发事件包括但不仅限于：1)火灾；2)偷窃（包括影城及观众财物）；3)设备损坏；4)观众物品及车辆损坏。