承揽新物业项目投标管理办法和园区物业保险管理办法.docx

文件编号：BJ-WYGS-KF-001 版本：xx版

xx物业管理有限公司
承揽新物业项目投标管理办法
文件更新履历表
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文件名称
文件编号
管理归属部门
文件管理岗位
生效日期
备注
xx版
承揽新物业项目投标管理办法
BJ-WYGS-KF-001
运行管理中心

xx.8

第一章 总则
第一条 为了规范承揽新物业前期物业管理投标工作，制定本办法。
　 第二条　前期物业管理，是指在业主、业主大会选聘物业管理企业之前，由建设单位选聘物业管理企业实施的物业管理。
　　建设单位通过招投标的方式选聘具有相应资质的物业管理企业，政府行政主管部门对物业管理招投标活动实施监督管理。

第二章 职责
第三条 总公司运行管理中心负责未成立分公司地区的前期物业管理投标组织工作、投标流程跟进、标书制作、开标答疑安排。
第四条 已成立分公司的地区，由分公司全权负责该地区的前期物业管理投标工作。如需总公司运行管理中心做技术支持的，需提前至少十五个工作日书面告知，以便总公司运行管理中心提前安排工作。
第五条 总公司各职能部门负责审核投标文件中涉及本专业的内容符合公司要求。
第三章 工作程序
第一节 物业费测算
第六条 在收到新物业项目信息后，相关分公司/项目进行物业费测算，提交予总公司成本部审核。新业务区域由总公司成本部总体负责物业费测算工作。审核通过后，公司与建设单位签订物业费收费标准的备忘录，之后转入投标工作程序。
第七条 签署完毕物业费备忘录，原则上要在投标报名前完成。
第二节 投标文件制作前准备
第八条 成立投标小组
未成立分公司地区，投标小组由总公司运行管理中心、项目所在区域负责人、拟定项目经理（原则上与开标答辩人一致）组成。
已成立分公司地区，投标小组由项目所在区域负责人、拟定项目经理（原则上与开标答辩人一致）等人员组成。
（一）现场勘察。投标小组人员根据招标文件查看现场，共同探讨投标文件制作的注意事项及相关要求，具体包括：管理设想、人员配置、物品配置、服务难点、重点分析等。并根据招标文件及现场勘察情况编制答疑问题提交当地招标组织部门。
（二）召开标前会议。组织投标小组人员，根据招标文件及现场勘察情况，召开会议，讨论标书制作具体要求，包括：确定法定代表委托人员及其他上场答疑人员名单，确定标书制作人员，确定督导及统稿人员，根据现场勘察情况讨论及确定标书制作要求，确定标书制作完成时间、送总公司评审时间（最迟开标前五个工作日）、标书制作时间（最迟开标前二日），确定投标保证金申请及递送责任人及时间，确定封标时间等。
第三节 投标文件的制作
第九条 视投标文件的要求，对应的投标小组在不超过7个工作日内完成投标文件初稿的编制。
第十条 分公司和总公司各业务部门应在投标小组编制投标文件时给予必要的支持。
第四节 投标文件的审核
第十一条 总公司综合部负责审核投标文件中的公司简介、规章制度、内部管理、各项管理制度，并负责标书整体方案。
第十二条 总公司人力资源部负责投标文件中的人员配置、社保、任职要求、工资标准、项目组织架构、各类人员证件等涉及人力资源类内容的审核。
第十三条 总公司成本部负责审核投标文件中的物业管理费测算。
第十四条 总公司工程部、秩序部、运行管理中心负责审核投标文件中的物业服务体系、安保管理方案、工程（如设施设备管理等）方案、负责绿化管理方案、保洁服务方案、生活服务方案。
第十五条 总公司财务部负责审核投标文件中涉及财务类内容。
第十六条 投标小组根据总公司业务部门的审核意见在2个工作日内对投标文件进行修改和定稿，报组长审核，形成投标文件终稿，通过OA报公司领导审核。
第十七条 投标小组负责在投标规定截止时间之前（不少于一天，以便留有时间检查和修改），按时完成投标文件的印刷、盖章、密封、递交工作。
第五节 开标和答辩
第十八条 根据招标物业类型和招标文件的要求，投标小组组长确定参加开标和答辩的人员。
第十九条 在正式答辩前，投标小组应组织进行模拟答辩。
第二十条 不需答辩的，法定代表授权人到现场参与开标。

第六节 资料归档
第二十一条 投标结束后，以总公司名义投标的项目，中标标书由总公司运行管理中心存档，以分公司名义投标的由分公司负责存档。
第二十二条 本办法自下发之日起实施，总公司运行管理中心负责本办法的解释工作。

文件编号：BJ-WYGS-KF-002 版本：xx版

xx物业管理有限公司
园区物业保险管理办法
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文件编号
管理归属部门
文件管理岗位
生效日期
备注
xx版
园区物业保险管理办法
BJ-WYGS-KF-002
运行管理中心

xx.8

第一章 目 的
根据股份公司和集团公司的保险集中化管理要求，所有保险必须经诚合保险经纪有限公司投保。
为加强公司在管项目园区物业保险的管理，完善投保范围以及规范索赔处理流程，明确管理职责，根据有关规定，结合公司实际，特制定本办法。
第二章 适用范围
适用于公司所属各单位在管物业项目。包括园区物业保险涉及险种为财产一切险、公众责任险、雇主责任险、团体意外险、机器损坏险等。
第三章 职责
第一条 总公司运行管理中心为园区保险业务的统筹管理部门。
一、 负责每年园区物业保险计划的制定和实施。
二、 负责园区物业保险的投保资料收集、汇总和统计。
三、 汇总保险案例，组织开展有关园区物业保险培训。
四、 在诚合保险经纪有限公司配合下，开展投保理赔业务。
五、 负责新增投保项目的收集、统计和申报。
第二条 分公司、项目负责本单位园区物业保险管理。分公司、项目综合部为园区物业保险管理的归口管理部门，具体管理职责有：
一、 指定专人负责日常园区物业保险申报及理赔事宜；
二、 每年四季度统计汇总本单位投保项目情况；
三、 每季度按要求向总公司运行管理中心部申报本单位新增投保项目情况；
四、 负责及时收集各所辖园区物业出险事件，向保险公司申报。
第三条 各项目负责人负责本园区物业的保险管理工作。
一、 指定专人负责日常园区物业保险申报及理赔事宜；
二、 每年一度统计本园区物业投保项目情况；
三、 负责及时收集各所辖园区物业出险事件，向保险公司和总公司运行管理中心申报。
第四条 股份公司下属的“诚合保险经纪有限公司”为园区物业保险的顾问公司。
一、 负责对公司投保提出意见和建议；
二、 负责汇总统计分公司各园区保险数据、案例。
第四章 工作流程
第五条 园区物业保险范围
一、 所有物业服务中心，必须投保公众责任险、财产一切险，选择性投保机动车辆停车场责任保险、机器损坏险、雇主责任险、团体意外险等。
二、 财产一切险和机器损坏险的具体投保项目，应遵照不同物业类型规定进行投保，具体投保范围如下：
（一）别墅类物业
序号
项目
需投保险种
1
智能化工程
财产险、机损险
2
消防工程
财产险、机损险
3
污水处理设施
财产险、机损险
4
供水系统
财产险、机损险

（二）高层玻璃幕墙建筑
序号
项目
需投保险种
1
外立面工程
财产险
2
门窗工程
财产险
3
智能化工程
财产险、机损险
4
消防工程
财产险、机损险
5
污水处理设施
财产险、机损险
6
供水系统
财产险、机损险
7
空调、通风系统
财产险、机损险
8
电梯工程
财产险、机损险
（三）普通住宅小区
序号
项目
必须投保险种
选择性投保险种
1
智能化工程
财产一切险
机器损坏险
2
消防工程
财产一切险
机器损坏险
3
污水处理设施
财产一切险
机器损坏险
4
供水系统
财产一切险
机器损坏险
5
空调、通风系统
财产一切险
机器损坏险
6
电梯工程
财产一切险
机器损坏险

（四）写字楼、商场等商业用物业
序号
项目
需投保险种
1
智能化工程
财产险、机损险
2
消防工程
财产险、机损险
3
污水处理设施
财产险、机损险
4
供水系统
财产险、机损险
5
空调、通风系统
财产险、机损险
6
电梯工程
财产险、机损险

第六条 园区物业保险费用支付
一、 原则上，新交付且业主委员会未成立的物业服务中心，保险费用（财产险与机损险）应由物业经营性收益中支出；业主委员会已成立的园区项目，保险费用（财产与机损险）应由物业经营性收益中支出或者全体业主共同承担。公众责任险、雇主责任险、团体意外险由各单位承担。
二、 物业服务合同规定
（一）对于本管理办法颁布实施后的项目，应将相关园区物业保险规定写入前期物业服务合同。
（二）对于本管理办法颁布实施前交付的园区项目，未成立业主委员会的项目，应按规定投保。成立业主委员会的项目，负责人应与业主委员会商谈园区物业投保事宜，在诚合保险的协助下测算相关保险费用，并将相关园区物业保险规定写入物业服务合同。
第七条 园区物业保险理赔
一、 涉及园区物业财产的损失（包括机器损坏险）。例如：火灾、水灾、水管爆裂、塌陷、爆炸、对财产恶意破坏、盗窃等。
（一）控制损失/形势、消防报案：
当发生引起或可能一起保险索赔事故时，各园区保险指定责任人应该采取必要施救措施以控制损失进一步扩大；如果事故涉及刑事成分（如人身伤害）、恶意破坏、盗窃等，应立刻向公安部门报案；如涉及火灾爆炸，立刻向消防部门报警。
（二）报案与通知：
各园区保险制定责任人在出险的第一时间内拨打保险公司报案电话（详见保单所载），并以电子邮件或传真形式通知分公司综合管理部，同时抄送总公司运行管理中心及诚合保险公司。
如遇重大事故，则需及时通知公司相关领导。
报案需告知信息：
1、保险险种，保单号码
2、出现时间，地点；
3、出险经过；
4、损失情况；
5、联系人及联系方式；
6、报案号。
（三）保留证据：
在保险公司的代表或检验师进行勘查之前，各园区保险指定负责人应该保留事故现场，并尽可能保护或提供一切可能成为今后事故定损及责任的确认证据。
（四）配合保险公司的调查：
发生事故后，如保险公司需要勘查，各园区保险指定负责人应该做好联络、安排工作。
（五）提交资料：
各园区保险指定负责人应将作为索赔依据的证明文件、资料和单据，提交分公司综合管理部或总公司运行管理中心。经评审后，提供给保险公司，
（六）取得赔偿：
在诚合保险公司的协助下就责任认定、损失金额等内容与保险公司进行协商一致，向保险公司取得赔偿。
二、 涉及对第三者的法律责任。例如：业主在园区物业内受伤或有任何财产损失等。处理方法与上述各项要点相同，而其中需特别注意的是：
（一）如在公众责任险项下发生保险事故，在未经保险公司同意，各园区保险指定负责人不应自行对索赔事项做出承诺、提议或付款的表示，除非事先获得保险公司的书面确认赔偿。
（二）收到索偿函件、法庭传票等，应立刻提交园区保险负责人转送到总公司运行管理中心。
第八条 园区物业保险档案管理
一、 各园区保险指定责任人应妥善保管相关保险资料并填写相关档案登记表
二、 总公司运行管理中心保险指定负责人定期汇总案件记录，并妥善保管保险合同资料。
第九条 本办法自下发之日起实施，总公司运行管理中心负责本办法的解释工作。