综合重点工程建设监理资料管理核心制度.doc

第一节 监理资料归类及编码管理措施
一、监理资料归类管理措施
工程建设监理资料是建设监理单位对工程项目实施监理过程中直接形成，是工程建设过程真实、全方面反应为了便于日常管理和检索，监理人员应将监理资料进行分类管理，分类 管理方法可依据需要自行要求或按以下要求实施：
（1）为便于工程建设监理资料搜集、分类、组卷和归档，依据《建设工程文件归档整理规范》及其它相关规范，特制订本措施。
（2）监理资料是监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成资料，是监理工作中各项控制和管理依据和凭证，包含多种文件、图表、信函、日志、月报、会议纪要等。
（3）监理资料搜集、分类、组卷及归档等工作，应由总监理工程师指导专员负责实施。
（4）监理资料搜集、分类、组卷及归档工作必需立即，不得拖延。
5）负责建立资料管理人员，应对搜集到资料进行分类，其方法以下：
1）按建筑工程分部（子分部）、分项工程对监理资料进行分类：
资料管理员对监理资料按《建筑工程施工质量验收统一标准》（GB 50300—）中附录B建筑工程分部（子分部）工程、分项工程进行分类。
2）安监理工作阶段对监理资料进行分类。
3）按监理工作控制目标划分。
①协议管理资料。
②质量控制资料。
③进度控制资料。
④造价控制资料。
4）按资料产生起源划分：
①建设单位提供资料。
②承包单位（包含材料生产厂家、设备制造、加工等）报送资料。
③设计单位图纸及相关技术文件。
④项目监理机构形成资料。
5）按监理资料作用划分：
①监理工作依据资料：如委托监理协议，施工协议，建设单位和第三方签署和本工程相关协议，勘察、设计协议，和建设工程相关法律。法规等。
②监理工作基础资料：如多种定额、技术规范、标准。
③监理工作过程中形成资料：如相关各方往来函件、会议纪要，试验、检测资料，项目监理机构多种工作制度，监理工程师通知，隐蔽工程检验、质量检验评定资料，计量及支付资料，索赔及工程变更资料等。
（6）监理资料归类应明确、清楚、具体。
(7)监理机构应将监理资料按单位工程及施工时间次序分类、编目、立卷和归档。
二、监理资料编码实施措施
为了使监理资料管理愈加科学化、程序化、规范化，应以计算机作为工具，建立起计算机信息管理系统，以实现管理计算机化。所以，项目监理机构应建立起资料编码系统。
1.总则
（1）监理资料管理应由总监理工程师负总责，各专业监理工程师分工负责，设一名专职资料管理员。
（2）专职资料员应含有中专以上专业技术学历，含有较熟悉计算机操作能力，且经过资料管理培训，持证上岗。
（3）监理资料必需真实、正确和完整。
（4）监理机构应建立起科学、完善建立信息及监理资料管理体系。
2.编码标准
（1）监理资料代码必需确保其所描述实体（或属性）时唯一，及所描述每一实体全部必需有一个确定代码。
(2)代码设计应等长，要留出足够可扩充位置，以适应新情况改变。
（3）代码应尽可能标准化，方便和全国编码保持一致，便于系统开拓。
（4）编码要有系统见解，尽可能照料到各部门需要；在逻辑上还要适合使用需要。
（5）监理资料代码系统要有一定稳定性。
3.编码方法
（1）监理资料编码应采取文字加数字编码方法：文字采取汉语拼音字头，表示单位工程和资料起源；数字表示工程分部和分项等细部。
（2）当有多个单位工程时，编码首位码为单位工程代码，其代码用汉语拼音字码表示，如A、B/……、Z,A为第一号单位工程。
（3）为分清资料（原始资料）起源，编码事务第二位为资料起源单位代码，即用单位名称汉语拼音第一字字母来表示，如：
J—代表建设单位；C—代表设计单位；S—代表设计单位；
L—代表监理单位；G—代表国家一词；D—代表地方政府；
（4）分部（子分部）工程划分及代码要求：
1）分部（子分部）工程代码要求应参考《建筑工程施工质量验收统一标准》（GB50300—）分部（子分部）工程划分标准，并结合施工资料类别进行编号。
2)建筑工程共分为9各大分部工程，67各子分部工程，其划分及代号应符合《建筑工程施工质量验收统一标准》（GB50300—）中附录B要求。
3）分部（子分部）工程代码编号应在编码序号③④⑤位置上反应出来。
（5）工程建设资料编码形式：..
× × × × × ×
① ② ③ ④ ⑤ ⑥ 共11位编码
①为单位工程代码（1位），用汉语拼音字母（A、B、…Z表示）。
②为资料起源单位代码（1位），用单位名称第一个汉语拼音字头表示。
③为建设单位、监理单位资料文件分类，用代码（3位数字）表示。
如建设工程资料（A类）。在工程资料分类表中（6-4），“A3勘察、测绘、设计文件”栏内：
A3-1 工程地质勘察汇报 在编码中代号为301
A3-8 施工图设计及说明 在编码中代号为308
又如监理资料（B 类），在工程资料分类表中（ 附表1），“ B3 开工准备及技术资料”栏内；
B3—7 工程变更单 在编码中代码为371～379
本组号码第2位号码7代表工程变更，第3位号码1～9是分部工程代码。
④ 为子分部（ 分项）工程代码（2位）。依据资料所属分部分项工程，按《 建筑工程施工质量验收统一标准》（ GB50300—）附录B中分部（ 子分部）工程划分编码，对于工程验收（ 如隐蔽工程、检验批、分项工程、分部工程）只作为子分部工程代码，见子分部、分项工程名称及代码表（ 附表2）。
⑤ 为资料类别（ 或分项工程）代码（ 2位），仅在工程验收时，此编码才为分项工程代码。
⑥ 为次序号（2位）。
（6） 对于专业化程度高、施工工艺复杂，技术优异分部、子分部及分项工程可单独组卷。
不一样类型监理材料单独组卷时，资料代号能够从监理资料编码形式中第③序号中选择第3位数所代表工程代码，抽出即可（ 而在编码前再贯以××类型资料）即为：
××××
①②③④ 共7位编码
①②③④为单独组卷编码形式序号。
① 为分部工程代码（1位），其代码号为1～9。
②为子分部工程代码（ 2位），子分部工程代码号见表6－5。
③ 为分项工程代码（ 2位），分项工程代码号见表6－5。
④ 为次序号。
三、决议阶段监理资料内容
1. 决议阶段监理资料关键内容

编号
档案资料
资料类别
1

2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
准备工作统计
(含投资选择、市场调查、投资机会论证)
项目提议书及批复文件
可行性研究汇报及评定文件
投资计划
建设用地及计划许可证（同意文号）
建设工程报建文件
开工批复文件
监理纲领（或监理投标申请书及中标通知书）
监理协议
计划部门审批文件（同意文号）
审计部门审批文件（同意文号）
消防部门审批文件（同意文号）
市政部门审批文件（同意文号）
水、电、气部门审批文件（同意文号）
设计基础资料一览表（有资料附件）
施工用水、点、路协议

A

A
A
A
A
A
A
B
协议
A
A
A
A
A
B
A
注：A为监理企业帮助办理（或编写）；B类为监理企业编写，建设单位签认。

第二节 监理资料归档及管理制度
一、 监理资料归档制度
工程建设监理资料是项目监理组对工程项目实施监理过程中直接形成，是工程建设过程真实、全方面反应；工程建设监理资料管理水平反应了工程项目监理组管理水平、人员素质和监理工作质量。依据《 建设工程监理规范》、《 建设工程质量管理条例》及其它相关监理工作要求，现对监理资料搜集、整理和归档作以下要求：
1.监理资料归档范围
应予归档监理资料关键包含：工程项目监理协议，监理计划，监理实施细则，监理交底，监理统一用表，必需图纸和声像资料，质量监督部门指定其它相关资料，完工验收会议纪要或判定书，完工验收汇报，工程质量完工核定证书。
2.归档监理资料内容
工程建设施工阶段归档监理资料：
（1）委托监理协议。
（2）监理计划，监理细则。
（3）监理日志。
（4）监理月报。
（5）监理指令文件（监理工程师通知单，监理工程师通知回复单，备忘录，工程停工令，工程开工／复工报审表等）。
（6）和业主，被监理单位，设计单位往来函件、文件。
（7）会议纪要。
（8）工程计量单、工程款支付证书、完工结算审核意见书。
（9）施工组织设计、施工方案审核签证资料。
（10）建立总结汇报、工程质量评定汇报。
（11）工程质量安全事故调查处理文件。
（12）工程验收资料（分部工程验收统计，单位工程完工验收统计，单位工程质量控制资料核查统计，单位工程安全和功效检验资料核查及关键功效抽查统计，单位工程观感质量检验统计，单位工程完工报验单，完工验收汇报，工程质量保修书等方面资料）。
（13）分包单位资格报审资料。
（14）索赔文件资料。
（15）报验申请表（原材料／构配件／设备、检验批、分项、定位放样、沉降观察、施工试验等）。
（16）工程变更单。
（17）监理工作联络单。
（18）总监巡视检验统计。
（19）旁站统计。
（20）工程进度统计。
（21）关键监理台账。
3. 监理资料分类归档
工程建设过程中形成多种监理资料可按下列方法进行归档，方便于管理：
（1）协议文件：施工监理招投标文件；建设工程委托监理协议；施工招投标文件；建设工程施工协议；分包协议；各类定货合相同。
（2）设计文件：施工图纸；岩土工程勘察汇报；测量基础资料。
（3）工程项目监理计划及监理实施细则：工程项目监理计划；监理实施细则；项目监理部编制总控制计划等其它资料。
（4）工程变更文件：审图汇总资料；设计交底统计、纪要；设计变更文件；工程变更文件。
（5）监理月报。
（6）会议纪要。
（7）施工组织设计（施工方案）：施工组织设计（总体设计或分段段设计）；分部施工方案；季节施工方案；其它专题施工方案等。
（8）分包资质：分包单位资质资料；供货单位资质资料；试验室等单位资质资料。
（9）进度控制：工程动工报审表（含必需附件）；年、季、月进度计划；月工、料、机动态表；停、复工资料。
（10）质量控制：各类工程材料、构配件、设备报 验；施工测量放线报验；施工试验报验；检验批；分项、分部工程施工报验和认可；不合格项处理统计；质量问题 和事故汇报 及处理等资料。
（11）造价控制：概预算或工程量清单；工程量报审和核认；预付款报审和支付证书；月工程进度款报审和签认；工程变更费用报审和签认；工程款支付申请和支付证书；工程完工结算等。
（12）监理通知及回复。
（13）协议其它事项管理：工程延期汇报、审批等资料；费用索赔汇报、审批等资料；协议争议和违约处理资料；协议变更资料等。
（14）工程验收资料：工程基础、主体结构等中间验收资料；设备安装专题验收资料；完工验收资料；工程质量评定汇报；完工移交证书等。
（15）其它往来函件。
（16）监理日志、日志。
（17）监理工程总结（专题、阶段和完工总结等）。
二监理资料管理制度
工程监理资料是监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成资料。它是监理工作中各项控制和管理依据和凭证。为使企业监理资料和监理档案管理符合《建设工程监理规范》要求，并符合企业质量目标，特制订本管理制度。
1.总则
（1）监理资料管理基础要求：整理立即、真实齐全、分类有序。
（2）总监理工程师应指定专员进行监理资料管理，总监理工程师为责任人。
（3）专职资料管理员应含有中等专业以上学历，能熟练操作计算机，且经过资料管理培训，持证上岗。
（4）监理资料应真实可靠，字迹要清楚，签字要齐全，不得弄虚作假私自涂改原始统计。
2.管理职责
（1）总监理工程师为企业监理档案总责任人，负责监理完工资料移交和销毁审批。
（2）工程技术监理部负责监理完工资料检验和审核。
（3）综合办公室负责监理完工资料接收、管理和销毁。
（4）项目总监负责组织监理文件编制和监理完工资料归档管理。
（5）专业监理工程师和各监理人员应伴随工程项目标施工进展不停搜集积累监理资料，并认真、立即地进行编审，交资料管理员归档。
（6）专职资料管理员关键职责：
1）负责资料管理员关键职责：
2）利用计算机建立图、表等系统文件。
3）利用计算机建立监理管理工作台账。
4）负责监理资料收、发、保管，监理资料借阅管理。
5）负责月报中相关统计资料方面起草工作。
6）帮助总监理工程师做好监理资料管理工作。
（7）总工办档案资料部负责具体工作，对各项目监理部资料负有指导、检验责任。
3.资料编制和管理
（1）监理资料应采取耐久性强书写材料，如碳素墨水，蓝墨水；不得使用一褪色书写材料，如红墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、双面复写纸、铅笔等。复写时，必需用单面黑色复写纸。
（2）监理资料文字材料应为A4幅面，不足应进行粘/补助。
（3）封面、封底和卷内目录宜采取住房和城镇建设部统一印制格式。监理资料整理标准要符合《建设工程文件归档整理规范》。
（4）监理工作过程中形成多种原始统计必需完整、真实、正确，能反应工程实际情况，应立即搜集档案。
（5）各专业工程监理工程师应随工程项目标进展搜集、整理本专业监理资料，并认真审核，不得接收经涂改报审资料，并于每个月编制月报以后次月5日前将资料交和资料管理员存放保管。
（6）资料管理员应立即对各专业监理资料形成、积累、组卷和归档工作进行监督和审查。
（7）资料管理员应将各专业监理资料分类、分专业建立案卷盒，并按要求编目、整理和存放。如将部同资料放在同一盒内，应在脊背处标明。
（8）对于已归资料员保管资料，如本项目监理部人员需要借用，必需办理借用手续，用后立即归还；其它人员借用，须经总监同意，办理借用手续，资料员负责收回。
（9）资料管理员应用计算机建立监理管理台账。应建立台账有以下 多个：
1）工程物资进场报验台账。
2)施工试验(混凝土、钢筋、水、电、暖通等)报审台账。
3）检验批、分项、分部（子分部）工程验收台账。
4）工程量、工程进度款报审台账。
5）其它。
(10)监理档案应按单位工程和施工时间前后次序整理。分类立卷装订，每页要有编号，每卷要有目录。
（11）每个单位工程监理档案封面应注明工程名称，协议号、建设单位、总包单位、建设日期、完成日期和总监工程师审核签字。
（12）在工程完工验收后3个月内，由总监理工程师组织项目监理人员对监理资料进行整理和归档，监理资料在移交给企业档案资料部前必需由总监理工程师审核并签字。
（13）监理资料整理合格后，报送企业档案部门办理移交、归档手续，利用计算机进行资料管理项目监理部须将“监理计划”、“监理总结”电子文档一并交和档案资料部。
4.资料验证和标志
（1）资料管理员对由委托人或其它部门提供文件、图纸等资料须进行验证和标志。
（2）资料管理员在对物品有效性验证后，应对其标志，盖“受控”印章，并注明标志及标志日期。
（3）如委托人提供文件、图纸等产品检验证不适用，无效或遗失时，应将存有问题，总监意见及处理结果等内容填写（委托人提供产品不适用或遗失汇报）。
（4）管理员对分类管理资料盒也应作标志，可在资料盒上标明盒内资料分类。
（5）如有变更，应在需要改动部位加盖“废标”印章。变更文件资料经验证为有效后，应作标志并连同原件保留。施工图纸变更，需加盖“工程变更标志章”。
5.监理资料借阅
（1）监理资料借阅管理工作由资料管理员具体负责。
(2)资料借阅人员必需是和本建筑工程项目相关单位或人员，其它单位或人员不得借阅。
（3）项目监理人员需要查阅相关资料时 ，应向资料管理员办理借阅和归还手续。
（4）借阅人应珍惜所借资料，不得在文件上圈点、划线和涂改，也不得转借、拆卸、调换和污损。
（5）借阅人应准期归还所借资料，不然应和资料管理员办理续借手续。
（6）对长借不还资料，资料管理员可填写《阅档催还单》进行催要。
（7）借阅人应推行保密义务，不得泄露资料内容。
6.资料保管和销毁
（1）资料管理人员应做好管理资料、文件收发登记、签字或盖章签收工作，对需要保留资料盒文件应分类、有序地保管。
（2）资料员应做好资料防盗、防腐、防潮和防丢失工作。
（3）专业监理组常见监理资料，可自留复印件或拷贝保留，以备查阅。
（4）通常工程监理档案在工程保修期满后保留十二个月，关键工程监理档案保留可延长至3年。
（5）监理资料立即归类整理必需妥善保管以备检验，不得遗失和损坏，凡经企业盖章或经监理人员署名全部资料必需留底。
（6）监理档案资料按相关要求在卷宗封面注明保留期；对超出保留期限监理档案，应清点查对，登记造册，经总经理工程师同意后销毁
三、工程监理档案管理制度
为建立健全企业档案工作，规范档案管理，愈加好地为企业提升经营管理水平和经济效益服务，依据国家相关要求，结合企业具体情况，制订本制度。
（1）企业档案是指企业在各项经营和管理活动中形成全部档案总和，包含工程建设监理、工程技术咨询、财务管理、劳动工资、行政管理董事会等方面形成档案资料。
（2）企业档案工作是维护企业经济效益、正当权益和历史真实面貌一项工作，是企业基础管理工作组成部分。
（3）企业档案工作采取集中统一管理。
（4）企业经营和管理活动中形成文件材料（含胶片、照片、录音、录像和磁卡等）由责任人积累、整理后归档。
（5）企业档案管理部门要对企业各部门文件材料形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督、检验。
（6）文件材料归档基础要求:
1)归档文件材料必需完整。
2）归档文件材料必需正确地反应企业工程建设和经营管理等各项活动真实内容和历史过程。
3）归档材料必需层次分明，符合其形成规律。
4）归档文件必需编制目录。
（7）文件材料归档范围关键有以下多个方面：
1）建设行政主管部门来文。
2）董事会会议纪要、决议及监理企业内部规章制度。
3）监理咨询协议、协议。
4）报送政府相关主管部门汇报及复文。
5）和监理项目相关业主、承建商来文及复文。
6）按监理项目形成监理业务档案、技术档案、监理工作总结。
7）相关企业人员管理档案。
8）企业经营业务档案。
9）企业会议纪要及决议。
10）其它。
（8）归档时间：
1）工程项目及科研项目，在项目告一段落或项目完成后，责任人应在14日内将一归档文件材料组成保管单位，交档案管理部门归档。
2）各类文件材料归档一式一份，关键文件及自制文件应将原件归档。
3）企业工作人员因工外出学习、考察和参与多种会议搜集得到文件材料，要根据归档范围要求，立即交档案管理部门归档。
4）文件材料形成、积累、整理和移交归档是各部门职责范围和相关人员岗位责任。
（9）档案实施分类管理，档案分类要遵照文件材料形成规律，而且便于报保管利用。
（10）企业积累及咨询类。
1）工程积累及咨询类。
2）财务管理类。
3）人事管理类。
4）行政文书类。
5）董事会类。
（11）档案判定：
档案保管期限分永久、长久、短期三种，其确定保管期限基础标准是：
1） 对企业有长远利用价值档案应永久保留。
2） 对企业一定时期内有长远利用价值档案应长久或短期保留。
3)符合国家相关档案管理要求。
（12）档案借阅手续：
1）档案管理部门应建立《借阅档案登记簿》。
2）借阅档案应向档案管理员说明其利用目标，并在登记簿加以记载，由档案管理员提供服务。
3）借阅包含企业秘密档案，应经总经理同意，方可借阅。
4)未经总经理同意，不得向非企业管理人员提供档案。
（13）企业协议档案由协议管理人员统一管理，不得随意让她人查阅或带出企业；若确因工作需要须查看或带出企业，必需经协议统管机构同意，并出具借条，注明协议类型、编号方可借走，完后立即归还。
（14）非档案管理人员不得私自提取档案。