职能部门管理制度的调整样本.doc

职能部门管理制度调整意见
制度调整文件说明：
1、 技术说明：
本文件中凡对原有制度中内容进行删减，均用阴影表示；进行增补，均用下划线表示；取消，用红字“取消”注明；用步骤制度替换，用“替换”注明。
2、 党办、工会未作调整。

目 录

一、 办公室制度调整内容 1
二、 人力资源部制度调整内容 2
三、 企管办制度调整内容 4
四、 审计部制度调整内容 7
五、 信息部制度调整内容 8
六、 证券部制度调整内容 10
七、 计划发展部制度调整内容 11
八、 党办、工会制度调整内容 12
九、 总务部制度调整内容 12

一、 办公室制度调整内容

1. 公文处理制度
4.1.1条中相关紧急公文处理改为：对于紧急公文（由办公室主任依据文件时限要求、性质、内容等判定）需要立即办理，假如领导不在需要立即电话请示；对于通常公文需要在半日内办理完成。

2. 档案管理制度
档案管理制度中应该明确各部门应该归档内容，由办公室负责参与制度考评时进行检察。
二、 人力资源部制度调整内容
1. 职员管理措施
5.4具体程序参见定岗定编计划制订下发步骤及说明。
7人员聘用程序（详见招聘接收步骤图）
岗位需要→部门提出需求计划→人力资源部提出招聘汇报→企业领导研究→董事长同意→人力资源部组织招聘→用人部门对应聘人员提出筛选意见→人力资源部对应聘人员基础素质考察→提出拟聘人员基础情况汇报→企业领导审核拟聘人员情况→企业领导面试拟聘人员→企业领导研究决定拟聘人员→董事长同意→人力资源部办理聘用手续 参见职员招聘步骤及说明。
9.1内部流动
岗位需要→部门提出需求计划→人力资源部提出补充人员方案→企业领导研究→董事长同意→人力资源部填写内部流动转单及工作交接单→流感人员3个工作日内完成转单和工作交接单项目→人力资源部办理流动手续。参见职员内部调整步骤及说明
9.2个人申请换岗调动
个人申请内部换岗流动意向→提出书面申请→部门领导同意→分管该部门领导同意→人力资源部提出岗位安排方案→董事长同意→人力资源部办理内部流动上岗手续参见职员内部调整步骤说明
9.3职员外部流动
提前30天书面申请→部门领导同意→分管该部门企业领导同意→人力资源部同意→董事长同意→结交工作及应收款项，结清帐务→解除劳动协议→办理调出手续参见职员调出步骤及说明

2. 内部退休管理措施
6同意内退程序:
个人提出书面申请→部门责任人签字（部门正职直接交人力资源部）→人力资源部审核→分管该部门企业领导签署意见→董事长同意→交接工作→人力资源部办理内退手续→签署《国药集团药业股份职员内部退休协议书》→内退工资自同意内退下月起开始发放。参见企业内部退休管理步骤及说明。

3. 080绩效考评措施
应该以新措施为准。（替换）
4. 081附件-绩效考评措施
应该以新考评工具为准。（替换）
5. 薪酬管理缺乏制度
6. 021附件-职员管理措施
其中步骤以目标步骤为准。（替换）
7. 071附件-社会保险缴费管理措施
步骤以目标步骤为准。（替换）
8. 附件-职员培训
以目标培训步骤为准。（替换）

三、 企管办制度调整内容

1. 统计报表工作制度
1.1条加入《景气调查表》、《C表》。
3.2.1条改为：每个月由财务部提供E203，依据股份企业财务和国大药房财务提供手填《批发零售贸易企业关键经济指标》表（E203-1表，市统计局报表），做出汇总，并填写E203表（Excel表格），企管办加盖公章后于月后7日前传真给总企业。
3.2.2条改为：每个月由财务部依据股份企业（包含国瑞、国大）合并报表，整理出B表（Excel表格），依据股份企业财务和国大药房财务提供手填《批发零售贸易企业关键经济指标》表（E203-1表，市统计局报表），做出汇总，再加上国瑞企业报来B表，累计出B表（Excel表格），企管办加盖公章后于月后10日前传真给总企业。
加入3.2.3 企管办每个月依据B表进行经营分析，编制C表并在要求时间内报送集团总企业。
加入3.4 企管办负责在每三个月后13日前根据要求格式编制《景气调查表》并报送统计局。
加入3.5 企管办负责在每十二个月结束后按摄影关部门（统计局、总企业、行业协会）要求整理年报并报送上述单位。
纪录中加入《景气调查表》《C表》。

2. 内部审核控制程序
2．适用范围
适适用于本企业进行内部质量体系（包含企业内部GSP体系和步骤实施，以下同）审核。
4．1．1本企业每十二个月对质量体系包含各部门进行最少一次常规内部质量体系审核（相关GSP体系内审根据GSP相关要求进行，步骤实施内审每三个月进行一次抽查）。
4．3．3由审核组长和企管办在审核前二周制订或准备审核专用文件（GSP内审工作时由审核组长和质管部制订或准备审核专用文件）。
4．4．2首次会议：审核组长主持，受审核部门责任人、及内审组组员参与会议，确定此次会议时间。
A）参与会议人员；企业领导、内审组组员及各部门责任人，和会者签到，并由企管办（GSP内审由质管部负责）保留会议统计，审核组长主持会议。
4．4．3现场审核
（1）审核员按《审核检验表》经过交谈、查阅文件及统计、现场观察，搜集证据等方法，检验质量体系运行情况；
（2）内审员审核员对于现场发觉不符合事项应统计在《审核检验表》内，并让该项责任人（或操作者）确定，以确保不合格项能够完全被了解，有利于采取纠正方法。
4．5．3审核汇报发放范围
A）最高管理层、管理者代表
B）企管办（GSP内审则为质管部）
4．6．1受审核部门在收到《不符合汇报》后，应对不合格项产生原因进行分析，填写在《不符合汇报》中不合格项目原因分析栏内，提出纠正或预防方法计划（包含完成期限及责任人），并经过审核组长或企管办（GSP内审则为质管部负责）同意后实施。
4．7．1内审相关统计按《统计控制程序》实施管理，由企管办负责保留（GSP内审则由质管部保留）。
5．步骤实施内审结果使用
5.1步骤内审汇报中审核鉴查表、不符合汇报和不合格项分布作为企业步骤实施考评依据；
5.2每三个月步骤实施内审汇报应包含相关步骤实施内审奖惩措施；
5.3相关步骤实施内审考评措施
5.3.1出现不符合情况一次扣相关责任人1分，同一步骤出现三次以上不符合情况扣10分；整个部门在实施过程中未出现不符合情况奖励部门100分，每分对应奖惩为100元；
5.3.2企管办对于不符合情况纠正方法进行追踪验证，在要求时间内未纠正则进行加倍处罚。

3. 管理评审控制程序
3.4条加入：汇总管理评审资料、编制管理评审汇报
4.4.3改动：管理评审资料应在管理评审前一周交企业企业管理办公室经理办公室汇总报最高管理者审阅
4.5.1改动：管理评审会议由最高管理者主持召开，各部门经理及相关人员参与，企业管理办公室经理办公室负责管理评审会议统计。
4.6.1改动：并经最高管理者签字确定后由企业管理办公室发至各部门

4. 文件控制程序
4.2文件编写
在下列情况下企管办或相关部门进行新文件编写：企业领导、管理者代表提出制订新文件意见；企管办提出制订新文件意见；相关部门认为有必需进行新文件制订。
4．5 文件更改
4．5．1在质量管理体系运行中，因为管理评审、内审、纠正和预防方法实施及职员合理化提议、外部及市场信息处理等情况需要对文件进行修改时，由相关部门经理填写《文件更改申请单》，向企业管理办公室提出更改理由及要求。关键更改还应附充足证据。（注：在下列情况下也能够进行文件更改：企业领导、管理者代表提出修改意见、企管办提出修改意见、相关部门认为相关文件需要进行修改）
四、 审计部制度调整内容

1. 内部审计工作制度
1.5下达审计通知书。
审计通知书，是审计人员行使审计监督权书面证实，应在审计实施三日前向被审计单位或部门送达。（特殊审计事项能够现场实施审计，无须提前三日通知）
五、 信息部制度调整内容
1. 业务网软件维护-XX-06
4.3条加入对于超出该岗位要求权限申请，信息部应该报企业领导审批后处理。
2. 办公网管理-XX-04
4.2硬件设备维修步骤：（参见硬件维护步骤）
4.2.1使用人填写《设备维修申请/立案表 》（第一栏）
4.2.2 部门经理审阅指示
4.2.3送交信息部主任审批
4.2.4将《设备维修申请/立案表》下达给信息部网络系统管理员
4.2.5对故障设备进行故障核实，若需送修，立即联络专业维修
4.2.6维修完成后，将维修情况填入《设备维修申请/立案表》（第二栏）及《设备故障及维修统计簿》。
本项工作通常在两日内完成。（替换）

3. 业务网管理-XX-03
4．2 硬件设备维修步骤：（参见硬件维护步骤）
4.2.1使用人填写《设备维修申请/立案表》 （第一栏）
4.2.2 部门经理审阅指示
4.2.3 送交信息部主任审批
4.2.4 将《设备维修申请/立案表》下达给信息部网络系统管理员
4.2.5对故障设备进行故障核实，经过分析，通常故障能够自修排障，争取当日处理，若需送修，立即联络专业维修
4.2.6维修完成后，将维修情况填入《设备维修申请/立案表》（第二栏）及《设备故障及维修统计簿》。
本项工作通常在两日内完成。

4. 基础设施和工作环境控制程序
相关固定资产采购审批权限改动以下：
经财务部审核后， 采购金额达成5000元以上时，还须报主管信息及财务企业领导和企业总经理同意后，由信息部依据企业固定资产管理制度具体实施采购。
相关固定资产采购审批权限改动以下：
对无法修复或无使用价值通常设施，由总务部和报损部门填写《设施报废申请单》，经财务部审核、主管副总、财务总监、总经理分管本部门企业领导同意后许可报废。总务部持《设施报废申请单》在本部门办理报废手续、在《设施管理卡》及《设施一览表》中注明情况后撤卡。总务部留存《设施报废申请单》（第二联），将《设施报废申请单》（第一联）立即转交财务部、办理和该设施报废相关财务手续。

5. 建立健全企业信息安全制度
6. 部门三级文件中步骤用目标步骤替换

六、 证券部制度调整内容

1. 投资管理暂行要求
四、投资管理机构和权限修改以下：
4、经理办公会议有权决定100万以内项目投资，董事会战略委员会有决定300万以内项目投资，董事会有权决定5000万以内项目投资，5000万以上项目须报股东大会同意；
五、投资决议管理程序修改以下：
7、董事会战略委员会对其权限以内项目作出决定并报董事会秘书处立案，将超出其决议权限项目投资调查论证结论和投资决议提议提交董事会讨论。
七、 计划发展部制度调整内容
1. 工业项目管理规范
根据工业项目管理步骤及说明实施。（替换）
2. 制订企业发展计划工作规范
根据战略（中长久计划）制订步骤及说明实施。（替换）
3. 新品种筛选控制程序
根据新合作伙伴品种筛选步骤及说明实施。（替换）
4. 药品注册规范
根据药品注册步骤及说明实施。（替换）
八、 党办、工会制度调整内容
无

九、 总务部制度调整内容
1. GYGFC-ZW-9制度
4.3各部室在要求用油标准之外需增加燃油用量或增加人员时，部门责任人必需上报主管总（副总）经理同意后，在下月购置数量上增加申请部分。到总务部办理领取手续领取。
4.5本措施中第4.3和4.4两项所发生费用均计算在该部室燃油费用中。

2. 企业基础设施和工作环境控制程序
相关固定资产采购审批权限改动以下：
经财务部审核，采购金额达成5000元以上时，还须报主管总务及财务企业领导和企业总经理同意后，由总务部依据企业固定资产管理制度具体实施采购。
相关设施报废改动以下：
4.1.5 设施报废
b)对无法修复或无使用价值通常设施，由总务部和报损部门填写《设施报废申请单》，经财务部审核、主管副总、财务总监、总经理分管本部门企业领导同意后许可报废。总务部持《设施报废申请单》在本部门办理报废手续、在《设施管理卡》及《设施一览表》中注明情况后撤卡。总务部留存《设施报废申请单》（第二联），将《设施报废申请单》（第一联）立即转交财务部、办理和该设施报废相关财务手续。

3. GYGFC-ZW-02车辆管理制度
5.1.1车辆购置及报损
车辆购置根据企业车辆购置验收领用步骤及说明实施，报损根据企业车辆报损步骤及说明实施。
企业及各部室因工作需要购置车辆，须提出申请并填写“GYGFB-05-R01《设施配置申请单》→交总务部送财务部审核，→报企业领导同意后，→由总务部帮助购置并填写相关表格。车辆保险、养路费由总务部统一办理。
车辆因使用年限较长、车况较差不能正常使用需要报损时，须提出申请并填写GYGFB-05-R13《设施报废申请单》→交总务部送财务部核实、请专业技术人员判定→报企业领导同意后，→由总务部统一办理车辆报损手续。（替换）

5.6.1企业车辆燃油，由总务部统一购置、管理，油票购置、领用须建立账册、进行登记。
5.6.2各业务部工作人员自备车辆使用燃油，必需填写“油票领用单”，经部门经理签字同意，→主管经理同意，→在由总务部审核，并对领用日期，数量，车辆行驶公里进行登记。（取消）
5.6.3车辆燃油使用标准以下：
c.私车公用，由相关人员提出申请，经部门经理同意后，报总务部及主管领导同意后实施。

5.6.4储运部运输车辆用油，按车辆行驶公里、车辆油耗标准实报实销，储运部每个月领用油票时必需填报单车行驶里程数，→单车百公里油耗→总务部进行检验核实，→由费用管理人员发放油票。（物流企业成立，提议将此条删除）
5.6.5因工作需要，在要求用油标准之外增加领油数量，由本部门经理写出申请写明所须用量→报企业主管经理同意，→到总务部审核→由费用管理人员在下月发放油票，总务部建表登记。

4. GYGFC-ZW-16固定资产管理制度
4.6.1购置、验收、领用
根据固定资产购置、验收、领用步骤和低值易耗品购置、验收、领用步骤及说明实施。
申购部门填写“固定资产、低值易耗品申报单”，总务部尽可能在内部调剂，如确需购置，由总务部提出意见，经财务部同意后报企业领导审批。外单位赠予物品视同企业购置财产管理，在收到礼品时，报总务部登记入账。清查时发觉未登记入账物品，收回总务部统一调配。
4.6.2验收和领用
固定资产、低值易耗品购置后，由购置人填写“固定资产、低值易耗品验收单”经总务部验收并按物品分类统一编号，财务部审核后，申购部门以此列账核销，总务部以此登记入账，并办理领用手续，财务部以登记固定资产、低值易耗品明细账。（替换）
4.7.2报损
根据固定资产、低值易耗品报损步骤及说明实施。
固定资产、低值易耗品不能继续使用而必需报损时，领用人需填写“固定资产、低值易耗品报损单”，经总务部同意后，将财产退回总务部，由总务部统一处理。
4.8固定资产、低值易耗品在使用期间，因领用人使用不妥或管理不善造成损坏或丢失，酌情由领用人赔偿。（替换）
4.9年度终了，由总务部、财务部共同对固定资产、低值易耗品进行盘点和清查，做到账账相符，账实相符。
4.10 对已报废残体，应妥善保管确有回收价值，应会同财务部共同处理挽回损失或送往物资回收部门，对无回收价值同财务部共同销毁。（替换）