基于内控视角浅谈高校科研经费预借票据管理_王姝.pdf

经济师 2023 年第 06 期摘要：高校作为科技创新主体，是基础研究的主力军。校企产学研深度融合推动了高校科研事业发展及科研收入增长，带动了科研经费预借票据业务需求增加。与此同时，借出票据长时间无法回款导致较高财务风险，对高校财务治理能力建设提出更高要求。文章通过分析科研经费预借票据现状及成因，基于内部控制五要素提出风险防范建议，以期为高校科研经费预借票据管理提供借鉴。关键词：高校科研经费预借票据内部控制中图分类号：F230文献标识码：A文章编号：1004-4914（2023）06-053-03一、高校科研经费预借票据管理现状高校作为科技创新主体，在创新人才培养、高质量科技成果产出等方面发挥着重要作用，是基础研究的主力军和重大科技突破的策源地。合规票据作为会计账务处理的重要原始凭证，被普遍认定为支付款项的可靠凭据之一，因而，先开具发票而后支付款项成为广泛认可的商业合作模式。随着校企产学研合作深度融合，有效推动了科技成果转化，带动了高校科研事业迅速发展，科研经费管理中预借票据业务需求也随之显著。科研经费预借票据是指按照科研项目委托方要求，在科研经费到账前开具票据的行为，是科研经费管理的高风险环节。一方面是科研人员的项目合作需要，不得不借票，另一方面是落实主体责任要求，必须管得住，高校面临着两难的管理困境。目前，高校主要采取健全管理制度、建立管理台账、限制票据张数、增设审批环节、限定回款时间、增加清理频次、加大票据逾期惩戒力度等手段控制财务风险，由于受到项目任务执行争议、上级单位拨款不及时等因素影响，预借票据无法实现短期清零。在税务主管部门“以票控税”的主流管理模式下，票据一旦开出即产生纳税义务，高校需要筹措资金垫付相关税费。随着预借票据总量增加，尤其是存在借出票据长时间未到齐款项的情况，应收账款长期无法及时确认收入，可能形成坏账、呆账，从带来较高财务风险。因此，预借票据问题一直是各类巡视、审计、检查关注的重点。二、科研经费预借票据风险成因（一）合同主体地位不对等导致必须借票随着科技领域“放管服”系列改革全面推进，科研经费管理更突出对“人”的重视，通过不断提高科研人员经费自主权以及绩效支出比重等方式，激励科研人员开展广泛合作争取更多科研项目，激发创新创造活力。在科研项目竞争环境日益激烈的形势下，作为合同主体“乙方”的高校往往处于弱势地位，由于科研工作具有创造性，存在不确定性，为保障科研活动的正常开展，预借票据成为一种客观需求。合同主体“甲方”单位往往要求先开票后付款，以实现票据风险和财务风险的转移，“未到款先开票”成为高校满足“甲方”单位要求的无奈之举。（二）科研人员风险意识不强导致到款不及时科研项目负责人是预借科研票据的直接责任人，部分科研人员对票据风险认识不足，在合同中并未明确约定开票及付款方式，甚至为了迎合合作单位的需要，忽视合同约定的分期付款计划，在未就开票到款事宜进行充分沟通并达成一致的情况下，即开具项目经费全额票据。对于确定近期无法回款的票据，科研人员也未及时规避风险要求合作单位退回。在合同执行过程中，由于预借票据业务的经办人多为项目负责人学生或科研财务秘书，对科研任务执行进度的跟踪不足，催款不及时，从而导致票据超期、遗失、款项无法全额追回等诸多问题。此外，科研人员对于合作单位的经营及信用状况关注不够，导致少数合作单位因主体变更、财务困难、人事变动等原因导致开出票据长期无法回款的情况，给高校带来不必要的损失。高换票率也是困扰高校科研经费预借票据管理的难点，合作单位的财务部门与项目管理部门、高校预借票据负责人与合作单位沟通不足，获取的开票信息或票据开具要求有误，多次重新开票，增加无效工作量，在一定程度上也成为合作单位延期付款的理由，影响回款进度。（三）高校内控机制不完善导致监管不到位事前审批不严格。为保障科研项目正常开展及科研收入增长，院系及项目主管部门在借票事前审批中更多偏向于合同真实性、流程规范性审核，缺少对合作单位经营及信用状况审查，对票据回款风险认识不足，尤其对存在回款不确定性的质保金重视程度不够。由于质保金回款周期一般较长，受项目执行情况影响较大，成为长期借票的主要原因，是预借票据的重要风险来源。事中监管不及时。票据开具日至承诺到款日为预借票据管理的黄金期，项目进展与经费到款存在一定相关性，由于财务人员与科研人员之间信息不对称，存在“信息孤岛”。财务人员更多关注票据回款情况，无法准确了解每个项目实际执行进度，院系及科研主管部门更多关注项目立项与结题，过程管理不充分，无法及时发现项目执行存在的困难并有效反馈财务人员。此外，财务人员根据工作安排一般定期如三个月、半年进行一次预借票据的全面清理，缺乏对每笔借出票据的持续关注，缺失沟通预警机制，未能及时清理发现存在回款风险的票据。事后惩戒不充分。高校对存在长期预借票据的科研人员主要采用“前票不清、后票不借”的管理模式，甚至定期冻结经费增强约束，对于校企合作较多的科研人员，因一张票据无法回款，直接影响其他项目回款。项目经费是保障科研工作开展的必要条件，科研人员亦苦恼于科研经费被冻结影响其他科研项目进展，每一次冻结经费时科研人员反映强烈，甚至与财务人员产生不必要的误解，冻结经费无法作为常态化控制的有效手段。三、科研经费预借票据管理建议科研经费的管理改革是科技体制改革的重要内容，关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见基 于 内 控 视 角 浅 谈 高 校 科 研 经 费 预 借 票 据 管 理王姝姜璐财会经济53经济师 2023 年第 06 期（中办发 2016 50 号，简称 50 号文）发布以来，以 50 号文为标志的“十三五”第一轮改革持续推进，为科研经费管理“松绑”、科研人员“加油”，要求高校简政放权、放管结合、创新服务。2021 年 8 月 13 日国务院办公厅印发 国务院办公厅关于改革完善中央财政科研经费管理的若干意见（国办发 2021 32号，以下简称 32 号文），以 32 号文为标志的“十四五”第二轮改革不断深入，进一步赋予科研人员自主权，也对高校压实主体责任提出更高管理要求。预借票据管理作为落实主体责任、强化自我规范的重要环节之一，是高校提升财务治理能力建设的必然要求。本文结合实际工作和实务经验，基于内部控制要素控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通以及监督，提出科研经费预借票据管理建议，以期为其他高校提供借鉴。（一）优化控制环境完善预借票据管理制度。高校应高度重视科研经费预借票据管理，紧扣科研人员需求和科研事业发展需要，建立完善管理制度。通过制度建设，构建相关职能部门协同机制，基于管理环节细化管理职责，强化院系监管责任，强调科研人员权利和义务，让业务相关人员予以足够重视，真正、充分认识承担的责任和可能面临的风险，自觉抵制不规范行为。在管理制度中明确预借票据张数限制、审批要求、业务流程、逾期处理、质保金票据等具体管理规定，构建监督管理责任体系和惩罚机制，让高校科研经费预借票据管理有章可依。加强财务助理队伍建设。科研财务助理是科研人员与财务部门沟通协调的重要纽带，直接参与项目管理和经费使用，32 号文要求“项目承担单位要确保每个项目配有相对固定的科研财务助理，为科研人员在预算编制、经费报销等方面提供专业化服务。”高校应将预借票据管理纳入财务助理岗位职责范围，通过开展定期培训和业务考核，让财务助理充分了解业务流程，提升风险意识；自觉与科研人员沟通、与合作单位联系，准确获得开票信息和票据要求；持续跟进项目进度和支付款项时点，确保经费及时回款。加大财税政策宣传培训力度。高校财务部门应充分利用信息门户专栏、微信公众号、智能服务助手等共享服务平台，向科研人员及财务助理宣传最新财政、税务、票据及法律常识，业务办理流程及审批要求，鼓励科研人员按合同执行进度开具票据，从源头上遏制违法违规行为的产生。同时，刀刃向内，建立财务人员考核体系，开展政策学习，分享票据业务典型案例，讨论特殊业务解决经验，提升财务人员业务能力和服务水平，确保开具票据的规范性、准确性、时效性。（二）重视风险评估制定票据管理目标。高校财务部门应综合考虑科研人员需求、科研收入增长情况、票据回款风险和预借票据管理模式合理性等要素，合理制定预借票据业务管理目标。管理目标要以助力学校科研事业健康发展为总体目标，以减少预借票据数量和总金额、缩短票据回款周期、实现零坏账为具体目标。开展风险识别和评估。高校预借票据业务审批部门应明责于心、履责于行，对存在长期未到款的单位开展风险评估，识别借出票据回款风险，实时跟踪借出票据账龄，重点关注超过一年的未到票据。根据合作单位信用情况建立信用评价库，对合作单位经营状况、付款能力、项目周期、合同执行进度等给予充分关注，并作为重要信用评价指标。推进信用评价结果应用，严格控制失信单位再次借票数量和金额，甚至必须款到开票，将风险控制在合理范围内。（三）强化控制活动实施科研诚信承诺制。根据中共中央办公厅、国务院办公厅 关于进一步加强科研诚信建设的若干意见 文件精神，高校应加强科研活动全流程诚信管理，建立科研人员财务诚信档案，将预借票据纳入科研人员诚信评价体系。高校可尝试实施财务信用承诺制，建立财务信用评价体系，平衡信任与监督的关系。财务部门在办理预借票据业务时，根据信用评价结果，将科研人员诚信评分作为审核依据。对信用评分较高的科研人员，履行审批程序后，在预借票据张数、回款时限上给予适当放宽；信用评分较低的科研人员，严格限制办理预借票据业务。同时，将预借票据回款情况作为科研人员信用评价依据，对于因科研人员原因导致的退换票据，也可根据实际情况考虑是否纳入诚信档案。设定合同单位黑白名单。高校可根据合同单位信用及付款能力设置黑白名单，对“白名单”单位的预借票据在承诺到账期限、票据张数上适当放宽，将存在长期逾期票据的单位纳入“黑名单”管理，尤其是合同约定的科研目标已按时完成仍然拖欠款项的单位，应予以严格限制。设置票据清理业务专岗。根据不相容岗位分离原则，高校财务部门应实行全流程专人专岗的票据管理体制，管票人、开票人与记账人严格分离，同时设置票据清理业务专岗，负责每日清理、核对借票台账及开票清单，确保账账相符、账票相符，定期核对借票台账和银行到款，协助科研人员跟踪项目到款，确保到款及时认领、票据及时核销。审慎审批质保金票据。高校预借票据业务审批部门应严格审查质保金预借票据业务合同中约定的质保期和验收付款条件，充分评估到款可能性，审慎审批质保期超过一年的质保金借票，向科研人员建议不对质保金办理借票，待合同质保期届满、合作单位承诺近期付款后再予办理，避免长期挂账。规范合同审核及管理。高校合同管理部门应加强对合同条款的审核，包括技术目标、税率要求、付款时点等关键要素，避免合同纠纷。关注以货物为标的合同审核，由于高校科研人员提供的货物一般为按照合作单位技术要求单独设计研制的非标设备，在合同签订时应严格区分研制行为和购销行为，规范采购类合同管理，避免税率误用产生的税务风险。（四）注重信息与沟通推进系统对接信息共享。高校应加强科研项目经费管理全生命周期信息化建设，项目管理系统与财务管理系统实时对接，实现预借票据、银行到款、经费上账、票据核销与合同执行进度等项目、财务信息共享，进一步推进业财融合。根据合作单位信用评分情况，构建规则内嵌的智慧审批系统，提高审批效率。建立事中预警提醒机制。高校财务部门应将提高信息化水平作为改进预借票据管理的首要方向。充分利用财务网上服务平台，方便科研人员随时查询名下预借票据信息。加强预警提醒，根据票据借出时间实施分级预警，采用短信通知或系统预警方式，设置 1 个月、3 个月、5 个月等分时预警机制。设定票据逾期期限，票据逾期后系统自行实施经费冻结等逾期管控手段，票据核销后项目经费自行恢复，实现票据管理智慧化。（五）发挥监督效能加强财务内部稽核。高校财务部门可成立财务稽核工作小组，对存在长期未到齐款项的借票单位和科研人员开展定期检查和稽核，实时预警提醒。将科研经费预借票据未在承诺期内到款作为科研失信行为重点审查，加大对同一开票单位的监督力度，促进违规问题及早发现、提前整改。增强监督合力。32 号文要求“强化科研项目经费监督检查，加强审计监督、财会监督与日常监督的贯（下转第 56 页）财会经济54经济师 2023 年第 06 期（上接第 54 页）通协调，增强监督合力，严肃查处违纪违规问题。”高校预借票据管理应明确分工、职责清晰，根据审批职责建立责任追究机制。院系和职能部门应定期对科研经费预借票据行为开展监督检查，关注预借科研票据业务的真实性及回款时效，发挥监督合力。四、结语党和国家高度重视科技创新工作，坚持把创新作为引领发展的第一动力，着力推进科技领域“放管服”系列改革。在高校机关职能部门提质增效、财务治理能力全面提升的改革要求下，科研经费管理面临职责更广、任务更重、要求更高的新局面。预借票据作为科研项目经费全生命周期管理的组成部分，是财务管理的重大风险点及难点，高校更应严格按照国家相关政策规定和权责一致的要求，强化自我约束和自我规范，进一步完善内部控制建设，聚焦改革举措落地“最后一公里”，确保科研自主权放得下、管得住、服得好。参考文献：1 国务院办公厅关于改革完善中央财政科研经费管理的若干意见EB/OL.http:/ 庞九彬，李沫，徐琛.高等学校预借票据探析J.山东工业技术，2016(19)3 潘联洲.政府会计制度下科研项目预借票据风险防范J.营销界，2020(48)4 王栋.浅析高校科研项目中预借票据的风险控制J.经济师，2020(10)5 中共中央办公厅国务院办公厅印发 关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见 EB/OL.http:/ 中共中央办公厅国务院办公厅印发 关于进一步加强科研诚信建设的若干意见 EB/OL.http:/ 张黎红.行政事业单位加强内部控制建设研究 J.行政事业资产与财务,2023(04):56-58.2 张晓燚.浅析建立政府内部控制制度完善政府经济职能 J.商业观察,2023,9(04):61-64.3 赵敬玉.事业单位内部控制存在的问题及对策 J.投资与创业,2022,33(23):170-172.4 红梅.如何更好地落实行政事业单位内部控制制度J.支点,2022(09):109-111.5 程寒洁.关于行政事业单位落实内部控制制度的探讨 J.会计师,2019(02):48-49.（作者单位：山西省教育科学研究院山西太原030000）作者简介：段晓叶，山西省教育科学研究院中级会计师，研究方向：财务。（责编：贾伟）财会经济56