广东公司文件管理制度模板.doc

广东韦邦集团
文件管理制度
CLF行A /001

一、 目标
1、 文件管理是企业管理一个关键组成部分，历年文件能够表现一个企业创建、发展、壮大历史过程，是企业日常运作及参与多种法律行动关键依据。
2、 为了确保工厂各部门有效地制作、宣传、实施、修改、保管文件，避免资料遗失，使多种管理方法和指令落到实处，并含有连贯性，结合工厂实际情况特制订本制度：

二、 适用范围
本管理制度适用工厂各部门多种文本文件，电脑文件，电子文件及特殊裁体文件，但不包含人事档案文件。（注：特殊裁体文件包含但不限于照片、底片、录音带、录像带、磁盘、磁带、CD、VCD、工程蓝图）

三、 管理组织和权责
1、 工厂制作，颁发全部文件由行政人事部安排文职人员管理（注：未来企业发展壮大了，应专门设置文管中心或档案中心），其关键工作职责和权限以下：
（1）、负责工厂内全部文件搜集、整理、登记、保管、维护、借阅及作废文件销毁审核工作。
（2）、负责监查其它各部门文件有效性，归档、保管、维护工作，各部门必需全力给予配合。
（3）、严格实施及遵守《文件管理制度》，对于违反本制度，文件管理人员有权提出批评，阻止或纠正，情节严重者可呈报行政人事经理给予处罚。
（4）、严格实施文件管理借阅程序，有权拒绝未经申请同意文件借阅者，有权拒绝非权限范围内文件借阅者，有权拒绝未经同意私自复印文件人员收回已复印文件，有权追究借阅后缺损文件人员责任。
（5）、严格遵守及实施工厂档案保密制度。
2、 各部门要指定文职人员保管该部门制作颁发文件，其关键工作职责和权限以下：
（1）、熟练掌握《文件管理制度》，了解本部门工作业务。
（2）、负责本部门文件登记、打印、复印、保管、分发具体实施及过期无效文件回收、作废、销毁实施工作。
（3）、依据文件分类标准，对本部门内全部文件进行文本立案及电脑立案登记。
（4）、负责本部门内全部文件原稿及电子备份文件搜集和整理。
（5）、负责本部门内业务用户、关系用户资料搜集，整理立案。

发送至
总经理室
保留期限
永久保留
版次
第1版
密级
机密
生效日期
10月
制订
李再魁
审核

同意

四、 文件分类，分类标准，部门编号，打印格式
1、依据工厂实际情况，内部文件按以下性质分为A、B、C三类文件：
（1）、A类文件：是指各类管理手册和规章制度，是工厂基础法，是为加强内部管理，提升管理效
率而对内部多种行为进行规范而形成含有普遍约束力文件，这类文件必需永久保留，并按要求格式打印，A类文件编写通常须含有但不限于五个要素：目标，适用范围，管理组织和权责，管理要求，附表（见附表一）。
（2）、B类文件，是指通常性文件，如人事任免、行政命令、通告、通知、奖罚通报或未经完善整理紧急性文件或要求，这类文件需按确定格式打印（见附表二），经过六个月或十二个月时间试用，整理，合并，汇编成A类文件，要作废。
（3）、C类文件指部门之间沟通性文件，如备忘录、工作总结、评选结果公布等只在短期内起临时性约束作用文件，格式不限。
（4）、传真件发送时须含有以下关键点：收件单位（收件人）、发送单位（发送人）、发文日期、发文编号、页数、专题、关键内容，见附表三。
（5）、会议统计须含有以下关键点，会议时间、会议地点、会议统计、参会人员、主持人、会议内容格式参考附表四。
（6）、本制度中未提及文件制作格式，可依据实际情况自行酌情制作。
1、 编号格式：CLF+部门+文件类别+年号+次序号，CLF指东菱工厂，部门以该部门简称，比如《文件管理制度》编号为CLF行A/001
2、 文件第一页下面有一表格，说明以下内容，发送部门，保留期限，生效日期，版次，页次，制订人，审核人，同意人，如本文式样。
3、 对外文件包含但不限于各类公函，报刊，杂志，信件，传真资料。

五、 内部文件搜集整理。
1、 文件经本部门经理确定后正本由本部门整理归档建立案卷目录进行登记，如需发送其它部门由文件制作部门复印发送。
2、 文件公布应在生效日期前，便于实施者熟悉文件内容。
3、 文件管理员应做好文件公布归档登记（见附表五），记录表必需和文件正本一齐装钉归档，并于每个月月底搜集整理归档。
4、 一项工作由多个部门参与办理，在工作活动中形成文件由主办单位搜集归档。
5、 工厂主办公共活动，以项目方法整理档案，并由活动主办部门于活动结束后一周内完成资料整理归档。
6、 文件管理员负责搜集本部门在对外社会活动交往中用户资料（包含用户名称，企业名称，职衔，联络地址，电话，传真，业务内容）整理后归档。

六、 对外文件搜集整理。
1、 全部外来信件，报刊，杂志，公函等经邮递员送至保安室后，由保安分类，属于工厂文件在收件后20分钟送交行政部，属于职员在白板上公布职员姓名至保安室署名领取，如没有注明收件人姓名，交由行政人事部处理。
2、 依据部门业务类型分别建立外来文件档案，并于外来文件案卷目录中逐一登记，报部门经理或总经理审核，批复后，正本存本部门，并作好文件公布日期登记，记录表和文件正本一并装订。

七、 文件签批权限
1、 全部A类文件必需经总经理签署方可生效，不然视为无效文件。
2、 全部些人事任免，关键政令，由总经理或副总经理签署才能生效。
3、 各部门职责范围之内工作指令，奖罚通报由部门经理签署即可生效。
4、 部门主管及主管以下人员通常不得跨部门签署指令性文件命令，工作指示等文件。

八、 借阅要求
1、 本部门人员如需查阅文件档案，不可私自开启文件柜查找，而必需填写《文件借阅单》(附表六)至文管员处办理手续后，方可借阅查找。
2、 如借阅其它部门文件，则须经过部门之间文件管理员办理借阅手续，跨部门职员和文件管理员不发生直接关系。
3、 借阅文件档案必需在要求期限内归还，不然必需办理续借手续。

九、 文件销毁
1、 对已到期或无保留价值文件要立即给予销毁，具体要求以下：
（1）、填写准备销毁文件清单、文件名称、销毁原因、期限，交企业总经理同意方可销毁。
（2）、对销毁文件必需有两个以上人员在场，待文件被根本销毁方可离去。
2、 未结算、有争议、有可疑文件、尤其是协议、多种财务凭证、收发货凭证等不得销毁，确实需要销毁必需咨询专业意见并经同意后方可进行。
3、 已经作废文件，资料一上律盖上“作废”章，作废文件除留一份存底外，全部销毁。

十、 违规处罚标准
序号
违规内容
处罚标准
1、
人为毁坏文件
开除，所以造成企业损失者照实赔偿
2、
致使保密文件泄密
开除，所以造成企业损失者照实赔偿
3、
有意篡改文件内容，
开除，所以造成企业损失者照实赔偿
4、
损坏文件或积压文件
记小过一次
5、
遗失文件
记中过一次
6、
未按要求时间归还文件
记小过一次
7、
非法获取文件
开除，所以造成企业损失者照实赔偿
8、
未经许可私自在工厂公告栏张贴文件
记大过一次
9、
撕毁工厂公告（信息）栏文件
开除

附表一：
A类文件格式

顺德市东菱集团（隶书小二号字）
东菱装修材料厂（隶书小二号字）
文件名称（黑体二号字）
文件编号（黑体五号字）
一、 目标（小标题用黑体四号字，标题下内容用小四号黑体字）

二、 适用范围

三、 管理组织和权责

四、 管理要求
1、
2、
3、（小点开头对齐）

附表二：
B类文件格式

顺德市东菱集团（隶书小二号字）
东菱装修材料厂（隶书小二号字）
通 告（黑体二号字）
文件编号：（黑体五号字）

内容（黑体小三号字）

部门名称
日期

附表三：
传真件格式
顺德市东菱集团
东菱装修材料厂

致： （收件单位或收件人） 编号：
由： （发送单位或发送人） 日期：
专题： 页次：
内 容

附表四：
会 议 记 录
一、时间： 年 月 日 时
二、地点：
三、出席：
四、缺席：
五、主持：
六、统计人：
七、内容：
会 议 内 容

附表五：
顺德市东菱集团
东菱装修材料厂
文件分发/回收统计
文件名称

编号

版次

部 门
分 发
回 数
备 注
份数
署名
份数
署名
总经理室

副总经理室

行政人事部

财务部

生产部

仓库

装胶

烧瓶

丝印

质检

洗瓶

附表六：
顺德市东菱集团
东菱装修材料厂
文件借阅单
部 门

借 阅 人

文件名称

文件编号

借阅原因

借阅日期

归还日期

实际归还日期

借阅人署名