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目录
制度汇编目录………………………………………………………………… 1
企业会议管理要求…………………QZ-行政-101A………………………… 2
办公用具管理要求 …………………QZ-行政-102A……………………… 4
印章管理制度………………………QZ-行政-103A……………………… 10
档案管理制度………………………QZ-行政-104A……………………… 11
档案管理实施措施…………………QZ-行政-105A……………………… 13
声像档案管理要求 ………………QZ-行政-106A……………………… 16
文书管理制度………………………QZ-行政-107A……………………… 19
企业图书管理要求 ………………QZ-行政-108A……………………… 21
计算机网络及信息管理守则………QZ-行政-109A……………………… 24
出入厂管理制度……………………QZ-行政-201A……………………… 25
车辆管理制度………………………QZ-行政-202A……………………… 28
职员住宿管理要求…………………QZ-行政-203A……………………… 32
食堂餐饮管理制度…………………QZ-行政-204A……………………… 34
卫生管理制度………………………QZ-行政-205A……………………… 36
安全管理制度………………………QZ-行政-206A……………………… 37
突发事件管理制度…………………QZ-行政-207A……………………… 45
出差管理要求………………………QZ-行政-301A……………………… 46
接待管理制度 ……………………QZ-行政-302A……………………… 49
组织管理制度 ……………………QZ-行政-303A……………………… 50
损坏企业财物管理要求…………QZ-行政-304A……………………… 52
经济处罚制度………………………QZ-行政-305A……………………… 53
会议管理制度
QZ--行政--101A
第一条 为方便企业会议管理和会议场地合理使用，特制订本制度。
第二条 企业提倡有实效会议，会议应以简明、清楚、准备充足、节省时间为标准。
第三条 会议分类：
1. 企业级会议：企业职员大会、企业多种专题会议。应报总经理同意后由对口部门负责组织召开。
2. 业务会议：即全企业性技术、业务综合会（如销售经营会、质量分析会、生产调度会、技术评审会等），由对口业务部门负责组织。
3. 部门会议：各部门召开会议由各部门主管决定召开并负责组织。
4. 班组会议：由各班组决定并主持召开。
5. 上级部门或外单位在我企业召开会议（如现场会、洽谈会、业务会等）。由业务对口部门负责组织，行政人事部协作做好会务工作。
第四条 会议管理：
1. 为避免会议过多或反复，企业常常性会议一律纳入例会制，标准上要按例行要求时间、地点、内容组织召开。例行会议安排以下：
1）企业职员大会
通常十二个月一次，年初举行。对企业上十二个月度工作进行总结表彰，并传达企业本年度经营目标。
2）销售年会
每十二个月二次。每个经营年度年初下达销售计划，年末对销售情况进行分析总结。
3）销售机构经营例会
每季末。企业各销售机构对每季销售计划实施情况进行总结分析，评价各方面工作情况，指出不足，提出改善方法，不停提升企业经济效益。
4）中高层管理人员述职会
每十二个月末。汇报总结上十二个月度工作情况及下十二个月度工作安排。
5）质量分析会
每个月初。汇报、总结上月售后回馈质量问题，讨论分析质量问题，进行责任分解，研究决定质量改善方法。
6）生产销售调度会
每个月初。依据销售情况，调度、平衡生产进度。
7）部长例会
每七天。汇报上周工作情况，提交各部门不能自行处理问题，形成《急待处理问题》和《实施追踪表》。每个月第一周五大班组组长及保安队长需参与。总经理对各工作进行讲评，提出下周工作关键点，进行部署和安排。
8）部门事务会。
每七天。检验、总结、部署工作。
9）班组会
检验、总结、部署工作，传达企业指示。
2. 各部门会期必需服从企业统一安排，各部门小会不应安排在企业例会同期召开，（和会人员不发生时间上冲突除外）应坚持服从大会，局部服从整体标准。
3. 凡包含多个部门主管参与会议，均应于会议召开前一天通知和会人。
第五条 会议纪录、决议及纪要形成公布：
1. 标准上，班组级以上会议全部需有会议纪录。会议纪录人由会议主持人指定。会议纪录应存盘保管。
2. 当包含需表决项目时，超出半数和会者同意即为经过。不管参与会议是否，对决议实施参考《制度导入、实施及回馈规范》。对决议实施情况跟踪考评由决议对口部门负责。企业级决议，由总经理助理跟踪考评。
3. 凡企业等级会议标准上全部要形成会议纪要。形成会议纪要由对口部门在限定时间内完成会议纪要和决议整理工作。会议纪要和决议形成后，参会企业领导班子组员签字确定。会议纪要发放前应由对口部门责任人审核，发放时应填写《文件签收统计表》，并由接收人签收。
4. 会议纪要需依据内容区分秘级程度。保密级及以上只能在要求范围内发放。如发觉有外泄，企业追究当事人保管不善责任并给合适处罚。
5. 会议纪要由对口部门交由行政人事部档案员存盘，并按关键程度确定保留期限。
第六条 严守会议纪律，保守会议秘密。在会议决议未正式公布以前，不得私自泄
露会议内容，影响决议实施。
第七条 会议管理关键点：
1. 会议召集人标准上应提前一天通知和会人员，并通知会议议题、会议进行秩序立即间分配。如需改期，或因特殊情况需安排新会议时，应立即通知和会人。
2. 严格遵守会议开始时间。多种会议期间和会人员应按时抵达。如因确实有事，应提前10分钟向相关人员请假。非正常缺席视同迟到，给当事人50元/次罚款。
3. 会议开始前应确定会议连续时间。在必需延长会议时间时，应取得大家同意，并决定延长时间。
第八条 会议室、接待室使用制度：
1. 会议室、接待室是企业举行会议、接待用户、培训职员场所，企业全部职员非接待客人和参与会议，不得随意进入和占用接待室和会议室。
2. 各部门如要使用会议室，需提前通知行政人事部，并在会议室使用本上签字。
3. 任何职员不得拿走会议室家俱及物品。和会者要珍惜会议室设施。
4. 会议结束，和会人员要复原桌椅，带走个人物品，杂物放入指定地方，保持会场清洁。
5. 企业四楼会议室和酒楼会议厅由企业前台文员和酒楼前台接待人员统一管理，会议期间要求保持良好秩序，不得做出有损于企业形象行为。
6. 如有两个或两个以上部门同时申请使用会议室，标准上按预定时间前后会议关键程度安排，特殊情况使用部门自行协商进行调整。
办公物品管理要求
QZ--行政--102A
第一条 标准
为统一管理，控制用具数量及节省经费开支，全部办公用具购置由供给部负责，行政人事部负责统计、保管及发放。
第二条 办公物品分类
本措施将办公用具分为文具耗材类、事务类用具两类。
文具耗材类可分为以下两类：
消耗品：铅笔、白板笔、刀片、胶水、卷宗、信纸、橡皮、夹子、印油、电池、图钉、大头针、曲别针、橡皮筋、口取纸、复写纸、碳粉、复印纸、传真纸、便签纸、圆珠笔、订书针、笔记本、签字笔、荧光笔、修正液、软盘、美工刀等价值较低用具。
管制品：剪刀、订书机、打孔机、起钉器、日期章、计算器、米尺、名片本、墨盒、档夹、硒鼓等。
事务类用具是指事务用家俱、设备、工具等用具。分为以下两类：
低值易耗品：是指使用年限在十二个月以下，价值在500元以下用具。
固定资产类：是指使用年限在十二个月以上，价值在500元以上用具。
第三条 办公用具使用程序：
一、 申购部门填写《采购申请单》，价值100元以下，由行政人事部部长审批，价值超出100元，由行政人事部部长审核后交总经理同意。各部门应本着节省标准进行申购，如申购物品造成积压或造成企业经济损失，由申购部门负责赔偿。
二、 供给部购置或由行政人事部在指定供货商处购置。急需先由行政人事部询价，再交降低成本小组审核后购置。
三、 所订购办公用具送到后，按送货单进行验收，查对品种、规格、数量和质量，确保没有问题后，由前台人员在送货单上签收。再由申购部门领用。
四、 依据进、出仓单行政人事部人事专员建立办公管制品台帐，行政专员建立事务性用具台账，并按部门编号。
五、 收到办公用具后，对照《采购申请单》、进出仓单及发票，开具汇款通知单，经主管人员签字后，作好登记，转交财务部办理支付或结算。
六、 财务部依据购货发票金额登记固定资产明细账。
七、 使用部门建立用具卡片。
八、 行政人事部按财务部要求定时进行固定资产清理。
第四条 文具用具管理：
一、消耗品依据年领用量估算设定领用限制基数，并随部门或人职员作性质改变适时调整，每个月底公布各部门人均办公用具费用报表，提醒各部门办公费用管理情况。
二、计算器、硒鼓、墨盒、打孔器、起钉器、剪刀等管制品列入部门办公用具集体使用，由各部门文员管理登记办公用具使用情况，要求保管人和移交手续。管制品只能够旧换新，遗失则从责任人每个月工资中扣除，部门没有实施登记和当月盘点，发生损失从部长工资中扣除。每个月10日各部门文员上报计划时，将上月文具领用记录表交行政人事部人事专员审核，确定本月领用数量。
三、办公文具由供给部、行政人事部公开选择供货商，标准上六个月一定，办公文具每个月8-10日由各部门提出文具用具申请，行政人事部部长审批后交行政专员到指定供货商采购，每个月15日发放。
四、办公文具入库、出库由前台负责，行政人事部行政专员负责管理和发放。行政人事部行政专员建立分部门管制品台帐，每个月查对数量。
五、销售分企业和办事处只能领取信纸、信封、名片、硬皮本等办公用具，其它办公用具到当地采购，费用自理。
六、办公文具用具只为公务提供，严禁取回家私用，违者重罚。每个月28日由前台、人事专员、行政专员清盘、核帐，编制办公费用报表。
第五条 事务性用具使用及管理要求
一、事务性用具，包含办公桌（椅）、计算机、打印机、复印机、传真机、文件柜、电话、空调机、投影机、VCD机、电视机、功放机、割草机、高压洗车机、工具、床柜等价值100元以上设备。
二、行政人事部行政专员按部门建立事务性用具台帐，对各部门事务性用具购置、配置、分发领用、修缮和保管进行实物管理。台账内容包含物品编号、名称、规格、型号、购置时间、数量、价值、使用及管理部门、部门责任人、现在情况、类别（是低值易耗品还是固定资产类）等内容。
三、行政人事部每三个月对各部门物品及管理情况进行检验，对管理不善部门有权提出批评、赔偿及经总经理同意后处罚。处罚时按实际发生金额赔偿。
四、各部主管对其部门所配置事务性用具，负有使用和保管责任，预防事务性用具被盗、被挪用和污染和破损。部门用具非正常损失首先由部门主管负担领导责任，再依据实际情况划分具体责任。部门责任人必需建立按具体使用者事务用具卡片。事务性用具采取“谁使用谁保管”标准，使用者含有不可推卸保全和维护责任；使用责任者离职时，需办理交接手续。如有遗失或损毁，按情况照价或折价赔偿。
五、事务性用具需维修或清洗、维护，由部门通知行政人事部安排，使用责任者及各部门不得随意处理。行政人事部经检验确定物资已经没有修理必需时，500元以下直接报废，500元以上向财务部申报同意后办理报废手续，并销台帐。
六、部门之间相互调用事务用具，需有书面汇报，并由双方部门责任人签字。元以上需由总经理审批。全部统计需交行政人事部存档。
七、部门责任人工作变动时，需办理本部门事务性用具移交，同时报行政人事部
立案。
八、事务用具报废和遗失：
由部门责任人填写《事务用具异动单》，标明情况及原因，由部门责任人签字后交行
政人事部。行政人事部依据企业要求拿出具体处理意见，交总经理审批。行政人事部和财务部依据总经理审批意见办理具体手续。
九、编号规则：
1.主体代码说明(以部门汉语拼音字母为代码)：
主体
代码
主体
代码
主体
代码
仓库
CK
空调部
KT
技术部
JS
企业
GT
财务部
CW
底盘部
DP
生产部
SC
供给部
GY
销售部
XS
售后服务部
SH
行政人事部
XR
品管部
PG
2.编号规则：
□□ □ □□□
编号（001-999）
类别（A：价值＜500元；B：价值＞500元）
部门代码：
第六条 印刷品管理
一、办公印刷品统一由行政人事部人事专员建帐进行管理。
二、各部门提出申请时，应依据库存量及使用情况，确定印制数量。印刷制品形式，须由各部门以文书形式提出正式申请，写明格式、大致规格、纸张质地和数量，由部门主管签字后报行政人事部人事专员。
三、需调整印刷制品格式，同申请印制程序。如还有库存，除特殊情况外，均需用完库存后，方予办理。
四、对更改格式，行政人事部在其职权范围内审核新格式是否适宜，订购数量是否适宜，和新格式适用性和时效性。必需时由总经理审核。
五、行政人事部应本着成本最小标准选择印刷商。询价结果一样由成本降低小组审核后方可印制。
六、印刷品管理按盘存后清单数量为准。对领用及库存数量行政人事部人事专员应随时进行统计并进行加减，计算出余量。假如立即用完，应立即通知相关部门办理申请手续。
第七条 办公设备使用要求
一、企业电话、传真、复印机、打印机为企业办公必备品，企业职员不得列为私用，使用过程中要珍惜，轻拿轻放，轻开轻关。
二、企业电话、传真关键是作为和外界沟通、方便开展业务配用工具，使用时应尽可能内容简练、明确，以降低占线时间。
三、工作时间接听和业务无关电话或私人电话时要简短扼要，最大程度保持电话通畅。
四、接听外线电话要使用代表企业文明用语：“您好！广通企业”“谢谢”“再见”等，接听内线电话要使用代表本部门规范用语“您好！XX部”。接听或拨打电话时应注意语气、语态和语气，语言要亲切、简练、客气，不得有损害企业整体形象行为。
五、电话铃响要立即接听，尽可能不让铃响超出三声，迟接电话要表示歉意，同事不在时主动帮同事接听电话，正确统计、立即转告电话内容。
六、不许可职员在企业内拨打私人长途电话，或以公事为由拨打私人长途电话，发觉有上述行为将按实际通话费用三倍给处罚。
七、职员使用手机谈论私事，必需最大程度控制声调，不得影响其它人员办公。
八、企业提倡节省使用打印纸、复印纸，任何职员不得拿新纸做草纸用，纸张必需双面使用后才可弃掉。
九、复印机、打印机归属人员要做到机器定时保养，出现问题立即查修处理。
十、包含企业商业信息文件、材料、制度等不得随意打印、复印和带出企业。
附：《事务用具异动单》
事务用具异动单
所属部门 保管人 日期
名称 规格 型号
数量 原价值 购置时间
异动种类
报废
调用
遗失
其它
异动原因:
部门主管：
行政人事部意见:
部门主管：
总经理审批：
总经理：
财务部意见：
部门主管;
印 章 管 理 制 度
QZ--行政--103A
第一条 为加强对企业印章制发、更正和废止、使用及管理，预防因滥用印章给企业造成无须要损失，特制订本制度。
第二条 企业印章是指在企业发行或管理文件、凭证文书等和企业权利义务相关文件等上，需以企业名称相关部门名义证实其权威作用而使用印章。
第三条 各部门如因工作需要或业务往来需要刻制印章，需请示总经理，经总经理同意后开具企业证实，方可刻制印章，刻制印章由行政人事部统一办理。旧印章交行政人事部档案管理员保管。除尤其需要，将废止印章保留三年，经总经理同意后处理。
第四条 企业印章在碰到散失、损毁、被盗情况时，各管理人应快速向行政人事部递交说明书，行政人事部依据企业要求进行处理。
第五条 企业印章由总经理秘书负责保管，财务部印章由财务部部长负责保管，其它部门印章由各部门指定专员保管，未经同意不得任意委托她人代行职权。
第六条 企业多种印章使用必需推行登记手续。
第七条 不包含企业经济、民事、法律责任通常性文书需要使用印章，各部门必需填写《用印申请单》，经部长同意后方可使用。
第八条 包含到企业经济、民事、法律责任关键性公文和协议性严厉公文需要使用印章，填写《用印申请单》后经得总经理同意方可加盖印章，并将文书复印件交印章管理人存档。
第九条 严禁在空白纸张、票据、介绍信等地方用印，如确有工作需要，须经总经理同意。
第十条 任何人不得将企业印章带离企业外出办事，特殊情况必需经总经理同意。
第十一条 印章新制或改制由各部门报行政人事部后，由行政人事部获总经理同意后办理。
第十二条 印鉴簿保管。企业全部印章由行政人事部档案管理员建立印鉴簿，将印章留下印模后存档保管。并负责对印章改制、废止等事项立即进行统计。
档案管理要求
QZ--行政--104A
第一章 总则
第一条 为加强企业档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护企业正当权益，特制订本要求。
第二条 本要求所称档案是指过去和现在企业各部门及职员从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成对企业有保留价值多种文字、图表、账册、凭证、报表、技术数据、计算机盘片、声像、图片、荣誉实物、证件等不一样形式历史统计。
第三条 企业及各部门、职员有保护档案义务。
第四条 档案工作实施统一领导，分级保管、分级查阅标准，进行计算机数据
化管理。
第二章 档案机构及其职责
第五条 企业各部门指定专员负责本部门档案管理工作（即部门文秘）。
第六条 档案工作基础标准是：集中管理和分散管理相结合，以集中管理为主，
即企业文书档案工作由企业总经理统一领导，行政人事部集中统一管理，档案（已移交行政人事部除外）分别由各部门管理。行政人事部负责指导和监督各部门档案工作。
第七条 行政人事部应逐步完善档案制度，确保档案安全和方便利用，采取科学手段，逐步实现档案管理现代化。
第三章 档案管理
第八条 归案
归档文书包含：
1. 企业和相关单位来往信件、多种协议书、合相同。
2. 企业会议原始统计、纪要和决定(包含公布通知、通报、机构调整、任免、奖惩和全企业规章制度)。
3. 企业制订计划、统计、预决算、工作总结。
4. 企业主持召开多种专业会议形成领导讲话、文件和会议总结纪要。
5. 企业和外部机构来往档、协议、汇报和会谈纪要等档材料。
6. 企业各部门发文。
7. 其它含有保留价值文件材料、关键工作经验材料。
8. 企业各部门专业技术资料、关键单证、证照等。
第九条 归档要求
1. 归档档材料，应根据自然形成、保持时间联络标准和归档要求特征及文件内容进行归档。
2. 在一个卷内要按问题或档形成时间，系统地排列。
3. 案卷标题要简明正确，整理好案卷要确定案卷保管期限，标准上分为永久、长久(五年以上)、短期(五年以下)三种。
4. 按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录备考表。
5. 全部案卷组成后，要对案卷作统一排列并编写档号，然后逐卷登记，填写案卷目录。
第十条 过程管理：
1. 属于企业保管档案：企业及各下属子企业各部门资料员做好平时文件预立卷工作，并在事件结束后或在每十二个月二月十日前将上年需归档预立卷档整理成册移交行政人事部保管，任何人不得据为己有。
2. 属部门保管档案：各分级保管者在每十二个月二月十日前将档案总目录、预立卷材料目录交行政人事部。
第十一条 监督
行政人事部依据各部门和各部门上报档案总目录、预立卷材料目录，进行定时或不定时检验，来监督各部门及各部门档案管理工作。
第十二条 销毁
须报总经理同意，销毁时应有两人以上负责监销，并在清单上签字。
第十三条 企业档案分类及编号：指定文秘经行政人事部培训后，按相关档案分类及编号要求操作。
第十四条 借阅：因工作需要借阅文档，应填好档案查阅单，职员不得随意外带相关企业关键文件材料，确因工作需要外带，需办理档案外借手续，经行政人事部核准后，方可带出，用毕即归还。阅档人对所借阅档案必需妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。
第十五条 分级查阅：具体查阅分档，企业拥有绝正确制订权。
第四章 档案备份制度
第十六条 企业全部有价值文件、报表、业务统计等必需备份。
第十七条 各部门应尽可能采取计算机管理和工作，便于业务资料数字化处理和保留。对存入计算机数据、档案，要立即备份。
第十八条 备份盘和源盘应分开存放，企业备份盘应在企业外保留(即企业宾馆)。
第五章 处理条例
第十九条 有下列行为之一，据情节轻重，给50~500元扣薪处理，若组成犯罪，则依法追究刑事责任：
1. 毁损、丢失或私自销毁企业档案
2. 私自向外界提供、抄摘企业档案
3. 涂改、伪造档案
4. 未立即上报归档或管理不善档案管理者
5. 未按手续就借阅、外带者或越级查阅者（档案管理者同罚）
第六章 责任
第二十一条 本制度适适用于企业各职员各部门。
第二十二条 本制度监督责任部门为企业行政人事部，第一责任人为各部门指定文秘；第二责任人为数据员所在部门部门经理。
档案管理实施措施
QZ--行政--105A
第一条 管理部门
1.文书结案后，原稿由各文书管理部门归档。
2.各部门档案分类目录及编号标准，由企业行政人事部统一制订。
第二条 檔整理
档应依下列方法整理：
1. 汉字直写档以右方装订为标准，汉字横写或外文档则以左方装订为标准。
2. 右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角、理齐钉牢。
3. 文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折迭，使其整齐划一。
第三条 文件点收
档结案移交归档时，依据以下标准点收：
1. 检验文件文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查归入。
2. 档处理手续必需完备，如有遗漏，应立即退回经办部门补办。
3. 和本案无关档或不应随案归档档，应立即退回经办部门。
第四条 档案分类
1. 档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等原因，按部门、大类、小类三级分类。先以部门区分，部门区分以后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。
2. 同一“小类”(或细类)案件以装订于一档夹为标准，如案件较多，一个档夹不够使用时，可分为两个以上档类装订，并于小类(或细类)以后增设“卷次”编号，方便查考。
3. 每一档夹封面内首页应设“目次表”，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个“目次”编号为标准。
第五条 文件名称及编号
1. 档案分类各级编号内应预留若干空档，以备未来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。
2. 档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必需，应事先审查讨论，并确定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。
3. 档案编号规则：
QZQ □□ □□ □□ □□ 档案编号（数字）
年代编号（数字）
档案类型
主体代码
企业代码
4. 主体代码说明(以部门汉语拼音字母为代码)：
档案主体
代码
档案主体
代码
档案主体
代码
泉州代码
QZQ
空调部
KT
技术部
JS
企业代码
QZ
财务部
CW
底盘部
DP
生产部
SC
供给部
GY
销售部
XS
售后服务部
SH
行政人事部
XZ
品管部
PG
仓库
CK
管理者代表委员会
GW
5：档案类型(以类别汉语拼音字母为代码)
档案类型
代码
档案类型
代码
档案类型
代码
制度类
ZD
文件类
WJ
协议类
HT
资料类
ZL
窗体类
BD
证照类
ZZ
业务类
YE
其它类
QT
图书类
TS
注：如有未归纳类别，各部门可自行按汉语拼音字母编制，但需报行政人事部立案。
第六条 档号编定
1. 新档案，应就“档案分类编号表”，查明该档案所属类别及其卷次、目次次序，以此来编列文件号。
2. 档案怎样归属前案，应查明前案档号并给予同号编列。
3. 档号以一案一号为标准，遇有一档案件叙述数或一案归入多类者，应先确定其关键类别，再编列档号。
4. 档号应自左而右编列，右方装订档案，应将档号填写于案件首页左上角；左方装订者则填写于右上角。
第七条 档案整理
1. 归档文件，应依目次号次序以活页方法装订于相关类别档夹内，并视实际需要使用“风出纸”注明目次号码，方便翻阅。
2. 档夹背脊应标明档夹内所含案件分类编号及名称，方便查档。
第八条 保留期限
文件保留期限除政府相关法令或本企业其它规章特定者外，依下列要求办理：
1. 永久保留：（企业章程）；（2）股东名册；（3）组织规程及办事细则；（4）董事会及股东会纪录；（5）财务报表；（6）政府机关核准档；（7）不动产全部权及其它债权凭证；（8）工程设计图；（9）其它经核定须永久保留文书。
2. 保留：（1）预算、决算书类；（2）会计凭证；（3）事业计划数据；（4）协议；（5）其它经核定须保留文书。
3. 5年保留：（1）期满解除之合约；(2)用户资料等；（3）其它经核定保留5年文书。
4. 1年保留：结案后无长久保留必需者。
5. 其它数据由各部门自行保管，使用部门视其使用期间保留。
第九条 档卷清理
1. 档案管理人员应随时擦拭档案架，维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。每十二个月更换时，依要求清理一次，己到保留期限者，给销毁，销毁前应造册呈总经理核准，并于目录表附注栏内注明销毁日期。
2. 保管期限届满档中，部分经核定仍有保留参考价值者，管文件人员应将在其上注明延长保管期限。
第十条 调卷程序
1. 各部门经办人员因业务需要调阅档案时，应填写“档案调阅单”，经其部门主管核准后向档案员调阅。
2. 档案员接到“调卷单”，经核查后，取出该项档案，并于“档案调阅单”上填注借出日期后，将档案交和调卷人员。“档案调阅单”则按归还日期前后整理，以备催还。
3. 在档案室当场借阅者，免填“档案调阅单”。
4. 档案归还时，经档案管理人员核查无误后，档案即归入档夹。
第十一条 调卷管理
1.“档案调阅单”以一单一案为标准，借阅时间最长以一周为限，如有特殊情形应延长调阅期限时，应按调阅程序重新办理。
2.调卷人员对于所调档案，不得抽换增损，如有拆开必需时，亦须报明原因，请管档人员负责处理。
3. 调卷人员调阅档案，应于要求期限内归还，如有其它人员调阅同一档案时，应变更调卷登记，不得私自授受。
4. 调卷档案限和经办业务相关，如调阅和经办业务无关之案件，应经行政人事部主管同意。
声像档案管理要求
QZ--行政--106A
第一章 总则
第一条 为加强本企业声像档案管理，特制订本要求。
第二条 本企业声像档案是指本企业各部门或个人在社会实践活动中直接形成对国家、社会和企业有保留价值录音、录像、照片、影片等辅以文字说明历史统计。
声像档案通常由录音带、录像带、摄像带、照片(含底片)及文字说明等组成。
第三条 声像档案是本企业卷宗组成部分，必需由行政人事部档案员实施集中统一管理。
第二章 声像档案资料搜集
第四条 搜集范围
1.反应本企业关键职能活动工作结果和存在问题声像数据；
2.各级领导人和著名人物参与和本企业相关重大活动声像资料；
3.本企业相关人员组织或参与关键会议声像资料；
4.包含本企业权益声像资料；
5.其它含有保留价值声像数据。
第五条 搜集要求
1.录音带、录像带、摄像带、照片(含底片)和文字说明要搜集齐全，按时归档并建立归档控制方法。凡未按要求归档，其形成费用不予报销，以防散失；
2.声像数据内容要真实，底片、原件和影像、复制品要相符。
第六条 声像档案数据征集
各部门有责任随时上交关键声像数据。
第三章 声像档案整理
第七条 声像档案整理，包含分类、组合、排列和编目，使其系统起来，便于保管和利用。
第八条 声像档案整理由摄录人员负责，档案员帮助。
第九条 分类、编号
1.照片档案按年代、问题分类。同属一类照片按时间次序编号，同时填写其底片号；
2.录音带、录像带、摄像带按年代-问题分类，按内容编号。同一内容分录几盘应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号；
3.编注和其它载体档案相联络参考号。格式为(档案形态)档号/(档案形态)档号。
第十条 保管期限：应视其内容关键程度、时间、名称、可靠程度、有效性等原因，划定保管期限。
第十一条 文字说明编写
1.文字说明基础内容包含事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等；
2.编写文字说明要求：
(1)正确揭示档案材料内容，概括其反应全部信息，标注项目正确齐全；
(2)照片自然张(内容相近亦能够若干张)编写文字说明。录音带、录像带、摄像带按案卷编写文字说明。一组声像数据联络亲密应加文字说明；
(3)文字简练、语言通顺；
(4)时间用阿拉伯数字表示。
第十二条 编制格式
1. 照片编制采取横写格式。其格式为照片/底片号-文字说明-参见号-摄制时间-摄制者；
2.录音带、录像带、摄像带编制格式：在盒套上置标注页。按要求逐项填写。
第十三条 案卷要求
1.将含有共同专题内容若干份声像数据组成案卷，集中编放；
2.卷内目录：
照片、底片以自然张为单元填写卷内目录；
录音、录像带、摄像带以盒为单元填写卷内目录。
3.卷内备考表，用于说明卷内声像材料整理、变动情况。
第四章 声像档案保管
第十四条 对库存照片档案，要十二个月检验一次。
第十五条 归档保留声像档案，任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改；销毁声像档案必需经过判定，报经主管审批，登记造册。
第十六条 建立健全声像档案统计制度，做好声像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项统计工作。
第五章 声像档案开发利用
第十七条 编制声像档案目录、卡片等检索工具，为利用提供方便条件。
第十八条 建立声像档案借阅制度，严格审批手续，依据声像档案机密程度，确定利用范围。
第十九条 在不影响保密前提下，各部门可利用声像档案举行汇报会、展览会，编辑综合性或专题性画册、数据片等，主动开发利用现在声像档案。
第六章 附则
第二十条 本要求由行政人事部制订经呈总经理核准后公布实施，修改亦同。
第二十一条 本要求自自颁布之日起实施。
文书管理制度
QZ--行政--107A
一、本制度目标，在于确保企业文书事务正确且顺利进行，促进和提升企业各部门组织管理工作效率。
二、所谓文书是指业务工作往来公文、汇报、会议决议、要求、协议、多种许可证、多种帐簿等一切业务用书类和公文。
三、全部文书归企业全部并收藏，任何个人不得私自占有，企业严格落实文书保密机制。
四、凡企业关键事宜指示、请示、汇报、汇报、传达、回复等一律以文书形式进行，全部文书处理全部必需以“正确”和“快速”为标准，紧急情况下，能够先行以口头或电话形式处理，事后以文书形式作以统计。
五、外来文书由当班保安负责签收并转发收件人，内部文书收发由文书收发对应部门自行办理。
六、企业文书处理标准是部长负责制，各部部长对发送至本部门文书负首要安排、指导责任，对于不用包含部门文书，可由文书发送和收取双方直接人处理。
七、假如和各部门相关联事项或包含企业改革制度性文书，要经过相关部门部长级会议或全企业部长级会议商讨方可给予处理。
八、包含企业或部门商业信息机密性文件，不得中途她人转送，任何文书企业均提倡阅览后签字确定制度。
九、和各部门相关文书，在处理意见上假如存在分歧，则由文书主管部门出面进行组织协商，假如不能协商一致，上报或请示高一级领导，由上级裁决。
十、请示和审批是企业经营中一项关键程序，凡包含企业经营关键事项全部必需经过请示，取得各部门直属领导和企业高层领导审查、裁决和批复后，方能实施或行事。
十一、须请示审批事项以下：
1、关键人事安排、变动
2、多种制度性要求定制和变更
3、关键契约缔结、解除和变更
4、和官方机构相关、多种关键请求、回执、申请等
5、馈赠、谢礼和宣传广告费用支出
6、财务预算和决算事宜
7、须请示审批关键或高额物品采购
8、相关企业经营关键计划和企划
9、其它上述未包含关键事项
十二、提请请示文书提案必需进行认真斟酌，方便能节省审批时间和顺利给予实施。
十三、任何文书起草全部必需取得所在部门部长同意，而且在部长有了明确决定以后进行。
十四、须请示文书必需简明扼要，一事一议，必需情况下要附上相关资料和文件。
十五、文书假如需要加盖公章时，按《印章管理要求》办理。
十六、对于部分需要邮寄或专员递交文书，文书封面要明确发送或接收单位和地址、收件人姓名，而且注明“邮寄”“面呈”或“转交”字样。
十七、企业多种文书要根据企业保留年限要求进行分类、编号整理保留，关键档要标注“关键”字样，机密文件要标注“机密”字样。
十八、各部门文书分两类进行保留：一类是尤其关键文书，直接由各部部长保留，另一类是通常性文书，可由部门内部直属人员进行保留。
十九、保留期届满文书，和每必需继续保留文书，经主管领导决定，填写登记废除理由和日期以后，能够给予销毁。
二十、假如职务或部门职责划分发生变更，文书存档归并作出调整，则必需在相关登记簿上做好变更和调整理由，和变更和调整后结果。
二十一、本企业全部职员处理文书均按此制度实施。
企业图书管理要求
QZ--行政--108A
第一章 总则
第一条 为规范企业图书管理工作，特制订本要求。
第二条 本要求所称图书是指企业为满足各部门生产工作需要而购置图书数据，包含各类工具书、期刊、杂志及相关学术著作等。
第三条 本企业图书管理，除另有要求外，均
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