行政部工作执行专项方案统一标准化.doc

行政部工作原则化执行方案
一、 总体目的
（一）目：依照当前行政工作缺陷与局限性，结合公司当前状况，制定出属于自己部门原则化。
（二）最后目的：日后任何工作人员，见到原则化工作流程就可以依照自己岗位，一目了然明白自己工作内容。
（三）展开工作前提：
l 加强每位人员整体职业化形象
l 明确每位人员岗位职责
l 工作内容原则化
（四）人员配备：
行政主管：任晓林
行政专人：吕慧芳，孙晓晓
前台接待：李冰，石晓晶
（五）人性化规定（前提）：
把握原则性与灵活性平衡。任何事务工作不容许任何人以任何借口迟延贻误。
二、 详细实行筹划（原则化）
（注：此某些流程将行政部工作分为三某些，分别为：前台工作；行政部寻常管理；人力资源部工作）
A、 前台工作流程
时间
序号
事件
原则
关于文档
承办人员
每天早上
1
卫生
1、收拾前台卫生，保持前台干净、整洁

每天中午
2
值班
1、每天中午一人留守值班

每天
3
客户接待
1、 详见客户接待流程内容
2、 督察有关负责人员记录客户来访信息
3、 若是新客户监督设计师填写《客户来访信息表》，老客户注意填写每天客户流量登记《客户登记表》
《客户来访信息表》
《客户登记表》

每天
4
员工外出登记
1、 员工外出必要填写
2、 行政-前台人员注意查看外出登记表
3、 将关于客户量房信息提供应总经办人员，打设计师量房信息回访
《员工外出登记表》
《设计师量房登记表》

每天
5
广播
1、 每天上班进行广播，工作期间不定期广播
2、 每天下班温馨提示
3、 员工生日当天予以问候祝愿
4、 客户签单
5、 广播形式找设计师/设计部经理
《员工生日登记表》

流程阐明—“前台接待”
1. 每天前台2个人，负责前台接待。
a．详细接待工作流程，详见客户接待流程明细。（前台接待流程-客户接待流程）。
b．注意填写《客户来访信息表》，以便日后工作。
2. 任何员工无论职位大小均需要填写《员工外出登记表》。行政-前台人员监督员工外出信息登记。
a． 任何外出状况均需要填写外出登记表。
b． 若是设计师外出量房，行政-前台人员将客户量房信息（社区名称、客户电话）汇总提供应客服部，督促客服部回访信息，同步行政主管注意检查回访满意限度，将定期上报总经理。
c． 若是看主材信息，归来填写学习成果。
d． 若是去施工工地，在备注中可阐明：施工进程，客户满意度，工地问题。。。
3. 广播。
A．调动公司工作氛围。
a．可依照实际状况，每天上下班广播。
b．上午大概11点左右，下午大概4点左右，可依照实际状况调节公司工作氛围（可以放1-2首流行音乐）。应能体现出公司年轻活力，文化，服务。。。
c．记录员工生日，予以全公司问候。
d．可定期以专项广播形式，调节公司工作氛围。
B．合理人员分派（试运营）
a．以广播形式为客户服务，可依照实际状况，如果签单感谢客户对公司信任。
b．前台接待客户完毕以广播形式，广播设计师/设计部经理，到洽谈室。
（例如：设计部××请到第×洽谈室，有客户等待；
设计部经理请到第×洽谈室，客户等待征询）

B、 行政寻常管理工作流程
时间
序号
事件
原则
关于文档
承办人员
每周二
1
会议纪要
1、 每周二上午10点中层会
2、 行政主管负责记录会议纪要。
3、 总经理审核会议纪要内容后，将会议纪要以电子版形式下发给各个部门经理。

每天
2
合同
1、行政专人到财务室领取合同资料；
2、每位设计师从行政人员手中领取合同档案一份时需做详细登记记录。
3、每签一份合同需记录一次客户合同信息，定期询问此客户施工进展。
《附件四：合同领用登记表》《附件五：已签合同客户登记表》

每天
3
值班
1、 行政值班人员每早8:30-8：40左右开门
2、 下班前检查办公环境中水电设施
3、 每天下班先将后门锁上
4、 下班后需向加班人员交接：前门及办公室状态
《附件六：值班信息表》

4
投标资质
1、 提前准备出投标资质文献
2、 领取资质签需填写领取表
3、 资质设计内容：公司荣誉证书（2页）、税务登记证（正/副）、承包工程资质、公司法人营业执照、组织机构代码证、设计资质。（共计8页）
《附件七：资质领取登记表》

4
物品采购
1、 办公物品采购
2、 财务报销
《附件八：物品采购申请单》报销凭证

5
固定资产记录
1、 记录公司固定资产
2、 记录物品入库状况
《附件九：固定资产登记表》
《物品入库单》

6
物品领用
1、 领用物品必签物品领用登记
2、 以旧换新
《附件十：物品领用登记表》

每天
7
考勤
1、 每天登记考勤信息
2、 注意查看请假公休等登记表
3、 工作期间不定期检查员工出勤状况
4、 对违背考勤规定者予以惩罚
《附件十一：考勤表》《附件十二：请假单》《惩罚单》《惩罚告知汇总表》

每天
8
卫生
1、 合理分派卫生工作量
2、 制定检查原则
3、 检查卫生状况，保障每个角落干净整洁
《卫生区域划分明细表》
《卫生检查原则》《卫生检查表》

每天
9
监督各个部门工作。
1、 协调各个部门工作，汇总问题
2、 收取各个部门每天会议纪要进行汇总。
3、 注意部门与部门之间工作流程。（逐渐汇总部门间协作关系/工作流程）
《各个部门工作总结表》《意见反馈表》
待完善
（当前此类工作由总经办负责）
每天
10
工作氛围
1、 调节公司整体工作氛围
2、 工作时间不定期巡检工作状态

待完善中
每天
11
寻常管理（公司各项规章制度制定、贯彻、贯彻）
1、 上班期间对违背制度员工进行惩罚
2、 每天不定期检查员工工作状态
《惩罚单》
《石家庄满堂红寻常管理制度》（寻常考勤、奖励、惩罚）

每月
12
汇总各个部门费用
1、 每月记录各个部门费用去向
2、 将数据汇总上报总经理
《×月各部门费用登记表》

13
各部门电话记录
1.记录各个部门使用电话号码，费用等，做为参照记录
《各部门电话记录明细表》

14
部门间协作
1.涉及到部门间工作联系，注意填写<任务签收单>，防止此项工作遗忘。
《任务签收单》

15
奖励
1.每月记录全勤员工予以奖励

16
惩罚
1.对违背公司管理条例员工进程惩罚
《惩罚单》

17
员工电话不断更新
1.将电话登记表不断更新

18
名片申请
1. 各部门名片制作记录
2. 除设计部及互动部所有人员每月只容许申请一盒名片

19
打印复印
1. 各部门打/复印文献需填写登记表
《打/复印登记表》

流程阐明—“行政寻常管理”
1.会议纪要：公司机密文献，任何人泄露均需承担法律责任。
2.合同：
a.若有设计师合同，签写合同领用登记表，详细记录：领取时间、领取人、合同编号、归还时间（若未签合同填写归还时间）、备注（若签合同在备注中体现）；
b.若设计师签合同，注意检查合同与否有漏填项目，完整无误将合同提交给财务部保管；
c.定期到财务室记录《已签合同客户登记表》
d.不定期询问施工进展。
3.值班：
a.每天一位员工值班。
b.早上8点半开门。开灯、放音乐，早迎接（“早上好！！！”）
c.中午值班。巡检时注意检查电源状况。离开工位超过20分钟员工（除机器处在正常工作状态外），请随手关机，节约能源。并及时填写《值班信息表》
d.每天下午下班后一方面将后门锁上。
e.下午下班离开前若有员工需要加班， 需将值班工作内容交接（例如：未走人员办公环境中水电安全交接、前门交接、空调），并在《值班信息表》中签字，交接值班内容。
11.寻常管理：（涉及事件7/8）
详见内容请见《石家庄满堂红寻常管理制度》

C、 人力资源部工作流程
时间
序号
事件
原则
关于文档
承办人员

1
员工访谈
1、对各部门员工不定期访谈，理解最新员工工作状态，规定及须改进地方。
《员工访谈信息表》

2
人员信息
1、 电子版形式将在职人员信息进行汇总
2、 合同管理
3、 员工保险
《人员人事档案》

3
面试
1、 所有新员工必先通过行政人事部面试通过后方可与面试部门经理进行面试沟通
2、 填写应聘表
3、 试用员工登记表
《应聘表》
《试用员工登记表》

新进员工第一天
4
培训
1、 新员工统一培训
2、 行政部培训公司文化、公司管理制度
3、 行政人事部培训结束后交由部门经理进行工作解说培训
PPT：新员工入职培训
待完善

5
考核
1、 员工试用期3个月结束后，填写试用员工转正申请表
2、 由部门经理对需转正员工整体做一次考核
3、 行政人事部队需转正员工进行综合评价
4、 将所有信息存档
《试用员工转正申请表》
《部门员工考核表》
《试用员工综合评价表》

6
离职
1、 访谈，问其离职因素，总结出该员工对我司建议。
2、 填写离职登记表，存档
《离职登记表》

7
辞退
1、 与工作不合格员工沟通
2、 工作交接
《离职登记表》

8
不定期员工调查
1、不定期对员工心态及对公司不满意、对部门经理不满之处，进行沟通，调查

待完善
流程阐明—“人力资源部”
1. 员工访谈
A． 员工上班第一周访谈，理解适应状况。
B． 员工上班第一种月访谈，理解工作状态。
C． 不定期员工访谈，收集看法。
2. 面试（正规面试形式可以能更好呈现公司形象地位）
A. 电话告知面试人员，注意让其携带简历。
B. 面试问题（例如：自我简介，简介家庭，工作经历…），通过面试提问理解面试人员心理素质，表达能力，真诚、诚实度……
C. 填写:应聘表/试用表
3．新入职工工培训（行政人事部培训内容）
A．理解公司文化（满堂红员工手册）。
B．各项规章制度。
C．岗位职责
4.员工转正
A．试用期3个月。
B．转正申请。
C．考核