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董事会秘书室秘书工作手册

二O一二年十月

目 录

序言 ………………………………………………………3
第一部分 日常事务处理…………………………………4
电话、传真、邮件、文件管理、名片
第二部分 日程安排……………………………………… 7
总体日程安排………………………………… 7
出差日程安排………………………………… 8
会议安排………………………………………14
大型活动……………………………………… 19
突发来访接待………………………………… 23
第三部分 沟通和协调…………………………………… 24
内部沟通……………………………………… 24
外部沟通……………………………………… 25
秘书应含有礼仪…………………………… 25
秘书礼仪素质要求………………………… 27
第四部分 文字支持……………………………………… 28
第五部分 会议支持……………………………………… 30

前 言

秘书工作总结起来用六个字就能够概括，即：办文、办会、办事。看起来不起眼，但做不好却会误大事。要想把秘书工作干好，需要遵照四个标准，分别是正确标准、快速标准、保密标准和实事求是标准。为了将董事会秘书室工作做好，参阅相关资料，撰写了此秘书工作手册，作为以后工作指导性文件。

第一部分：日常事务处理

一、拨打/接听电话程序和标准
1、 打电话前准备
l 准备好电话统计本和笔
l 把要和对方说明事情、内容次序简单列在记事本上，并逐一查对无遗漏。
l 准备好通话时需要文件资料。
l 查阅对方电话号码，确定无误，开始拨打。
2、 正式拨打电话：
l 拨通电话后，确定对方企业及姓名，然后热情而有礼貌说：“你好！董事会秘书室****
l 如需和相关人员通话，应有礼貌地请对方传呼或转达。
l 如通知对方内容较复杂，应主动提醒对方做好统计
l 逐一将事情说明，注意语言简明、正确；
l 通话结束后，确定对方已放下话筒，然后放电话。
3、接听电话
l 3声铃响内将电话接起，平和有礼貌：“你好！董事会秘书室
l 判定WHO，分以下多个情况：
来电人员
处理标准
内部
直接上级及平级
统计留言
如事务紧急，统计上级电话，速联络相关领导回电。
直接下属
问清梗概，如不紧急，统计下来转告相关领导
如事情紧急，通知领导联络方法。
一般职员
问清事由，如需要，转告相关领导；其它可视情况处理
外部
关键且紧密
统计留言，向领导汇报
如事务紧急，统计电话，速联络领导回电。
关键但不紧密
统计留言，向领导汇报。
不关键且不紧密
问清概要，酌情处理
l 若通话内容较复杂，或有不清楚地方，最终应该将关键点反复一便，以免遗漏或有偏差。
l 通话结束后，确定对方已放下话筒，然后放电话。
4、 通话技巧：
l 日常礼貌用语：
问询对方时，可用：“请问您哪里？”、“请问您怎么称呼？”“请问有什么事？”等
l 对直接领导、保持常常联络外部、内部人员应在日常工作中尽可能熟悉，达成闻其声知其人，并立即给予转接。
l 如对方有事需要你传达，必需时需将对方姓名、单位、电话号码和需要传达事再反复一遍，方便必需时再和对方联络。
l 如不能把握领导是否要和对方通话情况下，不能随便回复领导“在”或“不在”，可说“请您稍等一下，我去看看**领导是否在？”，然后请示领导是否转接。
l 如遇总经理不愿接听对方电话，则可用委婉语气：“实在抱歉，**领导这是不知上哪去了，我见到她时再给您回个电话；假如您方便话，能否让我转达您事情？”做到有礼有节、滴水不漏。
l 在知道身份但不通知事由情况下，可问询对方是公事还是私事，如是公事可让对方知晓，将事由通知自己也可达成目标。
l 在对方不愿通知身份及事由情况下，经反复问询后未果，可委婉结束通话。
l 假如对方喋喋不休，废话连篇，能够说“请问您还有别事吗？”或“对不起，我还有急事要办”等结束通话。
l 如一个未完又来一个，应视电话内容和对方身份，让紧急、关键人员先讲，同时礼貌告诉另一方稍候片刻，或统计对方电话，稍侯打过去。
l 整理电话留言，在领导回来后汇报相关信息。

二、传真
1、 将传真分类：
1） 需要领导本人审阅，依据领导授意处理
2） 由秘书来代为处理：
A、转给其它相关责任人
B、 由秘书本人回复
l 使用电脑企业标准CI格式
l 遵守公文写作规范
l 保密文件需要传真时，应先和对方联络，发送到指定传真机上，发送后再和对方确定。
l 需请对方帮助抄送时，务必在文件正文前加以说明，列明抄送范围
l 务必在传真件首页上标明总页码，并在每一页文件上标注页码。
2、 必需传真分类存档

三、邮件
1、 依据邮件类型（如急阅件、待处理件、须知通知、通常通知、报表、汇报/总结、新闻/通报、私人邮件等等）或按具体项目设置子文件夹。
2、 将收件箱中邮件过滤，删除无须要邮件，然后分以下：
1） 需要总经理本人审阅，存入对应文件夹，部分依据领导授意回复邮件，或督促、帮助总经理在要求时间内处理相关事宜。
l 以领导名义回复时，要在语气上给予注意，并从领导信箱发出；
l 以秘书名义发送时，要说明邮件内容为领导授意。
2） 由秘书来待为处理：
A、转给其它相关责任人; B、由秘书本人回复
3、 如发出邮件需要追踪结果或确定对方是否收到，需要设置回执，如对方未能立即查看，需电话说明。
4、 需要领导审阅、批改邮件打印出呈送，然后负责回复或传达；
5、 关键邮件立即进行存档

四、文件管理
1、 阅读文件，判定是否应由领导处理，然后审核文件格式是否正确、内容表述是否清楚、完整。
2、 对文件进行分类：待批、待阅件，紧急、不紧急，写明文件摘要（必需背景资料、审批原由），便于领导工作安排。
3、 按领导批改意见复印后转发、呈送（可参考文件管理要求）登记存档，必需事情进行追踪，反馈结果。
4、 文件进行登记存档应按不一样类别进行存档。
注：传真、邮件、信函等内容为外文，应立即译出

五、名片
1、 分类：可依据领导业务情况分类，如企业类型、用户类型、地域等；
2、 存放：
l 名片盒
l 录入到电子通讯录中（更易查找）
3、 应准备一名片夹，存放和总经理联络紧密且关键人员名片，并确保查找时方便快捷。

第二部分 日程安排

一、 总体日程安排
工作分为日常性工作，即事先有计划相对固定工作（如会议、出差、接待等）和突发性工作（临时安排事情）两类。将有计划事情预先填入拟好日程表中，同时细致灵活地安排好突发随机事件。

（一）总体标准：
Ø了解领导日常工作、近期业务关键、作息习惯、身体情况，
-优化工作方法，细心观察总经理工作习惯和做事风格，主动适应其工作节拍；
-了解企业业务发展情况，尤其是业务进展情况，留心近期工作兴奋点；
Ø对计划内事情预先写入日程；立即整理日程表，以免安排冲突；
Ø明确事情优先级，在处理事务时注意理顺和排序，分清轻重缓急，酌情安排处理；
Ø定时和领导沟通，将双方要求、需求和可能会碰到情况处理标准达成共识，以利工作开展；
Ø注意日程安排时间松紧，合适安排；

（二）日程安排工作标准
Ø周一日程、出差前后一个工作日不要安排过多事务；
Ø在两个聚会间留出机动时间，预防会议延长引发时间冲突，并给总经理留出整理思绪时间；同时预留时间处理日常事务；
Ø依据领导习惯留出合适固定时间阅读报刊资料及其它信息；
Ø对于领导各项安排熟记于心，立即提醒已定下来安排，预防冲突；每七天、 每个月安排相对固定时间和领导查对日程，确保秘书和领导日程表内容一致；
Ø不要替换领导做决定，在领导同意下针对其工作习惯和时间对多种预约酌情处理；
Ø控制聚会时间，适时打断，预防拖延，以免影响下面日程；
Ø掌握近期要回避人物；

月/周计划安排模版
Ø可使用NOTES日历功效，填入相关安排，打印即可；
Ø也可根据领导习惯，自行制作日程表；

二、出差日程安排
（一）中国出差
J 出差前： Ø确定出差目标和日期；
Ø确定领导出差陪同人
Ø和出差地相关人员沟通，确定周到日程安排（明确如早午晚餐安排、所到地地址、需要旅程时间、接待人员等信息。）
Ø确定行程，预定机票（注意选择好航空企业、机型及班次）、酒店（选择领导习惯酒店、熟悉酒店电话、传真等）、接/送机人员（明确接送机人联络方法）；
Ø完善细致周到日程表（时间、地点、对方参会人、议程等）（见范例）。
Ø依据领导习惯，准备出差用物品（见物品携带表）。
Ø拟写授权书并于领导出差前一天向各相关部门及相关人员发出邮件和复印件（财务部等）。（见范例）

J 出差中 Ø在第一时间掌握总经理抵达后联络方法，必需时通知授权人及其它相关人员。
Ø依据领导日程安排，随时通报企业及领导关心业务进展情况；
Ø配合领导授权人工作，立即掌握企业及业务相关信息。
Ø依据情况立即和相关人员及领导沟通，立即调整日程安排；

J 出差后 Ø出差资料整理（包含资料、名片、会谈备忘），依据需要转发相关人员或存档；
Ø向领导认为有必需合作方致感谢函。
Ø多种差旅费用报销；
Ø跟进业务后续事宜；
（二） 国外出差
出差国外和中国出差安排次序及内容大致相同，但在此要尤其提醒您注意以下几点：
Ø机票购置时注意避免经停中转，选择好航空企业和服务，长途飞行选择好机型；
Ø注意准备好多种证件及邀请函，并提醒总经理携带；
Ø依据客人等级和国家风俗习惯准备礼品；
Ø准备当地国家风情资料；
Ø确定对方还是我方提供翻译服务；
Ø回国后向邀请方致谢。
（三）陪同出差
在出差前除了前面介绍注意事项外，在出差过程中，要求秘书注意以下事项：
Ø登机前，为领导办理保险费购置、机票换票及多种登机手续；并再次确定接车人；
Ø抵达后，办理宾馆入住手续，了解总经理房间号码及电话，并将秘书房号电话立即通知领导；
Ø每日立即查对本日及第二天日程安排；
Ø提前设置清晨叫醒，并安排早餐；
Ø依据当日日程安排落实车辆；
Ø立即提醒并事先落实各项安排；
Ø携率领导名片、必需会议资料（汇报稿件、见面备忘、采访提要）；
Ø注意建立多种用户关系（包含政府领导、合作伙伴、媒体记者）
Ø着装要求：大方职业装、着淡装；注意言谈举止；
Ø出差返回后将领导和用户沟通事项逐条落实、跟踪，并立即办理费用报销、资料整理。
附件一：出差物品携带表
名片
若干
日程表

证件（身份证、护照、港澳通行证、边防证等）

笔记本电脑和存有必需电子演示稿U盘

往返机票（将保险费保留在秘书手中）

书面讲话稿及素材

活动或会议等背景材料

出访地联络人通讯录

准备现金或信用卡注款

备用笔等文具
*准备一支彩色笔
礼品
*包装
应急药及常见药品

附件二：中国出差日程范例
****出差深圳日程安排（4月25-27日）

时间
日程
地点
备注
4月25日
17：25
北京—深圳
CA1305
机场
接机人：--- 1360―――
入住新世纪酒店
该车在深圳期间随行

21：30
夜宵

自行安排
4月26日
11：30
嘉利见面及午餐
新世纪酒店上海餐厅宁波厅
嘉利参与人：何焯辉、谭永雄、
邓秉觉
联想：---、---
议题：嘉利最新情况通报
对方联络人：邓秉觉
13：20
出发前往EMC office、----陪同前往
14：00
EMC见面
深圳沙头角保税区21-23栋北座

联想参与人：---、---、----、
---、---
EMC参与人： 总经理 余昭信
副总经理 陆杨
业管处经理 张界杨
技术处协理 郭宗钦
研发部经理 张滨
见面安排：
14:00~ 15:00 双方企业介绍交流
15:00~16:00 参观工厂
16:00~17:00 产品研讨（显示器/电脑相关产品）及未来业务合作磋商
17：20
返回新世纪，梁青陪同
18：00
晚餐
新世纪酒店餐厅
美国国家半导体：李彬及随行人员
联想：----、----
4月27日
14：00
东莞金和涂料见面
深圳长安镇沙头南区（地图附后）
金和参与人：总经理 董合枝
生产经理 董博霖
嘉利厂参与人：采购部主管 黄宝球
工程总监 邓秉觉
联想参与人：---、---、---
议程安排：
14：00-14：05双方介绍
14：05-14：25金和介绍（工厂历史、油漆种类、生产工艺及相关喷漆关键技术、发展趋势等）
14：25-14：55双方讨论
14：55-15：25参观金和新厂
15：35
瑞和塑胶五金电子厂
深圳长安镇沙头南区
15：35-15：40联想和瑞和人员相互介绍
15：40-16：10参观瑞和工厂
16：10-16：25机动
16：25前往机场，车程约30分钟
17：40

CA1303
深圳—北京

---安排接机
随行及关键联络电话：--- ---
--- ---

附件四：国外出差日程安排表范例
---实施副总经理访问汉城行程表（99年7月14日至17日）
访问时间
关键活动
地点
备注

7月14日
17：50——20：40

21：00——21：30
北京——汉城

抵达酒店办理入住
（因通讯不便，LG商事提供一部手机在汉城期间使用，号码为：
KIMPO Airport

Holiday inn Seoul
LG商事Mr.J.S.PARK等
在机场左边出口举牌接
(Tel: )
下榻处: Holiday in Seoul(佳乐)
Tel: 82—02—7179441
Fax:82—02—7159441

7

月

15

日
8：00——9：00

9：00——12：30

12：30——13：20

13：20——14：40

14：40——16：40

16：40——18：00
和LG LCD部B.Kwon/V.President 及LG商事K.M.Ahn / Sr.MGR 、J.S.Park 共进早餐及会谈

前往LG 在龟尾LCD厂

和LG LCD责任人午餐

参观及会谈（陪同及参与者:LG LCD 厂总经理Mr.K.S.Park/Exe.Director、LG 商事K.M.Ann/Sr.MGR 、J.S.Park）

前往LG电子在平泽CD ROM 厂

参观及会谈（陪同及参与者：LG电子Mr.M.H.Park/Sr.Director Mr.J.H.Cheng/G.MGR
LG商事:K.M.Ahn/ Sr.MGR、J.S.Park）
Holiday inn Seoul
or
LG Twin Towers

龟尾

旅程：3小时

中餐

主持人: Mr.K.S.Park

旅程：3小时

主持人: Mr.M.H.Park

访问时间
关键活动
地点
备注
7月15日
18：00——19：30

19：30——21：00
和LG电子人员共进晚餐

回酒店
平泽

7

月

16

日

8：00——9：20

9：30——10：00

10：30——10：50
10：50——11：20
11：20——11：50

11：50——13：00

13：00——14：00

自酒店前往三星电子LCD工厂所在地

高层领导见面（LCD Marketing W.H.Hong/Sr.MGR、崔敏洙先生等）
---作联想电脑企业及产品介绍
针对相关问题进行会谈
参观

和会者共进午餐

乘车前往LG总部

七星（Kiheung）

联络人： Mr.J.Y.Park
Tel:82—02—7507313

14：30——17：00

17：00——17：30

19：00——21：00

会谈（参与者：LG商事D.H.Kang/V.President
LG电子 M.H.Park/Exe.Director等)

回酒店休息

和LG商事人员共进晚餐（D.H.Kang/V.President 、K.M.Ahn/Sr.MGR
Y.H.Kim/Sr.MGR)

LG总部

Holiday inn Seoul

联络人:LG商事Mr.J.S.Park

主持人:Mr. D.H.Kang
访问时间
关键活动
地点
备注

7月17日

10：00——18：00

18：00——19：00

21：40——22：40

参观韩国电子市场/汉城市区及近郊观光游览

酒店结帐、乘车前往金浦机场

汉城——北京

汉城市区及近郊

陪同人：导游、
LG商事Mr.J.S.Park
（17日为韩国国庆日）

自酒店到机场约40分钟旅程

三、会议安排
会议分内部会议和外部会议，现进行分别介绍。
（一） 内部会议安排

l 领导主持会议

注意事项：
Ø会前和领导及相关部门责任人明确会议内容、议程和参与人；
Ø综合考虑多种原因（如领导全天日程安排），安排会议地点立即间；
Ø下发会议通知后，确定参会人是否已收到通知，对尤其关键参会人，可经过电话确定；
Ø会中帮助放映PPT，并时刻关注会场内情况，随机应变；
Ø对会中达成决议立即跟踪，并反馈给领导；
l 领导参与会议

（二）外部见面安排
l 总经理主持外部见面

注意事项：
l 综合考虑多种原因，选择适宜见面地点、预定会议室；
l 注意准备电子或纸制欢迎牌、激光笔；
l 会前和对方沟通是否需准备翻译，如需要，提前确定；
l 依据来访企业习惯及来访者等级准备礼品；
l 在和来访企业沟通中确定是否需安排车辆接送，如需要注意把握接送时间，并通知对方确切见面时间及地点；
l 考虑是否需要在见面时录音或拍照，并提前准备；
l 如需安排参观，提前和企划部联络，填写参观申请，安排参观陪同人；
l 会前给领导提供相关背景材料，如需要请相关部门责任人和领导沟通洽谈事宜；
l 在会前拟制meeting agenda（见模版）
l 在制作PPT时依据各部门情况、来访者需求酌情修改添加内容，注意内容立即更新，并依据来访者需求制作中/英文；
--首次见面PPT应包含：联想总体情况及业务情况介绍；
--再次见面应注意：有针对性业务回顾（可请相关业务部门提供资料）。
l 帮总经理准备名片，并提醒见面时携带；
l 提前30分钟进行，调试设备，摆放材料，迎接客人，注意对待客人谦和有礼态度；
l 提醒总经理参会，在GM同意后陪同参会，参会中帮助放映ppt，并关注会场内情况，随机应变，灵活处理多种情况；
l 见面结束后，待领导或陪同送客人离去；以后整理笔记本电脑等仪器设备；

l 总经理参与外部见面

总经理参与其它部门组织、主持见面，秘书工作可能就不像前面介绍那样繁多。但应从较专业角度帮助安排。并关注以下几点：

注意事项：
l 会前为总经理准备具体背景材料；
l 会前了解会议具体地点，如在不一样办公区，请注意把握出发参会时间；
l 对会中决议，总经理期望具体了解，立即跟进并反馈

四、大型活动
（一） 陪同领导参与大型活动：
部门
时序
秘书
领导
活动后
活动当日
活动前一天
预定车辆
安排日程
Y
征求领导意见
了解活动议程
N
接收活动邀请
结束
整理业务资料和名片
关注领导需要，为领导挡驾
带好活动议程、名片等资料
提醒领导应参与哪几项活动
开始

陪同领导参与大型活动步骤说明：
1、 接收活动邀请
l 得到活动议程，判定关键程度，咨询领导意见；
l 对于领导同意参与活动事先安排日程；
2、 活动前一天准备工作
l 做好准备工作，如预定车辆等；
l 提醒领导应该参与活动那几项；
3、 活动当日
l 着大方职业装，化淡妆，发型整齐，工作时间要佩带胸卡；
l 带好活动议程、名片等资料；
l 活动中关注领导需要，注意保持在领导视线内，在必需时为领导挡驾；
4、 活动后
l 整理业务资料和名片。

（二）参与支持大型活动：
部门
时序
秘书
领导
征求领导理意见
总经理审阅
Y
活动后
活动当日
活动前三星期
接收活动邀请
依据领导授意跟进工作
结束
依据录音整理讲话稿
整理业务资料和名片
配合演示PPT，做好录音
带好活动议程、名片等资料
参与分工演练
N
修改
帮助领导准备讲话稿、PPT、主持词等
安排日程
N
Y
了解活动议程
开始

参与支持大型活动步骤说明：
1、 接收活动邀请
l 得到活动议程，判定关键程度，咨询领导意见；
l 假如领导同意参与活动，安排好日程；
2、 活动前三星期
l 参与分工会，明确总经理和自己职责，了解其它人职责，将总经理日程细化落实；
假如讲话稿、PPT是由秘书准备，要给自己留出修改时间；
l 帮助领导准备PPT、讲话稿、主持词等，经领导审阅后修改定稿；
定稿PPT和讲话稿要交给会议组织者；
l 参与彩排；对重大活动中需要配合演示PPT一定要反复演练；
3、 活动当日
l 参与外部活动时，秘书应着端庄大方职业装，化淡妆，发型整齐，工作时间要佩带胸卡；
l 带好以下物品：拷好资料笔记本电脑和两张备份软盘、名片、激光笔、激光笔电池、签字笔、录音机、磁带、麦克风、纸巾、润喉片等；
l 活动中配合演示PPT，做好录音；
l 活动中配合接待企业或外部领导，活动期间要保持在领导视线之内，在关注自己领导需求同时也关注其它领导需求；
l 在突发紧急情况下不要慌乱，首先要关注自己领导需求或布署，可能情况下主动分担会务人员工作；
4、 活动后
l 整理业务资料和名片；
l 依据录音整理讲话稿；
l 领导在活动中往往会碰到大家，引发很多工作管理上想法，需要秘书参会后跟进落实。

五、突发来访接待
部门
时序

秘书
领导
征求领导意见
N NNN
YNNN
总经理方便接待
结束
依据领导授意进行后续安排
安排领导同来访者见面
为对方安排会议室，告诉对方需要等候时间
领导方便时通知来访情况
记下对方联络方法，留下对方资料
征求对方意见，帮助安排其它责任人见面
主动另约见面时间
结束
Y
转交相关部门责任人处理
留下来访者联络方法和介绍资料
通知来访者相关部门责任人联络方法
N
Y
和部门业务相关？
礼貌拒绝
N
和企业业务相关？
N
Y
对来访者熟悉？
问清对方来访目标
开始

接待突发来访步骤说明：
l 问清对方来访目标；
l 对于领导熟悉且很关键客人，假如领导当初有时间接待，应该尽可能安排，能够把来访者带到会议室，为对方准备饮料和报纸，并告诉对方大约要等多久，同时礼貌地暗示对方领导下一个聚会何时开始，请对方注意时间；
l 对于领导熟悉且很关键客人，假如领导当初不愿接待或不在办公室，由秘书对情况做出解释，让来访者认为她随时全部会受到欢迎，同时咨询来访者意见，主动和来访者另约一个见面时间，或帮助她安排和相关责任人见面；留下来访者联络方法和资料，待领导方便时转告领导，假如需要可进行后续安排；
l 对于和企业和部门毫不相关来访者，有礼貌地拒绝；但假如自己不能确定，一定要咨询相关责任人意见；
l 对于和其它部门业务相关来访，能够告诉对方相关部门联络方法，留下对方联络方法和资料，转交相关部门处理；
l 对于确实应由领导分管来访记下对方联络方法，告诉对方领导不能立即接待她，并做出解释。假如对方愿意，能够推荐对方和部门其它责任人联络，同时告诉对方能够先把想法以写信或寄email方法告诉领导；
在领导方便时通知来访情况，依据领导授意进行后续安排。

注意事项：
l 有些来访者听不进秘书所做任何解释，死缠着非见领导不可，对这种人一定要毫不妥协—但要注意礼貌—反复进行解释并提出提议。同时一定要向对方确保能够写信或发email给总经理，而且领导一定会看。

第三部分　沟通协调

一、内部沟通
l 秘书要和所服务领导建立常常性沟通，了解领导近期工作关键、业务关键点及管理方面思想。正确了解领导授意、做好上情下达工作。
l 秘书应以主动谦虚态度和领导所领导部门人员充足沟通，尽可能立即了解各项业务进展情况，并将信息立即整理反馈给领导，有效地帮助领导推进工作
l 作为秘书，在日常工作中，注意和其它部门和同事协作，要把对方看作是自己资源，经过一点一滴交往，协调和各部门之间关系，对任何部门、任何一位同事全部应有极强用户意识，尊敬对方、尊重对方，注意立即向那些给你支持部门和人员表示谢意。

二、外部沟通
外部沟通会大量使用电话、电子设备、书信等媒介，所以要尤其重视在这些方面商务礼仪。（见电话礼仪、书信规范）

（一）业务合作：
l 作为领导和外界沟通窗口，秘书应以热忱态度和合作厂商建立起真诚信任关系，但在处理事务时注意以企业利益为重，端正自己位置，灵活处理。
l 尊重合作伙伴和供给商，要注意多方了解和业务相关事务，以做到正确了解对方意图、帮助进行有效沟通和传达。
l 在代领导进行相关业务推进工作时，要和合作厂商达成了解，为总经理决议发明良好合作环境，辅助总经理推进。
（二）礼尚往来：
l 答谢（节日礼品、贺卡等）在关键节日（如圣诞节、新年、春节、或关键合作厂商企业纪念日等）秘书应在征求领导意见以后，以礼品或贺信立即致意，维护和合作厂商友好关系。
l 在业务合作中，适时提醒总经理并为其安排和供给商或战略合作伙伴建立常常性沟通。以促进相互了解和深入合作。
三、秘书作为领导辅助人员应含有礼仪
秘书作为领导辅助人员，除完成日常业务事宜外，更多精力是为领导服务。一个好秘书既是领导助手又是领导参谋，秘书在日常工作中既要辅助领导进行决议，同时还要辅助领导树立良好公众形象。
（一） 作好助手和参谋工作
1、 参与决议调研，提供有份量信息。
秘书要做好决议参谋，就要主动参与决议调查研究。首先是广泛搜集信息，多提供真实情况。其次是超前搞好调研，多提供决议预案。再次是和领导同时思维，多提供有份量文稿。其中要把握三点：
第一、 要有观察力，跟踪了解领导思维轨迹，敏于捕捉领导思想火花。才能立即估计领导在想什么，准备什么。
第二、 要站在领导工作角度思索问题，才有一定高度、广度和深度。
第三、 主动和领导交流思想，经过听取领导意见不停调整自己思维，在事务处理和文稿撰写中愈加好地表现领导思想。
2、 参与实践，帮助领导推进工作。
（1） 主动介入相关工作，立即掌握相关情况，适时提出提议。
（2） 常常了解全局情况，取得按时保质完成各类任务主动权。
3、 参与要有度，参谋要有方
（1） 参与决议调研，重视“多谋”，切忌“擅断”。
（2） 参与督促检验，工作要“到位”，不能“越位”
（3） 参与工作实践，要当好助手，不能做“主手”，做好牵头、把关、协调工作。
（二） 辅助总经理塑造良好形象。
1． 语言形象
领导在正式场所发表讲话，秘书要事先准备好文字材料、讲话提要，必需时做好语言标识。公务活动之前，提供广泛适用背景资料（包含活动内容、所要处理基础问题及和此相关人文等知识）供领导参考准备。
2．帮助领导树立行为合作形象。要在事务安排中，尤其是企业内部活动中，使领导多接触一般职员，了解情况，融于职员之中，才能使领导形象得以升华。
3． 帮助领导树立行为激励形象。要尊重她人，帮助领导把握好用人之道，多协商，多征求大家意见，在坚持标准前提下，尽可能满足下属及部门需求，增强协力。
4． 帮助领导树立行为感化形象。领导者要经过本身行动影响她人，秘书是领导对外界面口，必需帮助领导做好以下几项工作：
（1） 要待人热情，比如在领导开展某项活动之前，具体了解该项活动所包含人员情况，包含姓名、身份、履历等，方便领导掌握对方信息，为开展热情友好交际活动发明条件。
（2） 对外交往要真诚情切，秘书要很好地领会和把握总经理处事标准，并在对外交往中很好地利用，必需时提醒总经理率先垂范，以身作则。以感化、教育和鼓舞她人。
四、 秘书礼仪素质要求
（一） 培养良好道德修养
礼仪是道德一个外在表现形式，良好道德会令人自然展示优雅得体举止仪态，表现谦虚恭敬态度。
1、 公正客观。要公正地评价她人，不要以自己好恶来评说她人，也不用自己好恶要求她人。在处事中，不能感情用事，要以是非标准而不能以职务高低论曲直，提批评、提议要出于“公心”，帮助她人要出于“诚心”。
2、 忠诚守信。要忠诚老实，办事恪守标准，忠于承诺，能办事要千方百计办，不能办事要向对方说明情由以得到她人谅解。
3、 摆正站位。秘书一定要摆正自己位置，在和不一样身份人交往处事中，要正确推行自己职责，而不能超越权限，既要主动地配合工作，又不能干预领导决议和下属或其它部门工作。
（二） 培养谦虚而恭敬落落大方态度
谦虚是指正确地看待自己，也正确地看待她人。不过高估量自己，不过低估量她人， 善于发觉自己缺点并更正，善于发觉她人优点欣赏和学习。恭敬就是尊重对方人格，诚恳待人，和蔼热情，不骄横。谦虚而恭敬态度往往是一个人神态、语言、动作和行为综合表现。
1、 表情。表情中最关键原因是眼神和微笑。它们能够表现出对对方欣赏、了解和欢迎。尤其在和人交谈时，眼神要能显示你在倾听对方谈话，使对方感到你能了解她、尊重她，才能赢得对方信任，从而产生愿意同你交往。一样微笑能使生疏变为亲密，真诚微笑能造成相互信任和亲切友好气氛。
2、 举止。手势和行立坐态全部能表现出谦虚而恭敬态度。秘书常常和领导出现于多种场所，更应注意礼节。在社交场所要主动、大方地和对方接触、递送名片、自我介绍。让对方立即了解自己，言谈中注意语言文雅和委婉，说话方法轻松自如，语速不急不徐，落落大方。
3、 切记她人姓名，称呼合适亲切。通常人对于自己姓名尤其在意，假如记得对方姓名，会使对方对你产生莫大好感。即使忘记了对方姓名，也要委婉地“套”出或不动声色地处理。切忌直白对方“记不起了”或“我忘记了”等让对方难堪。
4、 培养温文而雅仪表风度。
衣着仪表是个性表征，反应一个人文化修养和格调，显示自己职业和职位。秘书正式场所应着整齐得体大方优雅职业装。

第四部分 文字支持

秘书文字支持应达成要求：
l 针对性强——文档处理要直接、明确地去处理某个具体问题，提出意见和措施。在拟制中，要针对一件事写一件事，不能把要求以外东西写进去。比如写一个准备开展一项活动通知，就要围绕为何要开展这一活动和怎样开展等来写；从收文范围来看，需明确收文对象，对需要了解而不需要直接处理事情人可采取抄送形式；对于保密文件，一定要有显著保密标识符。
l 具体真实——具体是指收文人看了文档后知道该怎样去做，真实是指实事求是。
l 条理性强——文字工作含有明确指导作用，可操作性强，所以对拟制文稿条理性要求尤为突出。
l 时限性强——文字工作是处理随时发生问题或将要出现问题。要写得立即，不然会延误时机，严重时会造成企业损失。
l 有固定格式——格式为内容服务，要有相正确稳定性。

秘书文字支持种类：
l 传真和邮件（具体处理步骤见前）
l 业务类文档（正式文件、汇报、总结、PPT制作等）
l 通常信件、感谢信、邀请函等

程序：准备——撰拟——审核修改、公布
l 准备
Ø 明确行文要求。秘书应事先了解行文目标、收文对象、关键内容，在和领导相互沟通中，正确领会领导意图，并据此进行写作。
Ø 确定专题。专题通常是说明事物、汇报工作、说明政策中所表述基础见解和主张。
Ø 选择正确文种。如向上级请示指示或同意宜用“请示”而不用“汇报”，因为“汇报”不要求批复而只适适用于向领导反馈信息、提供参考。
Ø 调查研究搜集材料。在接收领导授意后，秘书应进行深入调查研究，搜集标志着材料。
l 撰拟文稿
Ø合理安排正文表述次序，可使文档内容紧凑有序，纲目清楚，前后衔接紧密，方便收文人阅读和正确了解。
Ø写好开头和结尾。开头用以唤起收文者注意，引导阅读，通常采取下述形式：
（1） 简明交代拟文依据和目标
（2） 概述相关情况，使收文人了解发文背景
（3） 以简明文字提醒全文专题，引发收文人注意
（4） 说明基础见解，使收文人在开头处即取得明确定识
（5） 直接点明结论，以启发收文人思索，增强文件鲜明性
（6） 表明同意或转发实施态度，多用于公布规章制度通知
（7） 表示祝贺、敬意、谢意等，多用于函和讲话稿
Ø结尾通常采取下述形式：
（1） 使用文件词语，强调行文目标，如“特此汇报”
（2） 概括和深化专题，帮助收文人深入了解全文
（3） 陈说具体要求，如“上述要求，请予同意”
（4） 发出号召，提出期望和要求
（5） 说明文件生效、施行时间
Ø 书写文稿，文档