置地公司行政管理制度样本.doc

版本号：1.0签发人：华润置地（上海）行政管理制度1 目标：为了提升企业行政管理效率，确保企业日常运作高效、安全，加强行政管理工作综合职能和服务职能。2 范围：本制度适适用于华润置地（上海）。3 人事行政部工作职责：3.1 在企业总经理领导下工作，认真做好写字楼日常管理工作。3.2 负责企业文秘工作，包含文件制发、公文呈转、文书档案、印鉴管理、会议组织、接待及取送信函物件等事宜。3.3 统一购置、分发办公用具；负责固定资产报批、购置、清点和管理；做好写字楼绿化、饮用水管理。3.4 负责电话申请安装、接转，电话、传真机、复印机维修、养护及费用结算等事宜。3.5 负责集团企业人员日常接待、住宿安排、机票及车船票预订工作。3.6 负责企业业务招待酒店预订、车辆安排工作；3.7 负责企业总务及后勤保障工作。配合并推进相关部门日常管理。3.8 负责写字楼防火、防盗、安全保卫、清洁卫生工作。3.9 负责职员午餐费用结算工作。3.10 负责企业车辆保养、年检、养路费及车船使用税交纳、驾驶员安全学习和管理；负责车辆损坏及肇事保险理赔工作。3.11 根据企业车辆使用相关要求保障企业领导、各部门用车要求。3.12 确保企业在办公用具、固定资产采购及酒店、车船票、机票预订等各项开支方面，保持成本事先。4 公文管理：4.1 文档编号格式企业文档均采取以下格式给予编号：A/B/C/DA表示对文档分类：日常工作用CRLSH表示，项目收发文须注明项目名称（如：董家渡DJD）B表示发文部门：行政代码为“1”，财务代码为“2”， 设计部代码为“3”，市场部代码为“4”，合约部代码为“5”，经营部代码为“6”，工程代码为“7”，新增部门以这类推。C表示部门下属子目录：采取两位数字代码：（01、02、03、04、05、06、07、0899）各部门可依据企业要求以合理分类使用，通常情况下部门规章制度代码为“01”，会议纪要代码为“02”，企业通知、通告、决定代码为“03”，政府所发相关文件代码为“04”，集团相关文件代码为“05”，致政府机关信函代码为“06”，企业签定协议代码为“07”，部门工作计划代码为“08”，部门多种请示汇报代码为“09”，企业法律文件代码为“10”，企业财产资料代码为“11”，其它代码为“99”；预留“12-30”代码编号由企业统一分类使用，各部门可从“31-98”代码中自行选择分类，但每个分类编号一经使用，需到行政部立案登记。D表示流水号以四位数计如“0001、0002”等，此号为大流水号不因部门而反复。假如是发文可在流水号前标示撰文人简称。举例：1、董家渡项目指挥部发来相关办理申请拆迁许可文，是我们第二十三个需要收 编文，则编号为DJD/1/04/00232、芮洁写相关企业注册资料函，发到集团，是我们第一百个需要收编文则编号为CRLSH/1/05/RJ0100 4.2 收文4.2.1 收文办理程序包含签收、编号、登记、分发、批办、承接、传输、催办、查办、立卷、归档、销毁。4.2.2 部门来文，人事行政部刻制一个收文专用章，全部收文均由行政部秘书统一登记编号加盖收文专用章，经行政部经理签署拟办意见后，放入对应传阅文件夹送相关人员、部门批阅。4.2.3 依据阅批范围,由行政部负责送阅及催办。企业领导及各相关部门对文件应立即阅看并签字,以后应退回行政部,不得自行传输,以防丢失和延时误事。4.2.4 来文处理必需做到立即、正确、安全，必需严格实施保密标准和相关保密要求，确保企业商业秘密安全。4.2.5 各相关部门对企业领导已指示公文要立即处理,或复印一份留存办理,但需将处理意见或结果标注于收文签上,并将原件退回行政部归档立案。4.2.6 传阅文件,请阅后署名并注明阅文日期,不得以圈阅替换署名。4.2.7 经相关人员带回发给企业公文及相关会议文件,应统一交行政部登记、传阅、归档。4.2.8 上级机关及政府致企业领导信件，由收件人开封并视信件情况决定处理意见后，通常交由行政部保留。4.2.9 企业全部收到传真，均由行政部统一搜集，在加盖传真收件章后，根据收文操作程序办理。4.3 发文4.3.1 发文程序包含拟稿、审核、会签、编号、缮印、校对、用印、分发、立卷、归档、销毁。4.3.2 常见公文种类：4.3.2.1 决定：适适用于对关键事项或重大行动做出安排。4.3.2.2 通告：适适用于在一定范围内公布应该遵守或周知事项。4.3.2.3 通知：适适用于批转下级单位公文，转发上级和不相隶属单位公文；公布规章；传达要求下级办理和相关单位需要周知或共同实施事项；职员职务任免和聘用。4.3.2.4 通报：适适用于表彰优异，批评错误，传达关键精神或情况。4.3.2.5 汇报：适适用于向上级机关汇报工作，反应情况，提出意见或提议，回复上级机关问询，不得夹带请示事项。4.3.2.6 请示：适适用于向上级机关请求指示、同意，要求一文一事。4.3.2.7 批复：适适用于回复下级单位请示事项。4.3.2.8 函：适适用于不相隶属单位之间相互商洽业务、问询和回复问题。4.3.2.9 会议纪要：适适用于记载和传达会议情况议定事项。4.3.3 公文格式及字体规则:4.3.3.1 编号：五号 宋体4.3.3.2 签发人：五号 宋体4.3.3.3 标题：三号 仿宋GB2312 居中4.3.3.4 称呼：四号 黑体 左齐4.3.3.5 正文：小四号 宋体 左齐行间距定义为最小值18磅, 并经过调整字间距, 尽可能避免“此页无正文”和段落最终一个字另起一行，以确保页面充实、完整、美观。正文中结构层次序数为，第一层为“1”，第二层为“1.1”，第三层为“1.1.1”，第四层为“1.1.1.1”。除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、常见语、缩略语、含有修辞色彩语句中作为词素数字必需使用汉字外，应该使用阿拉伯数字。4.3.3.6 附件：正文以后, 成文时间之前，注明次序和名称。4.3.3.7 发文单位及成文时间：小四号 仿宋GB2312 左齐 以领导签发日期为准4.3.3.8 印章：除会议纪要及部门文档外, 应加盖印章(需“骑年压月”)。4.3.3.9 抄报、抄送：小四号 仿宋GB2312 和正文齐4.3.4 公文用纸统一采取国际标准A4型(长297mm 、宽210mm)，左侧装订。以企业或部门名义发文，要采取企业信笺，并加盖对应印章。4.3.5 凡以企业或部门名义发文，均应实施部门流转会签制度填写发文会签单（见附表一），文稿由各相关部门使用统一拟稿纸草拟并署名，部门责任人核签，由文稿内容包含各相关部门签署意见，并经部门经理签字，然后交人事行政部复核，人事行政部负责确定发文范围、印发份数和缓急程度后，呈总经理签发。4.3.6 经总经理签发文件底稿退回行政部进行登记、编号、打印和发送。4.3.7 草拟、修改和签批公文，不得使用铅笔或圆珠笔，不得在文章装订线以外书写。4.3.8 向下级单位关键行文，应该同时抄送直接上级机关。4.3.9 受企业公文格式限制，且只需报送企业分管领导和相关部门，避免滥送。4.3.10 严厉企业行文制度，要重视效用，不得滥发，做到少而精。4.3.11 企业全部对外传真应由行政部统一编号、发送，行政部秘书在文件发出后应加盖传真发件章，并统一归档方便查阅。5 印章管理5.1 企业内设三级公章。一级为企业法人代表个人印章和企业公章，二级为财务专用章、总经理个人印章、人力资源部章、协议专用章，三级为部门章和其它业务公章。总经理负责企业法人代表、总经理个人印章保管、使用；人事行政部负责企业印章、人事行政部门章保管、使用；财务部负责财务专用章、协议专用章保管、使用；其它部门负责部门章及业务章。印章须有专员保管,不得随意转交她人。5.2 人事行政部负责企业印章刻制、更换。5.3 使用公章需填写用印单（见附表二）由部门经理签署意见，并确定是否需总经理加签后交人事行政部办理。通常性事务，授权人事行政部经理签署。5.4 凡以企业名义对上级单位和外单位请示、汇报、公函、通知、协议、协议等含有法人性质书面文件及工作人员工作证件，外出联络工作介绍信均加盖企业公章。凡部门用于对内对外工作往来文字交接、说明、财产手续和其它实物进入库证实，用部门公章。5.5 凡企业领导已签署文件、合约，如需用印，视同领导同意，可直接和行政部联络办理。5.6 遇特殊情况，需在空白纸上加盖企业印章时，必需经企业领导同意，登记后方可签发。如未使用，须退回行政部。5.7 非签约、工商登记、领取牌照额度等特殊情况，不得携带企业公章外出。必需携带公章外出时，需填写印章借用记录表（见附表三）并经企业总经理同意后，由经办人在行政部办理借用手续，使用完成应立即归还。印章外借期间，责任由借用人负担。5.8 行政部负责填写印章使用记录表（见附表四），内容包含使用时间、用途、份数、同意人、承接人；借用公章应统计借用人、借用时间、用途、归还时间。5.9 凡授权相关部门管理使用印章要严格用印制度,认真推行登记签手续,不得私自扩大使用范围；印章须有专员保管,不得随意转交她人。6 办公用具管理6.1 企业写字楼办公用具由人事行政部统一购置。各部门须指定专员负责报领；急需且人事行政部没有库存文具用具，由部门购置后，需经人事行政部责任人签字，方可到财务部报销。6.2 领用文具，需填写 月份办公用具申领计划表（见附表五），并由领用部门责任人签字认可。6.3 各部门每个月20日前，将所需办公用具数量汇总至人事行政部，由其负责准备。6.4 每个月10日为办公文具领用日，其它时间不再零星发放办公用用具。如因工作需要临时领用办公用具需填写办公用具领用表（见附表十八）。6.5 凡100元以上较珍贵文具，由行政部经理审批后，方可购置。6.6 计算器、胶纸座、订书机等不易耗损用具，一次配齐后，标准上不反复发放。如丢失，需由部门经理签批；如破损，须以旧换新。注意节省开支，不得铺张浪费。6.7 企业信笺、信封、名片、资料袋、便签纸印制，需严格根据集团统一字体、颜色和规格，以保持企业对外企业文化形象。6.8 各部门对领用印有企业字头信封和信笺要严加管理，预防其它人员利用企业信封、信笺做有损企业利益活动。7 电话、传真机管理7.1 人事行政部委派专员负责管理和操作写字楼电话总机、传真机，并做好日常养护及维修联络工作。7.2 企业写字楼电话通常不开通中国、国际长途。因业务需要使用中国、国际长途电话，必需严格推行申请、审批手续。使用人通知总台文员电话号码，由总台文员负责接通后转接申请人，总台文员应同时做好使用统计。7.3 凡未按企业要求私自使用中国、国际长途，一经查实，所发生费用及法律责任一概由当事人负责。7.4 因公事使用长途电话，要尽可能缩短通话时间，能够用电子邮件、传真办理业务，尽可能不使用电话。7.5 任何职员均不得使用传真机拨打长途电话。7.6 建立传真件发送登记、审批制度。凡发出传真件，必需在发送传真文件记录表（见附表六）进行登记。企业传真接收统一由人事行政部负责，总台文员需立即登记传真接收登记单（见附表七），所收传真按企业收文相关要求办理。7.7 不得使用传真机办理私人事项。7.8 人事行政部负责不定时对电话、传真机使用情况进行检验。7.9 前台接线员接听电话用语应规范，“您好！华润置地”，语气应热情诚恳、请字当头，转接分机号码熟记，遇有忙音应转接最近分机以免延误，分机呼叫回转，接线员应问询来电人电话、姓名、来电事项并给予统计方便回复。8 车辆管理8.1 企业车辆关键是确保企业领导及接待相关来宾用车。 企业车辆标准上不安排接送内部职员往返机场，如人数在四人以上（含四人）由人事行政部依据派车情况统一安排。8.2 企业车辆由人事行政部统一调度，如遇特殊情况,企业领导直接向司机要车，司机应立即汇报人事行政部，方便立即掌握车辆调度和使用情况。其它人员通常不得随意调动企业车辆(含工作时间以外)。8.3 企业各部门如需用车应提前一天向人事行政部申请，填写派车单（见附表八），经部门经理签署后，交由人事行政部统一安排，车辆使用完成应立即将钥匙和派车单（派车单须具体填写使用情况）归还人事行政部，并确保车辆及车上物品完好。未经同意不得私自动用车辆。车辆使用期间如发生事故，应冷静对待立即电话通知企业人事行政部，服从民警调解，如属我方责任标准上应由我方保险企业指定车辆修理厂给予修复，如对方有异议应凭民警开具调解书意见给予处理。8.4 如遇企业领导和接待工作繁忙，人事行政部安排车辆有困难时，人事行政部根据车辆使用登记情况及任务轻重缓急程度给予合理调配，各部门应顾全大局，人事服从行政部安排。8.5 驾驶员要按要求时间、地点出车，通常应提前5分钟抵达出车地点，出车前应具体统计出车地点、时间、用车人，以免延误。每次出车后驾驶员应具体填报派车单各项内容并将其呈送行政部，使企业立即了解车辆使用情况。每个月30日由人事行政部检验、查对车辆里程表。驾驶员全部费用报销单据应经人事行政部查对签字后财务部方可报销。8.6 驾驶员行车应遵守交通规则，注意礼貌行车，要为集团企业领导及关键来宾打开车门。8.7 驾驶员在出车前应对车辆给予清洗，做到车辆内外清洁、车窗明亮，车辆行驶证、养路费随车存放，出车前驾驶员应检验上述证件是否齐备，严禁证照不齐上路行驶；人事行政部定时对车辆进行检验、保养、维修，使车况处于良好状态，严禁有事故隐患车辆上路行驶。车辆行驶证、养路费驾驶员应妥善保管，以上证件如有丢失由责任人自行补办，补办费用及延误验车罚款由责任人负担。8.8 驾驶员应保持手提电话电源充足，随时接收，不得随意关机。8.9 标准上任何人士不得将企业车辆开回家泊车过夜，未经许可，私自将企业车辆开回家过夜者，不仅要受到批评，一旦发生车辆问题，责任将由当车人负责。8.10 行政部负责企业车辆年检、保养、维修、装饰等事宜，包含费用支出需填写车辆维修申请表（见附表九），经同意后方可实施。9 写字楼管理9.1 写字楼工作职员应遵守劳动纪律，认真打卡考勤，文明办公。9.2 写字楼设有门禁系统，职员进出企业需携带门禁卡，门禁卡如发生丢失，应立即通知企业行政部，由行政部给予补办，费用职员自理，门禁卡每张成本费人民币50元，如因个人原因未立即通知行政部，而给企业造成损失，责任由丢失人负担。职员不管何种原因未打卡考勤均应事后向人事部书面陈说原因，填写相关考勤统计，具体见人事部考勤管理制度。9.3 企业职员上班时间应精神饱满，男仕必需着西装或衬衣扎领带；女仕须着装整齐、大方得体，不得穿奇装异服，周五为便服日。上班时间，不得吃零食，看和工作无关书籍、报纸，不得打私人电话、聊天、玩游戏、看电视等和工作无关活动。9.4 行政部前台文员每日应按时抵达工作岗位，做好报纸、信件分发工作。9.5 接待客人，热情有礼；商谈业务，耐心诚恳。写字楼内严禁大声喧哗，聚众谈笑。9.6 凡需向企业领导、部门经理汇报工作，资料内容应准备充足，叙述条理清楚，关键突出，重大问题应提出处理方法及意见，方便领导决议。9.7 不得随便打断她人谈话，不准随便翻动她人桌上文件、物品、电脑资料。9.8 办公场所要保持桌椅整齐，文件物品要摆放有序，不得乱堆乱放，做好个人桌面清洁卫生工作。9.9 接听电话应态度和蔼、用语礼貌，控制音量，言简意赅，严禁煲电话粥。9.10 领导部署任务或和之交谈时，应作好相关统计，工作处理完成应立即口头或书面汇报处理结果。9.11 严禁在写字楼用餐、吸烟，不得乱扔纸屑或其它污物。9.12 上班时间，企业职员内部联络工作，上下楼梯应保持脚步轻盈。9.13 未经行政部许可，不得任意增加电器和大型办公设备；也不得私自移动办公家私、办公设备及绿化花草。9.14 发扬“一张纸两面用”企业精神，厉行节省、杜绝浪费。9.15 写字楼办公室门及大门钥匙，未经许可不得私自配制。认真做好防火、防盗、防破坏工作，发觉问题立即处理或汇报。9.16 平时下班前各部门最终离创办公室人员应负责检验部门内门窗、电脑、电灯、空调、取暖器等设备是否关闭，最终离开企业人员需检验企业各部门是否锁门，在确定无误后负责关闭企业公共部位电灯，锁企业大门。节假日前，需进行安全保卫工作检验，落实值班人员，检验水、电、门、窗、空调、取暖器是否关闭及保密文件安全存放。10 来客接待10.1 企业日常来访客人由前台文员负责接待，接待客人应面带微笑、态度和蔼、用语礼貌、请字当头，先安排客人在接待区就坐，电话联络被访人，确定后安排接待会议室，标准上企业办公区域外人不得入内。10.2 为表现企业形象，前台接待文员应主动将客人领入会客室，打开灯光，为来客安排茶水，在确定客人无其它事宜后方可离开。10.3 企业会议室、接待室、阅览室、储藏室、样品间由行政部统一管理，部门需使用企业会议室，需提前一天向行政部提出申请，由行政部在会议室使用统计表（见附表十）上给予注明，会议室使用以会议室使用统计表所列次序为准。10.4 因为业务需要馈赠礼品或业务招待，须由两人共同经办并按金额等级提前请示（详见费用报销及物资采购审批权限明细表），经同意后方可报销。10.5 因工作原因接收任何形式馈赠，全部应立即向部门经理或总经理汇报，并上交财务部统一管理。11 企业档案、图书、杂志、报纸管理11.1 企业图书、杂志、报纸征订工作统一由行政部负责，各部门将所需订阅清单报行政部，由行政部将各部门清单给予整理、会同价格一并报总经理审批后，以企业名义给予征订，严禁以个人名义征订。11.2 人事行政部负责企业征订图书、杂志、报纸统计、整理、分发、归档工作。总台文员将最近三天报纸，存放于企业阅览室报架，将替换报纸交市场部整理归档后给予处理。11.3 部门因工作需要购置书籍，需填写购书申请单（见附表十一），经同意后给予购置，新购书籍统一由行政部办理登记手续后方可借阅。11.4 企业职员借阅企业图书、杂志需到行政部办理相关手续，并在图书、杂志借阅簿上登记，行政部将每个月定时在企业局域网上公布图书、杂志目录及借阅情况，供大家参考。借阅企业档案需填写借阅单（见附表十二）经部门经理和总经理签署后，交人事行政部办理登记借阅等手续。12 企业资产设备采购、管理、调拨、报废管理12.1 人事行政部负责企业资产设备采购、编号、登记、保养、检验、调拨、报废管理。12.2 设备采购由需求部门提出申请及预算，人事行政部负责询价复核，协议签署工作。新增设备验收需由申请部门和行政部共同完成，设备验收时需填写固定资产验收单（见附表十三）。12.3 企业每十二个月11月组织一次财产检验，人事行政部依据财务部提供固定资产报表，结合人事行政部相关统计，编制固定资产清单（见附表十四），呈送财务部复核。12.4 人事行政部依据每十二个月财产检验结果，办理固定资产调拨、报废手续，填制固定资产调拨单（见附表十五）及固定资产报废单（见附表十六）。