专项招标档案管理新规制度.doc

招标中心技术档案管理制度
一、 管理标准
为深入加强档案管理，愈加好提供档案查询服务，为建设工程中标后跟踪管理和咨询服务发明条件，结合实际情况，特制订本要求。
二、招标投标【招标采购】档案存档内容包含：
（一）招标【招标采购】工作全过程资料（参考表格范本目录）
备注：①资料分为一正一副；在资料封皮上标注（正本、
副本、废标和日期）
②日期为招标编号日期
③废标只留存正本
（二）投标供给商投标文件
备注：标书留存一正两副
三、归档程序
（一）资料移交：由项目责任人在项目招标工作结束在 5个工作日内，按要求整理完整资料一份，上交档案资料员，并由档案资料员清点提交资料是否完整。
（二）资料归档保留：档案资料员从接收档案资料后5个工作日内，按要求进行分类归档。
四、档案借用要求
1、借用者要维护档案资料完整和安全，不准涂改、
污损、拆散，丢失和转借。
2、借阅档案、资料必需先完善登记手续后方可借阅，归还时清点无误后由档案资料管理人员当面销号。
3、查阅档案资料均由档案管理人员负责查找，任何人员均不能在室内自行查找。
4、未经档案管理人员同意，不可将任何档案资料外借、复印、或发送电子档给外单位人员，如违反本要求由此带来不利影响由档案资料管理人员自行负担。
五、档案保密、防范
加强防范，做好档案室或柜保密工作，注意预防失密、失盗、和火灾事故。加强对档案室或柜管理，杜绝腐蚀、潮湿、霉变和虫蛀。

编写：采购部 审核： 同意：

附件一：
招标采购档案交接表
项目编号
项目名称
档案是否齐全
标书（一正一副）
交接人
接收人

附件二：
招标采购档案借阅记录表
项目编号
项目名称
领取人单位
领取人名称
领取日期
退还日期

附件三：
招标档案存放登记汇总表
序号
存放地点
内容（编号）
存放日期
存放人