公司会议管理制度样本.doc

企业会议管理制度样本广西创新港湾工程会议管理措施第一章 总则第一条 为提升会议效率和加强会后落实工作,特制订本管理要求。第二条 本要求只适适用于企业级会议,部门内部会议可参考本要求相关精神实施。第三条 会议召开本着精简、高效、重视效果标准进行,避免开冗会。第二章 职责第四条 会议主持人 每次会议,必需事先确定一个会议主持人。主持人是指对该次会议议题负有重大责任、存在重大关联人,能够是实施董事和总经理,也能够是部门经理和骨干职员。 确定主持人目标是提升会议效率、激励企业职员主动参与企业各项事务。 会议主持人职责:负责确定会议议题及参会人员名单,指导、配合办公室确定会议议程,签发会议纪要(假如主持人是部门经理或骨干职员,则会同实施董事或总经理签发)。第五条 办公室办公室是企业会议管理具体负责和协调机构,职责包含:1、负责统一安排各项会议;2、负责汇总各项会议纪要;3、负责依据会议纪要检验落实结果;4、办公室负责会议统计。第三章 总经理办公例会安排第六条 总经理办公例会总经理办公例会由总经理负责召集和主持,如总经理因特殊原因不能推行本职时,由总经理授权一人召集和主持。总经理办公例会于每七天第一个工作日早晨9:30召开,地点为企业会议室,如有变动,由总经理告之办公室,办公室提前通知和会人员。和会人员为企业本部高层管理人员、部门经理。实施董事可依据会议议题关键程度决定是否列席。会议议程为:主持人宣告开会,和会人员按经营部、生产中心、总工办、供给部、财务部、办公室、人力资源部等部门次序汇报上周工作情况及本周工作计划,提出工作中具体问题,主持人解答问题,总结陈词,通报相关精神,做具体工作安排,宣告散会。办公室负责会议所需资料准备工作。如有必需,办公室负责将此次会议议题提前通知和会人员。第四章 通常性会议安排第七条 通常性会议是指除总经理例会之外企业级会议。一、会议指令下达和会议申请 1、实施董事和总经理需提前一天(紧急情况除外)向办公室下达会议指令,指令内容包含会议议题、参会人员立即间安排;2、部门经理和骨干职员如因工作原因需要召开企业级会议,需提前一天提出书面申请,经总经理同意后,向办公室申报会议议题、参会人员立即间安排等具体事项。二、会议准备 1、办公室负责会议通知草案确实定,经总经理同意后下发正式会议通知(见附件一)。 2、办公室负责安排、协调会议地点、时间。会议场所提前部署,保持整齐,所需仪器设备提前到位并调试正常。3、办公室在会议主持人指导、配合下,负责确定会议议程、准备会议资料、事先确定会议讲话人并通知到位。 4、办公室负责总结签收、回复情况,最终确定和会人员。5、如有必需,办公室负责和会人员食宿安排。第五章 会议召开第八条 会议召开1、主持人严格按既定时间开始,介绍会议议题和会议议程。2、参会人员围绕议题进行讨论。语言要精炼,见解要明确,不得转移专题。3、主持人要注意把握会议时间,立即做出结论,立即阻止干扰会议任何情况。4、最终由主持人进行总结讲话,形成会议决议,并适时宣告散会。第九条 办公室秘书负责会议统计,对结论性讲话做关键统计。第六章 会议纪要第十条 当日由办公室负责编写会议纪要(见附件二),由主持人当日或次日中午12点前签发,办公室负责送交和会人员。第十一条 会议决议实施人在收到会议纪要后,必需严格实施决议第十二条 办公室负责对会议纪要实施督办(具体见”行政督办制度”)。办公室依据会议纪要,检验相关人员和部门落实会议决议情况。第十三条 会议主持人必需主动了解会议决议落实情况,有责任督促实施人落实会议决议。第七章 会议考勤和纪律第十四条 会议考勤由办公室秘书负责。和会人员不得无故迟到、早退或缺席。如有特殊情况不能到会,应提前向办公室请假方可,不然以通报批评处理。第十五条 和会人员不得无故中途退席。第十六条 会议期间和会人员将手机转到振动档,非企业业务联络电话或其它紧急情况不得接听,不得会客(特殊客人除外),认真听取会议内容并做好统计。和会人员不可无故打断她人讲话,不可对讲话者吹毛求疵。第八章 保密事项第十七条 和会人员对会议内容秘密事项负有保密义务。如发生泄密情况,追究相关责任人责任,责任结果表现在考评结果上。附表一、会议通知单会议通知单收 文发 文姓 名姓 名部 门部 门 页 数共 页(含本页)发文日期传真号码传真号码专题联系内容为了 ,企业决定于 年 月 日在广西南宁召开会议。现将相关事宜通知以下:一、 和会人员名单:二、 会议地点:_;三、 主持人和讲话人及讲话次序:四、 会议议题:五、 会议议程:六、 会议资料: 七、 报到事项:请和会人员于前到向会务组报到。联络电话:_;八、其它相关事项:1、各项目部人员差旅费用在各部办理报销,企业本部人员差旅费用由企业本部办理报销。2、食宿由统一安排。3、请和会人员安排好会议期间本部门工作。五、 和会人员收到通知后请在下栏中签字,签收后立即传真到_交_收。返回传真时间以不超出 月 日早晨 时为限。 广西新港湾工程 日期: 拟 稿签 发和会人员签收栏签收人签收日期计划抵达日期备注附件二、会议纪要格式会议纪要编号:时间年 月 日 时 分至 月 日 时 分地点主持人和会人员议题决议内容以下:整理人主持人签发时间时间