PMC如何完善公司电脑文档管理新规制度.docx

PMC怎样完善企业电脑文档管理制度收起我们企业一名职员在离职时，将自己电脑内资料基础删完，只交接了三个文件给新人，新人因为不清楚，就在交接清单上面签字了。该职员离职一周后，主管领导才发觉资料被删问题，于是要求IT人员恢复被删除文件，但还是有部分文件没措施恢复，而且在恢复文件时，发觉了该离职职员电脑里面有很多不属于她资料，部分是主管领导资料，不过主管领导并没有转发过给她。请问大家，现在这个职员已经离职，该怎样对该职员进行追责？她还有30天工资未发，是否能够依据企业奖惩制度对其进行处罚？另外，有哪些预防方法，能够预防这类事件再次发生？ 从案例描术中，我们能够看到，这家单位对企业电脑及电脑文档管理是没有良好制度或是要求，所以造成职员能够经过多种路径或手段拿到非她所在岗位能查到电脑文档资料，而且在岗位人员流失替换时，全靠人为交接，根本无法做到真正工作交接管理。没有工作交接要求，所以才会造成职员离职时，把有用资料给毁掉，全部无法知晓。通常情况下，人员离职时全部存在多种多样问题，不然也不会选择离开企业。若是离职职员是因为工作不快乐而辞职，那能够肯定这位离职帅锅或是美女会做部分你意想不到行为，因为她（她）要发泄心中对企业不满，这是人之常情。既然是人之常情，企业方就得做好万全之策来规避这些不合理现象，降低企业损失。即使职员在离职时把资料毁掉，能够经过其它方法来填补。 任何事情发生，全部必需有纠正方法和预防方法，不然类似问题将会不停重演。当问题发生后，只要我们抱着假如处理问题，假如将损失减到最小，抛开一切私心，事情就能处理得合情合理。我们先说说纠正方法吧，这毕竟是要处理目前问题，也是一个亡羊补牢做法，但还是要做才行。 纠正方法： 1）调查事情真实情况，搜集离职职员毁掉电脑文档证据。现在只是企业方说是离职职员删掉了电脑资料，但实际上也并不知道是否是该离职职员删掉（当然，假如电脑脑只是一个人使用，而且企业内部又没有内网，那结果就是肯定。）。有没有机会是新来职员在不知情情况下误删除？这也极难说。所以企业方应该要求IT检验删除统计，假如删除统计显示是离职职员删掉，能够要求其负担对应责任。为何有企业在职员离职后，离职时未发工资要等到企业统发时候再发，也就是避免职员在离职时消毁企业账山册和和岗位工作相关之资料。 2）联络当事人，并以了解态度和其沟通，期望其能返还被毁资料。任何事情发生全部会有她原因，找到问题根源，就没有处理不了事。通常情况下，在总损人不利己事之前，全部会提前为自己做好退路，以保本身安全。我了解这位职员在毁掉企业电脑资料前，应该自己有备份资料，万一被企业发觉后，并企业掌握了证据，这种行为必需是不光彩行为。在沟通中，将后果通知其后果，假如该人员能将备份资料还回企业，企业也能够既往不咎，放她一马。沟通时要注意技巧，让职员知道你已经掌握了她删除资料证据，不然她人全部走了，凭什么还要把东西还回来。 3）从头再来，一切重做。以上两个方法全部行不通，企业就认命吧，从头做起。下属资料大多数在领导电脑应该全部是有（通常下属做出来东西，全部会发给领导审核，审核没问题后才能发行），所以对企业损失应该也不会很大，只是增加此工作量而已，就当是给新人一个学习和锻炼。重做对新人来说会有些难度，做这些资料对她上司来说不会有困难，只要把框架做出来，然后交给新人一样会很完成，数据除外。 预防方法： 全部说我们做HR总是把人想得太坏，没措施，只能把人或事想到坏处，才能做好预防工作。当一个问题发生后，要处理目前问题是很轻易，只要把损失或影响减到最小就行了，不过为了后续不要再发生一样问题，那必需得有预防方案，而且还要将预防方法跟踪实施到位，不然预防方法也只是在纸上写写，嘴上说说，最终变成了空话，浪费时间和精力，这不是处理问题宗旨。纠正方法只是处理了当初问题，预防才能做到杜绝或是降低。 1）设置电脑权限。即使电脑有权限控制对使用人员来说会存在不方便，不过岗位电脑使用人员不私自安装软件，是不会影响正常工作，因为正常工作所需之软件IT全部会安装了。而且对于企业大部分资料和文件是属于企业资产，不能被人员随便带出企业，尤其是部分技术资料，假如离职职员将企业技术资料带出企业，就意味着企业技术泄漏。这是一个很可怕风险，任何一家企业全部必需谨慎对待企业无形资产电脑资料。如比控制USB接口、控制上网、控制电脑使用人员私自安装软件等。做到电脑仅供办公用，降低无须要损失和麻烦。 2）有用资料全部统一上传到企业文件服务器，服务器查阅文档以岗位电脑权限控制。企业应明确各部门文件和报表，而且要求定时上传到企业服务器，然后由IT部门检验各部门上传情况，并负责管理企业全部电脑资料。只要把各部门资料全部上传到服务器上，任何职员离职时，全部不用担心离职职员破坏电脑文件。IT技术人员把服务器设置不一样修改权限，做到只要上传服务器资料就不能删除。标准上，需要修改服务器上资料，应该是各部门经理才有修改权限，其它人员只有阅读权限。而且每个部门只能查阅所属部门资料，不能进查阅非本部门资料，只有这么才能确保企业信息安全。 文件服务器文档管理： 第一步，按文件类型分大类，如： 第二步，按部门分类，如： 第三步，依据部门全部文件进行分类存放，如： 3）假如企业经济条件许可，老板对这块比较重视情况下，能够考虑将企业全部电脑用网络监控。网络警察应该是很多企业全部有用，IT有专门设备对全企业电脑进行监控，你电脑在做什么全部会被统计下来。这么就是最有利证据，估量这设备应该不会廉价。其实，只要我们做电脑权限控制、全部工作相关资料上传到服务器上进行管理，相信以后能够杜绝这类问题。