恒大地产全国性材料物资采购供应管理新规制度.doc

全国性材料物资采购供应管理制度第一章 总 则一、全国性材料物资定义：由集团统一招标、订立年度合同，广州恒大材料设备有限公司（如下简称材料设备公司）或地区公司负责采购供应材料物资。二、材料设备公司及地区公司重要负责全国性材料物资采购供应工作。三、地区公司工程部负责材料申报、验收、使用管理，并拟定各施工单位进度款申报周期内材料使用量。各工程部必要依照工程建设量至少设立一名专职材料管理人员，由其负责建立健全筹划申报台帐及材料使用台帐，以及材料款支付及扣款对账工作。四、地区公司工程技术部负责我司材料筹划审核，材料配送、质量及台帐监督检查考核工作，并协调解决地区公司内部材料管理方面问题。五、地区公司预决算部负责施工单位所用全国性材料物资款核算工作，在工程进度审核及结算审核时对接受和使用材料数量、金额进行核算。六、地区公司合同管理部负责材料款扣除审核及合同履约监督维权取证工作。七、集团财务中心、地区公司财务部负责全国性材料物资财务核算及款项代付代扣工作。八、集团管理中心负责全国性材料物资配送监督管理及地区公司材料筹划审批工作。第二章 全国性材料物资采购供应方式一、由材料设备公司统一采购供应给施工单位材料：人造砂岩、外墙砖、仿石砖、仿古砖、涂料、水泥瓦（含西瓦）、卫浴五金、洁具（含陶瓷、龙头）、抛光砖、瓷片、开关面板插座、墙纸、吸顶灯（含筒灯）、园林灯具、水晶灯、橱柜、入户门、户内门、门锁五金、木地板、阳台栏杆、铁艺门及围墙栏杆、室内铝合金飘窗台栏杆、电线电缆（含高压电缆）、PVC及PPR等管材管件、分集水器、酒店及会所地毯、酒店电子锁、防水材料、户内配电箱、给水阀门、弱电箱箱体、钢塑复合管及管件、地弹簧、排气扇、淋浴间隔。二、由材料设备公司统一采购供应给地区公司或酒店集团材料物资：厨房电器、对讲机、智能化产品（含停车收费系统、监控系统、可视对讲系统、数字硬盘录像机）、楼盘电瓶车、酒店会所物资（含乒乓球桌及挡板、钢琴、桌球台、健身器材、休闲沙发按摩床及技师凳、酒店电视机、浴室防水电视、电话机、清洁设备、保险箱、客房冰箱、电脑电视一体机、客房布草、餐饮布草、骨瓷、强化瓷、自助餐设备、厨房小型设备、不锈钢餐具、水晶器皿、客房一次性用品、宴会家具、酒店家具、客房床具、客房服务用品、客房落地灯及台灯、服务车类、酒店系统管理软件、水会管理软件、办公家具）、电脑、安全帽、保安装备、广告伞、制服、公共区配电柜、垃圾桶及园林座椅、金银器、不锈钢制品、厨房用品、大堂服务用品、货架系列、公共区垃圾桶、体育器材、标记标牌、清洁剂、印刷品、纸巾类、户外家具、维修工具、员工宿舍家具、员工宿舍床上用品、员工工鞋、系统管理软件、粮油、烟酒、贵重干货。三、由集团订立年度框架合同、地区公司负责订立合同并采购供应材料设备：小型中央空调、空调机组、风机盘管、发电机组、电梯、变频供水设备、铝合金门窗、变压器、高低压开关柜、低压母线槽、高尔夫草坪设备、视频会议系统、屋村巴士。四、全国性材料物资增减管理：材料类别增减由管理中心负责报集团总裁审批；因设计因素、产品更新换代及产品优化不增长成本由设计院或园林集团负责报集团主管领导审批，增长成本须报董事局分管领导审批。五、由材料设备公司统一采购供应材料物资，不容许地区公司采购供应；因特殊状况需地区公司采购供应，须经主管材料供应集团副总裁审批批准后方可采购供应。第三章 全国性材料物资样板管理一、归档原始样板：须由供货单位、材料设备公司、设计院或园林集团、招投标中心四方签名或盖章确认，仅封存一套于材料设备公司。二、验收原始样板：须由供货单位、材料设备公司、设计院或园林集团三方签名或盖章确认，由材料设备公司负责发放。原则上验收原始样板于封存后3天内下发、新项目材料进场20天前下发，地区公司每个项目各1套（由工程部签收），总工室1套，材料设备公司驻地配送质检部各1套，设计院或园林集团1套，供货单位1套。三、验收原始样板可采用实物、实物小样、图片资料等形式。四、所有材料物资样板须登记造册，由使用部门自行管理。 第四章 全国性材料物资采购供应合同管理一、全国性材料物资年度购销合同订立（一）全国性材料物资由集团常务招投标小组招标，框架合同或年度合同分别由招投标中心、材料设备公司及地区公司负责订立。（二）年度材料物资定标须报董事局主席审批；月度价格上浮须报董事局主席审批、月度价格下浮由主管材料集团公司副总裁审批，并均须订立补充合同。（三）年度合同须报集团总裁审批。（四）年度合同需签补充合同报集团公司主管副总裁审批。二、三方合同及供货合同订立（一）地区公司在订立施工合同步，须列出该项目所需全国性材料物资明细。（二）材料设备公司在订立供货合同步，须列明产品代码和类别。（三）地区公司在订立施工合同步，须同步订立三方合同及供货合同。材料设备公司于每月10日前将未订立“三方合同和供货合同” 施工单位名单提交集团财务中心，财务中心必要停止该单位工程进度款，直至其订立为止。（四）三方合同及供货合同由材料设备公司自行审批。三、合同文本管理：档案中心、财务部存档合同原件各壹份。第五章 全国性材料物资筹划管理一、材料筹划种类：年度材料筹划、三月材料筹划、月度实际用料筹划。二、筹划模板编制： （一）设计院、园林集团和材料设备公司共同下发全国性材料物资使用手册及全国性材料物资统一原则表，并注明材料编码、品名、规格型号、使用位置。（二）材料设备公司下发全国性材料物资筹划模板，仅包括设计已选用规格型号。三、材料筹划申报、审批流程：（一）年度材料筹划：由材料设备公司负责编制，在集团年度工程开发建设筹划或重大节点筹划下发后15天内编制完毕。（二）三月材料筹划：由地区公司工程部负责编制，于每月12日前提交工程技术部；工程技术部于每月15日前完毕审核后提交集团管理中心；集团管理中心每月20日前完毕审批后提交材料设备公司；材料设备公司于每月25日前整顿汇总后提交供货单位备料。（三）月度实际用料筹划：由地区公司工程部编制下月筹划并于每月1日前提交工程技术部；工程技术部于每月3日前完毕审核并经主管工程公司领导审批后提交集团管理中心；集团管理中心于每月5日前完毕审批后提交材料设备公司；材料设备公司于每月10日前下发下月订单至供货单位。(四)施工单位尚未拟定或三方合同未订立,地区公司可以工程部名义申报材料。第六章 全国性材料物资库存管理一、各类材料物资原则上均须库存，并建立台帐、定期盘点。二、仓库及库存量设立： 每个都市须设立仓库，原则上各仓库备洋房10套1000原则、5套原则样板房材料用量，有别墅盘地区A型别墅备2套，B、C型别墅备4套板房用量；厂家库存量原则上不少于年度材料测算量10%和三月材料筹划第1个月需求用量相比较大值。三、库存材料物资补仓规定：原则上材料物资出仓后须及时补仓。第七章 全国性材料物资配送管理一、材料分批进场管理（一）交楼大批量材料筹划可分批进场。（二）依照工程实际进度需要，工程部组织施工单位、驻地配送质检部人员讨论后，出具材料分批进场方案，经地区公司工程技术部、主管工程公司领导审核及管理中心现场负责人审批后，于每月15日前提交材料设备公司。（三）已申报材料筹划规定到货时间与现场工程进度需求明显不符，材料设备公司可依照工程实际进度安排材料进场，并提请管理中心现场负责人批准后执行。但因而影响现场工程进度，经管理中心现场负责人签字确认后，对材料设备公司进行惩罚。二、卸货管理（一）材料物资到达现场4个小时前，材料设备公司驻地配送质检部项目负责人告知工程部项目经理及管理中心现场负责人；物资到施工现场后，材料设备公司仓管员及质检员告知工程部监理工程师及管理中心现场负责人；工程部监理工程师必要在30分钟内到达施工现场，组织施工单位开始卸货，规定6个小时内将材料物资卸完，并完毕工地收货单签字确认工作；否则，材料设备公司将问题及时告知管理中心。（二）由于地区公司因素导致规定期间不能卸货，材料设备公司有权自行组织卸货，由此产生一切费用由地区公司承担，费用由地区公司财务部在其帐户中直接划扣给材料设备公司。（三）材料设备公司驻地配送质检部编制卸货台账，每月月底提交管理中心。三、验收管理（一）全国性材料物资分为工厂、仓库、现场验收。（二）验收原则：按照全国性材料物资现场验收原则执行。1、工厂验收 1）、依照需要可安排驻厂人员验收。2）、验收要点：与否为该供货单位生产；与否符合产品规格、型号、数量及级别等规定。2、仓库验收供货单位送货到仓库后，材料设备公司仓管、质检员各1名及供货单位代表共同按验收规定验收，合格由材料设备公司开具进仓单，验收人员共同签名确认；不合格不得接受。3、现场验收1）、从供货单位送货到施工现场：材料设备公司仓管、质检员各1名及供货单位代表按验收规定验收，合格由材料设备公司开具材料设备公司收货单，验收人员共同签名确认；不合格不得接受。材料设备公司现场收货完毕后，组织工程部监理工程师及施工单位代表进行现场收货，由材料设备公司开具工地收货单，现场验收人员共同签名确认。2）、仓配到施工现场：由材料设备公司先开具材料设备公司收货单，并将材料发送至现场，若无法及时配送，地区公司可自行提取并办理费用签证。货品至现场后由材料设备公司组织工程部监理工程师及施工单位代表收货，并开具工地收货单，现场验收人员共同签名确认。（三）材料到场验收合格后，因安装、使用不当或成品保护不力导致产品维修问题由工程部组织材料设备公司、供货单位和施工单位召开会议，最后由工程部裁决责任划分。（四）材料设备公司、地区公司工程部共同负责全国性材料物资品质验收，如对到货材料品质有异议，最后由地区公司董事长裁定。（五）以工程部名义申报材料到场后，仍未拟定施工单位，由工程部负责签收并保管；施工单位拟定后，在其领用材料时，地区公司工程部应以函件形式报材料设备公司，以供发票开具；由地区公司工程部负责办理材料领用手续，材料领用单签字应齐全，并据以对施工单位扣款，同步应将材料领用单材料设备公司财务部联提交材料设备公司。（六）施工单位已拟定，但因种种因素回绝在工地收货单上签字，工程部应在材料到场后15天内协调施工单位签字。15天后施工单位仍未签字，材料设备公司将单据交地区公司财务部挂账。（七）原施工单位已签收，但半途变更单位（材料没用完，新单位又不接受原材料）或材料用于其她项目，地区公司应在新单位进场15天内协调完毕并办妥有关手续；原施工单位退料后由新单位重新领用，应使用红字工地收货单办理假退料手续（至少经材料管理员、项目经理、工程部经理、材料设备公司及原施工单位签字），以供财务调账。（八）因施工单位不签收等问题导致库存材料，现场材料管理员应建立健全现场不签收甲供材料台帐；每月末地区公司材料管理员、材料设备公司配送质检部人员应共同盘点库存甲供材料，财务部须每季度参加盘点；对于有质保期材料，应标注有效日期；并将签字确认后现场不签收甲供材料盘点表报管理中心及地区公司财务部。 （九）地区公司负责采购材料物资验收管理参照上述规定执行。四、到货材料管理：（一）地区公司工程部会同合同管理部发函施工单位，规定施工单位对全国性材料物资接受提供授权委托书，明确必要由被授权人接受材料，授权委托书原件由工程部存档，复印件交材料设备公司、预决算部、财务部、合同管理部备案。（二）施工单位接受后材料，由施工单位负保管责任。（三）若发现施工单位申报材料数量与需求量差别较大或施工单位将申购材料用在非我司项目，将追究施工单位责任，情节严重解除双方战略合伙关系。五、退货调拨管理：按照全国性材料物资退货调拨及结算管理办法执行。第八章 单据管理一、单据类别：（一）进仓单一式四联：存根（结算部）、供货单位、财务部、配送质检部。（二）出仓单一式三联：存根（结算部）、财务部、配送质检部。（三）材料设备公司收货单一式四联：存根（结算部）、供货单位、财务部、配送质检部。（四）工地收货单一式六联：存根（材料设备公司结算部）、材料设备公司财务部、施工单位、地区公司财务部、地区公司预决算部、地区公司工程技术部/工程部。材料设备公司在工地收货单签字确认当天将工程部联交地区公司工程部材料管理员，并在两天内提交电子版；在每周一前将地区公司预决算部联、财务部联原件及电子版提交有关部门。二、单据印制：由材料设备公司负责印制。三、单据领用：所有单据领用必要造册登记备查。四、单据使用：（一）供货单位送货给材料设备公司材料物资，材料设备公司开具材料设备公司收货单，作为材料设备公司支付供货单位货款唯一根据。（二）材料设备公司送货给施工单位或地区公司材料物资，材料设备公司开具工地收货单，作为地区公司代付代扣货款唯一根据。（三）进、出仓材料物资须开具进仓单、出仓单。 五、单据传递：上述单据由材料设备公司传递到各有关使用部门。第九章 盘点管理一、材料设备公司库存材料盘点管理规定：（一）材料设备公司需依照材料物资类别、品种、规格型号设立明细账，并依照已确认进仓单每日序时登记物资入库明细账；依照出仓单每日序时登记物资出库明细账；依照材料设备公司收货单每日序时登记物资收货明细账；依照工地收货单每日序时登记物资供货明细账。（二）每月最后一天为仓库结账日，每月1-2日为盘点时间，材料设备公司、地区公司财务部负责记录上个自然月材料入库、出库及结余状况，对材料物资进行账账核对和账实核对，发现盘盈、盘亏及时查找因素，并依照集团公司关于规定进行解决。二、材料设备公司库存材料盘点程序：（一）记账时间：每月记账时间为上月26日至次月25日为1个自然月。（二）盘点时间：结账时间为每月25日，实地盘点时间为每月1-2日。（三）盘点人：材料设备公司配送质检部、地区公司财务部。（四）盘点详细事项：1、盘点前：仓管员须将材料物资进行分类，按类别、规格型号摆放整洁，并先按账面数打印出材料物资实物盘点表；盘点时，逐个清点实物，做好账、卡、物核对工作，清点每种物资、核对登记并编制材料物资实物盘点表；盘点后，所有现场盘点人员须在材料物资实物盘点表签名确认。对盘盈、盘亏实物应及时查明因素并做好记录，不能立即查明因素盘盈、盘亏，应及时注明待查因素，并在五天内完毕。2、盘点期间已收到而未办妥入账手续或已办理出库手续尚未提货材料物资，应另行分别存储，并予以标示。3、所有盘点财务都以静态盘点为原则，盘点开始后应停止材料物资进出及移动。4、盘点使用单据、报表内所有栏位若遇修改处，均须经所有盘点人员签字确认。（五）对盘盈、盘亏材料解决：由材料设备公司配送质检部出具材料物资盘盈、盘亏解决意见报告，写明盘盈、盘亏材料物资类别、规格型号、数量、金额和详细因素，并给出初步解决意见，经财务部审核后依照盘盈、盘亏金额大小报有关领导审批，10万元以内（含10万元）报主管材料集团副总裁审批，超过10万元再报总裁审批，审批后交财务部和配送质检部各一份进行账务调节。三、地区公司库存盘点管理参照上述规定执行。第十章 结算管理一、由材料设备公司供货给施工单位，地区公司代付代扣结算：（一）工地收货单是材料设备公司、地区公司和施工单位三方结算支付唯一根据。（二）材料设备公司结算部依照工地收货单编制对账单，并在NC系统中生成销售发票，每月25日结账（一种结帐月为上月26日至本月25日），每月3-7日，完毕对账单报审；每月8-13日，材料设备公司配送质检部依照对账单与地区公司预决算部、财务部对账，并于每月13日前将各方确认完毕对账单提交地区公司预决算部；地区公司预决算部依照对帐单填写申请使用资金审批表，于每月15日前办完资金审批手续。（三）每月20日地区公司必要代付材料款给材料设备公司，如果地区公司每月20日不能代付材料款，地区公司财务部必要停止该公司一切款项支付，直到该公司账目上款项可以扣除支付材料款时，由地区公司财务部直接支付给材料设备公司材料款。（四）因特殊状况，地区公司如需暂时在当月少扣、缓扣或暂时不扣施工单位材料款时，须由地区公司董事长/总经理审批。（五）发包人指定分包工程中涉及发包人指定材料设备公司供货，结算时须转扣总包单位某些，原则上由工程总包单位提前出具授权书，授权现场施工单位（即分包单位）代表总包单位对工地收货单上相应数量金额予以确认。特殊状况可由工程总包单位和分包单位共同在工地收货单上签字确认。授权书须由工程总包单位和分包单位双方加盖公章确认，材料设备公司统一编号管理，并在对帐单中须注明总包单位和授权书编号。（六）施工单位尚未拟定或三方合同未订立，工地收货单仍应按全国性材料物资采购供应管理制度规定对账和付款；为保证财务信息精确及对材料使用状况监督，地区公司财务应及时入账解决，暂挂：借记“原材料-待解决甲供材料客商、项目辅助核算，贷记“应付账款-应付材料款供应商辅助核算，并按工地收货单号登记财务部甲供材料简易台帐。地区公司财务收到施工单位领用单据后，调节账务解决：借： 预付账款-XX施工单位客商、项目辅助核算贷：原材料-待解决甲供材料客商、项目辅助核算（七）施工单位已拟定，但因种种因素回绝在工地收货单上签字，详细结算及挂账方式参照第（六）条解决。二、材料设备公司供货给地区公司货款结算：（一）工地收货单是材料设备公司、地区公司双方结算支付唯一根据。（二）材料设备公司结算部依照工地收货单编制对账单，并在NC系统中生成销售发票，每月25日结账（一种结帐月为上月26日至本月25日），每月3-7日，完毕对账单报审；每月8-13日，材料设备公司配送质检部依照对账单与地区公司预决算部、财务部对账，并于每月13日前将各方确认完毕对账单提交地区公司预决算部；地区公司预决算部依照对帐单填写申请使用资金审批表，于每月15日前办完资金审批手续。（三）每月20日前地区公司必要付材料款给材料设备公司，如果地区公司每月20日不能支付材料款，地区公司财务部必要停止该地区公司一切款项支付，直到该地区公司账目上款项可以支付材料款时，由地区公司财务部直接支付给材料设备公司材料款。三、材料设备公司对供货单位材料款结算：（一）材料设备公司收货单是材料设备公司、供货单位双方结算支付唯一根据。（二）材料设备公司每月25日与供应商结账（一种结帐月为上月26日至本月25日）；每月9-15日，由供货单位提供对账清单于材料设备公司结算部，双方核算并签字确认（供货单位盖公章）；每月16-20日，材料设备公司结算部依照双方确认对账清单填写申请使用资金审批表报财务部审核，审核后按程序履行报批手续；每月21-25日由材料设备公司财务部按已完毕报批手续申请使用资金审批表将材料款支付给供货单位。四、地区公司对供货单位货款结算：（一）地区公司须按合同规定支付供货单位货款。（二）地区公司按合同应付未付而又没有提出书面合法理由，由材料设备公司按合同规定提交资金申请单给财务中心，财务中心核准后指令地区公司财务部直接将货款支付给供货单位。（三）款项支付后，由集团财务中心书面知会材料设备公司、地区公司各有关单位/部门。五、地区公司对施工单位货款结算：（一）施工单位在申报进度款中必要明确当周期全国性材料物资接受量、使用量，工程部负责核算；预决算部负责按合同在当期进度款中将全国性材料物资材料款予以扣除，施工单位当月接受全国性材料物资必要在三个月内按合同商定比例或至少80%（无合同商定期）比例扣除完毕。（二）工程结算前，由预决算部牵头组织工程部、材料设备公司、工程技术部、财务部、合同管理部进行清核对账，并按合同商定将材料款予以所有扣除。（三）材料设备公司、地区公司预决算部必要做好全国性材料物资到货台帐；地区公司工程部必要做好全国性材料物资到货、使用及退货调拨台帐，并于每月25日前提交工程技术部、合同管理部；预决算部必要做好全国性材料物资扣款台帐。每月25日前，由地区公司工程技术部牵头组织工程部、材料设备公司、预决算部、财务部、合同管理部核对上周期材料到货、退货调拨及扣款状况。（四）对地区公司自行采购供应施工单位材料参照上述规定执行，地区公司采购部、招投标部参照材料设备公司职责划分操作。第十一章 考核规定本制度考核：按照集团管理中心下发考核办法执行。附件：1、三月材料筹划表 2、月度实际用料筹划表 3、订货清单 4、送货告知 5、材料设备公司收货单 6、工地收货单 7、对帐单 8、材料物资实物盘点表 9、*地区卸货台账 10、材料领用单11、现场不签收甲供材料台帐 12、现场不签收甲供材料盘点表13、授权委托书 14、财务部甲供材料简易台帐 15、全国性材料物资到货台帐16、全国性材料物资到货、使用及退货调拨台帐17、全国性材料物资扣款台帐