商务酒店市场销售部规定与程序模板.doc

松花江凯莱商务酒店市场销售部SOP时间：05月31日编辑：高 萍女士内容：市场销售部标准操作步骤审批：郭 敏先生销售部SOP制度目录1. 销售部岗位职责2. 上班时间和职员行为3. 电话礼仪4. 销售造访5. 每日销售造访汇报6. 电话造访7. 店内销售8. 联合造访9. 客房预订/预订修改10. 团体预订11. 丢失/取消生意汇报12. 介绍酒店设施13. 营销计划14. 新职员培训15. 制订价格16. 宴会、会议平面图17. 销售管理18. 销售会议19. 销售部规章制度及考评细则20. 后附协议及表格样本松花江凯莱商务酒店要求和程序题目：上班时间和职员行为要求和程序编号：SALES-001页数：1页准备：市场销售部副总监-高 萍女士同意：总经理-郭敏先生传达致：市场销售部全体生效日期：.06.011、 工作时间为8：0017：00, 午休时间为12：0013：00。2、 午饭时间要轮番用餐以确保有些人在办公室值守。当人手不够时应通知总机提供留言服务，回来后应立即提取留言。3、 签订团体和关键用户抵达时间表，销售部人员要按时间表轮番值班以接待好用户。4、 保持职业化态度和装束，营造工作气氛。l 个人装束应庄重、大方，并保持洁净整齐。l 桌面尽可能保持整齐。5、 不许长时间和店内各办公室或店外亲朋通话。6、 在用户面前要全神贯注，避免在和用户交谈时接电话或被杂事打断。松花江凯莱商务酒店要求和程序题目：电话礼仪要求和程序编号：SALES-002页数：1/2页准备：市场销售部副总监-高 萍女士同意：总经理-郭敏先生传达致：市场销售部全体生效日期：.06.01保持应有说话态度，带着微笑和人交谈，不要因为对方看不到你表情或态度，就草率不注意。1、 保持适度亲切感，绝对不能够用粗鲁或没精打采口气说话。2、 接听电话时要注意：1）在第一声电话铃响完后才接听，以免出现停顿效果。2）说出第一句话前应深呼吸，以免造成无须要误会。3）首先报出自己部门和姓名。4）注意对方第一句话，以确定对方身份和需求。5）电话应对努力争取简练、明了、语言客气及信息正确。6）随时附和，表现出自己倾听诚意，使对方快速地将关键点说出，而且取得对方好感。7）将电话内容正确统计，以免误事。8）电话交谈结束时，感谢对方订房，订餐或咨询，并要等对方挂断电话后，才可放下话筒或挂断。9）答应对方事要遵守诺言全力办到，并给和电话回复。3、 拨出电话时1) 事先想好要说什么，记下关键点。2) 当电话接通，对方接听时，要立即报出酒店名称及自己姓名。3) 问候和寒喧时声音要洪亮，稍带笑意，不可立即谈入正题。4) 对未预约或冒昧电话，略述抱歉之意，然后语气委婉诚恳地将通话意图告诉对方。松花江凯莱商务酒店要求和程序题目：电话礼仪要求和程序编号：SALES-002页数：2/2页准备：市场销售部副总监-高 萍女士同意：总经理-郭敏先生传达致：市场销售部全体生效日期：.06.015) 假如是第一次和对方通话，应告诉对方从何处得悉其电话，消除用户不安。6) 电话交谈时用语一定要妥当、正确，以免弄巧成拙。7) 若对方不在，需麻烦接电话人代转口信时，应问询对方姓名。8) 电话交谈完成，先说敬语，以后再挂断，如：“谢谢您在百忙中接电话”，“很对不起，打搅了”之类话，为下次预约做好铺垫。松花江凯莱商务酒店要求和程序题目：销售造访要求和程序编号：SALES-003页数：1页准备：市场销售部副总监-高 萍女士同意：总经理-郭敏先生传达致：市场销售部全体生效日期：.06.011、 找出潜在用户。2、 造访前准备，包含以下方面：对竞争对手了解；用户背景，酒店本身信息了解；仪容仪表；身体语言；语言和聆听技巧。3、 确立造访目标拿来生意。4、 五个关键步骤：1） 在第一声电话铃响完后才接听，以免出现停顿效果。2） 自我介绍，打开局面3） 了解用户要求，使用户介入你问题4） 介绍酒店产品和服务5） 克服用户拒绝行为和语言6） 争取生意，结束造访，跟办未尽事宜松花江凯莱商务酒店要求和程序题目：每日销售造访汇报要求和程序编号：SALES-004页数：1/2页准备：市场销售部副总监-高 萍女士同意：总经理-郭敏先生传达致：市场销售部全体生效日期：.06.011、造访一个新用户以后，全部要在当日完成一份销售汇报。汇报将作为建立用户档案基础。销售汇报完成后应该确保洁净无涂改，不一定打字。（详表后附）2、关键汇报内容包含：1） 用户方面联络人及职务、联络电话：注意姓名拼写不要犯错，另外，电话分机也要统计2） 造访用户日期 3） 所造访企业名称4） 所造访企业地址5） 用户生意潜力了解生意潜力，找出订房人，找出生意类型，找出现在怎样作预定，告诉用户相关酒店和凯莱集团信息。介绍我酒店产品特点、优点和优惠方法，问一下用户意向，确定有可能发生结果。6）其它统计未列入其它栏目标信息。比如：用户付款需求，过去在使用酒店中碰到问题，对客房特殊要求，用车要求，有没有餐饮消费需求等。7） 该企业常到什么城市出差或开会：看有没有可能为其它连锁酒店介绍生意。8） 所需行动：统计需落实行动，如：邮寄菜单或信贷申请，总经理回电话等。松花江凯莱商务酒店要求和程序题目：每日销售造访汇报要求和程序编号：SALES-004页数：2/2页准备：市场销售部副总监-高 萍女士同意：总经理-郭敏先生传达致：市场销售部全体生效日期：.06.019） 销售人员姓名：统计销售人员姓名，并签字。填写完成后报交主管经理审阅，经理应在一天内返回该汇报，以备存档。第一次销售造访结束后，填写连续造访汇报，统计以后造访活动，它也要存入该用户档案。10）跟办日期：统计下次联络日期。松花江凯莱商务酒店要求和程序题目：电话造访要求和程序编号：SALES-005页数：1页准备：市场销售部副总监-高 萍女士同意：总经理-郭敏先生传达致：市场销售部全体生效日期：.06.011、 电话沟通分类：1）打出去电话分为：问询电话、聚会电话、销售电话、推广电话、服务电话和公关电话2）打进来电话分为：预定电话、回复广告电话和垂询电话3）闪电造访电话4）营销电话2、 为确保给客人留下良好印象，销售人员要确保打电话时思绪清楚，信息准备充足，不受干扰。3、 问询电话目标是获取定房人信息和确定对方购置力。4、 聚会电话包含5个步骤：1）找到定房人2）自我介绍3）介绍酒店4）克服拒绝5）聚会细节确定。注意聚会电话不是销售电话，销售以争取生意为目标，而聚会电话以确定聚会细节为目标。5、 推广电话是酒店尤其推广营销手段。服务电话常常是为了和用户保持联络或在某次销售完成后，用于倾听用户反馈，争取下一次生意。公关电话是为了使用户产生良好印象。6、 闪电造访电话关键用于搜集信息，也常常促成生意，通常活动只针对某一特定用户群，时间短，接触面广。7、 营销电话，常由培训过职员专门负责其职责包含搜集信息和促成销售。松花江凯莱商务酒店要求和程序题目：店内销售 要求和程序编号：SALES-006页数：1页准备：市场销售部副总监-高 萍女士同意：总经理-郭敏先生传达致：市场销售部全体生效日期：.06.011、 前厅职员关键手段是升级销售法，提议销售法和交叉销售法。2、 每个职员全部要随时预见用户需求，尤其是接线员、前台接线员、餐饮部和康乐部职员。3、 能够利用店内媒介包含，服务指南，餐台推广卡，海报、音像制品等。推广内容从商务中心，咖啡厅和、打折卡和尤其促销活动等。4、 升级销售，常见于前台职员说服客人选择更高级房间或服务等级三种手段包含：1） 从高价房卖起2） 提供三种以上选择3） 从低价房卖起5、 提议销售法，关键经过职员和用户语言沟通，使客人产生购置欲望。任何部门职员全部能够作到。6、 交叉销售法是在本服务区经过多种媒介推广其它服务区产品/服务，或本服务区职员推销其它服务区产品/服务。松花江凯莱商务酒店要求和程序题目：联合造访 要求和程序编号：SALES-007页数：1页准备：市场销售部副总监-高 萍女士同意：总经理-郭敏先生传达致：市场销售部全体生效日期：.06.01标准：1、联合督导每个月进行一次销售。2、联合直接汇报人，每个月进行一次销售。3、销售总监和总经理每个月将加入联合销售。程序：1、销售员提出要造访用户名单。2、销售员要向经理说明该用户以往青睐酒店及可负担价格方面信息，企业概况。3、直接督导将和销售员做一个评定，内容包含1）准备工作：造访目标、用户最新资料、档案回顾2）开始销售阶段3）问询技巧利用（包含涵盖酒店产品和服务是否），概括总结4）聆听5）讲出提供优惠而不是产品和服务特点6）应对拒绝7）取得承诺8）确保下一次销售。4、销售总监和总经理加入联合造访不需要评定。松花江凯莱商务酒店要求和程序题目：客房预订预订修改 要求和程序编号：SALES-008页数：1页准备：市场销售部副总监-高 萍女士同意：总经理-郭敏先生传达致：市场销售部全体生效日期：.06.011、 全部预订，变更、取消传真, 信件, E-mail必需在二十四小时之内回复, 急件必需在12小时之内回复。2、 预订单由销售人员或预定员填写。3、 全部预订资料必需在当日放入对应文件柜。4、 预订资料要保密。5、 客房预订单关键内容：来宾姓名；企业名称；抵店日期；离店日期；抵达航班（抵店）时间；离开航班（离店）时间；房间类型及房价；房价代码；结帐方法（用信用卡标明卡号，使用期）；贵宾等级；接站要求；预订人；预订日期；订房人；订房人电话；信息输入人；预订号；备注等。预订单一式三联，预定部、前台部、销售部各一联。6、 假如客人是贵宾，还要填写贵宾接待申请单，额外注明贵宾等级、是否要特殊照料、有没有欢迎信、房间升级、礼品/特殊要求，经相关授权人同意后生效。抄送部门还要包含HK、F&B、AM。7、 假如客人申请无偿房，要填写无偿房间申请表，由总经理同意后生效。8、 预订修改要填写预订修改单，存档时和原定单放在一起。预订修改单内容和预订单大致相同。注意，不管多么紧急情况下，也要留下书面预订修改资料。松花江凯莱商务酒店要求和程序题目：团体预订 要求和程序编号：SALES-009页数：1页准备：市场销售部副总监-高 萍女士同意：总经理-郭敏先生传达致：市场销售部全体生效日期：.06.011、团体预订除了遵照通常预订工作标准（见客房预订/预订修改1-4条）外还要注意它特殊性：入住时间集中，入住用房较多，前期工作量大等等。1、 一次订房5间以上同一时间入住为团体。2、 团体住16位付费客人免床位，每团最多免2间标准间。3、 全部客人名单及用餐等资料应于入住前两天以书面方法提供给酒店，团体方面变动应提前两天以上通知销售部。4、 在团体确定单发出之前，团体预订员要依据信贷经理提供旅行社或企业付款方法一览表（可挂帐或不可挂帐）在团体确定单上注明后发出，如旅行社或企业没有在此表上，按预付处理。5、 团体预订员要定时汇报团体房间控制情况，和旅行社索要团体销售汇报，14天前房间数确定，7天前住房名单，航班信息，用餐安排确实定。6、 团体预订单内容关键有：订房人；团号；客人国藉/数量；抵达日期/航班时间；离店日期/航班/时间；实需房间数；房间类型及房价；实际用餐要求人数，用餐种类；备注；付帐说明；预订员及预订日期；订单要抄送前厅部、餐饮部、客房部、财务部、销售部、预订部。松花江凯莱商务酒店要求和程序题目：丢失/取消生意汇报 要求和程序编号：SALES-010页数：1/2页准备：市场销售部副总监-高 萍女士同意：总经理-郭敏先生传达致：市场销售部全体生效日期：.06.011、 该汇报应在每次关键生意失去或取消时立即准备出来，其目标是找出事件发生原因。比如：酒店客房已订满、用户会议或行程取消、或酒店设施不完善。（样表后附）假如其原因是部分能够控制原因，比如：1）价格不灵活2）餐饮宴会设施预定过早3）无理押金要求4）销售人员跟办不利5）电话问询资料不全6）服务生誉不好/菜味道不好7）酒店设施陈旧需修理、改善则应该深入了解情况，统计下来，反馈给经理。2、部门经理及总经理最少每个月底应察看一遍该汇报，使汇报有利于酒店改善经营和提升服务水平，做出整改方案，比如： 加强酒店培训 增加及改造酒店客房或会议室 制订酒店下一步发展计划3、汇报中应填写内容（样表后附）1) 生意类型：确定/尝试性/询报价2) 市场细分类型：依据酒店对用户群划分，分门别类3) 生意起源4) 企业名称、联络人、电话、传真、地址松花江凯莱商务酒店要求和程序题目：丢失/取消生意汇报 要求和程序编号：SALES-010页数：2/2页准备：市场销售部副总监-高 萍女士同意：总经理-郭敏先生传达致：市场销售部全体生效日期：.06.015) 取消总房夜数（即：客房数X停留天数）6) 估计收入（估计取消房夜收入=房价X总房夜数）7) 人数（使用酒店设施人数）8) 估计宴会收入9) 会议日期10) 失去总收入（客房收入加餐饮收入）11) 失去原因如生意落入其它酒店，要正确统计其原因和该酒店名称，以预防类似事件再次发生。12) 取消原因如生意不是被其它酒店抢走，也应正确统计取消原因。 13) 意见统计意见，比如经营趋势。14) 其它：如生意落入其它城市，要看一下有没有可能落入Days Inn酒店。15) 最初订约人统计由谁拿到这单生意。16) 预订日期：统计最初日期17) 销售跟办人员18) 汇报日期跟踪日期，统计下一次预定或和用户联络日期。松花江凯莱商务酒店要求和程序题目：介绍酒店设施 要求和程序编号：SALES-011页数：1/3页准备：市场销售部副总监-高 萍女士同意：总经理-郭敏先生传达致：市场销售部全体生效日期：.06.011、 约定好日期、时间，计划好参观关键点。假如展示会议室要先检验会议室租用情况，尽可能避开会议室利用率高时间或正在打扫时间。2、 以前台领取房间钥匙。提议：要节省你和用户时间，尽可能看同一楼层房间（依据实际情况）。要尽可能安排高层房间，因为通常高层风景比很好。3、 检验要展示房间是否是洁净可卖房；会议室应没有未清理食品及碗盘。 * 绝对不能给客人看脏房。4、 告诉前台你将要在什么时候接待谁。客人抵达后，让前台职员主动和其打招呼，会使客人感到很受欢迎、很有面子。5、 准备好必需销售资料、名片、记事本和钢笔。客人应最少得到一份酒店介绍、一份宣传册和价目表。6、 站在酒店门口等候客人，当客人抵达时，应微笑着和客人打招呼，不要忘记拿好销售资料等。7、 介绍过程中，要保持轻松、风趣。问询客人可参观多长时间，告诉客人你将前后向她展示什么。比如：“我先带您看一下我们客房，然后看会议室、餐厅。”问客人是否有问题；问客人需要得到什么，并要做好统计。不要忘记给客人销售资料。8、 简单介绍酒店信息：1） 酒店集团/集团总部/集团酒店数量/集团酒店分布关键国家松花江凯莱商务酒店要求和程序题目：介绍酒店设施 要求和程序编号：SALES-011页数：2/3页准备：市场销售部副总监-高 萍女士同意：总经理-郭敏先生传达致：市场销售部全体生效日期：.06.012） 酒店业主/开业时间/楼层数/客房数3） 酒店关键餐饮娱乐设施及特色9、 带客人看房间时，要先看低级房间，后看高级房间，这么会给客人很好感觉：1） 当你和客人途经楼层走廊时，要告诉客人紧急通道、照明灯、防火设备、烟感器等位置。2） 开门前一定要先敲门（用手而不是用钥匙），领客人到窗前看一看窗外风景（事先一定要找风景好房间）。3） 向客人介绍房间内设施，和客人能得到优惠。4） 告诉客人是否能够开窗（有些客人喜爱新鲜空气）5） 介绍夜用窗帘（厚，可挡光）/日用窗帘（薄，透光）6） 介绍房内电视可摇控并有卫星频道外加无偿电影频道7） 介绍消防设施，包含疏散地图和其它8） 介绍送餐服务菜单9） 介绍行里架、毯子、无偿木制衣挂10） 介绍舒适浴室、2条毛巾/浴巾及凉衣绳11） 介绍床尺寸、床单分层（让客人看一下）12） 介绍作夜床服务13） 介绍干洗及湿洗服务14） 介绍酒店部分其它特色，（其它酒店没有）15) 介绍收音机及室内音乐频道松花江凯莱商务酒店要求和程序题目：介绍酒店设施 要求和程序编号：SALES-011页数：3/3页准备：市场销售部副总监-高 萍女士同意：总经理-郭敏先生传达致：市场销售部全体生效日期：.06.0115） 介绍可单独控制室内中央空调系统16） 介绍语言留言系统17） 介绍视讯网络系统18） 介绍行政楼层时，要突出我们比较独特楼层电梯钥匙系统19） 讲解保险及电子钥匙卡、安全门链、双保险锁、“请勿打搅” 显示器、 各灯具开关位置和使用注意事项。 展示套房时，确保客厅及卧房之间门不要被锁上。10、 从客房出来到会议室、酒吧、餐厅、商务中心，沿途介绍我们特殊促 销海报。提议：假如遇见各部门经理及责任人，把她们介绍给客人，让她们向客人介绍具体设施及服务，可能会更具体更有趣，也会让你休息一下。11、 假如时间许可能够请客人休息一下，喝点儿什么。12、 总结关键点，用户如有问题，立即回复或处理。13、 问用户是否最近有用房、用餐等需求。14、 感谢客人抽出时间来酒店参观，并亲自送其到酒店门口。15、 完成销售汇报，准备行动计划，跟踪生意并采取必需方法。松花江凯莱商务酒店要求和程序题目：营销计划 要求和程序编号：SALES-012页数：1/2页准备：市场销售部副总监-高 萍女士同意：总经理-郭敏先生传达致：市场销售部全体生效日期：.06.011、 每十二个月10月份准备好下十二个月度营销计划。2、 营销计划由销售总监负责制订，经总经理同意后成为酒店营业计划一部分。3、 营销计划关键内容和格式以下：酒店使命描述酒店定位描述1)市场综述1.1)形势综述1.2）地理环境综述1.3）用户分析1.4）需求分析2)产品综述2.1)酒店位置2.2）娱乐设施2.3）客房2.4）餐厅2.5）宴会设施2.6）大堂2.7）周围景点2.8）总结3)竞争分析3.1) 产品对比3.2）住房率/平均房价对比4）客源组成份析4.1）起源国组成4.2）用户细分松花江凯莱商务酒店要求和程序题目：营销计划要求和程序编号：SALES-012页数：2/2页准备：市场销售部副总监-高 萍女士同意：总经理-郭敏先生传达致：市场销售部全体生效日期：.06.015）经营战略5.1）战略目标5.2）价格体系5.3）销售预算：a）每个月销售预算b）用户细分预算5.4）用户细分战略6）销售和营销活动6.1) 日常管理6.2）销售活动6.3）出差计划/参展计划6.4）直接邮寄6.5）培训6.6）广告和公关活动松花江凯莱商务酒店要求和程序题目：新职员培训 要求和程序编号：SALES-013页数：1页准备：市场销售部副总监-高 萍女士同意：总经理-郭敏先生传达致：市场销售部全体生效日期：.06.01标准：1、新职员将在5个月工作时间内完成培训。2、新职员要取得适合应聘位置最起码知识技巧和经验。程序：1、培训日期由销售总监和培训经理决定。2、交叉培训日期由培训经理负责。3、销售总监要选择适合培训材料来培训新职员。4、学习内容要包含：1）阅读和了解销售运作手册，准备回复销售总监提问。2）了解岗位职责和规范并遵照实施。3）在前台和在宴会部最少各花一周时间进行交叉培训。4）认识酒店行政级组员。松花江凯莱商务酒店要求和程序题目：制订价格 要求和程序编号：SALES-014页数：1页准备：市场销售部副总监-高 萍女士同意：总经理-郭敏先生传达致：市场销售部全体生效日期：.06.01标准：1、每十二个月将回顾两次，一次在提交行动计划前，第二次在市场计划前，确切时间将受酒店整个市场价格决定影响。2、参与回顾包含总经理，财务总监，前台经理，其它酒店行政级组员如需要亦可参与。3、价格回顾时基于：a)竟争对手分析b)客人价值满意度。程序：1、酒店要比较竞争对手价格政策并作出分析。2、酒店要经过和竞争对手比较分析价格、市场拥有率来确定自己在市场中位置。3、价格高低反应该地市场好坏，要随时回顾价格政策以适应随时变动市场。4、制订新季度计划松花江凯莱商务酒店要求和程序题目：宴会、会议平面图 要求和程序编号：SALES-015页数：1/2页准备：市场销售部副总监-高 萍女士同意：总经理-郭敏先生传达致：市场销售部全体生效日期：.06.01标准：1、楼层图要设计成A4纸大小。2、楼层图必需标明设备设施位置及大小尺寸：全部支柱、电源部署、门窗、棚高高度及可移动隔板、电梯/楼梯位置、长宽高和面积。多种摆台容量：课堂式、U式、剧院式、招待会、宴会等3、酒店要说明哪些设施含在租金内，哪些另收费。4、酒店要提供一个租用设施和服务项目名单，包含：音响/可视设备、装饰物、花、戏装、印刷品等5、以下为租金里必需包含内容：黑板、白板纸、麦克、纸（笔）程序：1、确定哪个房间能够用作会议室/多功效厅。2、用下面表格具体描述松花江凯莱商务酒店要求和程序题目：宴会、会议平面图 要求和程序编号：SALES-015页数：2/2页准备：市场销售部副总监-高 萍女士同意：总经理-郭敏先生传达致：市场销售部全体生效日期：.06.01会议室标度（英尺/米）长、宽、高（平方英尺/平方米）楼层No可折叠隔板观众容量课堂式U式董事局式/会议式接待宴会式展览摊位数松花江凯莱商务酒店要求和程序题目：销售管理 要求和程序编号：SALES-016页数：1/3页准备：市场销售部副总监-高 萍女士同意：总经理-郭敏先生传达致：市场销售部全体生效日期：.06.01标准：1、销售部应洁净整齐，它不是宴会视听音响，销售促销设备和供给储藏室。2、一个开放式办公室很有必需，用户和销售人员谈话应和办公桌椅有一定距离以确保有一个合理隐私范围。3、桌椅应相配，应部署得吸引人部分好看部分。4、正确文件存档，要必需有相配文件柜。 5、销售部里电脑要和总部销售系统相联。6、销售人员要能够查到服务指南里信息。a) 视听设备及电影设备租赁b) 摄影师c) 展示企业d) 印刷企业e) 服务员提供服务f) 租衣服务g) 签字企业/美工h) 旅游景点i) 当地话服务j) 租车企业k) 汽车租用企业l) 保安企业松花江凯莱商务酒店要求和程序题目：销售管理 要求和程序编号：SALES-016页数：2/3页准备：市场销售部副总监-高 萍女士同意：总经理-郭敏先生传达致：市场销售部全体生效日期：.06.017、销售部一定要有一个团体房间控制表，不管是自动，还是人工，全部销售人员全部能够看到此表，但只有一个人能够进入。8、按年代读取档案里面存有发出信件，备忘录及协议。9、追踪跟办系统里档案有要求深入跟办及销售造访文件。10、多功效空间利用需要控制。11、协议及提议书将包含：使用地点价格无偿项目付帐条款取消条款12、失去生意将在每个月回顾一次。13、幻灯片 + 照片存档包含：a) 外观（各个角度）b) 外观（尤其地方如：喷水池等）c) 大门d) 大堂e) 餐厅f) 宴会设施g) 小会议室h) 尤其外部设施（网球场、游泳池等）客房和套房松花江凯莱商务酒店要求和程序题目：销售管理 要求和程序编号：SALES-016页数：3/3页准备：市场销售部副总监-高 萍女士同意：总经理-郭敏先生传达致：市场销售部全体生效日期：.06.01i) 厨房及服务设施j) 特色美食或特色菜k) 其它可作为酒店艺术部分l) 特殊活动m) 关键人物程序：这些将依据酒店大小，地点及酒店类型而不一样。1、团体房间控制它功效不管是自动还是人工，天天要做统计。天天要看一下总体情况。2、读件存档每封信，备忘录，协议应按时间次序做成读件存档。3、追踪跟办系统：a) 建立两个存档一个每个月存档分成31小格，代表天天。一个每十二个月存档分成12个小格，代表每个月。b) 对销售造访，这个系统能够是人工也能够是现代电脑系统或和追踪跟办系统相连，不过跟办下一个有效销售造访目标是必需。行政助理或秘书应需每日应有一个名单是让销售人员知道跟办。松花江凯莱商务酒店要求和程序题目：销售会议 要求和程序编号：SALES-017页数：1页准备：市场销售部副总监-高 萍女士同意：总经理-郭敏先生传达致：市场销售部全体生效日期：.06.01程序：1、 时间：每七天周一（如碰到公众假期，则提前或延后进行）。2、 参与人：总经理、销售总监、销售副总监、销售部全体职员、财务总监、餐饮部经理、前台部经理。3、 议程：1) 竞争对手信息反馈，包含住房率，平均房价追踪调查，未来促销活动，经营设施改造等。2) 反馈本酒店散客、团体预订房间情况。3) 反馈各销售代表协议签定，生意接待情况。4) 反馈相关宴会及会议情况。5) 提供长住客名单，办公室租客名单，了解客人意见和提议。6) 讨论相关促销活动计划。7) 反馈客源组成情况。8) 公关部活动计划。9) 相关媒体情况汇报。10) 相关挂账企业情况汇报。11) 其它相关服务、设施、及客人意见情况。4、会议统计由销售部整理并分发。相关问题处理由各部门跟办。