行政事务管理手册.doc

某某有限公司

行政事务管理手册

编制/日期：

审核/日期：

批准/日期：

1.0手册说明
1.1手册内容
本手册系依据《员工手册》和公司的实际相结合编制而成，包括：公司行政事务管理体系的范围；
公司关于行政事务管理体系要求的所有制度、规程文件。
1.2适用范围
本手册适用公司的行政事务管理。

1.3手册管理
本手册为公司的受控文件，由董事长批准颁布执行。手册管理的所有相关事宜均由总经理办公室统一负责，未经董事长批准，任何人不得将手册提供给公司以外的人员。手册持有者调离公司时，应将手册交还总经理办公室办理核收登记。手册持有者应妥善保管手册，不得损坏、丢失、随意涂抹，严禁私自复印或转借给其他公司。

在手册使用期间，如有修改建议，各部门负责人应汇总意见，及时反馈到行政部。行政部应定期对手册的适宜性、充实性和有效性进行评审。

2.0行政事务管理方针、管理目标
2.1行政事务管理方针
2.1.1以最新、最好的服务提高行政管理质量。
2.1.2以企业发展为中心提供快速、优质、可靠的后勤保障。
2.1.3以认真负责的敬业精神，做好纵向沟通和横向协调工作。
2.1.4团结合作，发挥公司行政管理的整体功能。

2.2行政事务管理目标
2.2.1拟定例行事务的实施计划表
2.2.2严格控制办公成本，物品管理无差错。
2.2.3创建安全文明的公司环境，不发生重大安全事故。

3.0行政事务岗位说明书

行政部经理 岗位说明书

岗

位

标
识
信
息

岗位名称

行政部经理

隶属部门

岗位编码

直接上级
总经理
直接下级
本部门员工

工作概述

全面负责公司行政事务的管理，确保公司各项工作正常运作。

工
作
职
责
与
任
务

工作
绩效标准

岗
位
工
作
关
系

工
作
权
限

行政专员 岗位说明书

岗

位

标
识
信
息

岗位名称

行政专员

隶属部门

岗位编码

直接上级
行政经理
直接下级

工作概述

协助主任搞好行政事务管理工作，确保公司安全文明环境。

工
作
职
责
与
任
务

工作
绩效标准

岗
位
工
作
关
系

工
作
权
限

人 事 岗位说明书

岗

位

标
识
信
息

岗位名称

人事

隶属部门

岗位编码

直接上级

直接下级

工作概述

负责公司日常人事管理，确保公司事务不受影响。

工
作
职
责
与
任
务

工作
绩效标准

岗
位
工
作
关
系

工
作
权
限

驾驶员 岗位说明书

岗

位

标
识
信
息

岗位名称

驾驶员

隶属部门

岗位编码

直接上级

直接下级

工作概述

负责公司车辆管理、维修与保养。

工
作
职
责
与
任
务

工作
绩效标准

岗
位
工
作
关
系

工
作
权
限

门卫 岗位说明书

岗

位

标
识
信
息

岗位名称

门卫

隶属部门

岗位编码

直接上级

直接下级

工作概述

负责公司门卫的值班、检查和监督。

工
作
职
责
与
任
务

工作
绩效标准

岗
位
工
作
关
系

工
作
权
限

4.0行政事务管理制度
4.1门卫管理制度
4.1.1为加强出入公司的人员、物品的管理，特制定本制度。
4.1.2凡人员及物品出入公司大门应遵守本制度，由保安人员负责管理。
4.1.3本公司员工出入管理规定：
4.1.3.1本公司员工出入公司，应穿着规定服装，配挂上岗证挂于胸处，以便识别，并严禁赤足或穿着拖鞋。
4.1.3.2员工出入公司，如果携有物品，应接受保安人员的检查和登记。
4.1.3.3员工上下班时，应排队打卡，并不得代替他人打卡，如发现依考勤管理规定处分。
4.1.3.4凡进出公司及在公司范围以内，无论上下班时间一律佩戴上岗证，未按规定佩戴者，依有关规定处分。
4.1.3.5工作时间内因公外出规定：
(1) 从业人员临时因公外出时，应经直接上级批准，凭公司统一印发的《出门证》交保安人员记录出入公司时间。如遇异常情况应即联络其所属部门的主管处理。
（2）因故请假出公司者，应按规定办理请假手续后打卡出公司。
（3）下班时间除加班外，禁止逗留。
4.1.4公司外人员出入管理
（1）入公司：凭个人有效证件交门卫核对无误后换发“会客证”佩挂入公司。
（2）出公司：当日工作完毕出公司时，应交还“会客证”，换回个人有效证件。
4.1.4.1凡公司外人员来访者，应先填签“会客登记表”，接着领取“会客证”；
4.1.4.2离开公司时，应携“会客证”交还“保安室”，并由保安人员签注离开公司时间。
4.1.4.3禁止来宾未经准许进入公司，发现或接获他人举报，应由办公室查明归属，如因保安人员管理不严，公司给于当值人员10元处罚。
4.2考勤管理制度
4.2.1上、下班时间及考勤卡管理制度
4.2.1.1公司上下班时间规定为：
常日班

上午：08：00 ——11：30
下午：12：00 ——16：30

轮班制

早班：07：00 ——15：00
中班：15：00 ——23：00
晚班：19：30 ——07：30

加班：根据部门《加班申请表》申请时间确定。
❈注：延时加班由该部车间主任决定。
4.2.1.2公司实行每天工作8小时制度，每月工作日为28天，二月份工作为26天，（保安员例外）；既每月工作时间总计达224小时之外，均属加班（所有月薪无加班费）。计件核算的部门员工除外。
4.2.1.3每位员工必须排队刷卡，按时上下班，刷好上班卡后，应回到工作岗位做好上班准备工作，不得擅自离岗（包括外出买早餐或回食堂吃早餐或吃饭后再刷下班卡等），否则罚款10元/次。
4.2.1.4不准代人刷卡或刷卡后不上班，违者刷卡者与被刷卡2双方均取消当次考勤并罚款50元，一月内连续两次者开除厂并罚款100元。
4.2.1.5严禁上班迟到故意不刷卡或忘记刷卡者以找卡机故障为由蒙骗公司，否则第一次给予50元罚款，第二次开除罚款100元。
4.2.1.6因卡机故障刷不到卡时，请即时通知保安或部门文员，统一上报行政部补签卡；凡因个人原因忘刷、漏刷，请于第二天内到行政部补签卡，否则取消当次考勤（如第一次补签卡的给予罚款5元，第三次补签卡的给予罚款10元，第三次以上（含第三次）补签卡者取消当次考勤。
4.2.1.7如因公事外出不能刷卡，需要部门经理批准，然后给于补签，否则取消当次考勤。
4.2.1.8当月内如有迟到、早退（包括加班时间，月薪者除外）月累计10—20分钟，扣除2小时工资，如此类推。如旷工一天扣除两天工资。
4.2.1.9丢失或损坏考勤卡者，必须立即到保安室登记并申请补办，补办须交20元磁卡工本费。丢失考勤卡者在丢失考勤卡期间，上班考勤由车间主任签核上班时间交行政部复核。
4.2.1.10因生产需要加班者，由部门统计填写《加班申请表》，车间主任审核，生产经理审批后，方可计加班费。擅自加班者，不予以计算加班费。

6.1部门经理会议制度

1.0 目的
部门经理会议作为总经理的辅助机构，审议、决议公司内外重要或重大事项。

2.0制定与废除
本规程的制定、修改与废除的决定权在总经理。
3.0会议成员构成
部门经理会议成员由总经理、副总经理、总经理助理、董事会秘书、部门经理和办公室主任构成。在总经理认为有必要的情况下，可以要求部门经理以下级别人员参加，听取他们的意见。

4.0会议召开
部门经理会议分两种，一是例会，二是临时会议。例会每周六/日在办公楼二楼会议室召开；如果例会日适逢节假日，或遇不测事件不能如期召开，则改定在适宜的日子召开。临时会议由总经理认定必要的时候召开。

5.0会议主持
会议由总经理召集并主持召开，总经理因故不能出席，指定代理者，由其代理召集并主持会议。其他会议成员可以用书面或口头的形式，说明理由，申请并获取会议召集和主持权。在这种情况下，召集和主持权获得者，必须尽早召集会议。

6.0 决议
部门经理会议审议与决议，完全在总经理的决策与拍板基础上进行。

7.0 决议执行
部门经理会议一经形成决议，由相关部门经理或室主任负责执行，及时贯彻落实决议内容与精神。总经理以下的全体职工必须按决议内容与精神执行。决议内容与精神的变更权在总经理。
8.0 会议事务
部门经理会议事务由总经理秘书全权负责。
8.1会议议题的资料整理与准备。
8.2会议日程安排。
8.3会议记录与纪要整理。
8.4会议议决草案起草。
8.5会议文件的保管。
8.6对会议决议实施情况进行调查，及时向总经理报告。
9.0实施报告
部门经理有义务和责任在适宜时候，把决议实施过程、情况与结果，向总经理报告。

会议议程表

XX会议议事日程
年 月 日
序
号
程序
主持人
时间分配
备 注
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

7.0员工意见管理规定
7.1.0本公司为倡导参与管理，并激励员工就其平时工作经验或研究心得，对公司业务、管理及技术，提供建设性的改善意见，借以提高经营绩效，特定本条例。
7.2.0本公司各级员工对本公司的经营，不论在技术上或管理上，如有改进或革新意见，如建议人缺乏良好的文字表达能力可请同事协助。
7.3.0意见书内应列的主要项目如下：
7.3.1建议事由：简要说明意见改进的具体事项。
7.3.2原有缺失：详细说明在意见未提出前，原有情形的未尽妥善处以及应予革新意见。
7.3.3改进意见或办法：详细说明意见改善的具体办法，包括方法、程序及步骤等项。
7.3.4预期效果：应详细说明该意见经采纳后，可能获致的成效，包括提高效率、简化作业、增加销售、创造利润或节省开支等项目。
7.4.0意见书写可以投放总经理信箱。
7.5.0意见箱书信或电子档案等查阅权归总经理所有，其它人不得干涉，凡干涉者不论职务高低或情况，一律开除或严处。
7.6.0本公司员工所提案建议，具有下列情形之一者，应予奖励：
7.6.1对于公司组织能提出调整意见，能收精简或强化组织功能效果者。
7.6.2对于公司产品销售，能提出具体改进方案具有重大价值或增进受益者。
7.6.3对于公司设备提出修护的技术，提出改进方法，值得实行的。
7.6.4对于公司各项规章、制度、办法提供具体改善意见，有助于经营效能提高者。
7.6.5对于公司研发，提供改善意见，具有降低开发成本，简化作业，提高开发经营效率的功效者。
7.6.6对于公司未来经营的研究发展等事项，提出研究报告，具有采纳价值或效果者。
7.6.7前条奖励的标准，由总经理联合相关部门经理依员工所提意见评核表各个评核项目分别逐项研讨并评定分数后，以总平均分数依下表拟定等级及其奖金金额。

员工意见奖等级标准表
等 级
奖 金

意 见 表

年 月 日
单位

职称

姓名

提案名称

编号

1.现状、缺点（附图）、说明
2.意见改善内容（具体、详细、附图）
3.估计投资额（分项估算）
4.预计回收效益

意见评定表

部门/车间： 意见编号：
提案人

提案日期
年 月 日
评定

提案名称及内容大概

评定成绩
评定标准
评审意见
最高评分
评分
经济效益

50%

提案完整性

10%

创造性

10%

应用范围

10%

研究观察花费时间

10%

改善成本

10%

合计

100%

评审者其他建议：

奖金金额评定：
① 经济效益显著者：所得经济效益
② 经济效益不明显者：评分 奖金
董事长
总经理
部门经理
评定员

提案实施命令表

分配实施提案部门：
建议号码：
建议事由：

注
意
事
项

1、 依据上项建议即刻改善
2、 填写下列之建议实施预定表后，一星期内送交建议到总经理办公室
建议案实施预定表

实
施
日
期

1、根据建议预定于 年 月 实施

2、稍加变更拟于 年 月 日实施
实施概要

9.0保密管理制度

为增强公司全员的保密意识，加强公司的保密工作，特制定本制度。
1.0 保密范围和密级确定
1.1公司秘密包括下列秘密事项。
1.1.1公司重大决策中的秘密事项。
1.1.2公司正在决策中的秘密事项。
1.1.3公司内部掌握的客户、意向客户资料，合同、协议、意向书及可行性报告、主要会议记录。
1.1.4公司财务预算报告及各类财务报表、统计报表。
1.1.5公司计划开发的、尚不宜对外公开的项目信息。
1.1.6公司职员人事档案、工资性、劳务性收入及资料。
1.1.7其他经公司确定应当保密的事项。

一般性决定、决议、通知、行政管理资料等内容文件不属于保密范围。
1.2公司秘密的密级分为：“绝密”、“机密”、“秘密”三级
绝密是最重要的公司秘密，泄露会使公司的权力和利益遭受特别严重的损害；机密是重要的公司秘密，泄露会使公司权力和利益遭到严重的损害；秘密是一般的公司秘密，泄露会使公司的权力和利益遭受损害。
1.3公司密级的确定
1.3.1公司经营发展中，直接影响公司权益的重要决策文件资料和正在洽谈的尚未公开的新项目为绝密级。
1.3.2公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况为机密级。
1.3.3公司人事档案、合同、协议、员工工资收入的各类信息为秘密级。
1.3.4属于公司秘密的文件、资料，应当依据规定标明密级，并确定保密期限。保密期限届满，自行解密。
2.0保密措施
2.1属于公司秘密的文件、资料和其他物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由总经理办公室或分管副总经理委托专人执行。
2.2对于密级的文件、资料和其他物品，必须采取以下保密措施
2.2.1非经总经理或分管副总经理批准，不得复制和摘抄。
2.2.2收发、传递和外出携带，由指定人员担任，并采取必要的安全措施。
2.2.3在设备完善的保险装置中保存。
2.3属于公司秘密的，由公司指定专门部门负责执行，并采用相应的保密措施。
2.4在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的，应当事先经总经理批准。
2.5具有属于公司秘密内容的会议和其他活动，主办部门应采取下列保密措施：
2.5.1选择具备保密条件的会议场所。
2.5.2根据工作需要，限定参加会议人员的范围，对参加涉及密级事项会议的人员予以指定。
2.5.3依照保密规定使用会议设备和管理会议文件。
2.5.4确定会议内容是否传达及传达范围。
2.6 公司工作人员发现公司秘密已经泄露或可能泄露时，应当立即采取补救措施并及时报告总经理办公室；总经理办公室接到报告，应立即做出处理。
3.0责任与处罚
3.1出现下列情况之一者，给予警告，并扣发工资30元以上1000元以下
3.1.1泄露公司秘密，尚未造成严重后果或经济损失的。
3.1.2违反本制度规定的秘密内容。
3.1.3已泄露公司秘密但采取补救措施的。
3.2出现下列情况之一的，予以辞退并酌情赔偿经济损失，情节严重者，直至追究法律责任。
3.2.1故意或过失泄露公司秘密，造成严重后果或重大经济损失的。
3.2.2违反本保密制度规定，为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密的。
3.2.3利用职权强制他人违反保密规定的。

5.27公司安全管理制度
为创造公司安全文明生产环境，促进公司事业发展，结合公司实际情况特制定本制度。
1.0机构与职责
1.1机构
1.1.1公司安全委员会是公司指导安全的组织机构，由公司领导和有关部门的主要负责人组成，（行政部、技术部、财务部、车间办公室、设备动力科等）其主要职责是全面负责公司安全管理工作，研究制订安全技术措施和预防措施，实施安全检查和监督，调查事故的工作。
1.1.2公司所属的项目机构必须组成安全领导小组，负责对本项目的职工进行安全教育，制订安全实施细则和操作规程，实施安全监督检查，贯彻安全委员会的各项安全指令，确保项目万无一失。安全小组组长由项目经理担任，并按规程配备安全管理人员。
1.2职责
1.2.1协助领导贯彻执行安全制度，综合管理日常安全工作。
1.2.2制定、修订安全管理制度，并对这些制度的贯彻执行情况进行监督检查。
1.2.3汇总和审查安全措施计划并督促。
1.2.4组织开展安全大检查，经常深入施工现场，指导安全施工工作，遇有特别紧急的不安全的情况时，有权指令停止施工，并立即报告领导研究处理。
1.2.5总结和推广安全施工的先进经验，协助有关部门，搞好安全施工的宣传教育和专业培训。
1.2.6参加审查工程项目的设计文件和工程验收工作。
1.2.7参加事故的调查和处理，负责事故的统计、分析和报告，协助有关部门提出防止事故的措施，并督促其按时实现。
1.2.8对上级的指示和基层的情况上传下达，做好安全信息的反馈工作。
2.0 教育与培训
2.1 对新职工必须先进行安全思想教育才能准其上岗。对改变工种的员工，必须重新进行安全教育才能上岗。
2.2 对从事电力、焊接、车辆驾驶、易燃易爆等特殊工种的人员，必须进行专业安全技术培训，经有关部门严格考核并取得合格操作证（执照）后，才能准其操作。
2.3 对从事财务及物资管理的员工，必须进行防盗安全意识的教育，加强员工的法制意识。
3.0 易燃、易爆物品
3.1 易燃、易爆物品的运输、贮存、使用、废品处理等，必须设有防火、防爆设施，严格执行安全操作守则和定员定量品种的安全规定。
3.2 易燃、易爆物品的使用地和贮存点，要严禁烟火，要严格消除可能发生火灾的一切隐患。检查设备需要动用明火时，必须采取妥善的防护措施，并经有关领导批准，在专人监护下进行。
4.0 防火安全措施
5.1 公司的防火安全工作，要本着以“预防为主，防消结合”原则，防患于未然。
5.2 各部门在生产和工作中，均须严格执行国家和市消防机关颁布的