合同履行阶段管理工作.doc

合同履行阶段管理工作合同依法成立后，即具有法律约束力。一切与合同有关的部门、人员都必须本着“一切以合同为准、一切依据合同”的原则，严格按合同规定的双方权力和义务开展工作、进行管理，确保合同的全面履行及履行质量。1.合同交底的管理1.1职责1.1.1子公司工程合约预算部负责合同的分析、交底和分解工作。1.1.2集团和子公司相关部门负责按合同规定和交底要求负责本部门职责范围内合同条款的具体执行和合同风险的防范和监控工作。1.1.3集团合约预算部负责相关制度的制定和完善，负责指导和监督子公司合同的履行情况。1.2流程1.2.1合同签订后，子公司工程合约预算部负责从执行的角度分析、补充、解释合同，将合同目标和合同规定落实到合同实施的具体问题上和具体事件上，用以指导具体工作，使合同能符合日常工程管理的需要。1.2.2子公司工程合约预算部根据部门分析结果负责对合同进行全面交底，签订“合同交底记录单”（附表2），向相关部门、人员介绍合同各方权利与义务、合同的主要经济指标，合同风险防范，履约中应注意的问题，将合同责任进行分解，落实到部门和个人。1.2.3金额较小的合同子公司合约预算部可只填写“工程概况表”（附表1）发送到相关部门的有关人员，以便执行；金额在5000万元以上的合同，不仅要进行工程交底，签订“合同交底记录单”（附表2），还要研究预测合同履行过程中可能出现的风险，并填写“合同风险监控分解表”（附表3），结合合同约定进行合同风险防范交底，将风险要素进行分解，并向各风险监控部门发出重要风险提示，各风险监控部门结合项目管理要求将风险要素进行细化并根据要求做好分工及职能范围内的风险防范及监控工作。2.合同工期的管理2.1职责2.1.1子公司工程部技术人员负责工程进度的控制。2.1.2集团总工办负责对工程进度控制工作进行监督和指导。2.2流程2.2.1子公司工程部应在施工合同中约定总工期目标和重要节点工期目标，并制定相应的奖罚措施，合同签订后，子公司工程部技术人员应督促施工单位根据具体情况调整、细化施工总进度计划，经监理公司确认后，由子公司工程部工程经理审核和主管领导审批。审核时重点关注总工期是否合理，各工序安排是否合理，是否同材料、劳动力、施工场地等资源的供应相适宜。批准后的施工总进度计划将成为控制施工进度和处理工期索赔的直接依据，对子公司项目部、监理公司、总包单位、分包单位的工作均具有约束力。2.2.2子公司工程部技术人员应督促施工单位每月编制月度施工进度计划，经监理认可后报子公司工程部，月度计划必须符合施工总进度计划的安排，并对之前发生的进度滞后情况制订有效的补救措施，还应有必要的劳动力计划和机具设备配置计划。子公司工程部应对月度施工进度计划组织审批，并提出实质性意见，确保落实。2.2.3子公司工程部技术人员应及时检查施工单位的计划完成情况，重点关注关键线路上的工程，发现问题及进度偏差，应在监理例会上通报并要求施工单位采取改进措施，必要时组织监理单位、施工单位召开专题会，分析原因、确定对策，形成专题会议纪要发各相关单位，并上报集团总工办。2.2.4集团总工办定期或不定期去项目巡查，指导检查项目的工程进度情况，形成专项报告上报集团领导。3、工程质量的管理3.1职责3.1.1子公司工程部技术人员负责工程质量的日常控制，并组织各阶段的验收工作。3.1.2集团总工办负责监督、检查和指导子公司工程营造工作，参与重大方案的评审，组织各节点的工程质量检查、督导工作。3.1.3子公司相关部门如工程合约预算部参与施工方案评审工作、参与节点工程质量验收工作。3.2流程3.2.1事前控制-子公司工程部应对监理单位和施工单位的管理体系及进场的施工要素进行审核并持续控制；应在开工前组织图纸会审和设计交底工作；应对施工单位的施工组织设计和施工方案组织评审，重大方案须有总工办参加；大面积施工前，应组织样板评审和验收，保证施工工艺和施工效果满足规范要求；各分项工程完工前，应组织监理单位、施工单位进行验收，对隐蔽工程要特别关注。3.2.2事中控制-子公司工程部技术人员要加强现场巡视，密切关注材料质量、混合料的配合比、施工机械运转情况、计量设备的准确性、上岗人员的组成及变化等，确保施工过程质量受控；应每月组织工程质量检查，形成报告上报项目公司和集团领导，当工程施工过程中发生质量问题，子公司工程部技术人员可根据合同约定对施工单位进行经济处罚，必要时下达停工指令。3.2.3事后控制-子公司工程部技术人员按国家规范要求，组织监理单位、设计单位、勘察单位、施工单位等各方进行竣工预验收及正式验收工作，要求施工单位及时整改验收过程中发现的问题，并验证。4.合同付款的管理4.1职责4.1.1子公司工程部技术人员负责核实工程的形象进度及验收情况；负责资金的支付。4.1.2子公司工程合约预算部负责合同付款的计算和核对工作，完善成本动态管理的数据。4.1.3子公司财务部负责将每月实际付款情况书面告知子公司工程部相关人员。4.1.4集团合约预算部负责上报的合同付款资料的二次审核。4.2流程4.2.1子公司工程部技术人员督促施工单位于当月25日前，将工程付款申请表（附当月完成工程量清单或预算）报送监理公司，经初审签署意见并签字盖章后送工程部。4.2.2子公司工程部技术人员须严格按现场实际情况，确认工程形象进度和质量、当月水电用量及其他应扣款项等内容，经工程部工程经理及分管领导确认后，送子公司工程合约预算部。子公司工程合约预算部在有效资料齐全后7天内完成合同付款的审核工作。4.2.3合同付款审批完成后，项目工程部填写资金支付联审单，经子公司工程部预算经理会签及分管领导确认，按审批权限报有权审批人审批后支付。并负责登记资金台帐。4.2.4子公司财务部在每月25日前将本月实际付款金额和对应单位等数据交子公司工程部相关人员完善进度款台帐和成本动态管理数据。4.2.5合同外付款（包括不符合合同规定、提前、超额5以上和无合同支付等），无论由何单位和部门提出，都必须以书面报告形式，说明其原因和必要性，先报集团领导审批再走资金支付审批流程。5.工程变更的管理5.1职责5.1.1子公司工程部技术人员负责核实工程变更的现场实际情况，发起变更审批流程；负责全过程跟踪工程变更的发生、执行和验收工作。5.1.2子公司工程合约预算部负责计算工程变更的费用，完善成本动态管理数据。5.1.3集团合约预算部负责工程变更费用的二次审核，并从成本动态管理目标角度提出应对建议及措施。5.2流程5.2.1子公司工程部技术人员负责描述变更实际情况，填写工程变更审批单，工程部工程经理审核变更的必要性，并签署意见，送子公司工程合约预算部（其中需设计单位确认的变更，先由设计人员签字认可，设计项目负责人审核）。5.2.2子公司工程合约预算部根据合同规定计算变更费用与施工单位核对确认，完善成本动态管理数据，并在工程变更审批单上签署意见后报有权审批人审定。5.2.3子公司工程部技术人员根据签字完毕的工程变更审批单上的最终意见，录入联系单，签字盖章后下发施工单位，并抄送监理公司。5.2.4无论由何单位或部门提出的工程变更，都必须同时填制 变更联系单 和 工程变更审批单 ，说明变更的原因，变更前及变更后的情况，以及变更所造成费用的增减。5.2.5所有的工程变更审批单必须经子公司工程合约预算部签署意见，并计算其变更金额。变更联系单和工程变更审批单原件交子公司工程合约预算部留底存档。5.2.6集团合约预算部负责工程变更费用的二次审核，根据成本动态管理的目标对超目标或即将超目标的变更提出应对建议和措施；定期或不定期的检查项目部工程变更流程的执行情况，并形成书面报告上报集团领导。6.材料验收的管理6.1职责6.1.1子公司工程部技术人员负责材料、设备的质量验收工作，并对验收过的材料、设备的使用进行监管。6.1.2子公司合约预算部负责材料、设备的询价认价工作，完善成本动态管理数据；参与材料、设备的验收和过程的监管工作。6.1.3集团合约预算部负责规范项目材料验收和使用过程中的制度、流程工作。6.2流程6.2.1材料、设备抵达现场时，子公司工程部技术人员组织子公司工程合约预算部、监理单位、施工单位、供应单位，根据合同规定的质量条款、验收标准（如有供货样板则参照样板）验收到货材料、设备是否符合合同规定要求，并验证产品的合格证明文件、质量保证文件以及随附技术文件后，填写设备进场验收单、或材料进场验收单。6.2.2 若验收时发现不合格材料，子公司工程部验收人员出具不合格材料、设备通知单、报项目公司工程分管领导审批，确定须做退货处理，子公司工程部招采人员负责通知供应单位立即办理材料、设备退货；暂时无法办理退货的材料、设备，子公司工程部招采人员须在材料、设备外包装显眼处，贴不合格标签，做好标识处理，并及时通知使用单位。6.2.3子公司工程部技术人员组织相关人员定期或不定期对进场使用的材料进行检查，并填写材料、设备抽查表。如发现施工单位偷工减料、更换品牌、型号等情况，检查人员有权根据施工合同相关条款对施工单位进行经济处罚，并要求其即时整改。7.合同结算的管理7.1职责7.1.1子公司工程合约预算部负责组织审核结算书，发起结算审批流程。7.1.2子公司工程部技术人员负责审核施工方上报的结算资料的真实性、完整性、符合性，填写填写工程竣工评估报告。7.1.3子公司财务部负责核实已付工程款、扣罚款、违约金。7.1.4集团合约预算部负责子公司上报结算书的二次审核，负责集团内部的审批进程。7.2流程7.2.1工程竣工验收合格后，子公司工程部技术人员按照合同中相关要求，组织施工方提交结算相关资料，并负责资料真实性、完整性、符合性的审查，同时致函与结算工程相关的其他施工方，以明确是否有交叉索赔事项，并要求其在规定时间内以书面形式回复并提供相关资料；待各项内容均符合要求后，填写工程竣工评估报告，并由子公司工程部工程经理及主管工程副总签字确认后交予子公司工程合约预算部。7.2.2子公司财务部对提交结算施工方的付款情况进行核对，重点核实有无扣罚款、违约金、借款、水电费、检测费等，审核完后书面资料交子公司工程合约预算部。7.2.3子公司工程合约预算部根据子公司工程部技术人员和财务部提供的工程竣工评估报告、付款情况核对表和完整的结算资料对施工方提交的结算书进行审核，并与集团合约预算部形成初步意见后，组织施工方进行结算核对工作。形成最终审核意见后编制结算书终稿，按审批权限报有权审批人审批。7.2.4集团合约预算部对子公司上报的所有结算书进行二次复核，保证结算数据的准确，维护公司利益。