集团公司财务报销新规制度及报销作业流程.doc

xx集团有限公司财务报销制度及报销流程目录第一章 总则第二章 费用报销凭证规范第三章 内部控制及普通流程第四章 借款管理规定第五章 寻常费用分类管理第六章 工薪福利及有关费用支出制度第七章 专项支出财务报销制度第八章 报销时间详细规定第九章 附则第一章 总则第一条、为了加强集团公司财务管理，规范各子（分）公司财务报销行为,合理控制费用支出，提高资金使用效益，依照国家关于法律、法规和各项财政政策，结合集团公司详细状况特制定本制度。 第二条、本制度依照有关财经制度及集团公司实际状况，将财务报销分为寻常办公费用、工薪福利及有关费用等,如下分别阐明报销有关借款流程及各项支出详细财务报销制度和报销流程。 第三条、本制度合用集团公司及各子（分）公司。 第二章 费用报销凭证规范第四条、报销单填写1.费用报销单需填写完整：涉及部门、日期、内容、大小写金额、共计数.附件张数、报销人及审批人员签字；注：金额处不能留有空格，金额要完整到元、角、分,在财务有借款需注明。2.金额大写要精确：零 壹 贰 叁 肆 伍 陸 柒 捌 玖 拾 佰 仟 万 亿。报销原始凭证规定1. 当事人应充分获得费用有关单据，如：合同或合同、合法票据等，合法（被税务机关承认）票据，原则上必要是发票才干报销。2.可使用收据：购农产品及废旧品收入时可用收据入帐。3.车费：所有车票上都必要注明出发地和目地，以及乘坐日期。4.打车时，燃油费附加票据也应当有，即凡是报数额都必要有发票，同步金额有小数位数，需注明实际支付金额。5.报销车票时，有同行者，必要注明同行者是谁。6.其她票据也应同步注明费用用途及时间，如招待费需注明招待日期及招待人数。7.摘要栏必要清晰写明费用因素及用途。 8.外出公差需附有外出公差申请单或告知单，公差申请单上需有公司及部门领导审批。9.当月费用当月报销。第五条、 贴票办法和规定1.原始发票单据及附件应按照报销经费项目进行分类整顿，如办公费、招待费、差旅费、住宿费等等，应按照类别分别粘贴，把相似经费项目原始凭证粘贴在一起。2.粘贴票据范畴大小：应在费用报销单据大小范畴内进行粘贴。对于原始发票单据及附件较多凭证，应用和费用报销单据同样大小结实白纸（使用过纸亦可，外露某些应保持洁白）先进行粘贴，然后再将该白纸左上角粘贴在费用报销单据背面。（粘贴在其上票据不能超过该纸张范畴）。3.粘贴规定：原始发票单据及附件必要由上而下、自左至右、均匀排列粘贴。将胶水涂抹在原始发票单据及附件左上角，从装订线（粘贴单左侧2公分位置）开始粘贴，将票据向右边均匀排开横向粘贴，注意不要将票据集中在粘贴纸中间，以免导致中间厚四周薄、凭证装订起来不整洁现象；粘贴原始发票单据及附件必要在费用报销凭证大小范畴之内，个别规格参差不齐原始凭证，可先裁边整顿后再行粘贴，但必要保证原始凭证内容完整性。对于粘贴比费用报销单据大原始发票单据及附件，粘贴位置也应在票据左上角，单据上边和左边与费用报销单对齐，超过某些可以按照报销单大小折叠在粘贴范畴之内。4.如果同类票据大小不同样，可以在同一张粘贴纸上按照先小后大顺序粘贴。5.注意事项：（1）原始发票单据及附件粘贴必要整洁，不要将票据颠倒放置、粘贴。（2）不要用订书机订原始发票单据及附件。不要用回形针、大头针等把原始发票单据及附件别在费用报销单据背面。（3）对于粘贴不规范费用报销单据，请自行重新粘贴。第六条、 报销手续及签批齐全1.严格按照财务部门签发审批制度执行2.对于规定有证明人采购单据，应有证明人进行签字；共同对报销真实性负责。3.对于有购买数量物品，需由签收人进行签收，核对数量。4.对于差旅费报销单，因公司有费用级别规定，不同级别职工有不同报销原则，因此在不提供其她证明更高档别状况下，按职工职务来评级，如职工除职务外另有更高档别技能级别，必要由部门领导注明级别或提供高档别证明。5.凡购买物品及低值易耗品，报销时都必要附物品申购单及入库单。第七条、报销凭证签字规定： 1.按规定应当签字人员必要所有签字，签字必要签全称，不得只签姓。2.签字人订立姓名后，还应当订立签字日期。3.领导签字应当明确表白与否批准报销。4.为便于原始凭证装订，签字是签在凭证正面，应签在右上方。签字如果是签在凭证反面，应签在左上方。5.有多张凭证都需要签字时，经办人、证明人、部门负责人要一张一张分别签，不能用复写纸同步签。6.按规定顺序签字（1）经办人签字（2）部门负责人签字（4）分公司财务会计审核签字（3）分公司总经理签字（5）集团公司财务总监审签（6）集团公司行政副总经理签字（7）集团公司总经理及董事长签字7.员工在任何凭单上签字，表达对该凭单所载事项以及金额完全批准，并已尽到诚实申报或认真审核之责。 第三章 内部控制及普通流程第八条、费用发生过程中，原则上必须由两人或两人以上同步参加或执行，并互相监督和共同承担有关责任。第九条、费用报销控制原则：筹划管理、分级负责、层层把关。由各部门主管负责本部门人员费用报销实质性、合理性一级审查；由办分公司经理对报销单据筹划性进行二级审查，由财务部门对报销票据合法性进行三级审查；最后由集团公司财务总监总经理进行审核通过，经集团公司行政副总审签、原则外需集团公司总经理或董事长审批后才干报销。 第十条、原则上公司一切事项报销单据均必要获得合法凭证。合法性认定以国家财务、税务等方面规定为准，详细操作由各公司财务部门负责把控贯彻，以可操作性为前提。公司员工任何不符合报销规定单据财务部门有权回绝，各级确认、审核、审批人员也不应予签字。各级签字人在不能拟定状况下不能随意签字，第十一条、单据整顿规定：报销人在报销前必要事先整顿好各类单据，一方面对单据类别、时间、批次、项目等进行分类，然后按照一定原则清晰精确粘帖在报销单据背面，并在附件中写明所附单据张数。单据数量比较烦杂要写出报销明细清单附在背面。单据分别不清晰，粘帖不规范财务部门可规定对方改正，不改正有权予以回绝受理。第十二条、报销或单据传递时效规定：财务部门依照财务作帐及时性配比性规定掌握好各项报销时间，原则上各项单据或费用必要在发生结束后按照正常规定流程操作。原则上当月发生当月获得并当月报销，业务人员有及时催收票据义务。 第十三条、当事人在填写“费用资金支取报销单”时，应遵循“实事求是、精确无误”原则，将费用发生因素、发生金额、发生时间等要素填写齐全，并订立自己名字，交共同参加人员复查，并请其在证明人一栏上订立其姓名。“费用资金支取报销单”填写一律不容许涂改，特别是费用金额，并要保证费用金额大、小写必要一致，否则无效。第十四条、经办人依照报销单据内容，整顿分类粘贴好原始单据，填写“费用资金支取报销单”。详细环节及注意事项：1没有特殊因素必要在票据获得后三天内将审批单送达部门经理审核。2经办人要按照规定填写“费用资金支取报销单”，所填写为日期、报销部门、用途、金额、共计、金额大写、报销人等。3.若有要阐明事项在备注一栏填写。第十五条、当事人应将填写完整、附件齐全“费用资金支取报销单”和已经审批过“用款申请单”一起送交本部门主管进行审核，签字批准。详细环节及注意事项：1.部门主管应重点对费用发生真实性、费用预算金额与实际金额差别合理性进行审查。2.部门主管审查无异议后，应在“费用资金支出报销单”部门负责人一栏订立审批意见并订立部门经理名字。3.若有要阐明事项在备注一栏填写。4.部门主管有督促经办人报销义务。第十六条、部门主管审核后统一交由各公司经理审核批准。详细环节及注意事项：1.各部门主管确认费用与否该报，对不可报某些需要注明超标某些金额和实报金额；2.各部门主管审查无异议后，应在“费用资金支取报销单”主管部门一栏订立审批意见并订立本人名字。第十七条、交由财务部会计审核并签字。详细环节及注意事项：1.财务部审核员应重点对“费用资金支出报销单”后所附原始发票和单据进行合法性审查，对费用金额计算进行复核稽查。2. 财务部审核员需仔细审核经办人填写格式与否符合规定，审核与否符合关于文献规定。3.仔细审核经办人金额填写和计算与否对的。4.审核有无经办人和其直线经理签名。5.对不符合上述规定费用报销审批单退回经办人本人。6.财务部审核员审查无异议后，应在“费用资金支取报销单”财务部门一栏订立审批意见并订立本人名字。 第十八条、各公司财务部复核后将报销票据送我司经理进行审查和签字。详细环节及注意事项：1.分公司经理接到“费用资金支取报销单”后，需要先关注有部门主管以及财务部门审核签字，从“费用资金支取报销单”形式要素上进行审查，看报销审批程序和有关人员签字与否齐全、笔迹与否真实。2. 分公司经理审查无异议后，在“费用资金支取报销单”经理一栏订立审批意见并签名。第十九条、当事人获得审批齐全“费用资金支取报销单”以及“借款单”后，应在3天之内送交集团公司财务总监审核后，经集团公司行政副总审批、超过原则支出须经集团公司总经理和董事长审批。方能在分公司财务报销第二十条、费用报销其她规定：公司费用报销必要真实合法，禁止使用白条或其她不合法凭证，某些特殊状况需要使用代替凭证，也必要由分公司经理和集团公司财务总监共同承认，同步做到财务操作安全合法。此外代替凭证规定做届时间合理、摘要明确、金额拟定，不能真假混杂，给公司带来财务风险。第二十一条、费用报销普通操作流程费用报销流程：费用报销人报销申请（填制费用资金支出审批单）-报销人部门负责人确认签字-分公司经理审核（确认与否真实）-分公司财务部审核（单据、数据等方面规定）-集团公司财务总监总最后审核（侧重真实、合理性等方面负全责）-集团公司行政副审批-集团公司总经理或董事长审批-各分公司出纳复核并履行付款。上述流程为公司各项费用报销既定程序，后来各项事务报销均需要遵循上述流程操作，否则各公司财务部门有权回绝付款。第二十二条、费用审签额度和权限集团公司各分（支）公司正常资金支付及费用在10万元以内（含10万元），审批最后由集团公司行政副总签批财务就可办理支付流程;10万元以上资金支付及费用须经集团公司总经理决定后,财务方能办理支付流程;特殊采购及专项支出按其申报流程并经集团公司董事长审批批准后方能办理第四章 借款管理规定第二十二条、借款管理规定 1.出差借款：出差人员凭审批后出差申请表按批准额度办理借款。 2.其她暂时借款，如业务费、周转金等，借款人员应及时报帐，除周转金外其她借款原则上不容许跨月借支。 3.各项借款金额超过5000元应提前一天告知财务部备款。4.借款销账规定：自借支起一种月内。 5.借款未还者原则上不得再次借款，逾期三个月未还借支者，从工资中扣回。 第二十三条、借款流程 1.借款人按规定填写借款单，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）、支票或钞票。 2.审批流程：主管部门经理审核签字财务部门复核经理审批 集团公司财务总监批准集团公司行政副总审批3.财务付款：借款凭审批后借款单到所在公司财务部门办理领款手续。 第五章 寻常费用报销规定及流程第二十四条、寻常费用重要涉及差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、培训费、资料费等。在一种预算期间内，各项费用合计支出原则上不得超过预算。 第二十五条、费用报销普通规定 1.报销人必要获得相应合法票据(有关规定见发票管理制度),且发票背面有经办人、证明人（签收人）签名。 2.填写报销单应注意:依照费用性质填写相应单据；严格按单据规定项目认真写，注明附件张数；金额大小写须完全一致（不得涂改）；简述费用内容或事由。 3. 审批流程：主管部门经理审核签字财务部门复核经理审批 集团公司财务总监批准集团公司行政副总审批4.报销5000元以上需提前一天告知财务部门以便备款。 第二十七条、差旅费报销费用原则及流程。费用原则：详见差旅费报销原则及有关规定；（一） 费用原则：职 务 交通工具 住宿原则 伙食补贴普通员工 火车硬卧 120元/天 30元/天部门主管 火车硬卧 150元/天 30元/天 分公司经理飞机普舱 200元/天 40元/天 经理及以上 飞机 实报实销 实报实销 （二）费用原则补充阐明： 1. 住宿费报销时必要提供住宿发票，实际发生额未达到住宿原则金额，不予补偿；超过住宿原则某些由员工自行承担。 2. 实际出差天数计算以所乘交通工具出发时间到返京时间为准，自然出差天数计算。3. 伙食补贴原则实行包干制，根据实际出差天数结算，原则上采用额度内据实报销形式，特殊状况无有关票据时可按原则领取补贴。 4. 宴请客户需由总经理批准后方可报销招待费，同步相应取消伙食补贴。 5. 出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销有关费用。 （三） 报销流程 1. 出差申请：拟出差人员一方面填写出差申请表，详细注明出差地点、目、行程安排、交通工具及预测差旅费用项目等，出差申请单由分公司经理批准。 2. 借支差旅费：出差人员将审批过出差申请表交财务部,按借款管理规定办理借款手续，出纳按规定支付所借款项。 3. 返回报销：出差人员应在回公司后五个工作日内办理报销事宜，依照差旅费用原则填写差旅费报销单，要注明出差时间、事由、目地、人数、用途和原始单据张数，并附原始单据和发票，按寻常费用审批程序办理报销手续，特殊状况报销时间最长不能超过30天，超期财务中心有权无条件回绝办理.第二十八条、电话费报销费用原则及流程 (一) 费用原则 1. 移动通讯费：员工手机费用报销采用与岗位有关制，即根据不同岗位，依照员工工作性质和职位不同设定不同报销原则，详细原则见集团公司有关管理制度规定及有关文献。2固定电话费：公司为员工提供工作必要固定电话，并由公司综合办统一支付话费。不勉励员工在上班期间打私人电话。 (二)报销流程 1.公司综合办指定专人每月初（10日前）将本月员工手机费执行原则（含特批执行原则）进行分类填报。2、.固定电话费由综合办指定专人按寻常费用审批程序及报销流程办理报销手续，若遇电话费异常变动状况应到电信局查明因素，特殊状况报集团公司行政副总经理批准解决办法。 3、审批:按寻常费用审批程序审批。第二十九条、交通费管理规定及流程 (一) 管理规定：1.员工因公需要用车可依照公司有关规定申请公司派车，在没有车状况下经办公室车辆管理人员批准后可以乘坐出租车;回来后，由办公室车辆管理人员在出租车票上签字确认并阐明理由。2.市内因公公交车费应保存相应车票报销。 (二) 报销流程 1. 员工整顿交通车票（含因公公交车票），在车票背面签经办人名字，并由办公室派车人员签字确认，按规定填好交通费报销单。 2. 审批:按寻常费用审批程序审批。 3. 员工持审批后报销单到财务部门办理报销手续。 第三十条、办公费、招待烟酒、低值易耗品等管理规定及流程 （一）管理规定:1.为了合理控制费用支出,此类费用由集团公司综合办统一管理，集中购买,并指定专人负责。2.各分公司经理在每月28日前填制公司下个月物品申领筹划，交至集团公司综合办，由其统一购买。3.购买物品原则上由集团公司综合办购买，专业用品经征批准方能自行购买，须到综合办办理登记手续。4.物品单价在100元以上（含100元），须经部门主管签字，未经核准而擅自购买者不予报销。5.所有物品必要由综合办管理人员验收或登记后，报销执行费用报销流程。 第三十一条、车辆费用报销制度及流程 1.严格按照公司车辆管理制度执行。各部门主管要按照规定控制好本部门费用，超标自负。2.集团公司综合办管理加油卡只对公司车辆加油，按照原则严格控制、专人负责。3.各部门报销车辆费用时，必要附机打加油发票、过桥费等票据，报销流程按费用报销流程执行。第三十二条、食堂费用报销制度及流程1.食堂费用单据必要由食堂管理人员、复称人员或食堂师傅验收签字生效。2.报销流程按照费用报销流程执行。第三十三条、招待费、培训费、资料费及其她报销制度及流程 （一）招待费管理规定1.业务招待费原则详见公司业务招待费原则及管理制度执行。2.招待费用开支由综合办按制度严格控制，事先没有在综合办备案、备案不符、超过招待费控制额度，需集团公司副总签字方能报销。3.在综合办备案时，要告知业务单位人数、招待地点、陪伴人员，综合办有权对备案业务招待进行核算，超标一律自负。4.大额招待费支出应事前征得行政副经理批准。5.招待费报销严格按照逐级审批制度，执行费用报销流程。6.在报销前必要获得综合办出具招招待费告知单。 7.其她费用：依照实际需要据实支付，本人签字。 (二)报销流程： 1.招待费由经办人按寻常费用报销普通规定及普通流程办理报销手续。 2.其她费用报销参照寻常费用报销制度及流程办理。 第六章 工薪福利及有关费用支出制度及流程第三十四条、工薪福利等支出涉及工资、暂时工资、社会保险及各项福利等，此类费用按照资金支出制度有关规定执行。第三十五条、工薪福利支付流程 (一) 工资支付流程：1.每月15日集团公司人力资源部提供已审批上月职工工资分派表，交于集团公司财务部； 2.每月18日由财务部门通过银行代发形式或钞票支付工资； （二）暂时工资支付流程同工资支付流程。 （三）社会保险支付流程：1.每月10前由人力资源部将由已核准职工社会保险金明细表交财务部门进行有关财务解决。2.社会保险金增减由人力资源部按有关政策进行申报、核算、办理，若有差别应查明因素并按实际状况进行调节。 （四）其她福利费支出流程由公司综合办部按审批后支付原则填写报销单经部门主管签字确认财务总监进行财务复核报集团副总经理审批，审批后报销单及支付原则交财务部门办理报销手续。 第七章 专项支出财务报销制度及流程第三十六条、专项支出重要为新襄棉固定资产购买及改良支出、材料采购及其她专项费用等。 详见集团公司物资采购专项管理制度第三十七条、新厂工程及有关资金支付须经集团公司董事长审批后才干办理财务支付流程。 第八章 报销时间详细规定 第三十八条 为了协调集团公司对内、对外业务工作安排，以便员工费用报销，财务部将报销时间详细安排如下： 1财务报销：集团公司各分（支）财务部每周四为财务报销日。若当月最后一种报销日在该月28日后来，为了便于财务部集中时间月末结账，该报销日停止财务报销。 2借支及其她业务不受以上时间限制，可随时办理。 3、特殊状况，另行解决。 第九某些 附则 第三十九条 本制度解释权归集团公司财务部。 第四十条 本制度经总经理办公会议讨论通过并由董事长生效