互联网时代加强医院档案管理的几点思考_周灿.pdf

442023 年第 2 期兰台论坛LANTAI BBS互联网时代加强医院档案管理的几点思考周灿（山东省济宁医学院附属医院，山东 济宁 272000）摘要：本文对互联网时代档案管理的特点进行阐述，分析在互联网时代医院档案管理面临的问题，并从多个角度提出了加快医院档案管理质量的措施，希望能够带来一些借鉴。关键词：互联网时代；医院档案；档案管理在互联网时代，需要运用新思维和新技术来提升档案管理效率，使其能够为医院提供更加便捷的服务，使医院的医疗质量和综合服务水平不断提升。应当结合医院具体的工作情况，以提升医院的运营水平为最终目的，以提升医院的信息化管理水平为手段，建立一套完善高效的档案管理机制。因此，医院应当从整体发展入手，积极整合自身资源优势，引进先进的技术和人才，将细节管理和局部管理作为重点，借助创新思维积极创新档案管理路径，使医院的档案管理水平不断增强。一、互联网时代医院档案管理的特点（一）能够快速查询档案在互联网时代中，应当积极整合档案管理体系，不断优化档案管理流程。借助先进的信息技术手段，处理整合好零散的信息，并形成档案信息资料。档案信息资料主要包含了人事信息、护理信息、医疗信息和网络信息等。医院以先进的数字化档案为基础，在医院的各个科室建立信息资源共享中心，优化整理档案资源的搜索引擎，提升档案资源的使用质量。（二）档案的收集和利用质量更高在互联网时代，医院的档案管理工作比较复杂，需要对医院的各项医疗业务档案、行政工作档案、人事工作档案等进行集中收集与整理。因此，对信息技术的要求比较高。信息化的档案收集和整理质量要远高于传统的档案管理，主要体现在以下三个方面：首先，能提升信息甄别与处理能力，节省大量的空间，使得档案的利用价值更高，不断提升医院的运营能力。其次，能够使档案管理工作实现转型升级。通过运用先进的信息技术手段，高效快捷查找到需要的档案资源，并对其合理开发及利用，大大地提升了工作质量，使得档案在短时间内就能归档使用，精简了医院的各项业务流程，节省了人力资源。最后，医院运用计算机科学信息技术实现对档案的信息化管理，能保障其机密性和全面性，也能够提升档案信息的管控质量，及时对历史档案信息进行优化，增强档案信息的时效性。二、互联网时代医院档案管理存在的问题（一）档案信息化建设程度低下1.有的医院信息化设备的投入力度不足，缺乏此类专项资金，不能尽快购买相关技术设备。还有的医院虽然具有良好的信息技术设备，但是管理质量低下，技术水平有限，导致医院缺乏一套完善的信息化系统，使得档案管理的质量明显偏低。2.有的医院依然沿用传统的档案管理方法及模式，固步自封。在互联网时代，拒绝变革就是拒绝发展，档案管理的理念和方法均发生了较大的改变，如果不能与时代同步，就会遭到时代的淘汰。还有的医院官僚主义严重，在购进信息化设备和信息化技术时，办事效率低下，不能结合医院发展的实际及时落实到位。长期以往，就会阻碍医院档案信息化建设，使得医院的各项业务受到影响。（二）档案资源的开发及利用质量低下1.从档案的查询到开发利用这一环节，是档案管理工作的重点流程，只有提升这一流程的工作质量，才能为后续工作打下基础，使档案资源得到良好归档，以备综合循环利用。但是有的医院在这一流程中浪费了大量的时间，工作效率低下，工作条理不清晰，开发利用的档案资源不能服务于实际工作，工作时经常出现各种失误，这样就会浪费大量452023 年第 2 期LANTAI BBS兰台论坛的时间，耽误正常的工作进展，影响医院的业务运营，阻碍医院的正常发展。2.由于信息化程度不高，档案的整理、排序和归档工作比较凌乱，不能结合实际工作作出实际的调整，医院的各个职能部门沟通协作的效率低下，使正常的工作受到影响。（三）档案管理人员综合素养有待提升1.医院档案管理人员数量和质量都有限，没有对人才的引进设定一个较高的标准，有的档案管理人员没有经过专业的考核和培训就直接录用进入工作，他们不熟悉档案管理工作的流程，导致档案管理工作质量降低。2.医院档案管理人员的专业技能有限。在信息化时代，档案管理人员不仅应具备良好的档案管理专业知识，还要有较强的实践经验，尤其应当学会应用信息技术解决实际工作中的难题。此外，档案管理人员还应具备管理思维，用发展的眼光和全局性的思维完成档案管理工作。当前，有的医院档案管理人员缺乏实际工作经验，不熟悉专业性的信息化档案管理流程，在实际工作时工作思路较为狭窄，不懂灵活解决问题，使档案管理工作长期停滞不前。3.传统的档案管理模式长期影响档案管理人员的思维，使得档案人才不能积极适应新的工作模式。在互联网时代，档案管理业务更为繁重，工作内容更为复杂。尤其在医院这样的综合性单位中，各个科室、职能部门、业务部门的档案资源往往堆积如山，而且各个部门之间联系较为紧密，需要档案人才具备较强的沟通协调能力和分析处理能力。当前医院的档案人才大都缺少这些能力，需要在实践中摸索和提升。三、互联网时代提升医院档案管理质量的有力措施 （一）加大重视力度，提升管理水平1.应当结合医院自身运营状况，根据互联网时代档案管理的特点，积极引进先进的档案管理经验和档案管理技术，使得档案管理工作的每一个流程都能得到优化，为未来的长期发展打好基础。2.领导层是医院档案管理工作的总设计师，应当积极地提升见识和眼界，拓宽思维，结合现实的工作需要，抓管理、抓建设，找到适合本医院的档案管理运营体系。积极借鉴外部医院的先进工作经验，取长补短，将其融合到自身的档案管理工作中，与传统的档案管理模相融合，形成一套综合性的新型档案管理模式。3.医院业务繁多，档案管理任务也比较艰巨繁重。因此，医院领导层应制定一个中长期发展计划，计划应密切联系实际，可执行性要强，能够成为长期指导医院档案管理工作的方针政策，使得医院的档案管理工作能始终沿着正确的轨道前进。领导层应根据每一个时期的档案管理目标制定对应的发展政策，并落实分解好任务，将医院各个科室、各个部门的工作积极性调动起来，使其能够齐心协力共同完成档案管理工作，为医院的发展凝心聚力。（二）优化医院档案管理的工作内容1.在互联网时代，医院档案管理应当结合新医改的内容和医院的具体业务，使其全面地服务于医疗工作。医院档案部门应当根据实需原则将档案上传至医院的内部信息网络，使得档案的使用者能够及时根据工作需要综合利用，实现档案资源真正意义上的共享。2.医院人事档案部门应当在信息技术的背景下加强对人事档案的管理力度，对人事档案的制作及收集、使用和归纳等工作加强质量管理，巧妙地运用医院的信息技术使人事档案工作更便于管理，为人事档案提供更加便捷的信息检索、收集、利用和归档功能，提升人事档案的利用质量。3.加强对纸质档案的质量管理。医院的档案部门应当积极运用信息技术手段和微缩扫描等先进的技术将纸质档案转换成电子档案，储存在医院的信息化设备中，使得纸质档案转换成电子档案中的文字、图像和音频，提升医院档案的规范化管理水平；还应当确定好医院档案的管理范围，建立一套完善的档案内容管理体系，使得档案管理的质量不断提升。档案部门应当明确好档案的范围，将相同的档案类型根据类别放在一起，将不同的档案类型区分开，然后借助先进的信息手段对纸质档案进行有效整合和转化，制作出系统明确的目录索引，并以此为前提加强对电子档案的管理。同时，医院的各个科室也应当及时地将业务中存在的档案资料呈交给档案部门，便于档案部门及时归档。（三）加强医院档案信息化建设1.积极引进信息化设备。医院管理层应当积极462023 年第 2 期兰台论坛LANTAI BBS整合医院的资金，加大资金投入力度，购进先进的信息化设备。信息化设备是医院档案管理的硬件设施，是档案管理工作得以开展的重要前提和保障。因此，医院应当根据自身档案管理工作的现状，引进对应的设备，使档案资源开发、整理利用和归档工作能够在信息化设备中得以正常运营。2.建立一个完善的信息化平台。信息化平台应当起到信息枢纽的作用，能够覆盖到档案管理的每一个流程，使得各项工作都能在信息平台上得以解决，信息平台还能起到总揽全局的作用，分解好每一项信息化档案工作的落实；此外，各个部门应当通过信息化平台加强合作与沟通，使得各项业务能够有序开展，当各个部门形成新的档案资料时，通过信息化平台加强与档案部门的联系，使得档案部门及时整理归档。3.积极引进先进的信息技术和管理方案。在互联网时代，信息技术是第一驱动力，事业单位应当跟进时代步伐，满足自身需求，力求发挥信息技术优势，用最少的人力资源做最大的工作量，并做好做优。应引进先进的管理方案，发挥信息技术的优势，提升单位档案利用和开发的质量，使事业单位可持续发展。此外，应当运用信息技术手段构建一个牢固的防御系统，使其能够保证档案管理的安全，防范内部信息资源泄露和外界侵入的风险。（四）提升档案人才的综合技能1.不断完善工作方案和管理方法，提高资金投入，用制度来规范资金的投入使用，并建立制度保障体系，使资金用在最合适的地方。克服形式主义之风，提升行政运转效率，保障资金长期充足。2.塑造一个良好的气氛和环境，提升人才的技术水平和实践能力。例如，邀请知名档案管理专家到单位讲座，加强人才知识素养，使档案人员能够及时了解最先进的档案知识理念和管理方法，从而提升自身的工作质量。还可以开展集体学习的方式，使档案管理人员学会用信息技术方法掌握正确的流程，打造一支优秀的档案人才队伍。3.提升档案管理人员的综合素养。建立完善的考核机制，能够科学评价档案管理人员的工作业绩，做到公平公正。设置激励机制，重点奖励业务水平高的档案管理人员，提升他们的工作积极性，激励其他档案人才努力工作。4.合理配置人力资源，坚持正确的用人原则。根据岗位需求分配档案管理人员的工作，发挥他们自身的优势，让每一位档案人才都能在各自的岗位上发光发热，最大限度发挥他们自身的价值，做到物尽其用、人尽其才。（五）及时优化档案管理流程1.根据互联网时代档案管理的特点，建立一套完善的管理机制和准则，及时向患者及医护人员提供实用标准的档案资源信息，满足使用者的档案使用需要。2.建立先进的档案管理平台，与信息化平台互相配合完成工作。档案管理平台应当能够实现档案远程维护及档案共享的职能，为医护人员提供及时的档案资料服务，提升医护人员的工作质量。3.在优化管理方式时，应做好基础设施的建设工作，除引进信息化设备外，还应不断引进档案管理的硬件设备，使档案管理工作能有一个坚定的依托。同时，应建立“互联网+”档案管理架构体系，使得档案管理工作的归档、储存、整理、开发、利用的工作流程实现一体化运转。在此基础上，对各科室的信息、各部门的信息作出高效的整合，加快统一整理的步伐，对形成的各种档案文件分类管理，如文书档案、设备档案、基建档案、病历档案、财务档案、人事档案、医疗资源档案、科技档案等，使各种档案都能得到妥善的运行和管理，并建立相关档案资源的管理模块。当各个部分的档案资源在管理中出现问题时，能够通过管理模块得到及时解决。医院是救死扶伤的场所，是保护我国居民生命健康安全的重要阵地。因此，医院应当与时俱进，及时加快档案资源管理建设的质量，形成一套高标准的管理模式，实现医院档案的有效开发和利用，为医院的运营作出贡献，提升医院的医疗服务水平。参考文献 1 章馨.“互联网+”时代医院档案管理的措施 J.中国卫生标准管理,2019(01).2 许超.浅谈“互联网+”时代下医院综合档案馆管理措施 J.兰台内外,2020(20).3 陈能思.“互联网+”时代的医院综合档案管理探索 J.办公室业务,2017(21).4 李力.刍议基于“互联网+”时代下医院档案管理创新措施 J.魅力中国,2019(41).责编：蒋立民