现代公司文书管理章程样本.doc

五、企业文书管理制度
（一）总则
第一条 为确保文书事务正常顺利进行，促进和提升组织管理工作效率特制订本制度。
第二条 所谓“文书”是指业务工作上往来公文、汇报会议决议、要求、协议书、专利许可证书、电报、多种账簿图表、参考书等一切业务用书和公文。
第三条 全部文书归企业全部并收藏，任何个人不得私自占有。
第四条 必需严格保守文书机密。
第五条 文书按下列关键点处理或办理：
1．凡关键事宜指示、请示、汇报、汇报、传达、回复等等，一律以“文书”形式进行。全部文书处理全部必需以“正确”和“快速”为标准，必需明确责任。
2．即使在紧急情况下以口头或电话形式处理事项，事后也必需以文书形式统计下来。
第六条 文书管理标准要求以下：
1．文书收发、领取和寄送，标准上由总企业总务部负责。
2．分企业或分支机构文书管理，另有文书管理细则做出要求。

（二）文书收发
第七条 抵达文书全部由文书主管部门接收，并按下列关键点处理：
1．通常文书给予启封，分送各部门。
2．私人文书无须开启，直接送收信人。
3．分送各部门文书若有差错，必需立即退回总务部。

（三）文书处理
第八条 文书按机密程度可分为以下几类：
1．绝密。指极为关键而且不得向无关人员泄漏内容文书。
2．秘密。指次关键而且所包含内容不能向企业内外无关人员透露文书。

表23-7 表格登记单
图 表
名 称
联

数
填制单位
移 送
单 位
功 能
内 容
性

质
印制日期
数

量
表格编号
每个月用量
1．产品
2
经理室
自存、生管部
产品说明
产品说明、
规格订定
各产品

2．工程分析表
2

工程分析
工程标准

3．品检标准
2
品检组

品检标准
领退料名称、
数量

4．领退料单
3
领料人
自存、会计、生管
领料凭证
领退料名称、
数量
凭证

5．原物料库存卡
1
仓库
——
物料管理
原物料耗用情况
账卡

6．耗用月报表
3

自存、会计、生管
对账、
控制
原物料耗用情况
月报

7．库存月报表
3

原物料库存统计

8．制造通知单
7
生管
自存、业务、生产部
派工用
制造说明、原物料说明
发工用

9．生产进度表
7

生产进度

10．生产情况表
1
自存
程序控制用
细步进度、
产量控制
工作表

11．完工汇报单
2

自存、经理室
计算成本
原物料工时品质统计
每批汇报

12．品检日报表
2
品管
自存、生管
品检情况
各批品检情况
日报

13．品检统计表
1

自存

工作表

3．机密。指不宜向企业以外人员透露内容文书。
4．一般。指非机密文书。假如附有其它调查问卷之类关键东西，则另当别论。
5．传阅。指在本企业内部传阅或传达文书。
第九条 一般文书处理标准以下：
1．由部门经理以上等级主管，负责对文书进行审阅、回复、批办和其它必需处理，或由其指定下属对文书进行具体处理。
2．假如碰到关键或异常事项，必需立即和上一级主管取得联络，按上级指示办理。
3．多种相关联事项，必需和各部门商议后方能给予处理。
第十条 机密文书处理标准以下：
1．机密文书标准上由责任者或当事者自行处理。
2．指名或亲启文书，标准上应在封面上注明文书所包含事项关键点和发
文者姓名，并由发文者封缄。
3．抵达指名或亲启文书，标准上由信封上所指名人开启，其它人不得私自启封。假如某主管在职务上有权替换来件所指名者，不受本条要求约束。
第十一条 文书阅览标准以下
1．某文书被阅览后，阅览者必需签字，表示已经阅览完成。如有必需，可在文书空白处填写阅览后意见，并转给或交还文书主管。
2．有必需在各部门传阅文书，必需附上“传阅登记簿”，按“传阅登记
簿“要求栏目填写，并最终交还文书主管。
第十二条 和各部门相关文书，在处理意见上假如存在分歧，则由文书主管部门出面进行协商，假如不能协商一致，上报或请示上级领导，由上级裁决。

（四）请示审批
第十三条 请示审批是企业经营一项关键程序，凡企业经营关键事项，全部必需经请示，取得董事会、总裁和常务董事审查、裁决和公文批复以后，方能实施。
第十四条 须请示审批事项以下：
1．职务及关键人事安排；
2．多种制度性要求变更；
3．关键契约缔结、解除和变更；
4．诉讼行为；
5．和政府机构相关多种关键请示回执、申请等等；
6．土地、建筑物和事务所权利购置和转让；
7．大额馈赠、谢礼、和宣传广告费用开支；
8．分支机构增减和升降；
9．预算和决算事宜；
10．借款和贷款，和借贷银行开设和变更；
11．关键或高额物品采购，不急用或不需要物品转让或廉价出售；
12．定时或不定时刊物发刊、修改和废除，和费用开支修订。
13．相关企业经营关键计划和企划；
14．其它上述未包含关键事项。
第十五条 请示审批者为分企业经理，和以此为标正确定主管。
第十六条 对请示审批提案文书必需进行仔细斟酌，方便能顺利实施。
第十七条 请示审批事项，必需以提案文书方法，经主管呈交总部。假如事情紧急，许可直接以非文书形式请示，但事后必需立即撰写请示提案文书上报。
第十八条 请示提案文书内容包含标题、正文、理由、说明和附录。提案文书应一式多份，分送相关部门如业务部门、出版部门、总务部门和财务部门等等。
第十九条 请示提案文书必需编号，注明起草者或请示者，所属分支机构及部门，并署名盖章。
第二十条 请示审批内容一旦被上级认可并做出决定，则以请示提案书（副本）替换批复返回，并请示部门给予实施。
第二十一条 请示提案原本由总务部保管。

（五）文书制作
第二十二条 文书制度要领以下：
1．文书必需简明扼要，一事一议，语言措辞努力争取正确规范。
2．起草文书理由包含起因，和中间交涉过程，加以证实必需做出交代，必需时附上相关资料和文件。
3．必需明确起草文书责任者，并署上请示审批提案者姓名。
4．对请示提案文书进行修改时，修改者必需认真审阅原件，修改后必需署名。
第二十三条 文书起草必需取得主管同意，而且在主管有了明确决定以后进行。文书起草只是一个“文书化”过程和结果。文书草案必需
给予保留。
第二十四条 关键文书，必需经过公证，而且在正式文书形成前，掌握并附上含有价值证据或证实文件。
第二十五条 文书署名按下列要求进行：
1．企业内文书，假如是通常往来文书，只需主管署名；假如是单纯上报文书，或不包含各部门且内容不关键文书，只需部门署名；假如是关键文书，按责任范围由总裁、副总裁、常务董事署名，或署相关部门主管姓名和职务
2．对外文书，如协议书、责任状、政府许可申请书、回执公告等关键文书，一律署总裁职务和姓名。假如是总裁委托事项可由指名责任者署名。上列要求以外文书，也可署分企业或分支机构主管职务和姓名。
第二十六条 文书盖章按下列关键点进行：
1．在正本上必需加盖文书署名者印章，副本能够加盖署名者或所在部门印章。
2．假如文书署名者不在，可加盖职务或代理者印章，并加盖具体实施者印章替换。但在这种情况下，文书存档前必需加盖署名者印章。
3．以部门或企业名义起草文书，在旁侧加盖相关责任者印章。
第二十七条 总裁和企业印章按下列标准使用：
1．在有必需加盖总裁企业印章时，必需填写委托申请书，经所属部门主管认可而且加盖印章以后，向总务部门提出。
2．总务部主管经审核，署名盖章，同意申请。如有必需则需请示总裁。
3．在需要总裁签字情况下，手续同前。
4．经总务部同意后，去印章保管员处加盖企业印章。
5．部分带有企业字样或总裁职务字样印章，须经主管同意，直接向印章保管员申请加盖。

（六）文书发送
第二十八条 部分需要邮寄或专员递交文书，按下列关键点进行发送，必需时还须给文秘室以回复或回执。调查汇报不受本条要求限制。
1．文书封面必需明确写清发送或接收单位、单位地址和收件人姓名，而且注明“快递”、“邮寄”、“面呈”或“转交”等字样。
2．企业内部文书标准上不作封缄。
第二十九条 各部门邮寄文书，必需于发送前在“发信登记本”和邮资明细账”上做好登记并填写。

表23-8 表格请印申请单
请印单位

表格名称

用

途

联数及分送单位
式 联，第1联：

第2联

第3联
请印日期

需要日期

表格编号

表格格式
依旧格式印刷品 依附样印刷
现有存量

请印数量

每个月耗量

使用年度

需校对否
需 否

（七）文书整理和保留
第三十条 文书按内容进行整理后，分为两类保管，一类是还未完结文书，另一类是能够归档文书。
第三十一条 全部完结文书，分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保留年限进行整理和编辑，并在“文书保留簿”上做好登记，归档保留。
第三十二条 制度要求、不动产权利书、协议书、往来公文和特许专利等尤其关键文书，由总务部填写“关键文书目录”后，给予保留。
第三十三条 分企业或分支机构文书分为两类，一类是尤其关键文书，直接归主管保留，另一类是通常文书，留存各部门保管。
第三十四条 文书保留年限以下：
1．永久保留文书，包含章程、股东大会及董事会议事统计、关键制度性要求；关键契约书、协议书、登记注册文书；股票关系书类；关键诉讼关系文书；关键政府许可证书；相关企业历史文书；决算书和其它关键文书。
2．保留十年文书，包含请求审批提案文书，人事任命文书，奖金工资和津贴相关文书，财务会计账簿、传票和会计分析报表，和永久保留以外关键文书。
3．保留五年文书，指不需要保留十年次关键文书。
4．保留十二个月文书，指无关紧要或临时性文书。假如是调查汇报原件，则由所在部门主管负责确定保留年限。
第三十五条 全部关键机密文书，一律存放在保险柜或带锁文件柜中。
第三十六条 保留期满和没必需继续保留，经主管决定，填写废除理由和日期以后，给予销毁。机要文书一律以焚烧方法销毁。
第三十七条 假如职务或部门划分发生变更，或做出调整，则必需在相关登记簿上注明变更和调整理由，和变更和调整后结果。
第三十八条 必需做好关键文件借阅登记工作，并注明归还日期。一切借阅全部必需出具借阅证。
第三十九条 在制度难以实施时，须和总务部联络，由文书主管做出裁定。
第四十条 本制度自颁布之日起实施。