房地产项目工程供方资格管理作业指导书.doc

总办分发范围分 发 号A（1-5）总部各部门分发范围分 发 号B（1-10）各子公司分发范围分 发 号C（1-5）董事长 A1综合管理部 B1xx C1总经理 A2人力资源管理部 B2xx C2常务副总经理 A3财务管理部 B3x C3副总经理 A4风控审计部 B4xx C4总经理助理 A5设计管理部 B5 C5营销管理部 B6成本管理部 B7酒店管理部 B8商业管理部 B9工程总监 B10文 件 更 改 记 录版次号修改页码修改后页数更 改 内 容 提 要日 期A/0新版编写xx审核xx批准xx日期日期受 控 章日期1. 目的规范工程供方的管理，客观评价供方的履约能力，为采购过程的有效性和效率提供基础保证。2. 适用范围公司工程供方的管理工作。3. 定义和流程图3.1. 供方指提供产品的组织或个人。3.2. 工程供方指向本公司提供直接用于项目建设或维护的材料、设备的组织或个人。3.3. 可试用工程供方指经资质预审合格，具备向本公司提供产品的资格，尚未提供过产品或首次合作不合格但不严重，有意再次试用的工程供方。3.4. 合格工程供方指与公司合作过，经公司各部门评价为合格的工程供方。3.5. 不合格工程供方经资质审查或公司各部门评价为不合格的工程供方。3.6. 资质审查4.1.1 指对于新的工程供方，通过调查核实其商誉、审核证照、实地考察代表工程，得出该工程供方可以试用或不合格的结论，作为介入具体采购业务之必要条件。3.7 工程供方资格管理流程图4. 职责4.2 成本管理部4.2.1 负责编制本公司合格工程供方名录、可试用工程供方名录以及不合格工程供方名 录。4.2.2 负责工程供方信息的管理。4.2.3 负责组织工程供方资质预审。4.2.4 负责组织工程供方的采购过程评估。4.2.5 负责组织工程供方履约评估。4.3 设计管理部4.3.1 负责评价工程供方对合同中涉及外观效果部分的履行情况。4.3.2 参与实地考察（涉及建筑效果及产品外观效果评估时），负责其产品颜色、样式、外观、 质感等符合性及选用性。4.4 项目公司4.3.1 负责评价工程供方对合同技术要点及现场配合的履行情况。4.3.2 负责评价工程供方对合同经济要点的履行情况。4.3.3 参与并负责考察供方成本管理能力、提供产品及服务的保障能力。4.3.4 负责评价工程供方的保修服务及配合的质量。4.4 总部分管领导4.4.1 负责审批工程供方的评价结果。5 工作程序5.1 工程供方信息管理5.1.1 公司工程供方信息管理包括对合格工程供方名录、可试用工程供方名录、不合格 工程供方名录、工程供方信息登记表以及工程供方考察报告的编制、更新、发布和存档。5.1.2 成本管理部在获取新供方信息时均应填写工程供方信息登记表。5.1.3 成本管理部应根据日常资格审查、评估以及工程供方自身信息变更情况，及时更新各工程供 方名录。5.2 工程供方资格审查5.2.1 工程供方的联系途径有以下几种：5.2.1.1 自行到公司推销的或在公司发布招商广告之后前来推销的供方。5.2.1.2 已经向公司内其他项目公司提供产品或服务的供方。5.2.1.3 公司主动联系该行业知名企业。5.2.2 商誉核实5.2.2.1 对于自行到总部推销的工程供方，成本管理部负责接待，到项目公司自行推销的工程供方，由项目成本部负责接待。通过洽谈判断是否与公司业务有关，如与公司业务无关，明确告知对方后结束。与公司业务有关的，接受其资料并填写工程供方信息登记表。5.2.2.2 接受资料并登记后，核实其两年内商誉，认为不适宜的，列入不合格工程供方名录；如适宜，进行资料审查。5.2.2.3 对于已经向公司内其他项目公司提供产品或服务的供方和公司主动联系的该行业知名企业，可直接接收资料并进行登记填写工程供方信息登记表，注明联系途径。5.2.3 资料审查5.2.3.1 通过核实商誉后的供方，向供方发放供方资格预审文件要求其按照标准格式进行填写并提供表中要求的附件资料。5.2.3.2 项目成本部对其负责接洽的供方发放供方资格预审文件，并对供方提供的相关资料进行核实，确认后经工程总监和项目公司总经理审核后报总部成本管理部审核。5.2.3.3成本管理部对自行填写及项目公司提交的供方资格预审文件及其附件进行审核，资质及产品不符合要求的，列入不合格工程供方名录。5.2.4 实地考察5.2.4.1 通过资料审查后的供方，符合要求的，由成本管理部组织进行实地考察，实地考察原则上由两个部门三人以上（含三人）参加，否则，考察结论无效。5.2.4.2 实地考察参与部门侧重为：A: 成本管理部：侧重考察业绩及其他方面的综合能力。B: 设计管理部（涉及到评估建筑效果及产品外观效果时参与）：侧重考察产品颜色、样式、外观、质感等项目可选用型。C: 项目公司：侧重考察供方成本管理能力、产品及服务的保障能力及技术与项目要求的符合性。5.2.4.3 考察结束后，成本管理部组织提出工程供方考察报告，参与考察人员签字确认。 5.2.4.4 特殊情况下，经总部分管领导批准，由相关部门进行实地考察，并向成本管理部提报工程供方考察报告。 5.2.4.5 成本管理部对工程供方考察报告评定为不合格的供方，将其列入不合格工程供方名录。5.2.5 资质审查合格审批5.2.5.1资质审查合格的工程供方，由成本管理部填写工程供方资质审查审批表，报总部分管领导审批。工程供方资质审查审批表批准后，列入可试用供方名录备用。5.3 工程供方评估5.3.1 工程供方评估包括采购过程评估和履约评估。5.3.2 采购过程评估5.3.2.1 采购过程评估应在该次采购合同签署完成后由成本管理部组织项目公司进行。5.3.2.2 评估的对象为所有参加该次采购的工程供方。5.3.2.3 评估的内容为工程供方在本次采购过程中的配合情况。5.3.2.4 评估的结果形成采购过程工程供方评估表。5.3.3 履约评估5.3.3.1 在工程供方履行完合同中除保修部分内容后，由成本管理部会同设计管理部组织项目公司根据各自职责对供方进行评价。5.3.3.2 参加评价单位各方须填写工程供方履约评估表，并签字确认。5.3.3.3 在履约过程中，成本管理部组织项目公司进行阶段性、定期评价，以做到事中防控。5.4 工程供方评估结果5.4.1 所有工程供方的评估结果都必须经成本管理部审核后报总部分管领导审批通过后 方可生效。5.4.2 工程履约供方评估采用10分制，合格工程供方须全部达到以下评估得分，否则为不合格：5.4.2.1 平均得分为6.5分以上。5.4.2.2 无任何两个以上部门评价低于5.0分。5.4.2.3 项目公司的保修服务评价结果不低于6.0分。5.4.3 评价为“合格”的工程供方处理5.4.3.1 若该工程供方原为合格工程供方，则按照其得分给其加分，得分在6.5-7.4之间加0.1分，得分在7.5-8.4之间加0.2分，得分在8.5-9.4之间加0.3分，得分在9.5及以上加0.5分，最高得分为10分。5.4.3.2 若该工程供方原为可试用工程供方，则可将其加入合格工程供方名录，并给予1分的基础分。5.4.3.3 合格工程供方的积分，作为工程采购中定标的依据之一。5.4.4 评价为“不合格”的工程供方处理5.4.4.1 若工程供方是第一次被评价为“不合格”，平均得分在4.5-6.5之间且没有两个以上部门评价低于4.0分，则将其加入或保留在可试用工程供方名录中。5.4.4.2 若工程供方不是第一次被评价为“不合格”或平均得分低于4.5分或有两个以上部门评价低于4.0分，则在经总部分管领导审批通过后将其加入到不合格工程供方名录中。5.4.4.3 若总部分管领导审批未通过，应将该工程供方加入到可试用工程供方名录中。5.4.4.4 对进入不合格工程供方名录的供方，在进入后的一年内不得再次采用。5.4.4.5 在工程供方进入不合格工程供方名录一年后，成本管理部可根据公司需要对其重新进行工程供方资质预审。5.5 成本管理部适时在公司一定范围内发布最新的公司合格工程供方名录、可试用工程供 方名录及不合格工程供方名录。6 相关文件6.1 工程招标采购作业指导书7 表单7.1 工程供方信息登记表7.2 合格工程供方名录7.3 可试用工程供方名录7.4 不合格工程供方名录7.5 工程供方考察报告7.6 供方资格预审文件7.7 工程供方资质审查审批表7.8 采购过程工程供方评估表7.9 工程供方履约评估表