零售有限公司固定资产管理规定样本.doc

固定资产管理要求第一章 总则第一条 目标为了加强对固定资产管理，确保其合理使用，保护其完整，发挥固定资产最大效能, 降低经营管理费用，盘活闲置固定资产，理顺各相关部门工作职责和要求，特制订本要求。第二条 定义本要求所称固定资产是指企业使用期限超出1年房屋、建筑物、机器、机械、运输工具，和其它和生产、经营相关设备、器具、工具等。不属于生产经营关键设备物品，单位价值在元以上，而且使用年限超出二年，也应列为固定资产，未作为固定资产管理工具、器具等，作为低值易耗品核实。第三条 计价方法固定资产原值按实际成本计价（包含买价、运输费、包装费、安装费、税金、保险费等）。第四条 折旧管理1、 折旧方法：固定资产折旧采取直线法。2、固定资产分类、使用年限及估计净残值率： 类别号 资产类别 使用年限 估计净残值率01 房屋及建筑物 25-45年 5%02 机械设备 5%03 电子设备 5年 5%04 运输设备 8年 5%05 其它设备 5年 5% 第二章 日常管理第五条 管理形式 固定资产实施电脑账簿（账）、电脑卡片（卡）、实物（实）分管标准；财务部管理固定资产明细分类账及固定资产电脑卡片；使用部门管理实物。第六条 各部门管理职责1、财务部职责：负责对固定资产价值确实定、核实、付款、折旧、变现、转让审核及对实物日常管理监督和固定资产盘点组织工作。包含固定资产卡片建立。2、使用部门职责：负责对其使用固定资产实物保管及日常维护和保养。建立部门固定资产实物台帐，明确设备实物责任人；定时和财务对帐、和实物稽核；3、行政部：负责固定资产申购、采购、维修、调配、报损和日常管理；会同财务部组织盘点工作。负责固定资产申购，明确实物保管人和管理责任人责任、跟踪固定资产使用情况、固定资产报废确实定及固定资产盘点工作，并不定时对固定资产进行抽查，确保实物安全及正常使用。负责闲置固定资产日常管理及调配、处理工作。第七条 闲置资产管理各使用部门应立即将闲置资产提供给行政部，由行政部依据闲置资产情况来确定固定资产购置方法，方便企业闲置资产得到有效利用。第八条 盘点为确保企业资产完整性，企业每十二个月最少组织一次固定资产全方面盘点。由财务部牵头，和行政部一起，组织盘点准备工作。盘点出现盈亏时，使用部门应（行政部帮助）立即查明原因，在盘点后三天内将盈亏原因汇报交财务部；财务部依据盘点表及盈亏说明，在盘点后八日内出具固定资产年度盘点汇报报企业领导审批。第三章 固定资产购置第九条 申购一、新开门店设备投资预算（一）要求：企业对每个新开门店应在事前对设备投资进行预算，投资预算标准上只进行一次，如因特殊情况，需单独报企业领导审批。（二）组织部门：新开门店固定资产投资预算由拓展部组织进行，其它部门负责帮助。（三）时间安排：新开门店所需各类别固定资产预算在统一时间内进行，具体时间由拓展部把握，但最晚在新开门店设计图纸出来后应立即进行。（四）预算程序：拓展部将新店所需设备预算开始时间、结束时间及其它方面预算要求通知信息中心、营运总部，各部门在接到通知后应严格根据拓展部要求立即对本部门负责购置资产进行预算，并在要求时间内将预算结果按拓展部要求报送给拓展部，拓展部汇总各部门设备需求预算后，并撰写书面新开门店固定资产投资预算汇报报财务管理总部、企业控制部审核后报企业领导审批。经审批后，拓展部应将经审批固定资产投资预算传对应部门及新开门店责任人。（五）新开门店固定资产投资预算表填制要求：各使用部门对固定资产设备预算，应明确到单品，但无须填写具体品牌和估计金额，品牌和估计金额由负责采购部门进行填写，拓展部在汇总各部门设备预算需求时，应严格根据“新开门店固定资产投资预算表”（附表1）格式分类别进行汇总。 （六）预算设备控制：1、 采购部门：采购部门应严格根据类别在预算限额内询价，并依据询价结果报企业控制部审核。2、 企业控制部：企业控制部审核并抽查询价结果，必需时联络新厂家进行询价，并把结果报企业领导审批。二、日常申购固定资产申购程序：各部门依据本部门需求提出申购计划，报行政部审核；行政部依据各部门需求，制订出下月总申购计划，填制“申购单”（附表2，一式一联）报财务部审核后报企业领导审批。第十条 审核要求财务部和行政部必需时应对使用部门需求进行实地考察，对其种类、数量、配置等情况进行审核，严格把关，做到物尽其用。第十一条 购置1、 购置方法确实立行政部在审核“申购单”时，应检验是否有可供调配闲置固定资产，对于有同类型闲置固定资产应采取调拨方法，对于未有闲置申购单品才采取直接采购方法购置。2、 供给商评定（1）公开投标：对每类固定资产金额在10万元以上（含10万元），经办部门应选择三家以上适宜供给商采取公开投标方法进行。供给商投标后，由经办部门会同财务管理总部共同对各家商品质量、价格和服务等方面进行综合评定，以后以评定汇报形式报企业领导审批。（2）直接采购： 经办部门应选择三家以上适宜供给商洽谈（对于企业指定品牌设备，如直接和生产商合作，则无须选择另外商家进行洽谈），比较各家商品质量、价格和服务，进行综合评价，并将评价结果报财务管理总部、企业控制部审核。 财务管理总部、企业控制部进行审核时，应根据所需资产质量、规格等要求另外进行询价，如所咨询价格显著低于经办部门提供价格，经办部门应对存在差异做出解释，对存在无合理理由且差异较大，财务管理总部应该果断阻止，同时将经办部门业绩纳入年度考评中。 企业控制部审核后报企业领导审批。 经办部门依据企业领导审批结果联络供给商签署协议并把相关资料传实物需求部门。第十二条 验收1、验收要求：负责验收部门，验收时应查对经办部门传相关资料，逐一清点数量及核查其质量，对下列情况应拒收：（1） 和样板不符，货不对板；（2） 质量不合格；（3） 型号、规格、单位、单价、数量和资料不符。2、验收人员：（1） 日常各职能部门固定资产由拓展部、信息中心负责验收；门店固定资产由拓展部、门店行政人员共同验收；（2） 新店固定资产验收： 信息设备、电脑设备由驻店信息人员负责验收； 其它全部设备：存放地在总部由拓展部负责验收；存放门店由拓展部、门店共同验收。3、单据填制：对验收合格物品验收部门应于验收时填制“固定资产验收单”（附表3，一式三联，第一联验收部门，第二联财务管理总部，第三联供给商），验收合格后以使用部门为单位编制“固定资产签收明细表”（附表4，一式三联，第一联验收部门，第二联财务管理总部，第三联使用部门），并为每个使用部门复制一份；编制完成后，验收部门将“固定资产签收明细表”传各使用部门实物保管人署名。对于信息中心和拓展部负责验收固定资产，其“固定资产签收明细表”中卡片编号栏由财务管理总部负责填制。另外对需要安装固定资产，验收部门应出具固定资产安装验收汇报，将其附在对应验收单后。对于专业性较强固定资产。验收部门应邀请相关专业技术人员帮助验收。4、标签粘贴：财务管理总部按下文要求编号要求统一编制“固定资产标签”（附表5），发放给各使用部门，并监督其自收到标签之日起二天内粘贴在实物显著位置，方便实物和账簿一一对应。第十三条 付款1、付款审核：财务管理总部对购入固定资产数量、单价等方面进行审核，对于实际购入数量大于申购数量（如有协议按协议实施），财务管理总部将不给报账，对于实际单价和前述确定单价不符，必需注明原因，如无合理原因，超出部分金额由经办人负担。2、付款方法：经办部门凭已审批申购单、发票、“固定资产验收单”及“固定资产签收明细表”（固定资产签收明细表可先不办理卡片编号填制工作）财务联并填写付款申请单到财务管理总部报账，经财务审核、报企业领导审批后付款。第十四条 入账手续财务管理总部凭供给商发票原件、“固定资产验收单”和“固定资产签收明细表”入账。相关发票索取，采取谁负责采购谁负责办理标准。财务管理总部应在购置当月依据“固定资产验收单”及“固定资产签收明细表”录入固定资产电脑卡片，办理固定资产入账手续，方便跟踪固定资产实物管理，确保财务核实正确性和立即性。信息中心和拓展部应主动配合财务管理总部办理固定资产电脑卡片录入工作。第四章 固定资产调拨第十五条 调拨1、二级企业内部调拨：如固定资产“申购单”上注明采取调拨方法添置固定资产，由拓展部/信息中心依据固定资产“申购单”录入固定资产“调拨单” （附表7，一式四联，财务一联，拓展部/信息中心一联，调出地一联、调入地一联；另电脑设备调拨单由信息中心负责制订）经本部门责任人、财务管理总部审核后报企业领导审批。审批完成后，调出地凭审批后调拨单调拨固定资产，调拨时如出现差异应立即查明原因。调拨手续完成后，财务管理总部凭固定资产调拨单修改或录入固定资产电脑卡片（对于电脑设备调拨，信息中心应将调拨单传一联给财务管理总部），并于当月将调拨单传财务管理总部，财务管理总部据以进行对应账务处理。2、二级企业之间调拨由调入地企业提出申请，填制“固定资产企业间调拨申请单”（见附表9，申请单一式一联），经总部拓展部（信息中心）和财务管理总部审核后报总部企业领导审批。审批完成后，调出地拓展部（信息中心）打印“固定资产企业间调拨单”（见附表10，固定资产企业间调拨单一式四联，调出地财务、拓展部（信息中心），调入地财务、拓展部（信息中心）各一联），经总部拓展部（信息中心）和财务管理本部审核后，调入地凭审批后调拨单调拨固定资产。调拨手续完成后，双方财务管理总部凭固定资产企业间调拨单修改或录入固定资产电脑卡片，并于当月将调拨单传给各自财务管理总部，双方财务管理总部据以做对应帐务处理。第五章 固定资产使用第十六条 保管责任人固定资产申购部门自签收固定资产之日起成为固定资产使用部门，固定资产使用人即为实物保管人。固定资产使用部门应指定专员保管本部门固定资产实物。第十七条 使用要求1、固定资产使用人应按说明书要求操作，随时保持固定资产洁净和完整。2、未经固定资产实物保管人许可，她人不得私自使用。3、若固定资产出现故障，使用部门应立即通知对应部门，不得私自拆除。4、使用部门发觉本部门固定资产连续三个月未使用，且估计未来亦不会再使用固定资产，应立即通知拓展部/信息中心登记闲置固定资产。第六章 固定资产改良第十八条 改良条件1、可延长固定资产使用年限达2 年以上；2、能为企业带来未来经济利益显著大于估计改良支出净额。第十九条 改良程序1、 固定资产改良由使用部门提出固定资产改良申请；2、由拓展部、财务管理总部对改良申请进行审核，对符合改良条件报企业领导审批。3、改良完成后，参考购置固定资产方法进行验收、入账、付款，改良后固定资产原值及折旧年限应重新确定，改良后固定资产原值为原固定资产账面净值减去改良过程中发生变价收入加上因改良而增加支出，折旧年限按改良后估计可使用年限确定。第七章 固定资产处理第二十条 固定资产转让由拓展部、信息中心和受让方达成转让意向后，会同财务管理总部对转让固定资产采取合适评定方法进行估价，提出固定资产转让申请，报企业领导审批。拓展部、信息中心依据审批结果转让固定资产。财务管理总部依据审批结果进行对应账务处理。第二十一条 固定资产报废1、报废条件：长久闲置不用，在可预见未来不会再使用，且已无转让价值固定资产；因为技术进步等原因，不可使用固定资产；已遭毁损，以至于不再含有使用价值和转让价值固定资产；即使固定资产尚可使用，但使用该固定资产违反成本效益标准；其它实质上已经不能再给企业带来经济利益固定资产。2、报废要求：对已提足折旧、不能继续使用且无修复价值，由使用部门填制“固定资产报废申请单”（附表7，固定资产报废申请单一式三联，一联使用部门，一联财务管理总部，一联拓展部/信息中心）报拓展部/信息中心、财务管理总部审核后报企业领导审批。对无使用和修复价值、但还未提足折旧固定资产，应查明原因，书面报企业领导审批；拓展部/信息中心依据审批结果（同意报废）打印“固定资产报废单”（格式同报废申请单）传财务管理总部。报废固定资产应立即清理，如有变卖价值，由财务管理总部、拓展部/信息中心、控制部、防损部对报废资产价值进行对应评定，由财务管理总部、拓展部/信息中心、控制部、防损部依据评定结果对报废资产进行变卖。第八章 固定资产编号第二十二条 编号标准财务管理总部对全部固定资产进行统一编号。第二十三条 编号方法全部固定资产编号是由“三位门店和部门代号 + 二位资产类别号 + 三位序列号”组成。三位门店及部门代号：总部：001-行政部，002-财务管理总部，003人力资源部，004拓展部，005信息中心，006防损部，007生鲜商品部（包含生猪批发行），008商品管理总部，009-营运总部，010企业控制部，011市场部，012配送中心（包含干货、生鲜配送中心）。门店：如202代表金色店（取店码）。 二位资产类别号：只能用阿拉伯数字作为代号，如01代表土地、房屋及建筑物、02动力设备、03代表运输设备等；比如：财务管理部电脑1台：编号以下：002-04-001第二十四条编号发放时间财务管理总部在编制“固定资产签收明细表”时，在编号栏内按编号规则依次发放编号。第九章 处罚及其它第二十五条 对办理固定资产购置人员，如有有意以显著高于市场价购进，一经查出，除应负担差价部分外，还应由财务管理总部视情节轻重报企业领导对当事人进行口头警告、书面警告、通报批评、降职或解聘。第二十六条 对未立即将闲置固定资产通知相关部门而造成企业反复购置，视反复购置金额大小，对拓展部/信息中心或相关实物管理责任人给口头警告、书面警告、通报批评及降职等处分。第二十七条 如因个人使用不妥造成固定资产损坏但可维修，实物保管人负担修理费用；如因个人使用不妥造成固定资产损坏并不可维修，实物保管人按该项固定资产账面净值赔款。第二十八条 因为保管不慎造成固定资产丢失，除该固定资产净值由直接责任人和管理责任人负责赔偿外，还应对固定资产直接责任人和管理责任人给口头警告、书面警告、通报批评及降职等处分。第二十九条 固定资产在保质期内，如发觉质量问题，部门应立即向供给商要求退换货或索赔。第三十条 固定资产在保修期内出现故障，使用部门应立即上报采购部门，由采购部门通知供给商在要求时间内进行维修。第三十一条 固定资产管理责任人、实物责任人有异动情况（包含人事调动、辞工等），由使用部门书面知会财务管理总部，财务管理总部打印责任人经管资产明细表，相关责任人凭明细表办理固定资产交接手续，填制“固定资产责任人变动明细表”（附表8，固定资产责任人变动明细表一式四联，财务一联，拓展部（信息中心）一联，交接双方各一联）。财务管理总部凭“固定资产责任人变动明细表”修改固定资产卡片。第三十二条对于未按要求在二天内正确粘贴固定资产标签直接责任人将给口头警告、书面警告、通报批评等处分。第三十三条将货架作固定资产处理，只有在整体转移时按其摊余价值和还未摊销时间一次性转账，日常零星转移将不作账务处理，但应做辅助登记。第十章 附则第三十四条 本要求由财务管理总部负责解释。第三十五条 以前相关管理要求同时废止。第三十六条 本要求自企业领导同意之日起实施。零售行业企业*年*月*日附表1：新开门店固定资产投资预算表新开门店名称： 年 月 日 单位：元类 别品名型号估计数量估计单价估计金额用 途采购部门备 注信息设备小 计电脑设备小 计制冷设备小 计电子设备小 计厨房设备小 计面包房设备小 计电梯设备小 计营业设备小 计运输设备小 计合 计拓展部：信息中心：制表人：附表2：固定资产申购单申请部门： 年 月 日 单位：元使用部门品 名规格型号单位估计单价申购同意数量购置方法用途估计到位时间数量金额购置调拨部门小计部门小计合 计企业领导:财务管理总部:拓展部/信息中心责任人:经办人:附表3： 固定资产验收单 NO:协议号： 供给商： 年 月 日 单位：元类别品名规格型号单位数量单价金额备注合 计供给商： 拓展部/信息中心验收人： 使用部门验收人：附表4：固定资产签收明细表使用部门： 年 月 日 单位：元卡片编号品名规格型号入账原值使用部门存放地直接责任人署名管理责任人署名拓展部/信息中心验收人： 制表人：附表5：固定资产标签建立日期卡片编号品 名规格型号直接责任人管理责任人附表6： 固定资产调拨单 ：申请部门： 年 月 日 单位：元序号12345原卡片编码名 称规格型号数 量调出部门 调入部门原直接责任人原管理责任人新直接责任人新管理责任人数 量原 值累计折旧净值调拨原因企业领导:财务管理总部:拓展部/信息中心责任人:经办人:发 货 人： 发货地防损： 收 货人： 收货地防损：调出地责任人: 调入地责任人：注：一式四联，第一联：拓展部/信息中心，第二联：财务，第三联：调出地、第四联：调入地附表7：固定资产报废申请单申请部门： 年 月 日 单位：元卡片编号直接责任人管理责任人名 称存放地使用部门类 别规格型号启用日期原 值已提折旧净 值数 量拟处理价格报废原因相关部门 处理意见企业领导:财务管理总部:拓展部/信息中心责任人:申请部门责任人:经手人： 存货地防损： 附表8：固定资产责任人变动明细表申请部门： 年 月 日 单位：元卡片编号科目代码卡片名称类别原值净值原直接责任人原管理责任人现直接责任人现管理责任人备注累计财务管理总部： 拓展部/信息中心： 经办人：附表9：固定资产企业间调拨申请单申请单位： 年 月 日 单位：元品 名类别数量调出地二级企业原存放地调入地二级企业新存放地备注调拨原因总部企业领导： 财务管理总部： 总部拓展部/信息中心： 经办人：附表10： 固定资产企业间调拨单申请单位： 年 月 日 单位：元卡片编码调出地二级企业调入地二级企业名 称原存放地新存放地类 别原使用部门新使用部门规格型号原直接责任人新直接责任人启用日期原管理责任人新管理责任人原 值已提折旧净值数 量调拨原因：发 货 人收 货 人发货地防损收货地防损 财务管理总部： 总部拓展部（信息中心）： 经办人