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十一、口岸企业会议管理制度

第一章 总 则

第一条 企业经营管理会议指是，在企业经营管理过程中因纵向、横向协调沟通需要，或是针对企业运作过程中所出现问题而召开多种会议。
第二条 企业经营管理会议（以下简称会议）所适用范围是总经理直线控制下部分同企业经营运作相关会议，它所包含议题包含：任务部署或总结，问题分析和处理等，关键分为经营工作会议、管理工作会议、综合性会议三种，和管理人员会议和全体职员会议两大类。
第三条 经营工作会议，关键是讨论和企业业务经营相关会议，如项目论证、项目开发、谈判准备、文件讨论等。
第四条 管理工作会议，关键是讨论和管理工作相关会议，如新制度颁布、职员思想动态分析、表彰和批评等。
第五条 综合性会议，是指介于经营和管理二者之间、现有经营议题又有管理议题会议。
第六条 制订本制度目标是指导和规范企业经营管理会议运作，目标在于改善企业会风，降低会议数量、缩短会议时间，提升会议质量。
部门或项目工作小组召集会议可参考本制度精神。
企业决议层如董事会和决议委员会等会议根据企业章程和单项相关制度或条例实施。

第二章 召开会议应遵照基础标准

第七条 会议召开须遵照下面多个基础标准：
1 一致性标准。企业经营管理会议讨论标准或议题须同企业现行制度保持一致性，遵照制度所要求准则或同制度组成一个完整体系。其它制度包含：企业章程、企业考评制度、企业酬劳制度、企业业务运作步骤、企业工作汇报制度等和其它制度和规章。
2 步骤化标准。对于特定会议类型，制订对应运作步骤，根据一定模式进行，做好必需准备工作，方便总经理对全部企业内部所召开经营管理会议进行有效指导和控制。
3 有效性标准。每一次所召开企业经营管理会议全部应该达成预定效果，绝对不能“会而不议，议而不果”。在召集会议前，应通知和会者相关会议议题、是否要求其讲话等。每次会议只通知和会议议题相关人员出席。
4 节省性标准。会议召开应该遵照节省性标准，时间要安排得合适有效。会议主持人依据会议内容和关键程度将相关事项在会议召开之前界定好。主持人和讲话人时间也应有所限定。
5 求同存异标准。会议上应该许可不一样意见出现，要让持有不一样意见人畅所欲言。相关通常问题，能够采纳少数服从多数标准，但对于事关重大或比较严厉议题，则应采纳智者意见。
6 民主集中标准。会议讨论议题，应本着集思广益标准，激励和会者充足参与讨论，由会议主持人将集体意见集中在一起，形成会议共识。
7 会议备档标准。对于会议过程中所出现全部关键事情，尤其是经营管理部分标准问题讨论，全部应该统计下来，以备查阅，作为企业以后工作参考资料。

第三章 召开会议基础要求

第八条 会议召集人在会议召开之前将会议专题、地点、时间和对和会者要求等下发或通知全部和会者。
第九条 会议主持人和和会人员全部应在会前做好相关准备工作，包含拟好会议议程、提案、汇报总结提要、讲话关键点、工作计划草案、决议决定草案等。
第十条 全部和会者在会议进行期间全部应该正确、充足地表示自己立场，用简练语言、清楚逻辑使全部和会者了解自己立场见解。
第十一条 全部和会者全部应该遵守企业会议制度，不迟到，不早退，不无故缺席。因为特殊原因不能完整地参与会议和会者，应提前向会议召集人说明情况，而且将自己见解尽可能用书面形式转达给会议召集人，由会议召集人代为表示。
第十二条 会议基础人员应该包含：召集人，和会者，统计员。会议标准上应由召集人主持，也可由召集人指定她人代为主持。
第十三条 会议开始时，由会议主持人宣告会议议程。
第十四条 会议统计人应坚持实事求是标准，统计会议议题、出勤情况、讨论关键点，包含形成一致意见和不一样意见。统计员应署名。会议统计范本见附件。
第十五条 会议讨论过程中，和会者应注意文明用语。发生争吵时，会议主持人应该采取合适方法进行协调。
第十六条 在会议结束之前，应该由主持人对会议进行总结，并对会议统计进行审议署名。
第十七条 假如会议不是由总经理召集或主持，会议统计应呈送总经理。
第十八条 会议结果是否向全体职员公布，由总经理酌情决定。
第十九条 紧急会议召开，也应该根据上面要求进行。
第二十条 和会者应对会议讨论情况或会议结果保密。

第四章 会议运作步骤

第二十一条 依据本制度总则和基础要求，会议召开应遵行下面步骤：
召集人通知

在统计上签字
会 议 记 录

会议讨论
形成意见、作出决定
宣告议程、部署任务或下达指令
和会者准备
主持人总结

总经理参与

不是

落实会议决议
公布会议结果
形成会议决议
汇报总经理
是

第五章 例会制度

第二十二条 企业每十二个月在年末举行一次由企业全体职员参与年度经营管理会议，对本年度经营运作进行总结，而且就下十二个月度经营提出相关提议。
第二十三条 为了避免会议过多或反复，企业正常议题一律纳入例会制，标准上要按例行要求时间、地点、内容、组织召开。在企业经营运作过程中，应合适实施“三会结合”例会制度，即：周例会、月例会、季度例会。
第二十四条 例会制度一样遵照第一、二、三章各项条款，同时也遵照本章下面各项条款中要求。
第二十五条 周例会制度。会议时间：每七天星期一早晨。
1 和会人员：总经理、部门主管和其它指定人员。
2 关键议题：上周工作总结，本周部分工作安排，其它相关问题。
第二十六条 月例会制度。
1 会议时间：每个月第一个星期一早晨，同周例会合并。
2 和会人员：总经理、部门经理和其它指定人员。
3 关键议题：上月（包含上周）工作总结，本周（包含本周）工作安排，其它相关问题。
第二十七条 季度例会制度。
1 会议时间：每三个月第一个星期一，同本周、本月例会合并。
2 和会人员：总经理、投资部、贸易部、研究部全部些人员、财务部经理、办办公室主任和其它指定人员。
3 关键议题：上个季度（包含上周、上月）工作总结，同年度计划差距，下个季度工作关键，下一周和下个月工作计划，本季度经过职员考评所发觉部分重大问题及其对应方法，其它相关问题。
第二十八条 在特殊情况下，假如例会在时间上碰到阻碍，那么总经理应该就例会召开时间等相关事项作出另行通知。

第六章 工作小组会议制度

第二十九条 工作小组指是企业为了加强横向协调和联络以完成某项跨部门合作项目小组或项目论证小组。
第三十条 工作小组会议制度在遵照第一、二、三章中全部条款和工作小组工作步骤基础上，还必需遵照本章下面各个条款要求。
第三十一条 工作小组会议关键结果应以书面形式反应，相关技术问题会议结果必需形成可操作说明书或控制手册。
第三十二条 假如企业总经理未出席会议，应由主持人立即将会议讨论情况和结果以书面形式向总经理汇报。
第三十三条 工作小组会议统计应该界定保密条款。
【附件：会议统计范本】
第一页：封面
一、会议基础情况
会议时间

会议地点

会议专题

会议召集人

会议主持人

和会人员

会议出勤
迟到： 原因：
早退： 原因：
缺席： 原因：
统计页数
共 页（连同本页封面）
统计附件
散发文件 页； 主持人讲话稿 页； 和会者讲话稿 页
签 字
统计员： 主持人： 召集人：
续页：统计正文
二、会议进程统计

结束页
三、会议结果（决定或决议等）