淮南工业学院基建类档案工作制度样本.doc

淮南工业学院基建类档案工作规范（试行）
（院人[]16号）

为提升我校基建档案工作质量和管理水平，充足发挥基建档案在学校建设中作用，逐步实现基建档案工作规范化、标准化，依据《中国档案法》、《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》，结合我校实际，特制订本规范。
一、基础标准
1、凡在基础建设管理和基础建设工程项目活动中直接形成，有保留价值文字、图表及声像载体材料等，均属基建类档案。
2、基建档案必需实施集中统一管理标准，确保档案材料完整、正确、系统、安全和有效利用。
3、基建档案必需反应基建管理和项目建设全过程，遵照其自然形成规律，保持其有机联络，和实物完全一致并有成套性。
4、基建档案工作做到基建工程一开始就和建立档案工作同时进行；工程建设过程中，要和完工材料积累、整编、审定工作同时进行；工程完工验收时，要和提交一整套合格完工图验收同时进行。
5、严格实施部门立卷制度，立卷部门应明确一名专（兼）职人员负责基建档案工作，并纳入工作职责范围之中。
二、归档范围
1、归档关键内容：包含综合管理、可行性研究、设计基础材料、建设文件、工程管理文件、施工文件、完工文件、生产技术准备、试生产基建预算、概算、决算、器材管理等方面，具体范围见附件。
2、归档关键：项目建设各个阶段形成不一样载体文件材料，尤其是包含完工图在内全套图纸。
3、不归档文件材料：上级机关相关基建普发性（非专指高校）不办文件；正式施工前草图，未定型图纸；重份文件和重份图纸；无查考价值临时性、事务性文件。
三、归档要求
1、使用基建文件材料过程中不许可随便更改。如有更改，必需填写变更通知单，并推行同意手续。
2、归档基建文件材料必需字迹工整，格式统一，签字完备，一律用碳素墨水或蓝黑墨水书写。严禁用圆珠笔、铅笔和纯蓝墨水书写。
3、坚持由部门立卷归档标准，由部门专（兼）职档案员负责将积累文件材料排列好次序、书写好卷内目录后向校档案馆归档。
4、基建项目结束（含最终完成）后，按工程项目组卷，一项一卷或若干卷，管理性文件材料排在整个项目首卷，其它材料按文件性质分别组成案卷。
5、卷内密不可分文字材料排列按正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后。图纸按图类别序号排列（即地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水工图、电工图、气管图、更改图）。　
6、卷内材料一律拆掉金属物，分别用线装订，对破损文件材料应进行修补。
　　7、多种材料大小均为16开，蓝图按四号图纸规格折叠成手风琴式；底图采取卷筒或平放两种方法保管；蓝图、底图能够不装订，透明底图必需用缝纫机打图边。
　　8、按次序编排页号，不管单面或双面，只要有书写文字均作为一面编写页号，页号位置在非装订线一侧下角；蓝图、底图能够一组有机联络图纸为一件，以件为单元，在每件文件材料右上角盖有单位名称、档号、件号戳记章，并逐一填写卷内目录。
　　9、填写卷内目录和备考表；确定保管期限（见附件）；草拟案卷封面标题。
　　10、移交档案时，交接双方必需当面检验验收，检验文件材料是否完整、齐全，排列、书写是否符合要求，标题是否确切。凡不符合要求要求者，接收人应拒绝接收，并限期更正移交。
11、移交时填写移交目录。一式两份，清点无误后，双方在移交目录上签字盖章，各执一份存查。
四、归档时间
1、基建管理性文件材料在第二年六月底以前立卷归档。
2、基建项目文件材料在验收后两个月内立卷归档。

二ОО十二个月十月十日

附件一：高等学校基础建设类档案归档范围和保管期限表

JJ11　　综合
序号　　　　　　　　　　类目名称　　　　 　　　　　　　　　　保管期限
1　　上级相关基建工作文件　　　　　　　　　　　　　　　 　　　长久
2　　基建工作规章制度　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　长久
3　　基建工作计划、总结、简报　　　　　　　　　　　　　　　　 　长久
4　　基建工作总体计划　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　永久
5　　基建工作年度（季度）总结、统计报表　　　　　　　　　　　 　永久
6　　基建工作财务预、决算　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　长久
7　　全校性总体计划、设计总平面图　　　　　　　　　　　　　　　 永久
8　　水、电、气管道分布图　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　永久
9　　地质勘探、地形测量材料　　　　　　　　　　　　　　　　 　　永久

JJ12—1　　可行性研究
序号　　　　　　　　　　类目名称　　　　　 　　　　　　　 　保管期限
1　　项目提议书及上级批复　　　　　　　　　 　　　　　　　　　 永久
2　　可行性研究汇报　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　　　永久
3　　项目评定　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　　永久
4　　环境估计、调查汇报　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　　永久
5　　设计任务书及计划任务书　　　　　　　　　　　　　　　　 　　永久

JJ12—2　　设计基础
序号　　　　　　　　　　类目名称　　　　　　　　　　 　　　　保管期限
1 工程地质、水文地质、勘察设计、勘察汇报、地质图、勘察统计、
化验试验汇报、关键土、岩样及说明　　　　　　　 　 　　永久
2 地形、地貌控制点建筑物、构筑物及关键设备及安装测量定位、
观察统计　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　永久
3　　水文、气象、地震等其它设计基础材料　　　　　　　　　　 永久

JJ12—3　　设计文件
序号　　　　　　　　　　类目名称　　　　　　　　　　　 　　　保管期限
1　　初步设计　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　　永久
2　　技术设计　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　永久
3　　施工图设计　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　　　短期
4　　技术秘密材料、专利文件　　　　　　　　　　　　　　 　　　　永久
5　　设计计算书　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　　　长久
6　　关键技术试验　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　　永久
7　　总体计划设计　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　　　永久
8　　设计评价、判定及审批　　　　　　　　　　　　　　　 　　　　长久
JJ12—4　　工程管理文件
序号　　　　　　　　　　类目名称　　　 　　　　　　　　　　　保管期限
1　　征用土地同意文件及红线图、拆迁、赔偿协议书　　　　 　　　　永久
2　　承包协议、协议书、招标、投标、租赁文件　　　　　 　　　　　永久
3　　施工执照　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　　　永久
4　　环境保护三同时、消防、卫生等条件水、电、气、暖供给协议书　 　　永久
5　　产权证书　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　永久

JJ12—5　　施工
序号　　　　　　　　　　类目名称　　　　 　　　　　　　　　　保管期限
1 土地施工文件
（1）开工汇报、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要　　　 短期
（2）施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术方法、施工安全
方法、施工工艺　　　　　　　　　　　　　　　　　 长久
（3）原材料及构件出厂证实、质量判定　　　　　　　　　　 　长久
（4）建筑材料试验汇报　　　　　　　　　　　　　　　　　 　短期
（5）设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批　　　　　 　永久
（6）土建施工定位测量地质勘察　　　　　　　　　　　　　 　永久
（7）土、岩试验汇报、基础处理、基础工程施工图　　　　　 　永久
（8）隐蔽工程验收统计　　　　　　　　　　　　　　　　　 　永久
（9）工程统计及测试、沉陷、位移、变形观察统计、事故处理汇报　 永久
（10）分项、分单位工程抽量检验、评定　　　　　　　　　 　　长久
（11）交工验收统计证实　　　　　　　　　　　　　　　　 　　长久
（12）完工汇报、完工验收汇报　　　　　　　　　　　　　 　　永久
2 设备及管线安装施工文件
（1）开工汇报、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要　　 　 短期
（2）设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批 长久
（3）焊接试验统计、汇报、施工检验、探伤统计　　　　　　　 长久
（4）隐蔽工程检验验收统计　　　　　　　　　　　　　　　 　 长久
（5）强度、密闭性试验汇报　　　　　　　　　　　　　　　 　 长久
（6）设备调试统计　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　 短期
（7）施工安装统计、安装质量检验、评定、事故处理汇报　 　　 长久
（8）系统调试、试验统计　　　　　　　　　　　　　　　 　　 长久
（9）管线清洗、通水、消毒统计　　　　　　　　　　　　 　　 短期
（10）管线标高位置、坡度测量统计　　　　　　　　　　　 　　长久
（11）中间交工验收统计证实、工程质量评定　　　　　　　 　　长久
（12）完工汇报、完工验收汇报　　　　　　　　　　　　　 　　长久
3 电气、仪表安装施工文件
（1）开工汇报、工程技术要求、技术交流、图纸会审　　　 　　 短期
（2）设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批 长久
（3）调试、整定统计　　　　　　　　　　 　　　　　　　　　 长久
（4）性能测试和校核　　　　　　　　　　　　　　　　 　　　 长久
（5）施工安装统计、质量检验评定、事故处理汇报　 　　　　　 长久
（6）操作、联动试验　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　 短期
（7）电气装置交接统计　　　　　　　　　　　　　　　 　　 　 短期
（8）中间交工验收统计、工程质量评定　　　　　　　　　 　　 长久
（9）完工汇报、完工验收汇报　　　　　　　　　　　　　 　　 长久

JJ12—6　　完工验收
序号　　　　　　　　　　类目名称　　　　　　 　　　　　　　　保管期限
1　　完工验收汇报　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　　 永久
2　　全部完工图纸　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　永久
3　　质量评审材料　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　永久
4　　工程现场声像材料　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　永久
5　　完工验收会议决议文件　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　永久

JJ12—7　　基建财务、器材管理
序号　　　　　　　　　　类目名称　　　　　　　　　　 　　　保管期限
1　　财务计划、年度计划　　　　　　　　　　　　　　　　 　　　 短期
2　　工程概算、预算、决算　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 永久
3　　关键材料消耗、器材管理　　　　　　　　　　　　　　　　　　 短期
4　　交付使用固定资产　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　永久

JJ12—8　　生产技术准备、试生产
序号　　　　　　　　　　类目名称　　　　 　　　　　　　　　　保管期限
1　　技术准备计划　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　　 短期
2　　试生产管理、技术责任制　　　　　　　　　　　　　　　　　　 长久
3　　试车方案、产品技术参数、性能、图纸　　　　　　　　　　　　 短期
4　　设备试车、验收、运转、维护统计　　　　　　　　　　　　 　　长久
5　　安全操作规程、事故分析汇报　　　　　　　　　　　　　　　 　长久
6　　技术培训材料　　　　　　　　　 　　　　　　　　　　　　　　短期
7　　工业卫生、劳动保护材料　　　　　　 　　　　　　　　　　　　长久

附件二：高等学校基础建设类档案二级类目代号简表

JJ
11　　综合
[12]　按单项工程设置类目