营销公司驻外分公司(办事处)管理制度样本.doc

营销企业驻外分企业（办事处）管理制度
第一章 工作职能和岗位职责

一、编制设置标准：
分企业：营销经理、市场推广经理、用户中心主任、财务专员，其中财务专员由营销企业委派；可设导购代表、营销代表若干人(由分企业依据实际情况确定，相关费用按分企业费用分解及目标协议书约定实施)；
办事处：营销经理、用户中心主任、综合管理员，其中综合管理职员资由营销企业负责；可设营销代表若干人。
二、分企业／办事处工作职能
各分企业／办事处是乐华空调营销企业驻外销售机构，是企业向市场延伸关键窗口，其管理直属于乐华空调营销企业。分企业／办事处代表企业利益推行以下职能：
1．分企业／办事处依据企业年度营销方案，负担企业下达年度销售任务，并组织销售人员二次任务分配。
2．分企业／办事处依据企业任务指标，可按要求报招聘计划，经审批后，由分企业／办事处负责组织、招聘、培训所需要营销代表。
3．分企业／办事处负责当地市场开拓、用户资源开发和管理；
4．分企业／办事处代表企业负责和当地用户联络协调和销售业务往来。
5．分企业／办事处负责对所辖区域乐华空调产品售前、售中、售后服务，处理用户和用户投诉。
6．分企业／办事处负责组织、策划、实施企业在当地市场产品宣传、品牌宣传、企业形象宣传，提升晶牌和企业在当地著名度。
7．分企业／办事处负责对当地职能部门联络、协调，处理好企业在当地公共关系，确保销售业务工作顺利进行。
8．分企业／办事处行使对企业在当地财产保护管理权，确保企业财产安全。
· 9．负责搜集、整理、反馈当地市场信息及同行竞争晶牌营销动态。
10．依据企业相关要求，实施和负责各项资金回笼、费用结算工作。
三、分企业／办事处岗位职责
(一)分企业／办事处经理职责：
1．对本区域销售工作管理
l 代表分企业／办事处，接收企业分配给该区域整年销售任务，并确保准期完成。
l 分企业／办事处经理在接收企业分配任务后，要认真分析研究市场，并对所负责区域进行合理细分。
l 负责作出整年销售工作计划，并对本区域销售任务进行二次分配。将本区域营销代表分区域、定任务，以书面形式呈交营销管理部作为整年工作考评依据。落实二次承包方案，作为工资核实依据。
l 各分企业／办事处经理负责企业相关政策精神传达和安排实施，督促本区域营销代表工作，定时完成企业下达各项工作指标，同时指导、帮助营销代表提升业务水平。
l 各分企业／办事处经理行使对该分企业／办事处管理权，按相关要求统筹好分企业／办事处营销代表工作，负责分企业／办事处人员工作安排调动。对该区域促销费用进行区域和阶段合理计划分配。
l 管理、监控、指导分企业／办事处全部些人员对企业要求各项管理措施步骤实施，杜绝违反企业要求及损害企业利益违法行为发生，如有违反企业管理要求造成企业利益蒙受损失，经理要负担直接管理责任和经济处罚。
l 负责对分企业／办事处各项费用计划、分配、监控，合理、公开、公平地开支各项费用。
l 负责对分企业／办事处各项固定资产办公用具管理和保护，确保企业财产不受损失。
l 每个月依据分企业／办事处人员工作表现，进行工作成绩和业务能力考评，填写“月度评分表”，配合企业对分企业／办事处人员工资核实及定级考评工作。
l 负责建立分企业／办事处销售台帐，对各经销单位投款和提货情况随时检验，严格实施现款现货政策。
l 每个月必需组织驻外人员召开一次业务会议，并负责组织营销代表按时完成“本月工作总结、下月工作计划”，和全部企业要求反馈各项报表。
2．和各部门协调管理
l 分企业／办事处经理要和企业市场、营销管理、用户服务等部门亲密配合，确保销售工作顺利开展。
l 协同用户服务中心主任处理好和当地各职能部门关系。
l 帮助广告代表企业广告员、广告实施人员，合理进行广告投放，配合经销单位共同策划促销活动，并监督形象广告实施情况。
l 协同用户服务中心主任，组织营销代表加强对本区域安装维修服务网点建设和管理工作，处理好用户投诉和和商业单位关系。
l 帮助营销管理部，监督和管理好中转仓货物进、出、存，每个月督促中转仓保管员做出当月进、出、存月报表，发觉问题立即追查处理。
3．分企业／办事处经理权限：
l 行使分企业／办事处销售任务计划分配权。
l 行使分企业／办事处人员定岗分区，调动权。
l 行使分企业／办事处聘用人员招聘权。
l 行使分企业／办事处人员考评和解聘、提议调离权。
l 行使分企业／办事处各项费用计划、开支、监督使用权。
l 行使分企业／办事处人员工资考评、分配提议权。
l 行使促销方案计划、审核权，品牌广告建设实施权。
l 行使售后、售前服务处理和建，议处理权。
l 行使分企业／办事处财产管理、控制保护权。
l 行使分企业／办事处所需货源计划调度权。
(二)、用户服务中心主任工作职责：
1．帮助分企业／办事处经理开展分企业／办事处各项管理工作，为搞好本区域销售工作，共同领导和组织分企业／办事处人员开拓市场，服务市场、培育市场。
2．负责分企业／办事处服务人员组织、领导工作，并对本区域内售后服务工作全方面负责。
3．负责监控管理中心所辖网点安装维修质量，按企业相关要求进行考评。
4．主动配合营销代表开拓市场，对符合建点条件单位按程序立即设置特约维修安装点。
5．负责分企业／办事处售后服务职员工作安排及工作考评，对严重违纪职员有申请调离权(对企业职员)和解聘权(对聘用职员)。
6．负责辖区内经销网点技术指导，定时进行技术培训，提升各经销网点技术人员技术水平和服务素质。
7．结合实际需要制订配件安全库存量，定时提交合理配件需求计划，确保零配年立即供给。
8．完善配件及周转机管理，建立健全领用台帐，每个月定时盘点，确保帐、物、卡相符。
9．严格控制网点零配件领用情况，预防零配件流失。 10．组织人员认真审核下属网点安装维修单真实性、规范性，并做好用户回访工作。
11．立即处理用户或相关部门委托处理投诉事件，立即组织对特殊用户上门服务，并跟踪结果，最大程度预防恶性投诉事件发生。
12．每个月立即搜集产品信息和服务信息，按要求反馈用户服务部，并对辖区内产品质量信息和维修技术难点，立即以书面形式反馈。
13．立即向网点传达企业下发安装、维修工艺文件及通知，并按要求对网点进行指导。
14．以不符合要求或违反企业要求网点提出整改提议。经同意后负责网点撤销善后工作。
15．加强和消费者协会、用户委员会、技术监督局等职能部门和多种传媒联络，确保乐华产品有利地位。
16．了解竞争对手情况和新举措，并立即反馈部门。
17．负责每个月按用户服务部和分企业／办事处要求提供多种报表、帐目及工作总结。
(三)、营销代表工作职责：
1．营销代表必需全力配合分企业／办事处经理、用户服务中心主任开展销售及售后服务工作，准期完成本区域分配销售任务。
2．在接收企业分配任务和区域内二次分配任务后，必需确定一份整年工作计划，交分企业／办事处经理审核，并呈交营销管理部作为工作考评依据。
3．必需按企业要求努力开拓目标市场，协调好各商业单位关系，管理好所负责区域市场价格，监督所辖区域内货物流向，并负责处理所辖地域用户服务工作。
4．每个月25号做出“当月工作总结及下月工作计划”，交分企业经理审核，并作为工作考评。
5．营销代表要严格实施企业营销方案，坚持现款现货标准，对收到汇款、银行承兑，要认真检验，去当地银行分辨真伪，50万元以上汇票要求向开出行查询，确保货款安全。
6．对商业单位来款汇票，必需当日传真回企业财务科，在传真件上署名确定收讫日期。并做好分类登记，具体统计，如：投款日期、汇票日期、汇票号码、金额、承兑汇票到期时间及承兑期多个月等。
7．营销代表必需定时和企业储运、财务科查对帐目，确保和经销商经济帐目正确。
8．依据当地市场特点，配合经销商及广告代理企业共同策划促销活动，并负责对市场推广部提供广告公布方案进行有效论证，提出适合当地市场情况合理化提议。
9．认真实施经市场推广部论证后广告促销策划方案和广告代理企业制订媒介组累计划，搞好当地促销工作。
10．负责本区域专柜、专卖店设 置、申请报批，及样机、宣传资料需求计 划制订、分发登记及使用跟踪等。
11．负责对本区域内公布广告进行监控，要求促销活动每次一小结，并将书面汇报反馈回市场推广部。
12．亲密和当地新闻媒介关系，负责当地动态新闻宣传工作。
13．协同分企业／办事处经理，对导购代表进行招聘面试，将初试合格具体资料(身份证复印件，个人简历，学历证书，·《导购代表聘用记录表》传真回市场推广部审核，并报营销办公室同意。
14．每个月对导购代表工作进行考评，依据导购代表销售实绩定时填报《导购代表底薪及奖金汇总表》，经导购人员署名，分企业／办事处经理确定后，连同《商场销售报表》传真回市场推广部，方便结算导购代表工资和奖金。
15．负责专柜、专卖店管理工作，做到样机摆放规范、POP充足，确保根据企业统一瓤形象进行现场部署。
16．经过多种信息渠道，主动搜集当地市场信息，并立即将信息反馈回企业市场推广部。
17．对符合建点条件单位按要求程序报请用户服务中心主任，设置特约维修安装点，并监控网点安装维修质量，按企业相关要求进行考评。
18．立即了解和统计经销商售中坏损机情况，提出处理意见，并依据同意处理方案进行处理。
19．立即处理用户或相关部门委托处理投诉事件，并跟踪处理结果。
(四)市场推广经理职责
1．直接接收市场推广部部长领导，并接收分企业经理日常工作管理。
* 依据企业整体市场推广计划，在市场推广部统一指挥下，实施市场推广部全国统一市场推广计划。结合当地市场特点，制订当地域市场推广计划，报市场推广部立案。
* 配合地域媒介实施对媒体购置，并进行地域媒介监测。
* 配合分企业经理依据当地情况，及广告费分配情况制订阶段性促销计划及区域专卖店／专柜发展计划，并报市场部立案。
2．负责促销现场部署、监督和促销材料管理。
* 按企业CI要求，负责指导促销现场部署，并对宣传、促销效果进行监督，确保达成应有广告质量。
* 负责市场推广部统一制作POP和促销计划材料申领和发放工作。
． * 负责提出当地域办事处产品样机、POP和促销材料制作需求计划，报市场推广部立案，并对制作成本、制作质量加以控制。
3．负责区域导购人员招聘、培训和管理：
* 帮助市场推广部、分企业经理 对区域导购人员进行招聘、培训、考评。
* 依据市场部整体工作要求，指导导购人员日常工作(卖场标准化陈 列、导购人员行为规范、信息反馈等)
* 建立地域导购人员管理档案并报市场推广部立案。
4．市场信息搜集和反馈：
* 亲密关注竞争对手市场动态，负担区域市场市场信息搜集、汇总和分类整理工作，并立即反馈给分企业经理和市场推广部。
* 建立地域市场推广费用分类登记台帐并上报市场推广部。
(五)、分企业财务人职员作职责：
1、组织和职责：
1)、分企业财务人员由营销企业直接委派，行政上接收所在分企业领导，业务上接收营销企业财务科领导；
2)、落实实施营销企业财务管理制度和销售管理政策；
3)、依据营销企业财务管理制度和销售管理政策，帮助经理制订分企业各项管理制度；
4)、主管分企业日常财务会计业务，帮助分企业经理搞好销售财务管理，参与分企业销售管理；
5)、对于营销企业调入各类存货建立进、出、存管理制度，完善手续，确保企业资产安全、完整、增值；负责分企业用户往来帐目标查对、清收。
6)、帮助分企业经理，制订销售回款回笼计划，组织销售货款回笼营销企业；
7)、帮助经理制订费用管理制度，正确划分费用种类，控制各项费用额度，严把费用开支关；
8)、按时向营销企业填报各类报表及提供其它信息；
9)、负责分企业财务资料审核，对分企业日常业务进行监控；
11)、配合营销企业各项业务审
12)、保管分企业多种财务资料；
13)、完成营销企业临时交给其它任务。
2、权限：
1)、对分企业销售管理实施财务监督；
2)、对营销企业制订财务管理制度和销售管理政策享受实施权。
3、工作要求：
1)、正确设置和使用会计科目，组织安排分企业会计核实工作；
2)、严格实施营销企业存货管理要求，负责存货出库单据填开、保管；
3)、严格实施分企业费用管理制度，推行费用报销审核权，对违反企业财务管理要求行为立即阻止、纠正，对重大问题提出处理提议并上报营销企业；
4)、按存货物种、型号、数量建立商品调拨明细帐。
5)、按用户提货型号、数量、金额及回款等明细内容设置应收帐款明细帐，并立即和各用户查对。
6)、建立并登记现金收支日志帐，掌握分企业费用基金使用情况。
7)、每个月底和仓库对帐，并实施实地盘点，确保帐实相符。
8)、按企业要求，设置用户待开发票登记台帐，序时登记、跟踪用户开具增值税发票之数据资料。
9)、设置用户银行票据登记台帐，序时登记、跟踪用户开具银行票据传输情况。
10)、按时向营销企业报送各类报表。
11)、严守企业秘密，维护企业利益。
12)、定时和营销企业查对各个会计科目，并将查对情况反馈营销企业。
13)、月底费用备用金流水帐复印件，寄回营销企业审核、立案。
14)、帮助分企业经理处理日常业务。
(六)、办事处综合管理职员作职责：
1．负责分企业／办事处文件管理工作。
2．负责分企业／办事处发货开单工作。
3．做好经销商档案、安装维修网点档案、职能部门档案、媒体档案、用户档案等工作。
4．帮助营销代表做好宣传资料分发登记工作。
5．帮助分企业／办事处经理做好人员考勤及办公用具购置及发放。
6．做好经销商货款登记及销售台帐工作。
7．做好分企业／办事处向企业信息反馈组织督促工作。
<七)、导购代表工作职责：
1．依据分企业／办事处和所在售点确定销售计划，经过推介，达成销售目标。
2．不停提升本身素质，充足利用分企业／办事处提供资源，努力达成预期销售结果。
3．充足了解所在地域销售特征及竞争品牌优劣势，抓住每一个销售机会，有效地扩大导购范围。
4．依据分企业／办事处物流管理系统要求，做好销售台帐工作，按时按质做好信息反馈。
5．立即将竞争市场信息和销售中出现问题和困难反馈给市场推广经理或营销代表及分企业／办事处相关人员。
6．立即将售点样机、宣传资料等上柜率和数量反馈给分企业／办事处，方便得到补充。
7．负责售点日常维护工作。
8．遵守分企业／办事处及上场相关管理要求，杜绝违纪现象。
9．重视个人形象，提升个人素质，突出分企业／办事处及品牌形象。
第二章 分企业／办事处日常事务管理
一、分企业／办事处地点设置条件
1．各分企业／办事处应在各省省会城市或直辖市设置。
2．为树立乐华空调良好公众形象，要求全部分企业／办事处选址和装修必需符合下列条件：
* 分企业／办事处应选在市区交通便利，有停车地点地方；
* 分企业门面装修必需符合企业CI设计要求；
* 分企业人员生活区必需和办公地点分离，住宿地点设在分企业周围。
二、分企业／办事处文明办公要求
1．上下班纪律：
* 分企业／办事处全体人员必需严格按要求时间上下班(8：00—18：00)，不迟到、不早退，不得无故旷工(包含开会、学习培训等)。
* 各分企业人员每日上班必需按要求着装和佩戴工作牌；
* 在办公区域要精神饱满，主动工作，不打瞌睡，坐立要端正，不准有坐在桌面上、脚放在桌面上等不雅观行为。
* 不准在办公场所进行娱乐活动，做和工作无关事。
* 办公场所要保持环境清洁，不随地吐痰、乱丢废弃物、办公用具摆设整齐(包含门口一带环境清洁及门口通道不堵塞)。
* 必需遵守岗位操作规程，推行岗位职能，未经分企业经理同意不能代岗，确保工作质量。
2．礼仪：
* 接待客人时，服务要周到(包含就座、茶水等)，而且要注意个人形象及确保环境洁净舒适。
* 分企业／办事处经理、员工会见用户时要着装得体、注意形象、礼貌待客、言行举止大方得体等。
* 要按约定时间赴约，不迟到、不失约，如有特殊情况不能按时到约定地点，则要向对方事先申明并道歉。
3．电话用语规范
* 电话三声铃响要接听，礼貌用语要切记。接电话：“喟!您好，乐华空调XXX办事处，……”；打电话：“喟!您好，我是乐华空调XXX办事处XXX，请问……”挂电话：“……好，谢谢您!再见”等
* 语言要清楚，当碰到对方电话听不清楚时，要礼貌地向对方申明，确保通话质量。
4．回厂考勤要求：
* 驻外人员在回企业第二天必需到营销办公室报到；返回办事处前一天到营销办公室登记。
* 差期或奉命回厂参与会议、培训等期间按企业要求时间上下班、不得缺席；会议结束后必需立即返回分企业／办事处，途中不得逗留。
5．信息传输制度：
* 分企业／办事处经理分企业／办事处经理负责相关政策传达和落实实施每个月必需召开例会，传达企业精神，分析总结上月工作情况，下达本月工作计划并部署工作任务，各
职员不得缺席，违者按分企业／办事处相关要求扣罚。
* 关心、支持下属工作并虚心听取下属意见；职员有意见必需以诚恳态度向上级反馈，不得无礼指责或辱骂上级。违者视情节轻重作扣罚或调离岗位处理。
三、分企业／办事处文件档案管理内容
1．销售台帐(总台帐、分区分类台帐)、库存报表；
2．承包项目台帐(工资、费用)；
* 做好每个月工资分配台帐(包含内聘和外聘人员)；
* 做好每个月分企业／办事处及各区域费用台帐。
3．基础资料档案：
* 企业提供各类产品证书资料；
营业执照(复印件)；
价格表及营销方案；
各类汇报；
各类协议协议；
企业各类文件档案
4．分类目管理存放，文件查找、检索，确保文件齐全及机密。
四、制度适用范围
本管理制度适适用于乐华空调器营销企业分企业／办事处。
编制：营销办公室
审核：
同意：
日期：08月30日