酒店前厅接待处工作手册模板.doc

酒店前厅接待处工作手册一、 关键职能问询接待处订是负责接待要求住店来宾，为其办理住店手续，负责分配客房。而且负责对内联络，安排接待事项，掌握控制客房出租情况，为酒店经营管理工作提供正确资料及对相关住房、房价、宾馆服务设施和住店客人信息方面提供查询工作。二、组织结构 团体订房步骤图 团体登记本 团体订房控制表 填写订单 输入电脑 主管检验 定单归档三、岗位责任制（一） 接待处经理工作职责1、 负责接待处管理工作，确保部门工作畅顺和效率；2、确保客房最高出租率和房价平均率；3、制订部门各项规章制度 和工作程序，并检验职员实施纪律之情况；4、编制职员更表，负责职员考勤；5、监督职员按要求办理客人入住手续和提供礼貌，有效率服务；6、负责检验职员仪容仪表及工作情况；7、做好关键客人入住接待工作；8、负责下属职员人事变动和奖罚处理及工作评定；9、负责职员业务知识和操作技能训练；10、编制、审核保留多种报表，为酒店当局和上司客房销售资 料；11、掌握房态，提供营业估计；12、负责督促订房部职员按要求做好房间预订，整齐统计、回复客人；13、协调接待处和其它部门关系；14、监督部门各类用具使用和补充；15、编写工作月报；16、以身作则，完成上司所下达工作任务。（二） 接待处高级主任工作职责1 主动帮助接待处经理维持接待处工作顺利动作；2 指导接待处职员将最好接待服务提供给客人；3 在令客人满意基础上，保持最大客房入住率和客房收入；4 协调并保持接待处和订房部之间动作顺利；5 常常对新职员进行工作培训；6 以彬彬有礼和正确有效工作，迎接并为客人做好入住登记；7 全方面熟悉和了解酒店服务设施、日常事项及推广行动方便回复客人问询并尽力向客人推销；8 帮助接待处经理贵宾安排好房间和赠品；9 复查并确保全部客人资料及帐项正确明了地输入电脑中，瘩要证全部相关文件和单据全部附在客人记录表上；10处理并跟办当班疑难问题，统计未跟催事件并交接下班继续跟催；11处理当班疑难信件和传真；12主持并参与职员日常例会和相关培训课程；13在工作过程中提出合理化提议；14对任何需上级管理阶层处理问题和投诉，反应到部门主管；15完成上司要求其它职责任务；1 当接待处经理不在时，代理其职责。（三） 接待处文职员作职责1 为客人提供热情有礼、正确快捷登记入住服务，并确保一张记录表客人资料正确无误；2必需熟悉酒店各项设施及功效、简单城市旅游资料及火车轮船飞机时该表，回复客人所需多种咨询，使客人有宾至如归感觉；3 主动向客人推销酒店各项房间促销计划；4 按程序处理酒店主客和商业大楼邮件和报纸；5 在国家及企业要求范围内，尽可能满足客人要求；6 作好常客、团体、贵宾等尤其客人入住前准备工作；7 通宵班文员需做客房营业收入表打印各类酒店报表分送各相关部门；8 在接待处主任指导下将各类报表，单据存档；9 补充各类消耗文具；10 协作订房部同事作好订房工作；11 保持工作区域整齐清洁，有条理;12 将相关投诉及问题立即向上级汇报；13 完成上司安排各项日常工作；14 依时出席日常职员例会；15 主动提供改善服务和日常操作提议。四、操作规程 登记入住程序工作步骤 工作标准及要求1 识别客人有没有预订； A、 有预订：查询预期抵达表，找 1主动趋前问候客人，并示 出客人订房并反复一次订房关键 欢迎光顾本酒店。 内容，让客人确定。B、 无预订：简单地向客人介绍酒店 2视当日开房及预订情况推 房间种类及设施，向客人推销房间 销房间，尽可能推销较贵房。 并经认可。2 形成入住登记统计：A、 熟客或贵宾：接待处预先准备好入 1。接待员必需辩别客件 住记录表，请客人在记录表上签 真假及使用期，复印相关证文 名认可。 件（如结婚证等），确保每个B、 通常客人：请客人写上住客登记 客人资料正确性。 表，客人填完后接待员应请客人 取出证件查对，补充并完成该表。3 安排房间、定房价： 1尽可能来满足客人对房间需 接待员依据客人预订资料及入住 求，降低换房次数。 记录表来安排房间和定价，并做房 2造匙必需输入房间号码及 匙和欢迎卡。 退房日期。4 确定付款方法。 1礼貌地问询客人选择付 款方法。A、 信用卡：将客人信用卡号码压印 1必需注意信用卡使用期 在住宿记录表上。 辩信用卡真假，信用卡号码 要压得清楚。B、 现金：请客人到前台收银交付押金， 收据将依据欢迎卡上房价和退房 日期来收押金。C、 转帐：通常转帐全部在订房时已办妥 相关手续，接待员须将相关单据钉 在住宿记录表上以做证实。5 完成入住登记手续。A、 C：确定付款方法后，接待员应请 1完成后接待员秘须表示望 客人在欢迎卡上署名，并交房匙， 客人住得愉快等。 欢迎卡交予客人，由行李员带客人 上房。B、 将房匙及房卡交给前台收银同事签 收。前台收银同事收到押金后，再 将房匙及房卡交予客人。6 输入建立相关资料。 将客人资料输入电脑并修正完成， 再将入住记录表联同相关单据 抄送分配部门（通常是前台收银和 保安部等）。团体登记入住程序工作步骤 工作标准及要求1 抵店前准备工作。 1尽可能安排同一楼层或近A 依据团体食宿安排表上要求安 楼层。 排房间，亲做好房匙。B 将安排好房间匙和餐券等资料放入 团体匙袋，并注明团号。C 当值主任复查一遍确保无误。D 将房号输入电脑并打印出来派至各有 关部门做好准备工作。2 团体抵店。A 团体接待员和陪同、领队查对团体名 称、房数、付款方法等资料并收取有 关单据。B 取得团员资料名单，安排房间，按名 单将房匙交予领队（陪同）派分给团员。C 和领队陪同确定用餐、会议、行李、 1正确资料利于我们提 付款方法等安排事项。 供愈加好服务。D 安排陪同房间。 1以一人一床位为标准。3 将资料输入电脑，建立并完善相关表 格送往各相关部门。贵宾入住登记程序工作步骤 工作标准及要求1 准备住房记录表，将预先取得 1尽可能用打字机打印客人资 贵宾资料抄正。 料，以示酒店对客人欢迎和 尊重程度，由当班主任或接待 经理安排房间并立即通知前台 经理复核。2 安排房间，做好房匙和欢迎卡，联同 1全部当班职员必需知道贵 酒店其它资料一起放入酒店信封内， 宾抵达资料。 交予大堂副检验。3 填写贵宾礼品安排表，派送总经 办，管家部和餐饮部等相关部门做准 备工作。4 由前如经理或大堂副理检验相关步骤， 确保万无一失。5 贵宾抵店后由前台经理或大堂副理亲 自欢迎并带上房间登记。6 立即通知总机，由总机再通知各部门 主管，贵宾抵达情况。7 将贵宾资料输入电脑，建立相关表格。客人保密程序工作步骤 工作标准及要求1 客人因为个人理由会要求前台做“保 1假如公安部门要求知道或 密”功效，期望我们不要公开客人 了解此房间，必需通知保安部 房号甚至称此客不在本酒店入住。 上来或先请其联络保安部。2 接待员应分清客人要求保密程度：A：保密：即外来电话一律不能转入房间， 除了客人所指定人外；B：绝密：直接对外宣称本酒店无此住客。3 将客人保密要求通知总机做请勿打搅。4 通知当班全部职员知道，并将此事记 录在交更簿上交给下一班同事。客人查询程序工作步骤 工作标准及要求1 礼貌地向客人问候并说“我能够帮 1主动趋前向客人致意。 你吗？”2 仔细听清客人问题及要求。 1小心仔细听清客人问题，最 好反复一次。3 请客人稍等，并立即查阅相关资料， 1如无这方面资料应立即请 确定无误后告诉客人。 高一级上司出来处理问题。 2确实无这方面资料，应向客 人道歉，并介绍客人向其它方面查询。4 完成后应再问“还有其它问题我可 以帮您吗？”留言程序工作步骤 工作标准及要求1 仔细问清楚客人想留言房号、客 名、核实无误后方可留言。 2 拿出留言纸将留言正确地抄在留言 1必需要有住客名、房号、留 纸上。 言人，时间等关键资料。3 向客人反复一遍留言，核实无误后 对客人说“谢谢您留言！”4 将留言打上时间，一联放入留言封 1假如是紧急留言，则在留言 交行李员送上房间，一联插在留言 封上写上“急件”或URGENT 架，并通知接线生开留言灯。 字样,并立即通知当值行李主任马 上送上房间。住客位置留言程序工作步骤 工作标准及要求1 当客人外出房间时而又期望给来访者 知自己位置，问询处职员首先确定 客人房号及姓名。2 将客人位置及回房时间写在留言板 上。3 向客人反复一次内容，确定无误后， 向客人致谢。4 将留言清楚地告诉电话房做“DND”。5 另一联留言插在留言架并告诉当值所 有职员。6 客人回房后或回房时间过后通知电话 房取消DND，并取消留言。转房程序工作步骤 工作标准及要求1 搞清（解释）换房原因。 1假如是酒店方面原因，应立即 向客人道歉。2 介绍准备调房间情况，取得客人 1查询酒店开房情况。 折同意。3 填写房租房间变更通知单，并做 新房卡和房匙。4 通知行李员上去帮助客人转房，并 1最好换房时有客人在场，如 将旧房匙和旧房卡取回，交予接待 客人不在应通知大堂副理和保安 处。 主任在场见证。5 通知各相关部门（总机、管家部及 1确保新房类和房价相符。 前台收银）并在电脑中更改客人资 料，并复查无误。延尽退房程序工作步骤 工作标准及要求1 开清客人想延迟退房原因及客人 身份和企业对酒店影响力。2 查询酒店开房情况。3 视开房情况以最大程度满足客人 1如客人要求超越了自己 延迟要求。 权限，则应立即向上一级汇报或 请大堂副理帮助处理。4 填写接待训事客人姓名、序号、 房号、延迟时间、同意人，一联过 前台收银，一联自己存档。5 将延迟退房信息输入电脑中房间“备注”一栏上。收取客人邮件程序工作步骤 工作标准及要求1 收取邮件前应先查询电脑中确定住 1快递邮件必需在通知单上抄 客姓名、房号是否相符方可收取。 下邮件号码。2 填写“住客通知单”注明收取时间、 1邮件最好先电话上房间通知 邮件种类等信息，一联送上房间， 客人立即下来领取，以免耽搁。 一联贴在邮件上并通知接线生开留 言灯。3 客人下来取时，必需请客人确定邮 1客人假如要送上房间，则通 件无破损，无误后在通知单上签收。 知行李生将邮件联同通知单一并 送上房间让客人签收。4 将通知单存档，通知接线生关留言 1切记通知接线生关留言灯， 灯。 发生反复错误。跟催续住房程序工作步骤 工作标准及要求1 打印当日预期离店报表。 1由晚班同事于9:00左右打印.2 到帐务了解未离店房间帐目况及 1欠租较高须尤其注意并通 客人资料正确性。 知大堂副理。3 打电话上房问询客人是否续住。A：假如客人在房间内，则请客人到大 堂接待处办理入住手续并重做房匙 及修改欢迎卡。B：假如客人不在房间内，则查阅房 1仍想续住客人因门匙限 间状态报表该房是否有些人住及有 制回来后仍必需联络我们办续住 无行李。 事宜。4 房间内如已显示无人住或有少许行 1正确向大堂副理汇报有问题 李，则通知大堂理跟办退房。 房间状态及客人登记资料、帐 目等情况。5 将全部未续住房间依据客人要求 或大堂副理决定修改续住日期。房间差异表程序工作步骤 工作标准及要求1 早上9:00由管家部派送一份房态报 1浏览一遍，然后存档。 表到接待处。2 下午3:00由管家部派送第二份房态 1仔细对照房间差异，关键查 表到接待处。 对续住客人房间，把有问题房 间房态差异表上，由管家部重检. 大堂副理作最终决定、最终存档.3 晚上9:00由管家部派送第三份房态 报表到接待处。A：认真查对，留心是否有以下问题：1） 电脑显示空房，但实际有住客。 1）立即跟办，找出原因。2） 电脑显示住房，但实际上是空房。 2）立即对照记录表找出原因。3） 电脑显示住房，但只有少许行李。 3）看行李是否珍贵。4） 电脑显示住房，但客人当晚没回来。 4）注意房间是否有行李。B：把以上房间抄在房态差异表上抄 1）重检后，配合续住报表作出 送管家部重检。 决定，筛选出仍有问题房间。C：把不能处理房间交由大堂副理作 1）大堂经理作出最终决定，签 最终决定。 名后，由接待处存档。领取住客留件程序工作步骤 工作标准及要求1 住客因时间关系会将一些物件留在 1钱、钥匙、票据等关键物件 接待处，等住客所指定人领取， 不能接收，如住客坚持，则请大 接待处职员应问清楚住客房号及 堂副理代为接收； 姓名是否和电脑中资料相符；2 问清楚住客所指定取件人姓名、 单位及领取物件所凭证件；3 填定提取簿，将提取簿上 1签上跟办人姓名； 序号写在住客所留之物件上；4 取件人来提取时，必需要请其取出 1注明领取时间并签上跟办人 证件查对，相符才能提取，并请对 姓名。 方在提取簿上签收。五、规章制度、坚持“来宾至上”服务宗旨，对客人服务应一视同仁，要一样热情有礼，笑脸相迎，主动为来宾提供服务，“请”、“谢谢”“对不起”等礼貌用语不离口。、上班要按时，严格实施打卡制度。抵达工作岗位时要签到，严禁冒名顶替现象发生。上班后必需立即翻看交班簿，跟办事项簿等相关交班资料，阅后切记署名。、上岗前要认真检验仪表仪容，制服要整齐，皮鞋要擦亮，工号牌佩戴在左胸处。女同志要求化淡妆，涂口红，男同志要求天天刮胡子，自觉接收领班对仪表仪容检验。4、上班前一小时内不吃带刺激性味道食物（如大葱、大蒜），注意保持口腔卫生，下班后坚持天天洗澡，以保持个人清洁卫生。5、站立服务姿势要正确，挺胸收腹，双手放于身后，左手掌握住右手掌，不得倚墙靠柜，不做小动作，手不得插入口袋中。6、和客人谈话时，站立姿势要正确，态度要温和，请字开头，谢字结尾，礼貌用语不离口，声音要清楚，写字给客人看时，字迹要清楚。7、当班时不得在大厅、通道、电梯、休息处、办公室等处大声谈话、喧哗、打闹、唱歌、抽烟、吃零食、看报纸等，更不能四处游逛、闲聊。8、在办公室内休息时不能打闹、喧哗，不能打瞌睡、看报刊。9、当班时不打、接、传私人电话（特殊情况经主管同意除外）。10、服从主管、领班、大堂副理工作安排，需加班进要按时回来加班。11、不准随便拿设备来操作练习，除当值领班或主管许可外。12、遇特殊情况要立即汇报当值主管或当值大堂副理，不得隐瞒不报或私自处理。13、不得和客人过分亲热或长时间谈论和工作无关事情。14、对接触到相关酒店营业、客源情况或酒店和外界通讯内容，不得向她人透露。15、不得随意把客人房号、姓名等私人信息向她人透露。16、保持工作现场整齐，和工作无关东西不得放在工作现场，不得在营业范围内吃东西、饮水。营业柜内不准放茶杯、手提包、书刊杂志、衣服等秘业务无关东西或其它私人物品。17、通宵班职员不得睡觉、乱走，要坚守岗位，1:00am之前和5:00am以后不得在岗位上使用凳子。工作范围内必需使用标准一般话，严禁使用地方语言。