甲供材料设备管理新规制度.docx

股份甲供材料设备管理制度目录1、总则22、甲供材料设备供给管理部门和关键职责23、甲供材料设备供货及进场计划44、采购样板45、数量控制56、甲供材料设备生产及供货期管理67、甲供材料设备到货准备78、甲供材料设备进场验收和质量控制89、甲供材料设备卸货及现场照管910、甲供材料设备结算1011、甲供材料设备货款支付1112、甲供材料设备保修期1213、附表12附表1：甲供物资申请表13附表2：甲供物资初步验收表14附表3：甲供物资保修完成证书15附表4：施工单位收货人员标准表格161、 总则1.1、 甲供材料设备定义：是指在建设项目中由甲方（建设单位或投资方）直接采购供给并支付货款建筑材料、装饰性材料、机电材料及设备。1.2、 甲供材料设备目标：合理控制材料设备质量，确保工程进度和工期节点，降低成本，确保工程品质，实现内部资源共享，最终实现规模效益。1.3、 甲供材料设备标准：1.3.1、对工程成本有重大影响1.3.2、对工程质量有重大影响1.3.3、对工程进度有重大影响1.3.4、对项目品牌和销售有重大影响1.3.5、通用性较强、使用量较大1.3.6、方便进行现场核量及数量控制1.4、 适用范围： 河北中鼎城际企业管理项目所使用甲供材料设备（指供给商仅负责材料设备供给而不负责施工或安装）供给管理须遵照本制度要求。2、 甲供材料设备供给管理部门和关键职责2.1、 供给管理机构由项目部、造价采购部组成，并以项目部作为供给工作实施主体。2.2、 项目部、造价采购部在甲供材料设备供给过程中应该亲密配合，确保协议能得到客观推行，整个供给过程应实现公正、透明。2.3、 项目部关键职责2.3.1、编制甲供材料设备进场计划。2.3.2、编制发货通知单并将其直接发给供给商。2.3.3、组织造价采购、供给商、施工单位对进场甲供材料设备进行初验。2.3.4、 组织对供给商生产情况进行考察（限于需检验供给商生产情况情形）。2.3.5、组织进场甲供材料设备复验。2.3.6、对进场材料设备质量不符合协议要求提出处理意见。2.3.7、对进场材料设备数量、质量、施工、安全、调试、验收进行全方面管理。2.3.8、根据企业程序办理施工过程中材料设备变更、洽商。2.3.9、对进场甲供材料设备是否供给、调试完成进行确定。 2.3.10、将进场甲供材料设备变更、洽商及调试、验收资料复印件转交招标部。2.3.11、负责甲供材料设备货款支付。2.4、 造价采购部关键职责2.4.1、审核甲供材料设备进场计划。2.4.2、参与进场甲供材料设备初验2.4.3、搜集进场甲供材料设备结算资料（包含进场验收单、调试、验收合格资料及变更、洽商等资料），负责甲供材料设备结算并将结算单复印件转交项目部。2.4.4、参与对供给商生产情况进行考察（限于需检验供给商生产情况情形）。2.4.5、对于甲供材料设备出现严重超出协议量情况，组织合项目部进行讨论并提出处理意见。2.4.6、负责审定协议外新增规格型号甲供材料设备价格。3、 甲供材料设备供货及进场计划3.1、 甲供材料设备进场计划编制和提报3.1.1、甲供材料设备进场计划由项目部负责统筹、编制，编制进场计划应该结合现场实际情况并考虑材料设备供货期、运输、现场存放条件等综合原因。3.1.2、项目部应先要求需要使用甲供材料设备承建商须提前30天向项目部申报甲供材料设备需求计划，填写甲供物资申请表，并于每个月25日前由项目部汇总报送至造价采购部，计划到货时间误差不得超出十天。需求计划由承建商项目经理签发，项目部主管工程师、项目部责任人、造价采购部责任人复核，最终由项目部部门经理审核发至供货单位。3.1.3、项目部应通知承建商：3.1.3.1、承建商须依据工程施工进度，安排需要进场部分甲供材料设备进场计划，计划中应该明确需要进场甲供材料设备类别、规格型号、数量、进场时间、使用部位等要素。3.1.3.2、承建商须对其提出物资需求数量正确性负责。因数量不准造成物资过剩，如采购协议未作要求，则造价采购部不负责剩下物资退货；造成物资供给不足，承建商可继续向采购部申报需求计划，但因物资供给延迟造成协议工程工期延误责任由承建商负担。3.1.3.3、因设计变更造成物资用量增减，承建商应在收到变更指示后七天内向工程部发出物资需求增减指示，延误责任依据对应条款实施。3.1.4、在满足材料设备供货期、运输等时间前提下，项目部应该在发出发货通知单前7工作日编制完成甲供材料设备分项进场计划。3.1.5、造价采购部依据承建商报送甲供物资申请表，和供给商洽商或修订物资供给计划。3.2、 进场计划审核3.2.1、造价采购部应审查进场计划中材料设备类别、数量、规格型号和协议是否相符，进场时间是否合理考虑了材料设备供货周期等。3.2.2、对于计划量超出协议量、计划提报材料设备规格型号和协议不符情况，项目部应该对变更原因进行说明并提交相关变更资料。3.2.3、若进场时间没有考虑材料设备合理供货周期，项目部应该修正进场计划。4、采购样板4.1、饰面材料、地板和水暖装饰件、五金关键品种物资应确定样板；淋浴所使用关键材料应确定样板；非标准灯具视验收需要可确定样板。燃气具、洁具、通风机等大型、定型、价值高设备，供方产品图册、文字描述能够反应出来全部情况材料，能够不提供样板或视需要提供样板。4.2、采购样板应确定三套，一套由采购部保管，一套移交工程部，供项目部和承建商使用，一套由供给商保管，作为生产、采购标准。样板通常由供给商无偿提供，需计取费用或看成供货数量一部份，供给商须在确定样板前提出。5、数量控制5.1、 若因设计变更造成甲供材料设备规格型号、数量发生改变，项目部应该立即将设计变更和据此调整进场计划转发造价采购部，项目部据此调整供给计划并将变更后甲供材料设备规格型号、数量经过发货通知单通知供给商。对于因设计变更造成协议外新增规格型号甲供材料设备，应由造价采购认价、项目部实施供给；对于因设计变更造成协议外增加数量但规格型号包含在协议内甲供材料设备，项目部实施根据协议价格供给。5.2、甲供材料设备进场后，由施工单位进行看管。在施工期间项目部应该加强对施工单位用料监督管理工作，避免出现因为浪费、丢失或施工造成甲供材料设备损坏造成用量增加。如发生由施工单位使用不妥或看管不善造成材料设备实际使用量大于图纸量情况，此部分费用将在施工单位结算时从结算额中扣除。5.3、 甲供材料设备进场后，因非甲供材料设备安装/施工单位浪费、丢失或施工损坏原因造成甲供材料设备实际使用量增加事件，甲供材料设备安装/施工单位应调查事件发生原因并立即向项目部提出事件处理申请。项目部应立即组织相关施工单位、监理、供给商对事件进行处理，查明事件原因、明确事件责任单位并做好事件处理统计，项目部、相关施工单位、监理应该对事件处理结果进行签字确定；对于责任单位拒绝签字，由项目部将事件处理意见函告责任单位。项目部应将事件处理结果抄送造价采购部，作为和相关单位进行结算依据。5.4、 甲供材料设备进场移交后，材料设备部分零部件丢失或损坏由施工单位负担责任并自行处理。若需要供给商配合，由施工单位自行协调并负担相关费用。项目部对修复质量是否符合协议约定进行控制。6、 甲供材料设备生产及供货期管理6.1、协议签署后至物资抵达前，为有效控制甲供材料设备质量，在供给商组织材料设备生产阶段，项目部应视具体情况每隔一定时间了解一次物资生产及采办进展，发觉异常时应立即和对方交涉。如有需要，项目部应组织造价采购部、设计部赴供给商或其经销物资工厂进行生产情况考察，核查生产进度和加工质量，实施过程控制。6.2、考察材料设备范围包含但不限于：6.2.1、对工程质量、成本影响较大。6.2.2、影响项目品牌推广和销售。6.2.3、供给商存在将材料设备委托其它单位生产嫌疑。6.2.4、供给商出现供货周期滞后、不能满足施工进度要求。6.3、考察时关键了解供给商生产材料设备质量是否符合协议要求、采取原材料/部件和投标文件是否一致、是否存在委托别企业生产、生产进度是否满足工程进度要求等；供给商为经销商应核查其物资订购方面文件，供给商代理进口物资，核查其物资订购凭证、加工委托书、运输、提单、进关、存贮等文件。6.4、协议要求中间验货作为付款条件，项目部、造价采购部验货后，应出具证实文件，并作为物资进度款申请书附件。7、甲供材料设备到货准备7.1、采购协议签署后7天内，项目部应要求承建商填写施工单位收货人员标准表格，提供甲供材料接收人员姓名、职务、联络方法、署名式样及承建商工程部印章式样。协议中相关供货计划及验收标准内容由项目部整理送交使用该物资承建商。7.2、 首批物资到货前一周，承建商应准备好仓储场所。造价采购部、项目部和供给商将现场查看仓储位置和条件。对仓储条件有特殊要求，承建商应配合完成。7.3、项目部、供给商、承建商应共同确定运输车辆停靠地点。8、甲供材料设备进场验收和质量控制8.1、首批到货物资验收由项目部组织进行，造价采购部、承建商接收人员参与。项目部督促供给商在验收时提交完整报验资料，造价采购部将关键介绍采购物资技术要求、验收方法和标准，方便承建商以后能够独立验收。以后分批到货物资由项目部、承建商验收。8.2、物资验收关键是检验包装是否完整、包装所表示物资外观特征和采购要求是否相符、包装如有损坏是否影响物资完整等，另外清点本批物资数量。物资质量、内在缺点等需要在开始使用时才能验证，需在甲供物资初步验收表备注一栏中注明。8.3、洁具、机电设备、厨房电器等大宗物资在到货时须逐一开箱检验，不然承建商在开箱（封）启用物资时才发觉有破碎、开裂、划痕等问题，如没有确凿证据找出责任单位，由承建商负责。8.4、承建商对物资质量检验责任。承建商在开箱（封）启用物资时，若发觉下述现象，应暂停使用物资，并立即汇报项目部、造价采购部：8.4.1、物资质量存有疑问；8.4.2、物资规格、系列、颜色等和采购协议不符；8.4.3、箱内物资实际数量少于包装所表示数量；8.4.4、缺乏附件、配件。8.5、造价采购部接到汇报后，应立即给解答或亲赴工地检验。反应现象属实，由造价采购部向供给商交涉。如整批物资均存在上述情况之一或数种，则承建商暂停使用该批物资，造成工期延误，承建商不负责任。如部分物资存在上述现象之一或数种，承建商应先行使用合格物资，以尽可能降低对工期影响。8.6、承建商在开箱（封）后，如未作基础检验即大量使用，以后发觉物资存在8.4条现象且经证实，则承建商应负担该批物资因不能退货可能造成损失。如物资存在潜在质量缺点，难以经过基础检验发觉，承建商对使用该物资可能造成损失不负责任。8.7、承建商于开箱（封）时箱内物资已经损坏，应立即汇报项目部、造价采购部，待项目部、造价采购部会同供给商判定责任。8.8、物资经过验收后，即视为造价采购部已将物资交付承建商使用。承建商接收人员应向供给商签署物资验收、接收凭据。承建商应先行搜集整理技术资料，在完工后或交付甲方（建设单位或投资方）使用时编制完工资料或将原始资料移交甲方（建设单位或投资方）。供给商须凭经签署验收、接收凭据向造价采购部申请货款。承建商应自存一份验收、接收凭据，以备和造价采购部结算物资数量。8.9、供给商负责安装物资，其验收和接收由造价采购部及项目部共同负责。8.10、供给商应为交付给甲方（建设单位或投资方）之前货物购置保险。在货物交付之前发生损坏、灭失等风险，甲方（建设单位或投资方）概不负责。9、 甲供材料设备卸货及现场照管9.1、 除供给商负责安装物资以外，如对应分包工程协议和采购协议未作要求，则卸货责任方要求以下：9.1.1、建筑材料、装饰性材料及设备，除洁具外，由承建商卸货；洁具由供给商卸货。9.1.2、以上卸货责任如对应协议中有明确约定，则按协议约定实施。9.2、 建筑材料、装饰性材料及设备卸货责任包含用人力将物资搬离运输车辆、转运至仓储场所、堆放整齐或安放牢靠。机电设备供给商卸货责任包含用人力或机械辅助手段将物资搬离运输车辆、转运至采购部指定位置（包含露天场地和仓储场所）、堆放整齐或安放牢靠，不负责二次转运。9.3、 供给商到货时间不得超出当日21:30（对于有特殊要求或需求紧急材料除外，如商砼等）。承建商应组织足够人力参与卸货，尽可能缩短卸货时间。供给商不得无理地催促承建商加紧卸货。9.4、 承建商对其使用物资负有存放、保管、看管、采取方法以防恶劣天气及自然条件对物资造成损害义务。因未尽义务造成物资丢失、损坏，承建商负担赔偿责任。使用机电设备承建商，应负责将设备从堆放地点搬运至安装地点。9.5、 材料设备进场验收后直接移交承建商保管。9.6、 承建商应该做好材料设备防潮、防火、防盗工作。材料设备进场后发生丢失或毁损均由施工单位自行负担责任。9.7、 项目部应常常检验甲供材料设备存放情况和现场施工安全，避免交叉施工损坏材料设备质量。10、 甲供材料设备结算10.1、 每个月21日前，供给商或承建商须将签署上月20日至本月19日前全部验收、接收凭据报送项目部，由项目部分别和供给商和承建商查对物资供给、领用数量，项目部签字确定报送造价采购部作为本月承建商及供给商付款依据之一。10.2、 每一采购协议物资最终一批物资到货后，承建商须在一周内将签署全部验收、接收凭据报送项目部，由项目部分别和供给商和承建商查对物资供给、领用数量。10.3、 经查对并经确定数量，由造价采购部和供给商办理结算，在办理分包工程结算时按分包工程协议要求计算承建商扣款金额。10.4、 承建商及供货单位需主动配造价采购部办理结算工作，查对完成后立即在采购协议结算确定表上盖章确定，不然造价采购部有权停止支付不配合一方剩下款项。11、 甲供材料设备货款支付11.1、 甲供材料设备货款支付由项目部负责。 11.2.、付款应符合协议条款约定。 11.3.、付款时应将相关凭证附齐，具体要求以下： 11.3.1、 支付预付款时，应该将协议总价、付款方法附在审批单后。 11.3.2.、支付进度款（到货款）时，应将协议总价、付款方法、进场验收单附在审批单后。 11.3.3.、支付除质保金外最终一笔货款（已完成验收/调试）时，应将协议总价、付款方法、结算单附在审批单后。 11.4、 当供给商提交材料设备履约保函、预付款保函、质量保函时，项目部在审核无误后将原件存放在财务部，复印件转造价采购部。12、 甲供材料设备保修期12.1、甲供材料设备保修期为24个月，自工程经过政府部门完工验收合格含有交楼条件之日起计。12.2、如物资协议有明确约定，则按协议约定实施。13、附表附表1：甲供物资申请表。附表2：甲供物资初步验收表。附表3：甲供物资保修完成证书。附表4：施工单位收货人员标准表格。附表1甲供物资申请表项目名称： 工程范围： 物资名称： 申请日期： 序号物资名称品牌规格型号申请数量使用部位到货时间备注承建商项目经理： 日期： 甲方项目工程师： 日期： 甲方项目责任人： 日期： 甲方造价采购部经办人： 日期： 甲方造价采购部责任人： 日期： 附表2甲供物资初步验收表项目名称： 工程范围： 物资名称： 到货日期： 序号物资名称品牌规格型号到货数量使用部位备注（关键列明待验项目）承建商项目经理： 日期： 甲方项目工程师： 日期： 甲方项目责任人： 日期： 甲方造价采购部经办人： 日期： 甲方造价采购部责任人： 日期： 附表3 股份甲 供 物 资 保 修 完 成 证 书协议名称： 证书编号： 供货单位： 签发日期： 完工日期保修完成日期保修完成情况顺次保修情况简述（可附附件） 违约及扣款统计（可附附件）1234供货单位对保修情况认定意见业主（物业管理单位或项目部）对保修情况认定意见签发：河北中鼎房地产开发股份 用户服务中心 维修责任人： 用户服务中心 部门经理： 抄送：物业管理单位、造价采购部说明：1.本证书由用户服务中心填制，经供货单位及物业管理单位认可后，由用户服务中心签发。2.证书编号由用户服务中心统一确定。3.在供货单位取得本证书后，合约管理部方可发放该物资采购保修金余额附表4施工单位收货人员身份确定表收货范围：单位名称序号姓名（正楷）姓名签字式样收货人联络电话单位盖章确定1盖章231盖章231盖章23注：每个施工单位可指定一至三人作为指定收货人，但任何一个指定人署名均标识该批货物已被该施工单位接收。